Auktorisointi, sertifiointi vai auditointi?

Oman näkemyksemme ja haastattelemiemme muiden tahojen kokemuksen perusteella varmin tapa epäonnistua laadun kehittämisessä, tai ainakin hukata aikaa ja rahaa, on aloittaa kehitysprojekti asettamalla tavoitteeksi jonkin kirjainyhdistelmän saaminen yrityksen logon alle. Sen sijaan kannattaa edetä pienin, mutta konkreettisin askelin ja tehdä käytännön arjessa laatua, eli asiakas- ja työntekijäkokemusta parantavia toimia ja ottaa käyttöön prosesseja, jotka valmistavat organisaation kohti virallisia, ulkopuolisen tekemiä sertifiointeja tai auditointeja.

Tilitoimistot palvelevat Suomessa yhä suurempia yrityksiä. Ulkoistusaste, eli yritysten osuus, jotka ostavat kirjanpidon, verotuksen tai palkkahallinnon palveluita kasvaa edelleen. Merkityksellistä on myös ulkoistusten syveneminen ja laajeneminen; ajan mittaan palveluntarjoaja saa hoitaakseen yhä suuremman osuuden asiakkaan eri prosesseista ja manuaalisia vaiheita automatisoidaan pois. Nämä molemmat ajurit, ulkoistusten laajeneminen ja niitä koskettavien prosessien automaatioasteen kasvaminen, lisäävät painetta eritasoisten laadunvarmistuksen työkalujen implementoinnille, kasvavan regulaation ohella.

Taloushallinnon digitalisaatio kiihdyttää ulkoistusastetta ja sen syvyyttä. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien digitalisointi vaatii erilaisten automaatioratkaisujen ja palveluiden syvällistä tuntemusta ja kykyä muuttaa toimintatapoja, jotta kokonaisuus toimii tehokkaasti ja luotettavasti. Yrityksen taloushallinnosta vastaavan, oli hän sitten yrittäjä itse tai isomman yrityksen talousjohtaja, voi olla käytännössä mahdotonta pysyä kärryllä viimeisimmästä kehityksestä ja mahdollisuuksista ja siten ylläpitää optimaalista erilaisten palveluiden ja ratkaisujen kokonaisuutta eli arkkitehtuuria.

Taloushallinnon digitalisaatio kiihdyttää ulkoistusastetta ja sen syvyyttä.

Talous- ja palkkahallinnon ratkaisu- ja palveluntarjoajalla on enemmän kokemusta erilaisista kokonaisuuksista, ja palveluyrityksen oman kilpailukyvyn ylläpitäminenkin jo edellyttää viimeisimpien automaatioratkaisujen ja -palveluiden hyödyntämistä. Tästä johtuen niin pienyrittäjän kuin suuremman organisaation talousjohtajankin, kannattaa ostaa digitalisaatio palveluna kumppanilta, joka pystyy sen uskottavasti implementoimaan, ylläpitämään ja kehittämään.

Kustannustehokkuuden parantumiseen ja siitä syntyvien hyötyjen seurantaan kannattaa investoida. Lisäksi pitää myös olla valmis hyötyjen jakamiseen, ja varmistaa asia sopimuksellisesti molemmin puolin. Investoiminen digitalisuuteen ilman, että tilitoimistolle jää merkittävä osa tehostumisen tuomista taloudellisista hyödyistä, johtaa tilitoimiston kannattavuuden heikentymiseen. Tämä on nähty tilitoimistojen ohjelmavaihdosten yhteydessä tilanteissa, joissa tilitoimisto ei ole siirtänyt uuden kalliimman yhteiskäyttöisen ohjelman kustannuksia asiakashintoihinsa.

Palveluiden laadun osalta tilitoimiston asiakkaan on kohtuullista vaatia, tai kumppania valitessa tiedustella, millainen laatujärjestelmä palveluntarjoajalla on. Tietosuoja- (GDPR) ja tietoturvanäkökulmista tilitoimistolla on myös velvollisuus varmistua ohjelmistotoimittajiensa toiminnan asianmukaisuudesta, koska ensisijainen vastuu suhteessa asiakkaaseen on kuitenkin tilitoimistolla, eikä ohjelmistotoimittajalla.

