Taloushallinnon automaatio
Artikkelisarja alkoi Tilisanomat 2/2017 -lehdessä, jossa futuristi Elina Hiltunen kartoitti tekoälyn vaikutuksia eri elämän osa-alueisiin. Teema jatkuu Tilisanomissa 5/2017, jossa Merja Fischer Staria Oy:stä kertoo käytännön kokemuksista ohjelmistorobotiikan saralla.
Liiketoiminnassa ja yksityistalouksissa levinnyt pyrkimys kustannusten minimointiin iski jokunen vuosi sitten myös taloushallinnon palveluihin. Isot yritykset pyrkivät minimoimaan kustannuksia keskittämällä taloushallintonsa palvelukeskuksiin. Toki tavoitteena oli myös varmistaa laatua ja yhdenmukaistaa prosesseja. Keskittämisen jälkeen seuraavana vaiheena oli siirtää taloushallinnon suorittavat työt halvemman työvoiman maihin, esimerkiksi Viroon, Puolaan tai Intiaan.
PK-yritysten taloushallintoja hoitavissa tilitoimistossa ei töitä ole viety ulkomaille, mutta monet tilitoimistot ovat joutuneet tinkimään katteestaan kirjanpidon ja palkanlaskennan peruspalvelujen osalta. Hintakilpailu on kiristynyt, ja monet tilitoimistot hinnoittelevat palvelujaan suoraviivaisella pakettihinnoittelulla.
Yhtenä ratkaisuna näihin haasteisiin on taloushallinnon automaatioasteen nostaminen. Näin voidaan saada osa suuryritysten taloushallinnosta säilytettyä Suomessa tai jopa tuotua takaisin ulkomailta. PK-yrityksissä voidaan automaatiolla varmistaa asiakasyrityksille kohtuullinen hintataso ja tilitoimistoyrittäjälle kohtuulliset katteet. Samalla nostetaan kirjanpitäjän ja palkanlaskijan ammatin profiilia, palkkatasoa ja vetovoimaa opiskelijoiden joukossa.
Taloushallinnon automaatio koostuu monista erilaisista mahdollisuuksista ja välineistä, joiden esittely auttaa jäsentämään kokonaisuutta. Toisilla välineillä voidaan automatisoida taloushallinnon suorittavaa työtä, toisilla taas tulevaisuudessa helpottaa tai automatisoida vaativaakin laskennan tai verotuksen asiantuntijatyötä. Osa välineistä on vasta tulossa tuotantokäyttöön, osa on ollut arkipäivää jo vuosikymmeniä, joskin liian vähän hyödynnettynä.
Standardointi automaation pohjana
Kaikenlaisessa kirjanpidon automaatiossa on standardoinnilla keskeinen merkitys. Suomalaisen taloushallinnon kehittyneisyys on perustunut hyvin pitkälti ennakkoluulottomaan standardointiin. Maksuliikennestandardit, verkkolaskustandardit (joita valitettavasti on kaksin kappalein) sekä tilikarttastandardi Perustililuettelo (ja sen edeltäjä YTJ) ovat mahdollistaneet tehokkaan maksuliikenteen käsittelyn, laskutuksen ja laskutiedon hyödyntämisen sekä kirjanpito-ohjelmistojen valmiit raporttipaketit ja viranomaisilmoitusmääritykset.
Standardoinnissa on toki vielä kehitettävää. TALTIO-standardi pitää saada aitoon tuotantokäyttöön esimerkiksi tilintarkastuksen ja järjestelmäintegraation parissa. Verkkolaskustandardit kaipaavat sisäänsä myös laskentakohdeosiota, joka mahdollistaisi verkkolaskun käyttämisen sellaisenaan esimerkiksi laskutustiedon siirrossa taloushallintoon.
Esimerkiksi ostolaskujen tiliöintiautomatiikkaa kehitettäessä standardoitu tililuettelo mahdollistaa sen, että samoja määrityksiä voidaan hyödyntää tilitoimistossa eri asiakkaille. Kun ohjelmistorobotti hakee OmaVerosta viivästyskorkoja ja tekee kirjaukset, ei tiliöintimääritystä tarvitse tehdä erikseen joka asiakkaalle.
