Kuittitalkoot kuntoon eKuitilla
Suomalaisella yrityksellä on kansainvälisessä vertailussa mahtavat mahdollisuudet taloushallinnon automaatioon. Myyntilaskut voidaan tiliöidä laskutusjärjestelmässä ja verkkolaskuna tulevat ostolaskut saadaan luettua automaattisesti ostolaskujen kierrätykseen oletustiliöintien kohteeksi. Myyntilaskujen suoritukset kohdistuvat viitesuorituksen perusteella ja tiliotteella voidaan hyödyntää oletustiliöintejä. Veroilmoituksetkin saadaan tiedostona verottajalle.
Mutta ne kuitit! Olkoon ostokset maksettu työnantajan tai työntekijän maksukortilla tai käteisellä, kuittien tallennus ja keruu on samanlaista tuskaa kuin 30 vuotta sitten. Ja kuittien sisältämä tieto tuotteista ja toimittajista on taloushallinnon näkökulmasta nykyisellään hukattua informaatiota. Tähän haetaan ratkaisua eKuitista.
Kuitti ja lasku – eKuitti ja verkkolasku
Kuitti sisältää tiedot tapahtuneesta maksusta sekä maksetuista hyödykkeistä. Lasku puolestaan sisältää tiedot sovitusta hinnasta sekä maksettavaksi tulevista hyödykkeistä. Molemmat sisältävät myös tiedot myyjästä. Lasku sisältää aina ostajan yksilöivät tiedot mutta myös kuiteissa ostajatieto on käytettävissä esimerkiksi kortin numeron loppuosan avulla lukuun ottamatta käteisostoja.
Sekä lasku että kuitti ovat yleensä ostajan näkökulmasta kirjanpidon tositteita. Tositteen sisältövaatimuksia säätelee kirjanpitolain 2:5§, jonka mukaan ”menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla”. Keskeistä siis on, että sekä kuitista että laskusta ilmenee selkeästi, mitä on ostettu ja milloin ostos on vastaanotettu. Arvonlisäverolain 209 e §:ssä on lueteltu laskua koskevat tietovaatimukset sekä 209 § f:ssä kuitin tietovaatimukset, jotka ovat laskua kevyemmät.
Koska suurin osa laskun ja kuitin tiedoista on samoja ja verkkolaskutus on Suomessa päässyt hyvään vauhtiin, oli luontevaa valita eKuitin pohjaksi verkkolasku ja sen tietosisältö. Käytännössä eKuitti on sisällöltään sama kuin verkkolasku. Se ei tietenkään sisällä yksityiskohtaista ostajan osoitetietoa eikä maksuaikatietoja, mutta tiedot esimerkiksi ostetuista hyödykkeistä ovat samat kuin verkkolaskulla.
Voidaan tiivistää, että Finvoice eKuitti on kuin Finvoice verkkolasku, jossa kerrotaan, että ostos on jo maksettu (<PaymentStatusCode>PAID</PaymentStatusCode>) ja se, millä maksuvälineellä ostos on maksettu (<SpecificationFreeText>Kortti MC Debit</SpecificationFreeText>). Yhdenmukaisuus verkkolaskun sisällön ja teknisen toteutuksen välillä mahdollistaa sen, että taloushallinnon ohjelmistojen verkkolaskuominaisuuksia voidaan osin hyödyntää eKuitinkin käsittelyyn.
eKuitin tarkastelu osto- ja maksutapahtuman yhteydessä
Kuitin ja laskun käyttötilanne eroaa siltä osin, että kuittiostoksessa ostajalla on yleensä tarve tarkistaa ostoksen ja maksun oikeellisuus maksun yhteydessä vaikkapa maksaessaan ravintolassa. Tämä voidaan ravintolassa tai kivijalkakaupassa toteuttaa esimerkiksi älypuhelinsovelluksilla, joihin myyjän maksupääte lähettää kuitin tarkastettavaksi. Kuitti voidaan säilyttää tällaisessa sovelluksessa, mutta se tarvitaan myös ostajayrityksen taloushallinnon järjestelmien saataville.
