Ilmoittajansuojelu- eli whistleblowing-lain keskeiset velvoitteet
Whistleblowing- eli ilmoittajansuojelulaki (laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 1171/2022) perustuu EU:n whistleblowing-direktiiviin, jonka tavoitteena on varmistaa EU:n oikeuden tehokas toteutuminen ja väärinkäytöksistä ilmoittavien henkilöiden suojelu. Laissa säädetään väärinkäytöksistä ilmoittavien henkilöiden suojelusta, organisaatioiden sisäisistä ja viranomaisten ilmoituskanavista sekä ilmoitusten käsittelyyn liittyvistä velvollisuuksista.
Lain keskeisimmät velvoitteet liittyvät sisäisten ilmoituskanavien perustamiseen ja ilmoittajalle annettavaan suojaan. Kaikkien vähintään 50 työntekijää työllistävien laissa lueteltujen organisaatioiden on perustettava sisäinen ilmoituskanava lain mukaisia ilmoituksia varten. Velvollisuus koskee laajasti erilaisia yrityksiä, yhteisöjä ja julkishallinnon toimijoita. Yksityiset elinkeinonharjoittajat eli toiminimiyritykset on kuitenkin rajattu ilmoituskanavan perustamisvelvollisuuden ulkopuolelle.
Myös alle 50 työntekijän yrityksellä on oltava ilmoituskanava, jos se toimii rahanpesulainsäädännön soveltamisalalla. Rahanpesulain mukainen ilmoituskanava on kuitenkin lähtökohtaisesti riittävä. Pienet yritykset voivat myös hyödyntää kyseisellä toimialalla käytössä olevaa viranomaisen ilmoituskanavaa tai valvontaviranomainen on voinut vapauttaa ilmoituskanavan käytöstä kokonaan.
Vaikka organisaation ei tarvitsisi perustaa lain mukaista sisäistä ilmoituskanavaa, se on kuitenkin velvollinen suojelemaan ilmoittajaa ja pidättymään vastatoimista, jos sitä koskeva ilmoitus on tehty viranomaisen ilmoituskanavaan tai ilmoittaja on julkistanut väärinkäytöstä koskevan tiedon. Laki vaikuttaa siten kaikkien yritysten ja organisaatioiden toimintaan.
Ilmoittajan suojelun kolme edellytystä
Ilmoittajan suojelun edellytyksenä on, että ilmoittajalla on ilmoitushetkellä perusteltu syy uskoa rikkomista koskevan tiedon pitävän paikkansa. Ilmoittajalta edellytetään siis vilpitöntä mieltä. Ilmoittajan ei tarvitse olla varma tiedon paikkansapitävyydestä eikä ilmoituksen tueksi tarvitse esittää näyttöä. Selvät huhupuheet eivät kuitenkaan oikeuta suojaan.
Toiseksi ilmoittajalla on oltava perusteltu syy uskoa, että tieto kuuluu lain soveltamisalaan. Ilmoittajan tietoisuudelle ei voida lähtökohtaisesti asettaa korkeita vaatimuksia, vaan arvioinnissa on kiinnitettävä huomiota siihen, mitä ilmoittajan voidaan olettaa ymmärtävän. Monesti voi olla epäselvää, onko kyse juuri ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvasta rikkomuksesta, sillä laki ei suojaa kaikkea ilmoittamista. Merkitystä voi olla myös sillä, mikä on työntekijän tai muun ilmoittajan asema ja miten ilmoittamisesta on tiedotettu yrityksessä.
Kolmas ilmoittajan suojan edellytys on, että ilmoitus tehdään oikeaan ilmoituskanavaan. Jos yrityksellä on sisäinen ilmoituskanava, ilmoitus on tehtävä ensisijaisesti siihen. Jos yrityksellä ei ole sisäistä ilmoituskanavaa, ilmoitus voidaan tehdä heti Oikeuskanslerinviraston ylläpitämään keskitettyyn viranomaiskanavaan. Tietyin edellytyksin tieto voidaan myös julkistaa, eli saattaa yleisön tietoon esimerkiksi joukkoviestimillä.