Auktorisoinnit ja pätevyydet

Jos meiltä kysytään neuvoa tai vinkkiä tilitoimiston valintaan, niin suosittelemme aina luonnollisesti valitsemaan auktorisoidun tilitoimiston. Erityisen tärkeää se on pienille yrityksille, jos ne eivät ole vielä tilintarkastusvelvollisia, koska silloin taloushallinnon, eli käytännössä veroilmoitusten laatu on kokonaan yksittäisen kirjanpitäjän osaamisen varassa.

Taloushallintoliiton auktorisointi ei sellaisenaan varmista taloushallinnon laatua, mutta antaa edellytykset hyvälle asiakaskokemukselle. Auktorisoinnin vaatimukset, kuten esimerkiksi kirjalliset toimeksiantosopimukset, pakollinen vastuuvakuutus ja tilitoimistotarkastukset mahdollistavat, että tilitoimistolle voi uskoa raha- ja veroasioidensa hoidon, mikäli ei itse halua tai ehdi sen enempää tilitoimistoon valintaan paneutua. Auktorisointi edellyttää myös varamiesjärjestelmän olemassaoloa, mikä on kriittinen erityisesti palkkahallinnon palveluita tilitoimistosta ostattaessa.

Suosittelemme aina luonnollisesti valitsemaan auktorisoidun tilitoimiston.

Luonnollisesti myös auktorisoimaton tilitoimisto voi olla aivan yhtä hyvä tai jopa parempi, mutta silloin asiakkaan pitää kysellä tilitoimistosta vähän enemmän referenssejä, tehdä kirjallinen sopimus ja varmistaa, että palvelun tarjoajalla on riittävän kattava vastuuvakuutus ja kirjanpitäjällä riittävä osaaminen. Toimialan vastuuvakuutukset ovat yleisimpiin vahinkotapahtumiin riittävän kattavia ja niiden luomaan turvaan nähden edullisia. Käytännössä tilitoimiston auktorisointi ei merkittävästi lisää palveluntarjoajan kustannuksia, eli palveluiden hinnoitteluun auktorisointi ei tuo kustannuspaineita.

Yhtenä hyvänä laadun takeena voi pitää myös toimialan ammattipätevyyksiä. Näitä ei mielestämme vielä tarpeeksi hyvin tunneta asiakkaiden keskuudessa, eikä niitä kysellä tarjouspyynnöissä. Laadun varmistamiseksi olisi parempi, jos auktorisoidulta tilitoimistolta edellytettäisiin, että tietty osuus, esimerkiksi 10-20 prosenttia henkilöstöstä olisi osoittanut osaamisensa suorittamalla jonkin alan pätevyyden. Itse suosittelemme yrittäjiä kyselemään nykyisestä tai potentiaalisesta uudesta tilitoimistostaan, onko tilitoimistoyrittäjä mahdollisesti itse ja joku hänen työntekijöistään KLT-kirjanpitäjä tai jopa tilintarkastaja. Mikäli myös palkkahallinto halutaan ulkoistaa, niin silloin pitää kysellä PHT-pätevyyksien perään. Pätevyyden omaavien työntekijöiden osuus koko henkilöstöstä on asiakkaalle merkki osaamisesta, hyvästä ammattiylpeydestä mutta ennen kaikkea tilitoimiston johdon kiinnostuksesta ja panostuksista henkilöstön osaamisen kehittämiseen.

Poikkeamaraportointi

Mikäli kyseessä on vähän isompi asiakas, jolla on mahdollisesti useampi toimipiste tai enemmän taloushallinnon prosesseihin osallistuvaa henkilöstöä, suosittelemme kyselemään uutta taloushallinnon kumppania valittaessa tai nykyisen kanssa jatkoa pohdittaessa miten palveluntarjoaja kehittää palveluitaan. Jos pienenkin yrityksen henkilöstön palkanlaskenta ja maksatus on ulkoistettu tilitoimistolle, niin asiakkaan kannattaa edellyttää palveluntarjoajalta poikkeamaraportointia osana palveluntarjoajan laadunvarmistusjärjestelmää. Kuten Helsingin kaupungin tapauksessa on nähty, myöhässä tai väärin maksetut palkat ovat organisaation koosta riippumatta suuri tyytymättömyyttä ja siitä seuraavaa työntekijöiden vaihtuvuutta aiheuttava tekijä. Ja mitä pienempi yritys, niin sitä suurempia ongelmia henkilöstön vaihtuvuus aiheuttaa. Virheitä sattuu meille kaikille, mutta niistä pitää ottaa opiksi, johon poikkeamaraportointi antaa mahdollisuuden.

