Osto­reskontra­toiminnan kehit­täminen – tavoitteet, keinot ja mittarit

Ostoreskontran hoito on yritysten taloushallinnon suuritöisin ja aikaa vievin osuus. Sen mukanaan tuomat kirjaukset luovat suuren osan taloushallinnon raporteille muodostuvista luvuista. Oikean ja riittävän tiedon takaamisen lisäksi nämä taloushallinnon peruspilarit määrittelevät isolta osin myös yritysten verotusta ja liiketoiminnan tuloksen jaksottumista. Reskontran hoito on usein jopa hieman aliarvostettua työtä, vaikka sillä on tärkeä rooli koko taloushallinnon prosessissa.

Tilitoimistojen ja yritysten välillä voidaan edelleen nähdä suuria eroja ostoreskontran hallinnan suhteen. Osa toimijoista luottaa perinteiseen tyyliin ja käsittelee laskunsa manuaalisesti, kun taas toiset ovat siirtyneet kuka milläkin tasolla automatisoidumpaan käsittelytapaan. Tyyli on vapaa, mutta tosiasiat puhuvat puolestaan; automatisointi vähentää inhimillisiä virheitä, lyhentää reskontran hoitoon käytettävää aikaa ja säästää kustannuksia. Huomionarvoista on myös se, että ostoreskontran toimintaa voi ja kannattaa kenen tahansa tehostaa, riippumatta yrityksen koosta ja projektiin käytettävissä olevista varoista. Kaiken kokoisille yrityksille ja laskumassoille löytyy omia, tehokkaita ratkaisuja.

Miksi kaikkien kannattaisi tehostaa ostoreskontraansa?

Avataan hieman yllä mainittuja reskontran hoidon kompastuskiviä: aikaa, rahaa ja virheen mahdollisuuksia. Mikäli reskontraa hoidetaan täysin manuaalisesti, keskivertokirjanpitäjä käsittelee asiakkaidensa ostolaskuja ja niihin liittyviä kirjauskysymyksiä yli puolet työajastaan. Reskontran tehostamisella tai jopa automatisoinnilla tuo aika saadaan siirretyksi suurelta osin muihin työtehtäviin, uusiin asiakkuuksiin tai asiantuntijapalveluiden tarjoamiseen. Rahassa tuo säästetty aika tekee suuria summia vuositasolla, joten yritys voi säästää tehostamiseen mahdollisesti käytetystä investoinnista huolimatta selvää rahaa. Reskontran hoitamisen automatiikka poistaa käytännössä kokonaan näppäilyvirheiden mahdollisuudet ja ajatusvirheet. Näin saadaan ajan ja rahan rinnalle vielä luotettava kumppani, joka on väsymätön ja salamannopea työkaveri.

Aloita perusasioista

Reskontraprosessien kehityksessä on ensin aika istahtaa alas ja koota tilannekatsaus nykyhetkestä. Mihin yrityksen taloushallinnossa menee aikaa? Todennäköisesti yksi vastauksista on ostoreskontran hoito. Missä toiminnoissa ostolaskuprosessia voisi tehostaa? Entä miten tekemisen laatua voisi parantaa? Keskusteluissa olisi ehdottomasti hyvä olla mukana yrityksen johdon lisäksi ostoreskontraa päivittäin työssään käsitteleviä työntekijöitä sekä henkilöitä, jotka vastaavat yrityksessä käytettävistä ohjelmistoista. Yhteisessä katsauksessa löydetään yleensä erilaisia kompastuskiviä, jotka vievät työaikaa ja aiheuttavat erheitä kirjauksissa. Kun nykytilanne on laajasti kartoitettu, on helpompi etsiä ongelmia helpottavia ratkaisuja ja miettiä erilaisia vaihtoehtoja.

Nykytilanteen kartoituksen jälkeen kannattaa olla rohkea ja suunnitella, miten reskontran hoito sujuisi ideaalitilanteessa. Tavoitteiden ollessa tiedossa, voi yllättyä miten moni niistä on toteutettavissa!

