Kuittitalkoot kuntoon eKuitilla

eKuitti – mahdollisuuksia kauppatapahtuman jälkihoidon kehittämiseen

Kirjoituksessani Tilisanomissa 2/2018 kuvasin eKuitin tavoitteita yritysten matkalaskuprosessin kehittämisessä ja osana yrityksen taloushallintoa. Tavoiteltujen prosessin tehokkuushyötyjen ohessa eKuitti tarjoaa myös monia muita kehittämismahdollisuuksia esimerkiksi markkinoinnin saralla.

Yksi ilmeinen kehitysmahdollisuus on takuukuittien parempi hallinta. Yrityksillä kuitit löytyvät ainakin teoriassa kirjanpitoaineistosta, mutta yksityishenkilöiden osalta ne ovat tyypillisesti hukassa, kun niitä tarvitaan. Kehitteillä olevissa eKuittipalveluissa on ideana, että käyttäjä tai yritys voi paitsi tallentaa keskitetysti kuittinsa myös luokitella ne esimerkiksi takuukuitteihin.

Kuittia voidaan myös tulevaisuudessa hyödyntää tehokkaissa ja kohdennetuissa tuotteiden takaisinkutsuissa. Näin voidaan maksimoida tavoitettavuus ja minimoida samalla negatiivinen julkisuus.

EKuitti tarjoaa myös mahdollisuuksia hyvin kohdennettuun lisämyyntiin. Samaten voidaan toteuttaa esimerkiksi nopeita ja vaivattomia palautekyselyjä ja tuotegallupeja. Laajemmin tarkasteltuna eKuitti tarjoaa myyjälle tehokkaan ja joustavan tavan ostotapahtuman sujuvalle jälkihoidolle ja markkinoinnille. eKuitti on siis paitsi yrityksen taloushallinnon myös markkinointiosaston agendalla.

Valtiokonttori edelläkävijänä - eKuitti sanasta lihaksi

Valtiokonttorin vastuulla on muun muassa valtion keskuskirjanpidon hoito sekä laskentatoimen ja maksuliikkeen ohjaus. Sen tehtävänä on mahdollistaa toiminnallaan toimintamenosäästöjen toteutumista ja tuottavuuden kasvua valtion virastoissa ja laitoksissa muun muassa osallistumalla aktiivisesti prosessien kehittämiseen. EKuitin hyödyntäminen on yksi osa tätä tehtäväkokonaisuutta.

– Valtionhallinnossa tehdään yli 600 000 korttiostosta vuosittain. EKuitin avulla on mahdollista saavuttaa paitsi mielekkäämpi työprosessi valtion taloushallintoa hoitaville, myös tuntuvia säästöjä veronmaksajille, kertoo Valtiokonttorin maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen.

– Myös matka- ja kululaskujen tekijöiden elämä helpottuu, kun kuitit saadaan suoraan matka- tai kululaskulle, Kettunen jatkaa.

Kansantaloudellisesti vieläkin tärkeämpää on kuitenkin se, että valtio suurena ostajana on veturina edistämässä eKuitin viemistä tuotantoon. Näin hankkeen taakse saadaan nopeasti kriittistä massaa. Ensin saadaan maksukortteja liikkeellelaskevat yritykset tukemaan e-kuittien välityksessä tarvittavan e-osoitteen kytkemistä maksukorttien tietoihin. Sitten saadaan suurimmat julkishallinnon palvelun-ja tavarantoimittajat huomioimaan eKuitti, mitä kautta asia tulee myös kassaohjelmisto- ja maksupäätetoimittajien agendalle.

Lukuisat suuret ja keskisuuret yritykset käyttävät samaa matka- ja kuluhallintajärjestelmää kuin valtionhallinto. Kun ohjelmistotalo toteuttaa eKuitin kannalta tarpeellisen tuotekehityksen, on tämä tuotekehitys myös yritysten ja muiden julkishallinnon organisaatioiden käytettävissä.

Valtiokonttori huomioi eKuitin kilpailuttaessaan maksukorttitoimittajansa sekä esimerkiksi öljy-yhtiöt, joilta julkishallinto ostaa autojen polttoaineet . Jo vuoden 2018 aikana eKuittia ollaan pilotoimassa ja viemässä tuotantoon takseja edustavan Taksi Helsingin ja valtionhallinnon käyttämän matka- ja kuluhallintajärjetelmän toimittajan Visman kanssa. Sen jälkeen on tarkoitus edetä hotelliyöpymisten kuittien saamiseksi eKuittina.

Tavoitteena on saada kuitit kattavasti esimerkiksi verkkolaskuoperaattoriverkoston kautta suoraan matka- ja kuluhallintajärjestelmään ja vieläpä oikeaan matka- ja kululaskuun kohdistuen. Rakenteinen tieto mahdollistaa myös ostotapahtumien automaattisen kohdistamisen oikealle kululajille. Alkuvaiheessa joudutaan ehkä joissakin kohdin tinkimään tavoiteprosessista, mutta yhdenmukainen operaattoriverkostoon perustuva välityskanava on kirkas tavoite, Kettunen korostaa.

– Kuittien käsittelyn tehostaminen on ollut Valtiokonttorin agendalla jo 10 vuotta, kertoo Kettunen.

Taltio-hanke ja siinä luotu eKuitin toimintamalli toi asiaan käytännössä toimivan ratkaisumallin.