Ulkomaiset arvonlisäveroprosessit: hallinnan haasteet ja kuinka varautua niihin
EU:n arvonlisäverotuksen kolme tasoa
Arvonlisäveromenettelyn tarkastelu voidaan jaotella kolmiportaiselle asteikolle. Ensimmäisellä portaalla ovat EU:n arvonlisäverodirektiivit, jotka edellyttävät EU-maiden harmonisoivan arvonlisäveroa koskevan lainsäädäntönsä. Toisella tasolla on paikallinen maakohtainen arvonlisäverolaki. Arvonlisäverolakien laadinnassa on pyritty noudattamaan direktiiveistä nousevia vaatimuksia, mutta käytännössä EU-maiden välillä on eroa siinä, kuinka kattavasti kukin maa on yksittäisten lainkohtien kanssa tässä onnistunut. EU:n arvonlisäverodirektiivit jättävät jäsenvaltioille myös omaa harkintavaltaa esimerkiksi sovellettaviin arvonlisäverokantoihin ja arvonlisäveron vähennysoikeuteen liittyen. Kolmas taso sisältää verottajan antamat ohjeistukset ja lomakkeet, vakiintuneet käytännöt ja asioinnin verottajan kanssa. Tähän asiointiin liittyy yhteydenpito verottajaan ja verottajan sähköisten raportointiportaalien käyttö.
Verottajan ohjeistus vaihtelee eri maissa
Suomen verottaja on julkaissut verkkosivuillaan kattavia ohjeita liittyen arvonlisäveron raportointiin. Tärkeimmät ohjeet ovat myös englanniksi, mikä helpottaa ulkomaisten yritysten toimintaa Suomessa. Ulkomaiset verottajat eivät useinkaan ole näin huomaavaisia – mikäli ohjeita on ylipäätään julkaistu, ne saattavat olla hyvin suppeita ja vain paikallisella kielellä.
Ulkomaisen verottajan puhelinpalvelu saattaa palvella vain paikallisella virallisella kielellä ja jonotusaika puhelimessa voi pahimmillaan olla useita tunteja. Paikallisen virallisen kielen käyttövaatimus koskee usein myös kaikkea yhteydenpitoa verottajan kanssa. Viestit ja kirjeet tulee laatia paikallisella kielellä ja mahdollisiin verottajalle toimitettaviin asiakirjoihin tulee liittää virallinen käännös. Jos yhteydenotto onnistuukin, ulkomainen verottaja saattaa olla haluton ottamaan kantaa arvonlisäveron tulkintakysymyksiin ja kehottaa yritystä ottamaan yhteyttä paikallisiin verokonsultteihin neuvojen saamiseksi.
EU:ssa on tiedostettu tämä ongelma ja toiseen maahan liittyvän arvonlisäverokysymyksen arviointia varten EU:ssa on kehitetty ”VAT Cross Border Ruling” -järjestelmä. Järjestelmän puitteissa yritysten on mahdollista lähettää kyselyitä rajat ylittävän kaupan arvonlisäverokohteluun liittyen tiettyjen EU-maiden verottajille. Tällä hetkellä järjestelmässä ovat mukana Alankomaat, Belgia, Espanja, Irlanti, Italia, Kypros, Latvia, Liettua, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Ruotsi, Slovenia, Suomi, Tanska, Unkari ja Viro.
Nämä EU-maat ovat suostuneet sitoumuksetta arvioimaan yrityksen kysymyksiä ja ottamaan kantaa niiden arvonlisäverokohteluun. Koska vastaukset ovat alustavia, ne eivät kuitenkaan sido verottajaa. Myöskään kysymyksen arviointiin kuluvaa aikaa ei ole määritelty, vaan järjestelmän ohjeistuksen mukaan niihin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian.