Reskontran tehostamisen eri tasoja

Taloushallintoalan isoimmat toimijat käyttävät paljon resursseja hioakseen reskontraprosessinsa mahdollisimman automaattisiksi ja itsenäisiksi. Kaikilla ei kuitenkaan tarvitse olla sama lopputulos mielessään, vaan tehostamisen voi toteuttaa kevyemminkin. Kaikenkokoisille reskontrille on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja käsityön tueksi tai jopa sen korvaamiseksi. Yrityksen sisällä ei myöskään välttämättä tarvitse olla ohjelmistojen asiantuntijaa tai robotiikan osaajaa, ulkopuolisia palveluntarjoajia löytyy erilaisiin tarpeisiin.

1. Reskontran tehostamista suunnittelevan tärkein ja turvallisin kumppani on tarpeeksi edistyksellinen ja yhteistyökykyinen ohjelmisto. Viimeistään tässä kohtaa on hyvä pysähtyä miettimään, onko reskontraa hoitavalla yrityksellä käytössään sellainen ohjelmisto, joka taipuu ostolaskujen käsittelyn automatisointiin ja jonka tarjoaja on halukas yhteistyöhön käsittelyn tehostamisessa. Tällä hetkellä useat eri ohjelmistot tarjoavat ohjelman sisäänrakennettuja automaatio- ja tekoälytoimintoja jo pienillekin yrityksille järkevään hintaan. Usein tuo ominaisuus myös sisältyy jo ohjelmiston kuukausihintaan eikä siitä veloiteta erikseen. Tämän lisäksi voidaan prosessia viedä tarpeen mukaan vielä pidemmälle, ja hyödyntää ohjelman oman automaation lisäksi erillisiä, tekoälyyn pohjautuvia ratkaisuja.Kannattaa siis viimeistään nyt varata tapaaminen oman palveluntarjoajan kanssa ja selvittää, miten he voisivat auttaa prosessin tehostamisessa. Kun järjestelmäkumppanin kyvykkyys on kartoitettu ja mahdolliset parannukset on implementoitu, kannattaa miettiä, mitä olisi vielä tarpeen automatisoida ohjelmistorobottien tai tekoälyn avulla. Ohjelmistojen kesken kilpailu on kuumaa, joten kannattaa kartoittaa myös muiden palveluntarjoajien tilannetta ja verrata, millainen kumppani olisi sopiva juuri oman yrityksen tilanteeseen.
2. Reskontran tehostamisen perustana toimii sähköisten ostolaskujen suosiminen. Yrityksissä ja tilitoimistoissa voidaan nykyään kieltäytyä vastaanottamasta paperilaskuja, joten tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää ja sähköisien laskujen vastaanottamisen tehostamiseen käyttää resursseja. Reskontran automatisointi vaatii ostolaskujen osalta laskujen tietoja sellaisessa muodossa, että tekoäly voi niitä ymmärtää. Tämän prosessin mahdollistavat sähköiset ostolaskut, joilta tieto saadaan rakenteellisessa muodossa tekoälyn hyödynnettäväksi.
3. Ostolaskujen käsittelyn tehostaminen ja automatisointi ovat merkittävimmät ja hyödyllisimmät tehostamiskeinot. Mikäli on mahdollisuus panostaa vain yhteen asiaan, kannattaa panostaa tähän prosessiin. Ostolaskujen käsittelyyn voidaan lisätä automaatiota aina perustietojen tarkistuksesta itsenäiseen tiliöintiin ja maksatukseen asti.
4. Kaikki muut reskontratyötä tukevat automaatiot. Käytännössä miltei kaikkea reskontraan liittyvää täsmäytystä ja toistuvaa toimintoa voidaan automatisoida. Eri ohjelmistot hyödyntävät jo yleisesti käyttöliittymissään erilaisia automaattitäsmäytyksiä, mutta robotiikalla voidaan laajentaa ja spesifioida tarvittavia toimenpiteitä oman yrityksen tarpeisiin sopiviksi. Automatisoituihin, muihin prosesseihin kannattaa panostaa, mikäli yrityksen ostolaskujen tiliöinnin automatisointi on jo hyvällä mallilla.

