PRH sähköistää palvelujaan

Euroopan Unioni harmonisoi kaupparekisterien pitämistä direktiiveillään ja edellyttää muun muassa, että kaupparekisterin kanssa on voitava asioida sähköisesti.

Patentti- ja rekisterihallituksessa on käynnissä kaksi – Novus ja YTJ – mittavaa sähköisten palvelujen kehittämisohjelmaa. Ensimmäisessä vaiheessa saatiin marraskuun alussa käyttöön YTJ:n palvelu, jossa yritykset voivat itse muuttaa osoite- ja yhteystietojaan.

– Novus on kustannuksiltaan meille iso juttu ja se on siksi jaettu neljään osaan. Koska olemme nettobudjetoitu talo, on yli 30 miljoonaa euroa maksava hanke jo budjettisyistä pakko jaksottaa pidemmälle aikavälille, Patentti- ja rekisterihallituksen pääjohtaja Martti Enäjärvi toteaa.

– Nykyisessä taloudellisessa tilanteessa ei ole mahdollisuuksia saada budjettiimme tuollaisia rahasummia. Emme myöskään halunneet nostaa tuntuvasti palvelujemme hintaa, Enäjärvi perustelee jaksotusta.

– YTJ:tä kehitetään yhdessä verohallinnon kanssa, Enäjärvi jatkaa ja toteaa, että sähköinen hyöty saadaan, kun molemmat järjestelmät toimivat rinnan. Yhdessä nämä hankkeet parantavat niin kutsuttua yhden luukun periaatetta.

– YTJ:n uusi sähköinen osoite- ja yhteystietoja koskeva järjestelmä on juuri käynnistynyt, Enäjärvi kiittelee.

Novus valmistuu neljässä vaiheessa

Patentteja koskevissa sähköisissä järjestelmissä Suomi on Enäjärven mukaan Euroopan ykkösmaa. Kaupparekisterin osalta kuulumme keskitasoon.

– Sähköisissä kaupparekistereissä Tanska on ykkönen ja perässä tulevat heti Irlanti ja Viro. Kaikkiaan Virossa ollaan edistyneitä, siellä hallituskin työskentelee kannettavilla tietokoneilla, Enäjärvi arvioi.

PRH:n uusi kaupparekisterijärjestelmä on nimeltään Novus, ja sitä kehitetään yhdessä monen IT-toimittajan kanssa.

– Tärkein tavoite on asiakaspalvelun parantaminen, ja sitä kehittäessämme olemme kuulleet myös asiakkaiden ja sidosryhmien toiveita ja mielipiteitä, Enäjärvi korostaa.

Hän toteaa, että kun Novus saadaan kokonaisuudessaan käyttöön, Suomi nousee myös kaupparekisterin osalta Euroopan kärkimaiden joukkoon.

Novus oli tarkoitus saada kokonaisuudessaan valmiiksi vuoden 2011 aikana, mutta linjanjohtaja Olli Koikkalainen pitää realistisempana aikatauluna vuosia 2012–13. Aikataulun venyminen johtuu pitkälti rahoitushaasteista.

– Novus on jaettu neljään osaan. Ensimmäinen vaihe eli säätiörekisteri saatiin käyttöön vuonna 2007. Ensi vuoden ensimmäisellä neljänneksellä on tarkoitus saada käyttöön tiedontarjonnan järjestelmä. Kolmantena valmistuu kirjaamiseen ja perustietojen käsittelyyn liittyvä osa ja sen jälkeen loput ilmoitusten käsittelyä ja rekisteröintiä koskevat osuudet, Koikkalainen luettelee.

– Nämä hankkeet ovat meille tärkeitä, sillä palvelun parantamisen lisäksi ne ohjaavat talon sisäistä työtä ja liittyvät osaltaan valtion tuottavuusohjelmaan. Olemme arvioineet, että järjestelmän käyttöönoton vaikutuksesta 30 ihmisen työpanos poistuu luontaisen poistuman kautta, Enäjärvi arvioi ja korostaa vielä, että hankkeen jaksottaminen on tässäkin suhteessa järkevää.

Yksityinen eurooppayhtiö

EU:n jäsenvaltioiden rajat ylittävät fuusiot, kotipaikan siirtäminen toiseen jäsenvaltioon ja uusi eurooppayhtiö ovat tuoneet haasteita maiden välisten kaupparekisterien yhteistyöhön.

– Teemme konkreettista yhteistyötä tietopalvelussa

Euroopan Business Registerin kanssa ja pohjoismaiset päälliköt kokoontuvat vähintään kerran vuodessa. Tavoite on, että yrityksiä ja yrittäjiä kohdellaan samalla tavalla eri EU-maissa, Enäjärvi toteaa.

– Kaupparekisterien ylläpito pysyy kuitenkin kansallisella pohjalla.

Eurooppayhtiöksi siirtyminen on ollut mahdollista vuoden 2008 alusta lähtien. Suomessa tällaisia tapauksia on ollut yksi ja rajat ylittäviä Suomesta 13.

– Tänne tulleet ja täältä lähteneet yritykset menevät suunnilleen fifty–fifty. Tunnetuin lienee Elcoteq SE, josta tehtiin ensin eurooppayhtiö ja aika pian kotipaikaksi tuli Luxemburg, Koikkalainen toteaa.

– Kaikkiaan näitä yrityksiä on Euroopan tasolla muutamia satoja, mutta tarkkoja tilastoja ei ole saatavilla.