EU:n ulkopuoliset eli niin sanotut kolmannet maat
Arvonlisävero on vahvasti eurooppalainen ilmiö ja EU:ssa arvonlisäverojärjestelmä onkin ollut jossain muodossa käytössä jo 1960-luvulta lähtien. Myös yhä useammat EU:n ulkopuoliset, niin sanotut kolmannet maat, ovat ottaneet tai ovat ottamassa arvonlisäverojärjestelmää käyttöönsä. EU:n ulkopuolisissa maissa arvonlisäverodirektiiveistä ei suoraan ole apua paikallista arvonlisäverokohtelua arvioitaessa, vaan paikallisen lainsäädännön ja menettelytapojen tunteminen ovat ratkaisevassa asemassa.
Toisaalta monen EU:n ulkopuolisen maan arvonlisäverotusta koskeva lainsäädäntö sisältää samoja elementtejä kuin EU-maiden direktiiveihin pohjautuva lainsäädäntö. Tämä koskee erityisesti eurooppalaisia maita kuten Norjaa ja Sveitsiä, joiden kaupankäynti ja yhteydenpito EU-maiden välillä on perinteisesti ollut runsasta.
Milloin velvoite rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi syntyy?
Yrityksen toimialasta, sen ulkomailla harjoittamasta toiminnasta ja paikallisen verottajan tulkinnasta riippuu, milloin velvoite rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi muodostuu. Sen vuoksi asiasta ei voi laatia kategorista listaa, mutta velvoite voi tyypillisesti muodostua harjoitettaessa kohdemaassa esimerkiksi jotain seuraavista:
- ulkomailla olevien tavaroiden myynti
- tavaran myynti asennettuna kohdemaassa
- ulkomaille perustettu tavaravarasto
- kiinteän toimipaikan muodostuminen
- rakennukseen, maa- tai vesialueeseen kohdistuvat työsuoritukset
- tavaran tuonti EU:n ulkopuolelta
- tavaran vienti EU:n ulkopuolelle
- yhteisömyynnit tai yhteisöhankinnat ulkomailla
Rekisteröityminen ja raportointi
Kun arvonlisäveron rekisteröintivelvoite on syntynyt ja on aika jättää rekisteröintihakemus, on syytä huomioida kunkin maan erityispiirteet hakemuksen ja sen käsittelyaikataulun suhteen. Useimpiin maihin rekisteröintihakemus tulee edelleen tehdä paperilomakkeella, ja hakemukseen vaadittavat liitteet vaihtelevat maittain. Nopeimmillaan alv-tunnisteen voi saada muutamassa päivässä, mutta tunnistetta voi joutua odottamaan maasta riippuen useita kuukausiakin.
Useimmiten arvonlisäveron raportointiaikataulu määritellään kalenterivuoden aikana muodostuvan liikevaihdon perusteella – ilmoitusjakso voi olla joko kuukausi, kvartaali, puolivuosi tai kalenterivuosi. Lisäksi joissakin maissa kuten Saksassa tulee antaa kuukausi- tai kvartaali-ilmoitusten lisäksi erillinen vuosi-ilmoitus. Toiminnan luonteesta riippuen arvonlisäveroilmoituksiin liittyvät ilmoitukset, kuten yhteenvetoilmoitukset tai intrastat-ilmoitukset eli EU:n sisäkaupan tilastoilmoitus, voidaan myös joutua raportoimaan kohdemaahan.
Myynti- ja ostolaskujen ajallinen kohdistaminen sekä raportointi voivat myös aiheuttaa päänvaivaa. Esimerkiksi ennakkolaskujen raportointiajankohdan määräytymisen kriteerit voivat vaihdella maasta toiseen. Tyypillinen raportointityössä heräävä kysymys on, voidaanko aiemmille ilmoitusjaksoille päivättyjen laskujen arvonlisäveroa vähentää jälkikäteen. Osto- tai matkalaskujen käsittelyprosessi saattaa kestää ja kyseisen kauden ilmoitus on jo jouduttu jättämään. Joissain maissa on tällöin tarpeen laatia korjausilmoitus, kun taas toisissa on esimerkiksi mahdollista liittää laskut kalenterivuodelta annettavaan vuosi-ilmoitukseen tai vähentää laskujen sisältämä arvonlisävero tulevilla ilmoituksilla, kunhan se tapahtuu tilikauden sisällä.