Käytännön toimivuuden kannalta ostajan tulee kyetä saamaan kaikki ostojensa kuitit yhteen paikkaan, jossa hän voi luokitella niitä halutessaan tarkemmin. Kaupparyhmäkohtaiset kuittisäilytyspalvelut eivät yksin riitä, koska käytännössä on mahdoton jälkikäteen muistaa mitä mistäkin on ostettu. Lisäksi kaupan yritysjärjestelyt ja järjestelmävaihdot monimutkaistavat tilannetta.
Kuitin matka taloushallintoon
Kun oikean sisältöinen ja teknisesti toimiva eKuitti on saatu tarkastettua maksun yhteydessä kätevästi älypuhelimen ruudulta, on aika siirtyä pohtimaan, miten kuittitiedot saadaan ostavan yrityksen taloushallintojärjestelmään. Tällä hetkellä ollaan toteuttamassa ratkaisuja, joissa yritys voi kytkeä yrityskorttiensa tietoihin tiedon eKuittiosoitteestaan, johon kuitit toimitetaan. Kuittien toimituksessa voidaan hyödyntää esimerkiksi nykyisten verkkolaskuoperaattorien palveluverkostoa. Ideaalitilanteessa siis eKuitit tulevat yritykselle samaa kanavaa pitkin kuin verkkolaskutkin.
Moni työntekijä maksaa yrityksen kuluja omalla maksukortillaan. Tällöin eKuitit tulee voida toimittaa kätevästi esimerkiksi yrityksen matkalaskujärjestelmän saataville. Näin työntekijä voi liittää ne matkalaskulle.
Käsittelyvaihtoehtoja taloushallinnossa
EKuitin käyttöönotto aiheuttaa muutoksia taloushallinnon järjestelmiin ja prosesseihin. Kun verkkolasku kehitettiin, sen käsittelylle oli taloushallinnon järjestelmissä valmis paikka ja toimintamalli: verkkolasku ui skannatun paperilaskun rinnalla ostolaskujen kierrätysjärjestelmiin. Prosessi meni pääosin kuten ennenkin. Lisämausteena tietoa voitiin lukea verkkolaskulta kätevämmin kuin skannatulta laskulta. EKuitille sen sijaan ei ole olemassa valmista, yleistä toimintamallia.
EKuitin käsittelyyn liittyy paljon muuttujia. Ostaja voi maksaa ostoksia omalla kortillaan tai yrityksen kortilla. Maksu voidaan tehdä debit- tai credit-puolella. Ostajayritys voi olla iso yritys, julkishallinnon organisaatio tai pk-yritys. Suurissa yrityksissä ja julkishallinnossa korteilla ostetaan yleensä pienhankintoja muun muassa matkoihin ja edustamiseen liittyen. Pk-yrityksissä korttiostoina tehdään usein myös olennaisia tuotannon hankintoja, jolloin korostuu tarve saada korttiostojen kuittien sisältö raportoinnin pohjaksi kuten ostolaskuistakin.
Julkishallinnossa ja isoissa yrityksissä eKuitit halutaan käsitellä matkalaskujärjestelmässä siten, että matkustaja liittää ne matkalaskuihin. Matkalaskujärjestelmiä täytyy kehittää niin, että kullekin matkalaskun laatijalle esitetään vain hänen omista ostoistaan kertyneet, järjestelmään tulleet eKuitit. EKuitilla tositetut kulut tulee määrittää niin, että niitä ei makseta työntekijän tilille, jos maksu on tapahtunut yrityskortilla.
Kulukirjaukset voidaan toteuttaa esimerkiksi niin, että matkalaskujärjestelmässä kulutilin vastatilinä käytetään tätä varten perustettuja välitilejä. Vastaavia välitilejä käytetään debit-maksujen kirjaamiseen tiliotteelta ja credit-maksujen kirjaamiseen luottokorttilaskulta. Välitiliä voidaan hyödyntää luonnollisesti myös täsmäytystarkoituksiin.
