Sähköisen taloushallinnon osuus koko taloushallintomarkkinasta on karkeasti laskien reilu puolet. Merkittävä osa suomalaisten yhtiöiden taloushallinnosta hoidetaan siis edelleen manuaalisesti. Tässä arviossa on otettu huomioon myös se, että monia pilvipalveluita käytetään manuaalisen kirjanpidon työkaluna. Tilitoimistoissa on edelleen todella paljon sähköistettävää ja sitä kautta automatisoitavaa.

Lähdimme pohtimaan, mitkä ovat mahdollisia esteitä sille, että loputkin tilitoimistoalan toimijoista saataisiin mukaan tähän moderniin tapaan tehdä töitä. Toivomme, että artikkeli voisi toimia motivaattorina niille, jotka edelleen pelkäävät muutosta / vastustavat muutosta / pitävät kiinni paperista / pitäytyvät vanhoissa rutiineissa.

Alv-ilmoituksen voi tehdä sähköisesti jo kymmenillä ohjelmistoilla

Jokainen, joka on joskus kokeillut pilvipalveluna toimivaa taloushallinto-ohjelmistoa, tietää sen hyödyt. Kukaan, joka on ottanut niiden tarjoaman automaation käyttöön, ei ole palannut käsittelemään kuitteja ja tiliotteita käsin.

Nykyaikaisten taloushallinto-ohjelmistojen avulla pystytään automatisoimaan jo merkittävä osa kirjanpidon tositteista, tili­otekäsittelystä ja verovelvoitteista. Automaation perusta on, että asioita tehdään vain kerran; esimerkiksi yrittäjä luo myyntilaskun ja kun hän hyväksyy sen, tapahtuu alv-käsittely sekä kirjanpitoon kirjaaminen automaattisesti sille määriteltyjen sääntöjen mukaisesti. Asiakkaan maksaessa laskun kirjautuu suoritus laskulle reskontraan ja kirjanpitoon automaattisesti. Kirjanpitäjän tehtävä on seurata poikkeamia.

Nykyaikaisten taloushallinto-ohjelmistojen avulla pystytään automatisoimaan jo merkittävä osa kirjanpidon tositteista, tiliotekäsittelystä ja verovelvoitteista.

Kun asiakas on mukana prosessissa, syntyy materiaali tasaisesti, eikä kirjanpitoa tarvitse tehdä vasta alv-ilmoituksen eräpäivänä. Kaikki hyötyvät kuorman tasauksesta; asiakas saa talousdatan ajantasaisesti käyttöönsä ja tilitoimiston kuun vaihteen ruuhkahuippu madaltuu.

Esimerkiksi alv-ilmoituksen tekeminen on nykyaikaisissa ohjelmistoissa hyvin suoraviivaista, jopa lähes täysin automaattista. Alv-ilmoitus lähtee automaattisesti ja moni ohjelmisto myös muistuttaa, jos maksaminen uhkaa unohtua. Tuloveroilmoitus muodostuu myös suoraan kirjanpidosta.

Pelkkiä etuja saavutettavissa

Automaatioon perustuvassa kirjanpidossa asiakkaalla on reaaliaikainen näkymä saataviinsa, hänen ei tarvitse kysellä niitä kirjanpitäjältä. Osa nykyaikaisista järjestelmistä tiliöi jo nyt kaikki tiliotteen rivit automaattisesti, eikä kirjauksia voi tehdä väärin, sillä järjestelmä pakottaa tiliotetäsmäävyyteen.

Verkkolaskua käytettäessä viitesuoritukset tulevat aina oikein, inhimillisiä virheitä ei pääse tapahtumaan. Järjestelmissä kaikki kirjanpidollinen materiaali säilyy tallessa lakisääteisen ajan, toisin kuin esimerkiksi verkkopankissa. Ohjelmistot automatisoivat siis nimenomaan rutiineja. Niitä tehtäviä, joiden tekemiseen kuluu paljon aikaa saatavaan hyötyyn nähden. Niitä tehtäviä, joita ihmiset tekevät rutiininomaisesti, jolloin kiireessä sattuu myös virheitä ja asioita joudutaan tarkastamaan moneen kertaan. Rutiinit automatisoimalla kirjanpitäjälle jää aikaa auttaa asiakasta oikeasti ymmärtämään yrityksensä talouslukuja ja sitä kautta parantamaan yrityksen tuottavuutta ja kannattavuutta.

Miksi paperi ei vaihdu sähköiseen?

Esimerkiksi toimittajakohtaiset oletustiliöinnit ovat olleet useissa ohjelmistoissa olemassa jo yli 15 vuotta, mutta kaikki eivät käytä niitä edelleenkään. Ostolaskuautomaatio on jo hyvin pitkällä, mutta harva hyödyntää sitä täysimääräisesti. Verkkolaskutuksesta on määrätty jopa lailla, mutta silti edelleen on yrityksiä, jotka käyttävät sähköpostia ja jopa paperilaskuja.

Ohjelmistojen hyvin selkeistä hyödyistä huolimatta taloushallinnossa tehdään edelleen paljon käsityötä. Niin yrityksissä kuin tilitoimistoissa ohjelmistojen käyttöaste on harmittavan alhainen. Paljon on niitäkin, erityisesti pieniä yrityksiä, jotka tekevät edelleen kaiken paperilla ja käsin.

