Yrittäjien vaihtoehtoiset maksupalvelut taloushallinnossa
Ongelmatilanteita on useanlaisia. Esimerkiksi alkava yrittäjä menee avaamaan tiliä pankkikonttoriin tai verkkopankkiin, jossa hän saa täyttääkseen kyselylomakkeen. Se sisältää kysymyksiä poliittisesta aktiivisuudesta aina hankaliin erittelyihin siitä, kuinka paljon ja mitä lajia olevia tilitapahtumia pankkitilillä tulisi olemaan. Lopputulos voi olla, että yrittäjä ei olekaan tervetullut asiakas ja tiliä ei avata. Yhä yleisempi on tilanne, jossa toimiva yritys saa kyselylomakkeen liittyen yrityksen taustahenkilöihin. Mikäli lomaketta ei palauteta, pankki sulkee muutaman varoituksen jälkeen tilin kokonaan. Tai lomakkeen palauttamisesta huolimatta pankki päättää sulkea tilin. Aivan tuoreessa tapauksessa kahden osakkaan keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön pankkitili oli suljettu, kun pankki ei ollut saanut tarvitsemiaan tietoja. Tili saatiin auki intensiivisen kirjeenvaihdon jälkeen, kunnes noin puoli vuotta myöhemmin pankilta tuli uusi kirje, että pankki irtisanoo maksuliiketilin tilisopimusehtojen mukaisesti. Siinä vaiheessa oli jo arvattavissa, että aikaa vievä yhteydenotto pankkiin on turhaa: päätös on lopullinen ja pankki ei kommentoi päätöksen perusteita!
Syy miksi edellä mainitun mukaiseen toimintaympäristöön on ajauduttu, johtuu pankkiregulaatiosta. Käytännössä sääntelyn voimakas lisääntyminen alkoi vuoden 2007 pankkikriisistä, ja on johtanut siihen, että pankkien resursseista huikea osuus menee erilaiseen byrokratiaan. Pankkitoiminta on nykyisessä korkotilanteessa tietysti muutenkin muuttunut ja paine asiakaskannattavuuden seurannalle kasvanut. Asiakasvalintaakin siis varmasti tapahtuu, mutta suurimpana syynä yksittäisen yrityksen ongelmiin lienee KYC-vaatimukset, eli pankin on osoitettava, miten se arvioi asiakassuhteisiinsa ja toimintaansa liittyvät rahanpesuriskit, miten se tunnistaa asiakkaansa, ja miten se tuntee ja seuraa asiakkaidensa tilitapahtumia. Yksittäisen yrittäjän kannalta vaikutus on kuitenkin selvä, ainakin joidenkin pankkien kohdalla: jos pientäkin epätietoisuutta on, tiliä ei avata tai ylläpidetä. Ulkomaalaistausta tuntuu aina lisäävän riskiä.
Seurauksena tilien lopetuksesta on usein lähes koomisia tilanteita. Pankki irtisanoo pankkitilin ja seuraavaksi valittaa, kun automaattinen lainanveloitus on epäonnistunut. Asianhoitajana on taas aivan turhaa käyttää aikaa yhteydenottoon, että eihän se onnistu, kun juurihan pankki irtisanoi tilin. Pankkilainat ovatkin asia erikseen, eli nyt on ajauduttu myös aiemmin mahdottomiin tilanteisiin, joissa yrityksellä on tietystä pankista lainaa, mutta ei pankkitiliä. Useimmat tilanteet eivät kuitenkaan yrittäjää naurata, kun koko yritystoiminnan perusta on hajalla, jos maksusuorituksia ei pystyä vastaanottamaan tai tekemään.