Hyvä poikkeamaraportointi sisältää käytännössä seuraavat olennaisimmat vaiheet: poikkeaman dokumentointi, raportointi, poikkeaman korjaaminen sillä kertaa ja poikkeaman estäminen jatkossa. Poikkeaman dokumentoinnissa on hyvä kirjata ylös, mikä ja kuka aiheutti poikkeaman. Tavoitteena ei ole etsiä syyllisiä, mutta erityisesti palveluntarjoajan kannalta on suositeltavaa dokumentoida, johtuiko poikkeama, esimerkiksi alv-ilmoituksen tai palkanmaksun myöhästyminen, mahdollisesti asiakkaasta itsestään. Usein asiakas toimittaa prosessiin tarvittavan aineiston myöhässä, väärässä muodossa tai kanavassa kuin mitä yhdessä oli sovittu.

Poikkeamien raportointi -vaihe on parhaimmillaan osoitus sallivasta yrityskulttuurista, jossa virheistä kerrotaan avoimesti ja rohkeasti niin organisaation sisällä kuin kyseiselle asiakkaallekin, vaikkei asiakas virhettä edes olisi vielä huomannut. Poikkeaman ylös kirjaaminen on prosessia suorittavalle asiantuntijalle tärkeä venttiili. Sen sijaan, että asiantuntija kuukaudesta toiseen kärsii asiakkaan, kollegan tai vaikka järjestelmän aiheuttamasta poikkeamasta sovittuun prosessiin ja aikatauluun, auttaa poikkeaman ylös kirjaaminen selvittämään tilannetta. Jos työntekijä voi vielä luottaa siihen, että samat, kuukaudesta toiseen toistuvat poikkeamat käsitellään oikeissa foorumeissa ja että niiden korjaamiseksi tehdään tarvittavat toimenpiteet, hän kokee työnsä merkityksellisemmäksi.

Poikkeamien raportointi -vaihe on parhaimmillaan osoitus sallivasta yrityskulttuurista.

Tärkein vaihe poikkeamaraportointia on luonnollisesti virheen toistumisen estäminen eli opiksi ottaminen. Vaihtoehtoina on osaamisen parantaminen olemassa olevaa ohjeistusta kertaamalla, ohjeistuksen tarkentaminen, virheen mahdollistavan työvaiheen automatisointi tai jopa kontrollipisteen implementointi prosessiin.

Mikäli tilitoimistolla on käytössään toimialalle räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä, siitä saattaa löytyä valmiiksi poikkeamaraportointi- toiminnallisuus, jonka käyttöönotto on kohtalaisen nopea ja kevyt projekti ja kustannuksiltaan edullinen prosessi ylläpitää ja joka varmasti maksaa itsensä nopeasti takaisin. Ilman toiminnanohjausjärjestelmääkin pärjää, poikkeamien dokumentointiin ja seurantaan riittää yksinkertainen lomake eli Excel-taulukko.

Kun tilitoimiston asiakkaana on toinen taloushallinnon asiantuntija, suosittelemme nopeasti poikkeamaraportoinnin käyttöönottoa. Voimme luvata sekä asiakas- että työntekijäkokemuksen paranevan kohisten, kun virheistä otetaan opiksi ja prosesseja kehitetään yhdessä. Poikkeamaraportointi ei aiheuta lisäkustannuksia tai hinnankorotuspaineita, vaan se maksaa itsensä korkoineen nopeasti takaisin toimintaa tehostaessaan ja asiakas- sekä työntekijävaihtuvuutta alentaen.