Missä kaikessa automatisointi sitten voi auttaa ja mitä robotti oikeastaan tekee?

Automatisointi ja tekoäly auttavat yritystä ostoreskontraprosessin alusta loppuun. Ohjelmistojen tavallisimpia esimerkkejä automatisaation perustasta ovat sähköisten ostolaskujen tietojen lukeminen ja tarkistus. Kaikki perustiedot laskulta ohjautuvat suoraan oikein, joten tekijän ei tarvitse tarkistaa perustietoja itse. Tekoäly voi lukea myös laskuilta esimerkiksi asiasanoja tai tulkita saman toimittajan laskuhistoriaa. Näiden perusteella se ehdottaa sopivaa tiliöintiä ostolaskulle. Arvonlisäverokannan ja laskurivien tiedot voivat nousta myös tiliöintiriveille automaattisesti. Automatisaation avulla voidaan myös muun muassa tarkistaa toimittajan ennakkoperintärekisteritietoja, siirtää laskuja määritellylle hyväksyjälle ja kuitata maksueriä. Mitä enemmän tekoälyä yrityksessä hyödynnetään, sitä enemmän toimintoja saadaan automatisoiduksi.

Ohjelmistojen mukanaan tuomien perusautomatisointien lisäksi tekoälyä voidaan lisätä prosesseihin myös erillisillä roboteilla. Robotti toimii käytännössä niin, että sille opetetaan haluttu prosessi, jota se toistaa määriteltyjen periaatteiden mukaisesti ja halutulla aikataululla. Ohjelmistoroboteille soveltuvat parhaiten manuaaliset, säännönmukaiset ja isoja volyymejä käsittelevät prosessit. Joskus robotiikan käyttöönoton perusteena voi kuitenkin ison laskumassan sijaan olla prosessin sensitiivisyys ja virheherkkyys. Ohjelmistorobotti toimii väsymättä, luotettavasti ja tietoturvallisesti, kirjoittaa lokia toiminnastaan ja tuottaa halutun kaltaiset loppuraportit käyttäjälleen tarkasteltavaksi. Robotit voivat toimia joko ihmisen käynnistäminä tai ilman ihmistä ajastettuina.

Ohjelmistorobotiikalla toteutettuja prosesseja ostoreskontratapahtumien piirissä ovat esimerkiksi seuraavat:

• uuden toimittajan perustaminen
• toimittajien ennakkoperintärekisteritietojen
  tarkastaminen halutulla syklillä
• maksuerien muodostaminen
• maksuerien kuittaaminen
• hyvitys-veloitusparien kohdistaminen
• sähköpostin liitetiedostoina saapuvien ulkomaisten
  ostolaskujen sisään luku järjestelmään.

Lisäksi kuukausiraportointiin liittyviä työvaiheita, jotka liittyvät ostoreskontraan, voidaan toteuttaa esimerkiksi:

• käyttöomaisuuskirjanpidon täsmäytys
• alv-ilmoitus ja alv-maksu
• kausien sulkeminen
• kuukauden katkon aikana kierrossa olevien
• ostolaskujen jaksotuskirjaus
• pankkitilien täsmäytys
• tase-erittelyt.

Ostoreskontran automatisointi helpottaa myös yrityksen sijaistamista ja työnkiertoa. Kenen tahansa reskontraa hoitavan henkilön on helpompi astua normaalisti yrityksen reskontraa hoitavan henkilön tilalle, kun suurin osa manuaalityöstä muodostuu itsenäisesti työjäljen muuttumatta.

Tehokkuus, laatu ja dokumentointi

Automatisointiin mahdollisesti panostettu pääoma tuottaa itsensä väistämättä ajan myötä takaisin. Esimerkiksi tekoälyn tekemät tiliöintiehdotukset muodostuvat samalla kun ostolaskut lukeutuvat sisään ostolaskuohjelmaan, eli ihmisellä ei mene tekoälyn toimesta kiertoon ohjautuvien ostolaskujen normaaliin käsittelyyn aikaa lainkaan. Ihmisen työaikaa kuluu ostolaskuprosessissa tässä tapauksessa vain tarkistusmielessä tehtäviin toimenpiteisiin ja mahdollisiin lisäkehitystoimenpiteisiin, jolla tekoälyn ehdotuksia tarkennetaan tai korjataan. Tekoäly tekee ostolaskujen käsittelytoimenpiteen siis täysin ilman erillistä aikatarvetta. Sama logiikka pätee myös moniin robotiikalla käsiteltyihin aineistoihin; ihmisen aikaa käytetään vain tarkistusvaiheessa.