Ilmoittajan käsite on laaja
Ilmoittajan suojelun yleinen edellytys on, että ilmoittaja on saanut ilmoitettavan tiedon joko työssään tai työnsä yhteydessä. Jos tieto on saatu muussa yhteydessä, ilmoittaja ei saa suojaa. Muutoin ilmoittajan käsite on laissa laaja.
Tyypillisesti ilmoittaja voi olla yrityksessä työskentelevä työntekijä. Ilmoittajalta ja ilmoituksen kohteelta ei kuitenkaan edellytetä sopimussuhdetta, vaan ilmoittaja voi olla myös esimerkiksi entinen työntekijä, vuokratyöntekijä tai harjoittelija. Lisäksi ilmoittajana voidaan suojata työnhakijaa, jos hän on saanut ilmoitettavan tiedon työnhakuprosessin aikana. Ilmoittajansuoja soveltuu myös vapaaehtoistyöntekijään.
Suoja ei rajoitu vain työntekijöihin. Suojaa voi saada myös itsenäinen ammatinharjoittaja tai toimeksiantosuhteessa oleva yrittäjä. Jos esimerkiksi yrittäjänä työtä tekevä henkilö tekee ilmoituksen epäillystä lainvastaisesta toiminnasta toimeksiantajayrityksensä ilmoituskanavaan, hän on oikeutettu suojaan, jos tieto on saatu toimeksiantajalle tehdyn työn yhteydessä. Suojelua voidaan soveltaa myös toimeksisaajien tai alihankkijayrityksen palveluksessa työskenteleviin henkilöihin, jos tällaisessa asemassa oleva henkilö tekee toimeksiantajayritystä koskevan ilmoituksen.
Suojelua voi saada myös yhteisön tai säätiön hallituksen tai hallintoneuvoston jäsen, osakkeenomistaja tai toimitusjohtaja, jos he ovat saaneen työssään tai työn yhteydessä yhteisön toiminnasta ilmoitukseen liittyvää tietoa.
Ilmoitusten käsittely voi edellyttää apua
Kun organisaation sisäiseen ilmoituskanavaan tehdään ilmoitus, organisaatiolla on etuoikeus selvittää ilmoituksen aiheellisuutta ennen kuin ilmoittaja voi ilmoittaa samasta asiasta viranomaiselle tai julkisuuteen. Ilmoittajalle on toimitettava vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen tekemisestä, jonka jälkeen alkaa kulua kolmen kuukauden määräaika. Sen kuluttua ilmoittajalle on kerrottava tieto siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella mahdollisesti toteutetaan.
Whistleblowing-laissa ei säädetä yksityiskohtaisesti siitä, millaisia sisäisiä tutkinta- tai selvitystoimia organisaatiossa on tehtävä. Käytännössä selvitys kohdistuu ensinnä siihen, koskeeko ilmoitus sellaista laiminlyöntiä tai rikettä, joka kuuluu whistleblowing-lain soveltamisalaan. Tieto on tärkeä, jotta tiedetään, onko ilmoittajalla oikeus lain mukaiseen suojaan. Seuraavaksi on selvitettävä sitä, onko rikkomus todella tapahtunut, mikä on ollut sen syynä ja miten siihen voidaan puuttua.
Sisäinen selvitys tai tutkinta voi edellyttää asiantuntija-avun käyttöä. Erityisesti pienemmissä yrityksissä ei välttämättä ole käytettävissä oikeudellista osaamista sen arviointiin, onko lakia tosiasiassa rikottu. Myös sisäisten ohjeiden tai prosessien asianmukaisuuden selvittäminen voi edellyttää ulkopuolisen avun käyttöä.
Ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot on poistettava viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta. Pidempään tietoja voidaan säilyttää vain, jos niiden säilyttäminen on välttämätöntä whistleblowing-lain mukaisten oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten. Sellaiset henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, on poistettava ilman aiheetonta viivytystä.