Laatujärjestelmän virallistaminen

Kun henkilöstön osaamista johdetaan systemaattisesti, prosessit on dokumentoitu ja toimintaa kehitetään poikkeamaraportointia hyödyntäen, on seuraava luonteva askel palveluorganisaatiolle kokonaisuuden virallistaminen laatujärjestelmäksi ja sen ulkopuolinen sertifiointi laadun osoittamiseksi ja ylläpitämiseksi. Kovin suurta kaupallista kilpailuetua ei ainakaan vielä kannattane laatujärjestelmien sertifioinneilta odottaa, mutta niiden suurin lisäarvo onkin ehkä siinä, että kokonaisuus tulee dokumentoitua ja säännöllisin väliajoin kammattua läpi, todennäköisesti juuri vähän ennen sertifiointeihin liittyviä säännöllisiä auditointeja.

ISO 9001 -sertifiointiprosessi on talous- ja palkkahallinnon palveluntarjoajille sopiva. Muutama alan toimija onkin sen menestyksekkäästi implementoinut. ISO 9001 -sertifioinnin kustannukset valitettavasti rajoittanevat sen hyödyntämistä pienemmissä tilitoimistoissa, mutta suosittelemme silti rohkeasti myös niitä tutustumaan siihen. Standardista voi poimia merkityksellisimmät ja eniten hyötyä tuottavat osiot ja askarella niistä omaan tilitoimistoonsa sopivan laatujärjestelmän, vaikkei sitä ulkopuolisen toimesta virallistaisikaan.

ISO 9001 -sertifiointiprosessi on talous- ja palkkahallinnon palveluntarjoajille sopiva.

Tilitoimistoyrittäjien kannattaa käyttää hieman omaa aikaa standardiin tutustumiseen ja muutaman satasen sen soveltamisen hyödyntämiseen ulkopuolista asiantuntijaa kuunnellen, vaikka tavoitteena ei koskaan olisikaan oman laatujärjestelmän virallinen sertifiointi. Tässä asiassa kannattaa myös soitella kollegoille toisiin tilitoimistoihin ja kysellä heidän kokemuksiaan. He varmasti jakavat niitä mielellään, koska on koko toimialan etu, että asiakaskokemus paranee ja alan maine työntekijöiden silmissä kehittyy.

Silloinkin, kun yrityksen toiminta on moitteettomassa ja sertifiointikelpoisessa kunnossa, kannattaa miettiä mitä sertifioinnin ylläpitäminen maksaa ja paljonko se teettää hallinnollista lisätyötä. Meidän mielestämme olisi reilua, jos sertifiointeja vaativat asiakkaat myös osallistuisivat sen kustannuksiin muita asiakkaita enemmän.

Varmennusraportit ja auditoinnit

Vasta kun edelliset askeleet on otettu ja tilitoimiston asiakkaana on suurempia yrityksiä tai kansainvälisiä konserneja, kannattaa palveluntarjoajan investoida esimerkiksi ISAE 3042 -varmennusraportin hankkimiseen. Anne Kulla avasi tätä vaihetta erinomaisesti artikkelissaan Tilitoimisto tilintarkastusasiakkaan palvelutuottajana (TS 4/2021). Useimmiten kyseisen raportin perään kyselevät tilitoimiston asiakkaan omat tilintarkastajat, joiden edustama yhteisö myös tarjoaa kyseisiä auditointipalveluita, vaikkei yritykselle mikään virallinen asetus tai laki tuota raporttia edellyttäisikään. Oma lukunsa on kansainväliset konsernit, joita esimerkiksi SOX velvoittaa vaatimaan myös taloushallinnon ulkoistetun osion auditointeja.

Laadun kehittäminen on jatkuvaa, pienten asioiden viilaamista arjessa. Se ei ole raskaita, mahdollisesti ulkopuolisen konsultin tekemiä teoreettisia laatujärjestelmiä ja prosessikaavioita, jotka pölyttyvät jossain kovalevyn nurkalla. Lopuksi vielä kerran muistuttaisimme, että tilitoimistolle laadun tärkeimmät mittarit ovat asiakas- ja työntekijäkokemus, ei tilintarkastajan kommentit, verotarkastajan lausunnot tai ulkopuolisten tahojen leimat.