Yleisesti ottaen automatisoidut työvaiheet ovat laadultaan erinomaisia. Alussa tapahtuvan, tärkeän testausvaiheen jälkeen voidaan todeta suurimman osan automatisoiduista toiminnoista olevan noin 95 prosentin tarkkuudella oikeassa. Tarkkuus riippuu automatisoitavasta toiminnosta ja alussa huolella tehtävästä testauksesta. Useissa prosesseissa toiminnan tarkkuus on jopa 100 prosenttia. Laadun varmistamiseksi automatisaation työn jälkeä seurataan automatisaatiosta vastaavan henkilön toimesta ja toimintaa kehitetään tarvittaessa oikeaan suuntaan. Kaikkia toimintoja automatisoitukaan prosessi ei ainakaan heti osaa. Näin ollen automaation mukanaan tuoma ajan säästyminen riippuu automatisaation määrästä ja automatisoitavan prosessin ominaisuuksista. Esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnissä robotin tiliöintivarmuuteen vaikuttaa ratkaisevasti, kuinka monta eri tekijää on otettava huomioon tiliöinnin yh­teydessä: kustannuspaikat, kirjanpidon kauden valinnat ja tilinumerot ovat yhdessä haastavampi yhdistelmä kuin pelkkä tilinumeron valinta. Riippuen tiliöintien monimutkaisuudesta, automaatio voi tiliöidä yrityksen ostolaskuista aina 40 prosentista 95 prosenttiin asti. Ajallisesti voidaan todeta, että yleensä ihmisen käsittelemään ostolaskuun menee manuaalityönä noin 3–5 minuuttia per lasku. Automatisoinnin myötä 100 ostolaskun käsittelyssä automatisoinnin avulla voitaisiin siis säästää jopa noin kuusi tuntia työaikaa!
Automatisoitu prosessi jättää aina toiminnastaan jäljen, joka voi olla myös tosite tai raportti käyttäjälle. Ohjelmistorobotti kirjoittaa aina toiminnastaan lokia ajon yhteydessä, mutta lisäksi loppukäyttäjälle voidaan toimittaa halutun kaltaisia raportteja toiminnasta sopivaa kanavaa pitkin (esim. sähköpostitse). Robotin raportti loppukäyttäjälle (esim. kirjanpitäjä) voi olla täsmäytyksiä, Excel-laskelmia tai kirjatun tositteen pohjana olleet tiedot. Näin automatiikan avulla tehdyistä kirjauksista ja tapahtumista jää myös tosite tai tarvittava tarkastusraportti. Reskontran toimintoja automatisoidessa kannattaa käydä läpi erilaisten tilanteiden raportointitarpeet ja varmistaa, että automatisoitu prosessi tallentaa tarvittaessa itse lain vaatiman liitteen muodostamalleen tositteelle.

Muutos vaatii sitoutumista mutta on ehdottomasti vaivan arvoista

Kuten kaikki uudistukset työympäristössä, ostoreskontran tehostaminen vaatii jonkin verran sitoutumista ja malttia. Tekoäly ei ole täysin itsenäinen, vaan vaatii rinnalleen edelleen ihmisen, joka seuraa päätasolla apurinsa tekemiä tiliöintejä ja muita prosesseja. Tekoäly myös vaatii hieman aikaa oppiakseen, joten ensimmäiset käyttökuukaudet kannattaa varustautua hiomaan prosessia mieleisekseen. Lopputulos kuitenkin korvaa vaivan, sillä automatisointi auttaa käsittelemään aiemmin useita tunteja vieneitä prosesseja muutamissa sekunneissa. Mihin sinä käyttäisit liikenevät työtuntisi jatkossa?