PK-yritysten kirjanpidossa eKuitit haluttaneen käsitellä ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä pitkälti kuten ostolaskut. Ohjelmistoihin tulee tällöin kehittää prosessi, jossa eKuitit kierrätetään kuten ostolaskut, mutta niitä ei ohjata maksatukseen. Kierrätys on tarpeen esimerkiksi kulujen kohdistamiseksi oikealla projektille tai kustannuspaikalle ja ostojen kontrolleja varten, vaikkakin se kuittien osalta on jälkikäteistä kontrollointia. Kierrätyksen jälkeen eKuitit voidaan tallentaa elektroniseen arkistoon kuten verkkolaskutkin. Tässäkin mallissa voidaan hyödyntää välitilejä kirjauksiin. Kierrätysjärjestelmässä kirjataan per kulutili an välitilit, tiliotteella per välitili1 an pankkitili ja luottokorttilaskulla per välitili2 an ostovelat.
Kirjanpitolain arkistointivelvoitteen täyttäminen
Kirjanpitolain edellyttämä arkistointi voidaan eKuittien osalta toteuttaa kahdella vaihtoehtoisella periaatteella:
1) Luetaan koko eKuitin sisältö kirjanpitojärjestelmän tietokantaan. Tällöin alkuperäistä ekuittitiedostoa ei enää tarvita ja sen voi halutessaan hävittää tai
2) Luetaan kirjanpitojärjestelmään vain osa eKuitin tiedoista ja säilytetään eKuittitiedosto tositteena.
Vaihtoehtoa 1 sovellettaessa kannattaa kuitenkin pohtia, onko esimerkiksi tuotevirheiden ja takuuasioiden hoitaminen vaivattomampaa, jos eKuitti on arkistoitu tiedostomuodossa.
Vaatimukset sähköiselle kuitille
- Ostokset tulee voida esittää ostajalle maksutapahtuman yhteydessä esimerkiksi älypuhelimessa
- Kuitin sisällön tulee olla rakenteisessa muodossa siten, että esimerkiksi toimittaja- ja tuotetiedot ovat asiakasyrityksen hyödynnettävissä
- Ostajayrityksen tulee kyetä lukemaan kuitin tiedot omaan järjestelmäänsä
- Jotta ostaja voi luotettavasti varmistua kirjanpitolain arkistointivelvoitteiden toteutumisesta, ostajan tulee kyetä saamaan kaikki kuitit samaan järjestelmään ja tallennuspaikkaan – oli tämä sitten ulkoistettu tai omassa hallinnassa
- Kun työntekijä ostaa työhön liittyviä hyödykkeitä omalla kortillaan, pitää kuittitieto saada sekä työntekijälle että työnantajan järjestelmiin.
eKuitti – mahdollisuuksia kauppatapahtuman jälkihoidon kehittämiseen
Kirjoituksessani Tilisanomissa 2/2018 kuvasin eKuitin tavoitteita yritysten matkalaskuprosessin kehittämisessä ja osana yrityksen taloushallintoa. Tavoiteltujen prosessin tehokkuushyötyjen ohessa eKuitti tarjoaa myös monia muita kehittämismahdollisuuksia esimerkiksi markkinoinnin saralla.
Yksi ilmeinen kehitysmahdollisuus on takuukuittien parempi hallinta. Yrityksillä kuitit löytyvät ainakin teoriassa kirjanpitoaineistosta, mutta yksityishenkilöiden osalta ne ovat tyypillisesti hukassa, kun niitä tarvitaan. Kehitteillä olevissa eKuittipalveluissa on ideana, että käyttäjä tai yritys voi paitsi tallentaa keskitetysti kuittinsa myös luokitella ne esimerkiksi takuukuitteihin.
Kuittia voidaan myös tulevaisuudessa hyödyntää tehokkaissa ja kohdennetuissa tuotteiden takaisinkutsuissa. Näin voidaan maksimoida tavoitettavuus ja minimoida samalla negatiivinen julkisuus.