Pankeissa on eroja
Ensimmäinen suositeltava toimenpide edellä mainituissa ongelmatilanteissa on etsiä perinteisestä pankkikentästä toinen vaihtoehto. Pankkisääntely lienee kaikille pankeille sama, mutta käytännössä kansainvälisesti toimivien pankkien linja on ollut tiukempi kuin niin sanottujen paikallispankkien. Useissa tilanteissa toinen pankki on samoista taustakysymyksistä huolimatta avannut pankkitilin tai jopa tulkinnut sääntöjä eri tavalla: kenenkään omistajan osuus ei olekaan niin merkittävä, että taustaselvityksiä tarvitaan. Toiminimiyrittäjän tapauksessa pankki saattaa myös vetää linjaa, että yritystiliä ei suostuta avaamaan, mutta yksityistili aukeaa osana pakollisia yksityishenkilön peruspankkipalveluja. Tällöin vastaan on tullut yrittäjien ymmärrettävää kikkailua, jossa yksityistilejä on avattu kaksi: toinen henkilökohtaista käyttöä varten ja toinen elinkeinotoiminnan tarpeisiin. Mikäli tämä ei yhdessä pankissa onnistu, niin toinen tili on voinut olla toisessa pankissa.
Edellä mainittuun yksityistilin käyttöön toiminimen yritystilinä liittyy kuitenkin riskinsä. Finanssivalvonnan sivuilta lainattuna: ”Peruspankkipalveluihin kuuluvat perusmaksutili ja siihen liittyvä tilinkäyttöväline, kuten debit-kortti ja verkkopankkitunnukset, mahdollisuus nostaa käteistä rahaa, maksutapahtumien toteuttaminen sekä sähköinen tunnistusväline. Pankin on tarjottava perusmaksutilipalvelua yhdenvertaisesti ja syrjimättömästi kaikille kuluttaja-asiakkaille, jotka asuvat laillisesti ETA-valtiossa. Kuluttaja-asiakkaalla tarkoitetaan henkilöä, joka käyttää peruspankkipalveluita pääasiassa muuhun tarkoitukseen kuin ammatin- tai elinkeinotoiminnan harjoittamiseen.” Peruspankkipalveluiden saaminen on nykyisin joka tapauksessa elintärkeää jo senkin vuoksi, että käytännössä toimivin sähköinen tunnistusväline mihin tahansa yrittäjän tarvitsemiin palveluihin perustuu nimenomaan verkkopankkitunnuksiin. Positiivista sinänsä on sekin, että mikäli pankki kieltäytyy tarjoamasta peruspankkipalveluja yksityishenkilöasiakkaalle, niin toisin kuin osakeyhtiön tapauksessa he ovat sentään velvollisia kertomaan kieltäytymisen perusteen. Tämä jättää yrittäjälle mahdollisuuden jotenkin reagoida asiaan.
Vaihtoehtona verkkopohjaiset maksunvälittäjät
Mikäli perinteisestä pankkikentästä ei kuitenkaan esimerkiksi osakeyhtiön tapauksessa löydy ratkaisua, löytyy myös verkkopohjaisia maksunvälittäjiä. Myynnin puolella Paypal, Bambora ja Stripe -tyyppisiä ratkaisuja on paljon, mutta tarjolla on myös pankkitilin korvaavia maksupalveluja. Erityisesti Digitaseen kansainvälisten asiakkaiden laajassa kirjossa on tullut vastaan seuraavia nimiä yleisyysjärjestyksessä: Wise, Revolut, Holvi, N26 ja Viva Wallet. Ainakin suomalaisen Holvin kautta saa FI-alkuisen IBAN-numeron ja lisäksi Viva Wallet mainostaa tuovansa markkinoille suomalaisella IBAN tilinumerolla varustetut tilit. Wise-tileistä (entinen Transferwise) on jo paljon kokemuksia ja perusmaksuliikenne toimii hyvin. Maksut ja suoraveloituksetkin ovat toimineet kotimaisissa ja kansainvälisissä tilanteissa, mutta aina on riskinä, että tilinumeron muoto aiheuttaa Suomessa yksittäisiä, yllättäviä ongelmia. Usein IBAN-tilinumero on ulkomainen, esimerkiksi DE-alkuinen. Verottajan OmaVero-palveluun kelpaa ulkomainenkin IBAN-tilinumero, mutta joissain applikaatioissa ja esimerkiksi taloushallinnon järjestelmissä muoto saattaakin olla kelpaamaton. Pankkien kanssa painineelle yrittäjälle nämä vaihtoehdot voivat kuitenkin olla pelastus yritystoiminnan jatkamiseksi.