Kosto on kielletty – ilmoittajaan ei saa kohdistaa vastatoimia
Ilmoittajan suoja tarkoittaa konkreettisesti sitä, ettei ilmoittajaan saa kohdistaa mitään epäedullisia vastatoimia tai seuraamuksia sen vuoksi, että hän on tehnyt ilmoituksen ilmoituskanavaan tai julkistanut tiedon lain mukaisin edellytyksin. Vastatoimi voi olla lähes mikä tahansa teko tai laiminlyönti, joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa ilmoittajalle perusteetonta haittaa. Vastatoimi on kielletty, jos siihen on ryhdytty ilmoittamisen vuoksi ilman, että toimeen on asianmukaisia perusteita. Kielletyn vastatoimen on siten oltava syy-yhteydessä ilmoittamiseen.
Työsuhteissa kiellettyjen vastatoimia voivat olla esimerkiksi henkilön palvelussuhteen ehtojen heikentäminen, työsuhteen päättäminen tai lomauttaminen. Lain luettelo kielletyistä vastatoimista ei ole tyhjentävä, vaan kielletty vastatoimi voi olla myös esimerkiksi muunlainen epäedullinen kohtelu, pelottelu, ahdistelu tai syrjintä. Myös kielteinen työsuorituksen arviointi tai varoituksen antaminen voi olla kielletty vastatoimi.
Vastatoimien kielto ei kuitenkaan estä työnantajaa käyttämästä direktio-oikeuttaan. Vain jos työnantajan toimille ei ole työnjohto-oikeudellisia tai muita asiallisia perusteita, sitä voidaan pitää kiellettynä vastatoimena. Esimerkiksi jos työsuhteen päättämiselle on ollut lain mukainen peruste, työnantajan ei katsota rikkovan vastatoimien kieltoa pelkästään sillä perusteella, että työsuhde on päätetty ilmoittamisen tai tietojen julkistamisen jälkeen.
Vastatoimien kielto soveltuu myös yritysten välisissä suhteissa. Kyse voi olla kielletystä vastatoimesta, jos elinkeinonharjoittajana toimivalta ilmoittajalta esimerkiksi evätään tavaroiden tai palveluiden toimittaminen ilmoituksen kohteena olevalle tilaajalle, sopimussuhde päätetään ennenaikaisesti tai ilmoittajaan kohdistetaan muita kielteisiä seurauksia.
Hyvitys ja vahingonkorvaus
Jos ilmoittajaan on kohdistettu kiellettyjä vastatoimia, hänellä on oikeus hyvitykseen ja vahingonkorvaukseen. Hyvitystä voidaan vaatia, vaikka vastatoimesta ei olisi aiheutunut vahinkoa ja vaikka ilmoittajan suojelua ei olisi rikottu tahallisesti. Vahingonkorvauksen edellytyksenä puolestaan on, että vastatoimien kieltoa on loukattu tahallisesti ja että aiheutuneen vahingon määrä voidaan näyttää toteen. Vahingonkorvauksen lähtökohtana on täyden korvauksen periaate. Korvausta voi saada myös taloudellisista vahingoista.
Hyvityksen euromäärästä ei ole säädetty, mutta sen on oltava oikeudenmukaisessa suhteessa teon vakavuuteen ja siitä aiheutuneeseen haittaan. Hyvitystä voidaan myös kohtuullistaa tai se voidaan jättää määräämättä, jos hyvitys muodostuisi kohtuuttomaksi. Arvioinnissa otetaan tällöin huomioon kieltoa erityisesti rikkoneen pyrkimykset estää tai poistaa menettelyn vaikutukset ja kiellon rikkojan taloudellinen asema.
Ilmoituksen käsittely ja henkilöstöhallinto
Organisaation on nimettävä ilmoitusten käsittelystä vastaava henkilö. Ilmoituksen käsittely edellyttää käytännössä, että organisaatiossa luodaan menettelyt ilmoitusta ja ilmoittajaa koskevien tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen. Whistleblowing-laki edellyttää, että ilmoituksen käsittely on luottamuksellista, joten tietosuojasta on huolehdittava asianmukaisesti.