Ja kun tulevaisuudessa tekoälysovellukset tekevät esimerkiksi verkkolaskujen tietosisällön pohjalta taloushallinnon kontrolleja ja liiketoiminta-analyysejä, on asiassa yksi mutka vähemmän, kun tuotenimet ja koodit sekä toimittajanimet löytyvät joka laskulta vakioidusti nimettynä Finvoice- tai TEAPPS-muodossa. Kiitos standardoinnin, tuotenimi löytyy laskuilta otsikolla ArticleName ja tuotekoodi otsikolla ArticleIdentifier. Ilman laskustandardia etsittäisiin neulaa heinäsuovasta hakuammuntana, koska termit olisivat eri toimittajien laskuilla mitä sattuu tai koko laskun rivitieto olisi saatettu tunkea samaan kenttään, jolloin analysointi olisi piirun verran vaikeampaa.
Ihmisen asiantuntijuus ja dokumentaatio keskiössä
Kun kirjanpidon rutiininomaiset laskennat ja tallennustyö siirtyvät jatkossa yhä enemmän ohjelmistojen hoidettavaksi, muutostenhallinnan merkitys korostuu. Kuka johtaa robotteja? Jokaisen taloushallinto-organisaation täytyy jatkossakin pitää yllä tarvittava kirjanpidon, verotuksen ja laskennan asiantuntemus, koska lainsäädäntö sekä yritysten liiketoiminta, prosessit, järjestelmät ja kirjaustilanteet muuttuvat. Ainakin lähivuosien ajan ihmistä tarvitaan ymmärtämään muutosten vaikutukset ja tekemään tarvittavat asetusmuutokset automaattitiliöinteihin, liittymiin ja ohjelmistorobottien asetuksiin.
Jotta muutoksia voidaan tehdä automatisoituun kirjanpitoon hallitusti, tulee taloushallinnon prosessi ja järjestelmät dokumentoida paljon aiempaa laadukkaammin. Mitä järjestelmiä ja liittymiä on käytössä, mitä tiedostokuvauksia liittymissä sovelletaan, millaisia automaattitiliöintejä järjestelmien sisällä on ja millaisia automaattisia laskentoja, tiliöintejä tai perustietojen ylläpitotoimia toteutetaan ohjelmistoroboteilla? Kirjanpitolainsäädäntökin muistuttaa asian merkityksestä Kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeessa:
”Taloushallinnon järjestelmä laatii järjestelmään syötettyjen perustietojen ja parametrienperusteella automaattisesti tositteen ja kirjanpitomerkinnän esimerkiksi kuukausikohtaisena automaattitiliöintinä. Tällöin järjestelmän tuottamaan tositteeseen tai kirjanpitomerkintään tulee kuvata riittävän yksityiskohtaisesti ne laskentasäännöt, joilla tosite ja kirjanpitomerkintä on laadittu. Laskentasäännöt voidaan kuvata myös esimerkiksi erilliseen tositelajikohtaiseen asiakirjaan, joka säilytetään tositteelta edellytettävällä tavalla.”
Ohjelmistorobotiikka on tällä hetkellä kuuma teema taloushallinnossa, ja IT-yritykset ja konsulttitalot tarjoavat tuotteita ja tekijöitä. Tilitoimistojen ja suurten yritysten palvelukeskusten kannattaa kuitenkin varmistua, että osaaminen ja ratkaisujen ylläpito saadaan oman organisaation haltuun. Sopivan osaamisen löytäminen on jatkossa suuri haaste. Ne ihmiset, jotka osaavat mallintaa kirjanpidon ja verotuksen asiantuntemuksensa järjestelmiin ja ohjelmistorobotteihin ja dokumentoida työnsä selkeästi, ovat jatkossa rekrytoijien tavoitelluinta riistaa.
Järjestelmäintegraatio
Tiedot siirretään järjestelmästä toiseen erätiedostona tai reaaliaikaisesti sen sijaan, että ne tallennettaisiin käsin. Esimerkiksi myyntilaskut tuodaan reskontriin ja pääkirjanpitoon valmiiksi tiliöitynä. Järjestelmäintegraatioiden hyödyntämistä PK-yritysten taloushallinnossa on hidastanut korkea kustannustaso uusia liittymiä kehitettäessä. Osaltaan kustannuksia on nostanut standardien puute. Tyypillinen toimialakohtaisia laskutusohjelmistoja toimittava ohjelmistotalo on joutunut tekemään toistakymmentä erilaista liittymää eri taloushallinnon järjestelmiin. Hyödyntämällä TALTIO-standardia liittymärajapintana saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä ja tuodaan ohjelmistointegraatio kaikkien yritysten saataville.