PRH:n kannalta seuraava mahdollinen kehitysvaihe osuu Espanjan puheenjohtajakaudelle, joka alkaa vuodenvaihteessa. Silloin pitäisi päättää, sallitaanko myös yksityiset eurooppayhtiöt, jotka voisivat siirtää kotipaikkaansa EU-alueella.

– Yksityiset eurooppayhtiöt kohdentuisivat pk-sektorille, Koikkalainen sanoo.

Oman mielenkiintoisen lisämausteen yritysten perustamiseen tuo joissakin maissa villitykseksi nousseet yhden euron tai yhden punnan yritykset. Näin yritys perustetaan käytännössä ilman pääomaa.

– Meidän näkökulmasta minimipääoman suuruus on ihan sama, mutta ei ole mitään järkeä perustaa yhden euron osakeyhtiöitä, kun ne ovat kuitenkin kapitaaliyhtiöitä ja niihin kohdistuvat tiukat säädökset, Enäjärvi arvioi.

– Suomessa on 15 erilaista yhtiömuotoa ja ilman pääomaa voi perustaa toiminimen, olla yksityinen elinkeinonharjoittaja, perustaa kommandiittiyhtiön tai avoimen yhtiön, Enäjärvi perustelee.

Osakeyhtiö vaatii osaamista myös hallintopuolella. Tilinpäätökset ovat julkisia ja yhtiön koko strategian pystyy ammattilainen selvittämään tilinpäätöksestä.

– Norjasta ja Saksasta on perustettu paljon yhden punnan yrityksiä Englantiin. Kaikki eivät varmaan ole tienneet, että siellä on erittäin tiukat säännökset esimerkiksi tilinpäätöksien julkistamisesta. Jo tunnin myöhästyminen määräajasta aiheuttaa rahallisia sakkoja. Vuoden myöhästymisen jälkeen yhtiö poistetaan rekisteristä ja sen seurauksena yrittäjä voi saada jopa vankeusrangaistuksia, Koikkalainen selvittää.

– Me odottelemme mielenkiinnolla, päästäänkö yksityisistä eurooppayhtiöistä yhteisymmärrykseen ja katsomme sitten, miten se vaikuttaa meidän sähköisiin hankkeisiimme.

Tiivis yhteistyö verottajan kanssa

Valtioneuvosto antoi keväällä periaatepäätöksen sähköisestä tunnistamisesta ja sovellus on jo käytössä YTJ:n osoite- ja yhteistietojen sähköisessä järjestelmässä. Siihen kirjaudutaan henkilötunnuksen, HST-kortin tai pankkitunnusten avulla.

– Yritysasiain neuvottelukunnassa kuulimme eri osapuolia ja viesti oli, että älkää kehittäkö omaa sähköistä tunnistamisjärjestelmää, se on yksityisen sektorin tehtävä. Näin sovimme, että PRH:n tehtävä on rakentaa toiminnat ja rajapinnat. Nyt sieltä pystyy tarkistamaan, onko yhtiö olemassa, ketkä kuuluvat sen hallitukseen, kuka on toimitusjohtaja ja ketkä muut voivat edustaa yhtiötä, Koikkalainen toteaa.

– Valtuuttamiseen liittyvä lainsäädäntö on aika haasteellista ja mekin olemme siihen perehtyneet tarkkaan. Roolitietopalvelusta voi tarkistaa, kenellä on oikeus allekirjoittaa virallisia asiakirjoja yrityksen puolesta, Koikkalainen selvittää.

– Välillä on tullut tunne, että verottajan Katso.fi ja meidän roolitietopalvelu on turhaankin laitettu vastakkain. Kuitenkin ne ovat toiminnoiltaan erilaisia. Pikemminkin ne pitäisi saada yhdistettyä ja näin saataisiin varsin kattava yrityksiä koskeva tunnistuspalvelu. Haluamme välttää tilannetta, että ne olisivat keskenään kilpailevia järjestelmiä vaan toisiaan tukevia, Koikkalainen toteaa. PRH ja Verohallinto ovat tehneet tiivistä yhteistyötä kehittääkseen tätä yhden luukun periaatetta.

– Voi sanoa, että yhteistyömme toimii erittäin hyvin ja samaa mieltä on Verohallituksen pääjohtaja Mirjami Laitinen. Tavoitteena on asiakaspalvelun parantaminen, nopeuttaminen ja selkiyttäminen, Enäjärvi toteaa ja lisää heti, että ongelmiakin löytyy lainsäädännölliseltä puolelta.

– Meillä ja verottajalla on erilaiset julkistamissäännöt. Verottajalle tiedot pitää jättää neljä kuukautta tilikauden päättymisestä ja vahvistettu tilinpäätös voidaan toimittaa meille kahdeksan kuukauden kuluttua.

Lainsäädäntö pitäisi saada näiltä osin harmonisoitua, mutta ainakaan vielä siihen ei ole löytynyt yhteisymmärrystä. Verottajan näkökulmasta valtion pitää päästä keräämään tarvittavat verotulot ja yritykset haluavat puolestaan pitää kiinni kahdeksasta kuukaudesta.

Nykyisin noin puolet tilinpäätöstiedoista tulee kaupparekisteriin sähköisessä muodossa.

– Tilitoimistoilla tai yritysten omilla talousosastoilla on jo sähköiset järjestelmät, joten sen myötä tekniset edellytykset tilinpäätösten vahvistamisen ja julkistamisen aikataulun tiivistämiseksi ovat olemassa, Koikkalainen pohtii.

– Oikeusministeriö, teollisuus- ja elinkeinoministeriö, Suomen Yrittäjät, EK ja Keskuskauppakamari ovat näissä keskusteluissa avainasemassa.