Jos ilmoittajan henkilöllisyys on esimerkiksi yrityksen johdon tai esihenkilöiden tiedossa, ilmoituksen käsittelyn aikana on syytä harkita tarkoin erilaisia liiketoiminta- tai työnjohdollisia päätöksiä. Whistleblowing-laissa on säädetty käännetystä todistustaakasta, eli työnantajan on kyettävä osoittamaan, ettei vastatoimien kieltoa ole rikottu. Tämän vuoksi työnantajan toimenpiteiden on oltava johdonmukaisia ja henkilöstöhallinnossa on syytä huolehtia niiden tarkasta dokumentoinnista.
Jos työntekijä esimerkiksi tekee ilmoituksen yhteistoimintalain mukaisten muutosneuvottelujen alkamisen jälkeen ja myöhemmin toteutettavat toimet kohdistuvat ilmoituksen tekijään, työnantajan on kyettävä tarvittaessa perustelemaan, ettei toimenpiteen kohdistuminen johdu tehdystä ilmoituksesta. Erityisesti tilanteissa, joissa ilmoituksen tehneen työntekijän työsuhde päätetään, voi esiin nousta väite siitä, että irtisanomisen syynä on tehty ilmoitus. Työntekijä voisi vaatia tällöin vahingonkorvausta työsuhteen perusteettomasta päättämisestä ja lisäksi whistleblowing-lain mukaista hyvitystä.
Whistleblowing-laissa kuitenkin suojataan myös ilmoituksen kohdetta perättömiltä tai kiusantekotarkoituksessa tehdyiltä ilmoituksilta. Perättömien tietojen tahallinen ilmoittaminen voi aiheuttaa ilmoittajalle vahingonkorvausvelvollisuuden tai rikosoikeudellisen vastuun.
Mistä asioista voi ilmoittaa – whistleblowing-lain soveltamisala
Whistleblowing-lakia ei sovelleta kaikenlaisista rikkomuksista tai laiminlyönneistä ilmoittamiseen. Lain soveltamisala määrittää, mistä asioista voi ilmoittaa siten, että ilmoittajalle syntyy oikeus lain mukaiseen suojaan.
Whistleblowing-lakia sovelletaan alla luetelluilla lainsäädännön aloilla ja vain sellaisiin tekoihin tai laiminlyönteihin, jotka on säädetty rangaistavaksi, joista voi seurata rangaistusluonteinen hallinnollinen seuraamus, taikka jotka voivat vakavasti vaarantaa lainsäädännön yleisen edun mukaisten tavoitteiden toteutumista:
1) julkiset hankinnat lukuun ottamatta puolustus- ja turvallisuushankintoja;
2) finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat;
3) rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen;
4) tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus;
5) liikenneturvallisuus;
6) ympäristönsuojelu;
7) säteily- ja ydinturvallisuus;
8) elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi;
9) Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 168 artiklan tarkoittama kansanterveys;
10) kuluttajansuoja;
11) yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.
Lain soveltamisala kattaa sekä lueteltuja lainsäädännön aloja koskevan kansallisen että EU-lainsäännön. Poikkeuksen muodostaa kohta 9, jonka kansanterveyden osalta laki soveltuu vain EU-tason sääntelyyn.
Jos ilmoitus koskee selvästi lain piiriin kuulumattomia asioita, oikeutta suojeluun ei ole. Esimerkiksi ilmoittaminen työoikeudellisten normien rikkomisesta tai terveydenhuollon vaitiolovelvollisuuden laiminlyönneistä ei kuulu lain soveltamisalaan. Jos tällaisia lain soveltamisalaan kuulumattomia tietoja tai rikkomuksia ilmoitetaan sisäiseen ilmoituskanavaan, ilmoittajalla ei ole oikeutta suojeluun whistleblowing-lain perusteella.
Velvollisuus pidättyä vastatoimista voi kuitenkin perustua muuhun lainsäädäntöön. Esimerkiksi työnantaja ei työsopimuslain mukaan voi kohdistaa vastatoimia sellaiseen työntekijään, joka ilmoittaa työsuhteeseen tai työturvallisuuteen liittyvistä epäkohdista.
Millainen sisäisen ilmoituskanavan pitää olla?