Koneoppiminen
Ohjelmistolle ei ole määritetty sääntöjä jokaista tilannetta varten, vaan se oppii pohjatiedon ja käyttäjän toiminnan perusteella. Ohjelmisto voi esimerkiksi tutkia, miten ostolaskuja on aiemmin kirjattu ja kenelle laskuja on laitettu asiatarkastukseen, tehdä tämän perusteella oletuskirjaukset ja laittaa laskut kiertoon. Kun käyttäjä korjaa ohjelmiston tekemiä oletuksia, se oppii lisää. Koneoppiminen on yksi tekoälyn osa-alue. Myös koneoppiminen on jo uutta arkipäivää taloushallinnossa, erityisesti suurten organisaatioiden ostolaskujen käsittelyssä.
Ohjelmistorobotiikka
Tietokoneohjelma opetetaan tekemään samoja manuaalisia työnkulkuja kuin ihminen käyttämällä olemassa olevia ohjelmistoja, esimerkiksi kirjanpitojärjestelmää, Exceliä tai OmaVero-palvelua. Termi robotti on siis osin harhaanjohtava – kyseessä on ohjelmisto eikä fyysinen olento.
Ohjelmistorobotti voi esimerkiksi päivittää asiakkaiden osoitetietoja järjestelmästä toiseen. Sama asia voitaisiin toteuttaa myös järjestelmäintegraatiolla, mutta ohjelmistorobotin käyttö voi olla nopeampi ja edullisempi vaihtoehto. Robotti on myös joustavammin ylläpidettävissä, jos prosessi tai tietosisällöt muuttuvat. Ohjelmistorobotti voi myös suorittaa kirjanpidon lähtötietojen pohjalta laskentaa, esimerkiksi verojaksotuksen, ja tehdä kirjauksen automaattisesti. Ohjelmistorobotiikkaa on alettu hyödyntää esimerkiksi julkishallinnossa ja suurten yritysten omissa taloushallinnon palvelukeskuksissa.
Perinteinen tiliöintiautomatiikka
Tiliöintiautomatiikka tarkoittaa sitä, että ohjelmistossa on mahdollisuus määrittää oletus- tai automaattikäsittelyjä. Esimerkiksi laskutusjärjestelmä tiliöi myyntilaskut automaattisesti asiakkaan tai tuotekoodin perusteella tai työaikajärjestelmä tulkitsee työajan palkkalajeille TES-määritysten perusteella. Nämä mahdollisuudet ovat olleet olemassa vuosia, mutta niiden hyödyntämistä on mahdollista tehostaa. Esimerkiksi automaattinen TES-tulkinta on nyt arkipäivää monissa PK-yritystenkin ohjelmistoissa, mutta yrityskohtaisten määritysten laittaminen kuntoon vie oman aikansa. Vaiva kuitenkin kannattaa, koska investointi maksaa itsensä takaisin nopeasti.
Tekoäly
Tekoäly on yleisnimi ohjelmistoille, jotka suorittavat yleisesti ihmismäistä ajattelua ja päätöksentekoa. Sovelluksia löytyy jo esimerkiksi asianajotoimistoista, joissa tekoäly seuloo esimerkiksi yritysten sopimuskannasta riskejä ja vertaa omaisuusinformaatiota julkisiin rekistereihin. Tilintarkastustoiminnassa tekoäly on kuuma aihe. Sitä on sovellettu esimerkiksi hinnoittelupoikkeamien metsästämiseen valtavista tietomassoista: onko tietyille toimittajille tai asiakkaille tarjottu systemaattisesti perusteettomia tai epäedullisia hintoja? Kirjanpidon tuottamisessa käytännön sovellukset ovat ainakin Suomessa vielä harvinaisia, mutta mahdollisuudet ovat rajattomat.