Raportointi sähköisten portaalien kautta
Käytännössä lähes kaikki EU-maat edellyttävät arvonlisäveron raportointia sähköisen portaalin kautta. Paperi-ilmoitukset ovat mahdollisia vain poikkeustapauksissa. Portaaleissa operoidaan useimmiten paikallisilla virallisilla kielillä ja niiden käyttöön liittyy paikallisia menettelytapoja, usein portaalikäyttäjän pitää ensin rekisteröityä portaalin käyttäjäksi tai hankkia erillinen sertifikaatti. Lisäksi esimerkiksi Itävalta edellyttää, että portaalin käyttäjätunnusten haltijalla tulee olla Itävallan keskuskauppakamarin ”Kammerprüfung”-tutkinto hyväksytysti suoritettuna.
Entistä useammat maat ovat ottaneet tai ottamassa käyttöön mahdollisimman reaaliaikaisen SAFT (Standard Audit File) -raportointimenettelyn veron raportoinnin ja verovalvonnan tehostamiseksi. Suomi ei ole kuitenkaan ollut ensimmäisten joukossa ottamassa menettelyä käyttöön. Lieneekö syynä osaltaan se, että Suomen arvonlisäverovaje (niin sanottu VAT Gap eli kertymättömän arvonlisäveron määrä) on EU-maiden pienimpiä ja nykyinen raportoinnin taso koetaan Suomen verottajan mielestä riittäväksi.
Merkittävä EU-laajuinen muutos oli 1.7.2021 tapahtunut OSS (One Stop Shop) -järjestelmän laajentaminen koskemaan kaikkia kuluttajille (B2C) EU:ssa tapahtuvia rajat ylittäviä tavaran ja palvelun myyntejä. Muutoksen jälkeen yritykset ovat voineet raportoida järjestelmän kautta myynnit oman kotimaansa verottajan portaalissa ilman tarvetta rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi jokaiseen EU:n jäsenvaltioon, joihin myydään rajat ylittävässä kaupassa tavaroita tai palveluita kuluttajille.
Todennäköisesti syksyllä 2022 EU-komissio on julkaisemassa uutta ehdotusta EU:n digipaketista arvonlisäveron osalta (”VAT in the digital age”). Ehdotuksessa otetaan kantaa arvonlisäveron raportointiin, alustatalouden arvonlisäverokohteluun ja OSS-järjestelmän laajentamiseen myös yritysten väliseen (B2B) kauppaan. Yksi merkittävä osa ehdotusta on arvonlisäveron pakollisen käännetyn menettelyn käytön lisääminen siten, että yritysten välisessä kaupassa myyjä laatisi laskun ilman arvonlisäveroa, ja ostaja joutuisi yhä useammin ilmoittamaan myynnin arvonlisäveron käännetyn menettelyn mukaan.
Vähennysoikeus ja sen rajoitukset
Arvonlisäveroon liittyy käsitteenä vähennysoikeuden laaja periaate, jonka mukaan yritys saa vähentää kaikkiin arvonlisäverollista toimintaansa varten tehtyihin hankintoihin sisältyvän arvonlisäveron, ellei erikseen ole toisin säädetty. EU:n alv-direktiivi on jättänyt jäsenvaltioille vapauden määritellä, mitkä kulut katsotaan liiketoimintaan liittyviksi ja mitkä taas työntekijöiden henkilökohtaisiksi kuluiksi.
Tämä tarkoittaa, että erityisesti matka- ja edustuskulujen (kuten majoitus, auton vuokraus, julkinen liikenne, ravintola- ja edustuskulut) vähennysoikeuskäytäntö on kautta EU:n hyvin kirjavaa. Esimerkiksi Saksassa vähennysoikeus on hyvin laaja, kun taas toisissa EU-maissa osa näistä kuluista katsotaan yksityiskäytöksi. Tällöin vähennysoikeus voi olla esimerkiksi vain 50 prosenttia tai vähennysoikeutta ei ole lainkaan.