Yrittäjiä on vaihtoehtojen pariin ajaneet myös selkeät kustannussäästöt, kun perinteiset pankit ovat joutuneet nostamaan palvelumaksujaan. Toki tilitoimiston edustajana on tuotava kustannussäästöjen osalta esiin niiden kaksijakoisuus. Usein muutaman euron säästö pankkikuluissa voi johtaa korkeampiin kuluihin kirjanpitokuluissa. On ollut mielenkiintoista seurata esimerkiksi yritysneuvojien tai jopa pankkivirkailijoiden vinkkejä toiminimiyrittäjille välttää kalliita yritystilejä. Kääntöpuolihan on ollut se, että yritystili on ollut ainoa mahdollisuus saada TITO-formaatin mukainen sähköinen tiliote. Toki tässä on ollut kyse pankkien omasta valinnasta ja teknistä rajoitetta TITOn tuottamiseen yksityistilistä ei käsittääkseni ole.
Testasimme osakeyhtiöyrittäjän näkökulmasta suositun Wise-tilin avaamista, jonka perustamisvaiheeseen meni noin 20 minuuttia. Yhtiön perustietojen lisäksi tuli vastata yhteen kysymykseen tilin käyttötarkoituksesta ja eritellä jo tuttuun tapaan kaikki vastuuhenkilöt ja vähintään 25 prosenttia omistavat osakkaat. Tekstiviestillä tullut varmistuskoodi ja ID-dokumentin lataus kuuluivat myös avausprosessiin. Yksi applikaatiomaailman pakollinen ”unexpected error” osui tähänkin, muuten toimivan oloiseen prosessiin. Käynnistysmaksu oli 25 euroa ja odotusaika varsinaisen IBAN-tilinumeron saamiseen noin vuorokausi. Sen jälkeen tarjolla oli myös ilmainen Visa debit-kortti, joka luonnollisesti kytkeytyy mukavasti yhtiön tilitapahtumiin ja tiliotteeseen.
Taloushallinnon ammattilaiset tietävät, että pankkitilitapahtumien saaminen kirjanpitoon on kriittistä, oli kyse sitten suoriteperusteisesta kirjanpidosta tai mikroyrittäjän maksuperusteisesta kirjanpidosta. Ainakin Digitaseessa vältämme manuaalista tilitapahtumien kirjaamista kuin ruttoa. Suomalainen TITO-formaatti on toiminut hienosti jo vuosikymmeniä. Nykyisellään pankit tuottavat myös yhtä toimivaa tiliotedataa XML-formaatissa (CAMT). Kumpaakaan ei kuitenkaan ole saatavissa yksityistilien osalta eikä kansainvälisiltä maksunvälittäjiltä. Digitaseessa olemme ratkaisseet asian tytäryhtiömme Digibalance Oy:n omalla ohjelmistotuotannolla. Eri lähteistä kerättävä tiliotedata voidaan konvertoida joko TITO tai XML-formaattiin, jolloin sen sisäänluku ostettuihin taloushallinnon järjestelmiin on mahdollista. Kun hoidossa on isot asiakasmassat, niin prosessin tehokkuus on kaikki kaikessa. Nyt tämän prosessin tehokkuutta syö aina erilaisten välivaiheiden määrä eli esimerkiksi asiakkaiden kirjavan lähdedatan kerääminen konvertoitavaksi. Isoissakin taloushallinnon järjestelmissä on myös tullut esiin rajoituksia tiliotteiden itselataamisen osalta, mikä on johtanut siihen, että käytössä ei enää ole vain yhtä järjestelmää.
Pankkien rooli yritystoiminnan selkärankana on selvästi murentumassa käsitellyistä asiakkuusongelmista johtuen, kuten myös nuoremmissa yrittäjäsukupolvissa lisääntyneen pankkivastaisuuden vuoksi. Kehitys aiheuttaa ilman muuta haasteita taloushallinnon tehokkaaseen tuotantoon, mutta myös mahdollisuuksia uusiin innovatiivisiin ratkaisuihin. Maksutapahtumien manuaalinen kirjaaminen ei kuitenkaan enää saisi olla ratkaisu missään olosuhteissa.
Kirjoittaja KTM, KLT Mikko Ilves on yrittäjä ja tilitoimisto Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja. Lisää blogi-kirjoituksia löydät Digitaseen sivuilta