Verkkolaskutuksesta on määrätty jopa lailla, mutta silti edelleen on yrityksiä, jotka käyttävät sähköpostia ja jopa paperilaskuja.

Miksi? Miksi yrittäjät eivät halua säästää aikaa ja saada tarkempaa dataa yrityksestään? Miksi joissakin tilitoimistoissa seisotaan kehityksen tiellä ja vaikeutetaan sekä omaa että ­asiakkaan liiketoimintaa?

Uuden opettelun pelko ja nykytilanteeseen tyytymisen helppous ovat varmasti kaksi suurta syytä, mutta muitakin syitä löytyy. Yksi on kontrollin menettämisen pelko. Automaatioon ei luoteta. Ohjelmistojen ei uskota voivan hoitaa rutiiniasioita ihmistä tarkemmin, vaikka jokainen kirjanpitoa tekevä tietää, että inhimillisiä virheitä sattuu ja niiden selvittely vie aikaa.

Toinen on pankkipalveluiden hinta. Pankkien yrityksiltä perimät palvelumaksut ovat joissain tapauksissa jopa taloushallinto-ohjelmiston hintaa korkeammat. Varsinkin pienemmissä yrityksissä investointeja suunnitellaan pitkälti kustannukset edellä, jolloin pankin maksuliikenteen palvelumaksut voivat estää siirtymisen sähköiseen taloushallintoon.

Miksi yrittäjät eivät halua säästää aikaa ja saada tarkempaa dataa yrityksestään?

Tilitoimistojen tuloloukku toimii myös selkeänä esteenä digitalisoitumiselle. Palvelut on edelleen osalla hinnoiteltu siten, että asiakas maksaa manuaalisesta työstä. Tunti- ja vienti­pohjaiselle hinnoittelulle ei nähdä vaihtoehtoa, eikä automaation vapauttamalle ajalle keksitä uutta käyttöä.

Tilitoimistoissa pelätään myös muita ohjelmiston mukanaan tuomia uusia asioita, kuten myynnin aloittamista ja asiakkaan taloushallinnon prosessien muuttamista. Joissakin tapauksissa sekä tilitoimiston että sen asiakkaiden tietotekniset taidot voivat olla sen verran heikot, ettei rohkeutta digitalisointiin löydy kummaltakaan puolelta.

Esteet pois muutoksen tieltä

Tilitoimistoissa digitaalisuuden hyödyt tulisi nähdä peloista huolimatta. Tilitoimistoyrittäjien täytyisi ottaa liiketoimintansa omiin käsiinsä sen sijaan, että antaa asiakkaiden tai verottajan päättää, miten tilitoimistossa tehdään töitä ja bisnestä.

Toivoisimme, että pankit, tilitoimistot ja yritykset pystyisivät katsomaan asiaa kokonaisuutena. Pankit voisivat pitää yritysten palvelumaksut kohtuullisina, jolloin tiliotteen hinta ei olisi pienelle yrittäjälle taloushallinnon sähköistämisen este. Tilitoimistoissa puolestaan täytyisi avata silmät päivätiliotteista saatavalle merkittävällä hyödylle.

Nykyaikaista taloushallinto-ohjelmistoa käyttävän tilitoimiston ei tarvitse odottaa asiakkaan toimittavan tiliotteet tai kirjautua kymmenien asiakkaiden nettipankkeihin tiliotteiden noutamiseksi, vaan ne saapuvat ohjelmistoon suoraan pankista. Ohjelmisto vertaa tiliotetta kirjanpitoon ja tiliöi automaattisesti, jos poikkeamia ei löydy. Tämä mahdollistaa kirjanpidon ajantasaisuuden. Automaation kautta saatava aikasäästö on tilitoimistolle moninkertainen verrattuna yrittäjän maksamaan pankkipalvelun hintaan.

Digitaalisuuteen siirtyminen on väistämätöntä. Modernien ohjelmistojen helppokäyttöisyyden ja helpon käyttöönotettavuuden ansiosta edes tietoteknisiä taitoja ei tarvita enää tavallista verkkopankkia enempää.

Miksi siis jäädä odottelemaan viime hetkeä ja pakkotilannetta? Tilitoimistoissa kannattaa nyt rohkeasti ottaa digiloikka ja modernit järjestelmät käyttöön. Edellä on kuvattu pitkä lista taloushallinto-ohjelmistojen hyötyjä, mutta nekin ovat vain murto-osa kaikista mahdollisuuksista, joita ne tarjoavat.

Haluatko mieluummin valita itse, mitä toimintoja käyttämässäsi järjestelmässä on ja miten haluat jatkossa asiakkaitasi palvella? Haluatko päättää, käytätkö ohjelmiston tarjoamat mahdollisuudet liiketoiminnan tehostamiseen vai oman vapaa-ajan lisäämiseen? Vai haluatko odottaa ja katsoa vierestä, kun kilpailijat kehittävät toimintaansa moderneilla ohjelmistoilla ja tarjoavat sinunkin asiakkaillesi uusia, laajempia palveluita?