Laskujen muotovaatimukset
Myyntilaskujen maakohtaisiin muotovaatimuksiin on myös syytä kiinnittää huomiota, sillä väärin laaditut myyntilaskut voivat johtaa myyjään kohdistuviin sanktioihin virheellisen raportoinnin vuoksi. Ostaja voi myös menettää arvonlisäveron vähennysoikeuden esimerkiksi laskun virheellisten vastaanottajatietojen vuoksi. Lasku saattaa olla osoitettu vaikkapa tytäryhtiölle, joka on auttanut ostoprosessissa olematta kuitenkaan varsinainen sopijaosapuoli.
Puutteellisten laskumerkintöjen osalta verottajien soisi harjoittavan mahdollisimman laajasti tapauskohtaista harkintaa ”asia ennen muotoa” -periaatteen mukaan. Jos liiketapahtuma on kiistaton ja se kyetään osoittamaan, ei laskuilla mahdollisesti olevien puutteiden tulisi kategorisesti johtaa sanktioihin tai vähennysoikeuden menetykseen, vaan tapausta tulisi arvioida kunkin laskun ja mahdollisten puutteellisten tai virheellisten laskumerkintöjen osalta erikseen. Mikäli EU-maata koskeva asia ei ratkea kansallisella tasolla, asia voi edetä Euroopan unionin tuomioistuimeen (EUT). EUT:n antamat päätökset ovat jäsenvaltioita velvoittavia, ja jäsenvaltioiden tuleekin tarvittaessa muuttaa lainsäädäntöään vastaamaan EUT:in kantaa.
Proaktiivisuus vai reagointi?
Kärjistäen voisi todeta, että yrityksillä on ulkomaan arvonlisäveroasioissa mahdollisuus toimia joko proaktiivisesti tai vain reagoimalla tilanteen kehittymiseen. Alla on listattuna tyypillisiä esimerkkejä kummastakin lähestymistavasta.
Proaktiivisuus
- Selvittää jo ostoneuvottelussa tai viimeistään laskun saadessaan oikea arvonlisäverokohtelu
- Selvittää jo tarjousvaiheessa mahdollisen arvonlisäverovelvoitteiden selvitystyö ja alv-rekisteröinnin kustannus
- Selvittää alv-velvoitteet ja aloittaa mahdollisen alv-rekisteröintiprosessi niin varhaisessa vaiheessa kuin mahdollista
- Hankkii tietoa luotettavista lähteistä ja järjestää henkilöstölle tarpeen mukaan alv-koulutusta
Reagoiva lähestyminen
- Hakee ulkomaisen arvonlisäveron palautusta tietämättä, onko vero palautuskelpoinen ja/tai oikein veloitettu
- Myy ulkomaan projektin ja selvittää arvonlisäverovelvoitteita vasta, kun ulkomaan toiminta jo aloitettu tai projekti ulkomailla on jo päättynyt
- Hoitaa mahdollisen ulkomaisen alv-rekisteröinnin ja alv-raportoinnin ilman huolellista perehtymistä aiheeseen
- Soveltaa saamaansa tietoa liian laajasti (Suomen verottajan ohjeita muihin EU-maihin tai EU-säädöksiä EU:n ulkopuolisiin maihin)
Ulkomaankauppaa aloittavan tai jo aloittaneen yrityksen on suotavaa toimia ensisijaisesti proaktiivisesti – näin pienennetään riskiä saada kohdemaan verottajan määräämiä sanktioita virheellisestä tai myöhässä tehdystä raportoinnista. Jokaisen yrityksen tilanne ja näkökulma ulkomaan liiketoimintojen suhteen on omanlaisensa ja tämän vuoksi alv-rekisteröitymistä ja raportointia täytyykin tarkastella tapauskohtaisesti. Mahdolliset ratkaisut tulisikin tehdä liiketoiminta edellä – kuitenkin muistaen, tuntien ja huomioiden kansainväliseen kauppaan liittyvät arvonlisäverokysymykset.