Whistleblowing-lain mukaan sisäiselle ilmoituskanavalle ei ole asetettu teknisiä laatuvaatimuksia. Ilmoituskanava voi olla sähköinen järjestelmä, mutta myös esimerkiksi erillinen sähköpostiosoite tai lukittava postilaatikko. Olennaista on, että ilmoituksen luottamuksellisuus voidaan turvata ja että ilmoituksia käsittelevät vain tähän tehtävään nimetyt henkilöt.
Organisaation omien työntekijöiden on voitava tehdä ilmoitus sisäiseen ilmoituskanavaan. Muille henkilöille kuin omille työntekijöille mahdollisuus ilmoituskanavan käyttöön voidaan sallia, mutta velvollisuutta siihen ei ole. Päätöksenteossa on syytä huomioida muun muassa se, millainen ratkaisu ilmoituskanavan perustamiseksi on otettu käyttöön ja työskenteleekö esimerkiksi organisaation omissa toimitiloissa alihankkijoiden työntekijöitä tai muita ulkopuolisia.
Sisäiseen ilmoituskanavaan ilmoittaminen on oltava mahdollista kirjallisesti, suullisesti tai molemmin tavoin. Yksinkertaisinta on sallia vain kirjalliset ilmoitukset. Ilmoituskanavaan tehdyt ilmoitukset on kirjattava ja ilmoittajan henkilöllisyys on pidettävä salassa. Organisaatio voi myös itse päättää, hyväksyykö se nimettömät ilmoitukset. Jos nimettömiä ilmoituksia ei sallita, siitä on annettava tieto ilmoituskanavan yhteydessä.
Whistleblowing-laki tilitoimistoissa
Whistleblowing-laki soveltuu laajasti myös tilitoimistojen toiminnassa. Tilitoimistot ovat rahanpesusääntelyn piirissä, joten niissä on oltava vähintään rahanpesulain mukainen ilmoituskanava yrityksen koosta riippumatta. Tilitoimistojen toimintaan liittyy myös keskeisesti whistleblowing-lain soveltamisalaan kuuluvaa sääntelyä, jonka rikkomisesta tehtävät ilmoitukset oikeuttavat ilmoittajan suojaan.
Tilitoimistoissa onkin syytä harkita tarkoin sitä, millainen ilmoituskanavaratkaisu on tarkoituksenmukainen. Myös yrityksen yhtiöoikeudellinen rakenne vaikuttaa siihen, miten lain velvoitteet voidaan toteuttaa. Samaan konserniin kuuluvat yhtiöt voivat esimerkiksi perustaa yhteisen ilmoituskanavan.
Alle 250 työntekijän yritykset voivat puolestaan jakaa ilmoitusten vastaanottamiseen, paikkansapitävyyden selvittämiseen tai toteutettaviin tutkimuksiin osoitettuja resursseja keskenään myös ilman konsernisuhdetta. Tässä tapauksessa kuitenkin jokainen yritys on itsenäisesti vastuussa siitä, että havaittuihin rikkomuksiin puututaan ja että ilmoittajalle annettaan tieto ilmoituksen perusteella toteutetuista toimenpiteistä.
Tilitoimiston voi olla perusteltua sallia oman sisäisen ilmoituskanavansa käyttö omien työntekijöidensä lisäksi esimerkiksi asiakkailleen, jotta asiakkailta voidaan saada tietoa mahdollisista väärinkäytöksistä. Jos ilmenee tarve tehdä ilmoitus tilitoimiston asiakkaan toiminnasta, se voidaan tehdä joko asiakasyrityksen omaan sisäiseen ilmoituskanavaan tai oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan.
Vaikka whistleblowing-lain mukaan vain sen soveltamisalaan kuuluvista asioista on voitava ilmoittaa, tilitoimistoyritys voi käyttää sisäistä ilmoituskanavia myös muiden kuin lain piiriin kuuluvien epäkohtien käsittelyyn. Yrityksen kannalta ilmoituskanavan aktiivinen käyttö voikin olla myönteistä, jos erilaisia epäkohtia voidaan saada tietoon luottamuksellisesti, jolloin myös korjaavien toimien tekeminen on helpompaa.