EKuitti tarjoaa myös mahdollisuuksia hyvin kohdennettuun lisämyyntiin. Samaten voidaan toteuttaa esimerkiksi nopeita ja vaivattomia palautekyselyjä ja tuotegallupeja. Laajemmin tarkasteltuna eKuitti tarjoaa myyjälle tehokkaan ja joustavan tavan ostotapahtuman sujuvalle jälkihoidolle ja markkinoinnille. eKuitti on siis paitsi yrityksen taloushallinnon myös markkinointiosaston agendalla.
Valtiokonttori edelläkävijänä - eKuitti sanasta lihaksi
Valtiokonttorin vastuulla on muun muassa valtion keskuskirjanpidon hoito sekä laskentatoimen ja maksuliikkeen ohjaus. Sen tehtävänä on mahdollistaa toiminnallaan toimintamenosäästöjen toteutumista ja tuottavuuden kasvua valtion virastoissa ja laitoksissa muun muassa osallistumalla aktiivisesti prosessien kehittämiseen. EKuitin hyödyntäminen on yksi osa tätä tehtäväkokonaisuutta.
– Valtionhallinnossa tehdään yli 600 000 korttiostosta vuosittain. EKuitin avulla on mahdollista saavuttaa paitsi mielekkäämpi työprosessi valtion taloushallintoa hoitaville, myös tuntuvia säästöjä veronmaksajille, kertoo Valtiokonttorin maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen.
– Myös matka- ja kululaskujen tekijöiden elämä helpottuu, kun kuitit saadaan suoraan matka- tai kululaskulle, Kettunen jatkaa.
Kansantaloudellisesti vieläkin tärkeämpää on kuitenkin se, että valtio suurena ostajana on veturina edistämässä eKuitin viemistä tuotantoon. Näin hankkeen taakse saadaan nopeasti kriittistä massaa. Ensin saadaan maksukortteja liikkeellelaskevat yritykset tukemaan e-kuittien välityksessä tarvittavan e-osoitteen kytkemistä maksukorttien tietoihin. Sitten saadaan suurimmat julkishallinnon palvelun-ja tavarantoimittajat huomioimaan eKuitti, mitä kautta asia tulee myös kassaohjelmisto- ja maksupäätetoimittajien agendalle.
Lukuisat suuret ja keskisuuret yritykset käyttävät samaa matka- ja kuluhallintajärjestelmää kuin valtionhallinto. Kun ohjelmistotalo toteuttaa eKuitin kannalta tarpeellisen tuotekehityksen, on tämä tuotekehitys myös yritysten ja muiden julkishallinnon organisaatioiden käytettävissä.
Valtiokonttori huomioi eKuitin kilpailuttaessaan maksukorttitoimittajansa sekä esimerkiksi öljy-yhtiöt, joilta julkishallinto ostaa autojen polttoaineet . Jo vuoden 2018 aikana eKuittia ollaan pilotoimassa ja viemässä tuotantoon takseja edustavan Taksi Helsingin ja valtionhallinnon käyttämän matka- ja kuluhallintajärjetelmän toimittajan Visman kanssa. Sen jälkeen on tarkoitus edetä hotelliyöpymisten kuittien saamiseksi eKuittina.
Tavoitteena on saada kuitit kattavasti esimerkiksi verkkolaskuoperaattoriverkoston kautta suoraan matka- ja kuluhallintajärjestelmään ja vieläpä oikeaan matka- ja kululaskuun kohdistuen. Rakenteinen tieto mahdollistaa myös ostotapahtumien automaattisen kohdistamisen oikealle kululajille. Alkuvaiheessa joudutaan ehkä joissakin kohdin tinkimään tavoiteprosessista, mutta yhdenmukainen operaattoriverkostoon perustuva välityskanava on kirkas tavoite, Kettunen korostaa.
– Kuittien käsittelyn tehostaminen on ollut Valtiokonttorin agendalla jo 10 vuotta, kertoo Kettunen.
Taltio-hanke ja siinä luotu eKuitin toimintamalli toi asiaan käytännössä toimivan ratkaisumallin.
