Tehdään yhdessä Kela-etuuksien hakemisesta helppoa

Noin 50 000 työnantajaa asioi Kelan kanssa vuosittain. Kela maksoi työnantajille vuonna 2024 päivärahoja ja korvauksia yli 750 miljoonaa euroa.

Teemme Kelassa parhaillaan paljon työtä sen eteen, että työnantajien ja tilitoimistojen on helppo hakea meiltä päivärahoja ja korvauksia. Kuulemme käyttäjiä erilaisissa käyttäjätestauksissa ja keskustelutilaisuuksissa. Ratkomme haasteita myös järjestelmätoimittajien kanssa. Iso osa työtämme on myös kouluttaa ja ohjeistaa, miten hakemukset tehdään kerralla oikein.

Kannustamme kaikkia työnantajia siirtymään sähköiseen asiointiin. Pienille ja Kelan kanssa harvoin asioiville työnantajille sopivin väylä etuuksien hakemiselle on uudistunut Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelu, jossa hakemuksia voi tehdä yhdelle työntekijälle kerrallaan. Palvelua on helppo käyttää, koska se ohjaa antamaan Kelan tarvitsemat tiedot oikein.

Suuremmille työnantajille suosittelemme hakemista tulorekisterissä. Tulorekisterin kautta voi toimittaa palkkaohjelman muodostamia hakemuksia.

Sujuvaa hakemista tulorekisterin kautta

Ilmoitin.fi-palvelussa lähetettävien eSARA-tiedostojen käyttö Kelassa päättyy vanhenevan tekniikan vuoksi 30.9.2025. Kelan etuuksia ei voi siis hakea eSARA-tiedostoilla enää syyskuun jälkeen. Työnantajat hakevatkin etuuksia yhä useammin tulorekisterissä. Viime vuonna tulorekisterissä tehtiin yli 200 000 hakemusta, kun niitä vuonna 2019 tehtiin vain reilu 4 000. Työnantajilla on hyviä kokemuksia tulorekisterihakemisesta. Pitkälle automatisoitu ja taitavasti toteutettu hakemusprosessi säästää merkittävästi aikaa palkanlaskennassa.

Lähes kaikkia työnantajan etuuksia voi hakea tulorekisterin kautta. Tartuntatautipäivärahaa, luovutuspäivärahaa ja osakuntoutusrahaa ei voi hakea tulorekisterin kautta, mutta niitä voi hakea sähköisesti Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa.

Tulorekisterin verkkosivulla on yksityiskohtaiset ohjeet tietojen ilmoittamiseen ja Kela-hakemusten muodostamiseen. Ennen palvelun käyttöönottoa ohjeisiin kannattaa perehtyä huolellisesti ja näin varmistaa, että oma palkkajärjestelmä muodostaa hakemuksille tarvittavat tiedot oikein.

Kela-hakemukset tehdään tulorekisteriin suoraan omasta palkkaohjelmasta. Palkkaohjelmasta pitää voida toimittaa tulorekisteriin poissaolotietoja. Hakemukset Kelaan muodostetaan palvelussuhde- ja poissaolotiedoista.

Ennen tulorekisterihakemiseen siirtymistä työnantajan pitää antaa Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa suostumus sähköisten päätösten vastaanottoon ja ilmoittaa sähköpostiosoite heräteviestien vastaanottamiselle, sillä Kela antaa tulorekisterin kautta tulleista hakemuksista päätökset ainoastaan sähköisesti. On myös varmistettava, että työnantajan tilinumero on ilmoitettu Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa.

Palkkatietoilmoituksesta Kela-hakemukseksi

Suosittelemme, että korvaushakemus Kelaan tehdään omalla, pelkästään korvaushakemuksen tiedot sisältävällä palkkatietoilmoituksella. Kelan korvaushakemuksen voi myös tehdä palkkatietoilmoituksen yhteydessä. Tulorekisteriin voi lähettää useamman työntekijän palkkatietoilmoitukset kerralla. Suosittelemme, että korvaushakemus Kelaan tehdään omalla, pelkästään korvaushakemuksen tiedot sisältävällä palkkatietoilmoituksella. Kelan korvaushakemuksen voi myös tehdä palkkatietoilmoituksen yhteydessä.

Kelan korvaushakemus muodostuu, kun tulorekisteriin ilmoitetaan palkallinen poissaolo ja sille annetaan maksutiedon tyyppi. Maksutiedon tyypiksi annetaan päiväraha, perhevapaakorvaus tai vuosilomakustannuskorvaus. Palkallisen poissaolon syy voi olla sairaus, osa-aikainen sairauspoissaolo, vanhempainvapaa, erityisraskausvapaa tai kuntoutus. Jos haetaan vuosilomakustannuskorvausta, poissaolon syyksi valitaan tekninen poissaolon syy: vuosilomakustannuskorvaus.

Korvaushakemukseen voi antaa myös viitenumeron tai maksun tarkenteen suorituksen maksulle sekä vapaamuotoisen lisäselvityksen. Yleensä kirjoitetuille lisäselvityksille ei ole hakemuksen ratkaisemiseksi tarvetta.

Hakemus välittyy Kelaan vain, jos ilmoituksen tiedot ovat muodollisesti oikein. Hakemuksesta muodostuu PDF-tiedosto, jota voi tarkastella Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun kautta.

Myös työntekijä näkee sen halutessaan OmaKelasta. Hakemukset käsitellään Kelassa niillä tiedoin, jotka tulorekisteriin on ilmoitettu. Jos tiedoissa on virheitä, ne pitää korjata korvaavalla ilmoituksella. Kun tiedot ilmoitetaan Kelaan kerralla oikein, vältymme turhilta tarkistus- ja oikaisutöiltä, ja työnantaja välttyy turhilta yhteydenotoilta.

Suosittelemme, että työnantajat ilmoittavat tulorekisteriin tiedot myös työntekijöiden palkattomista poissaolojaksoista. Näin voimme hyödyntää niitä ratkaisutyössä sujuvasti.

Vältä tulorekisterihakemisen sudenkuopat

Hyvin toteutettuna tulorekisterihakeminen sujuu hienosti ja säästää aikaa ja resursseja sekä palkanlaskennassa että Kelassa. Olemme yhdessä Verohallinnon Tulorekisteriyksikön kanssa päivittäneet tulorekisterihakemiseen liittyvää ohjeistusta. Ohjeistukseen on tullut paljon tarkennuksia vuoden alusta, joten ne onkin syytä käydä kertaamassa Tulorekisterin verkkosivuilta.

Aina kaikki ei kuitenkaan suju kuin tanssi, emmekä Kelassa kykene valmistautumaan ennalta kaikkiin mahdollisiin ongelmatilanteisiin. Tulorekisterihakemisen virhetilanteet johtuvat usein siitä, että työnantajan tai tilitoimiston käyttämä palkkaohjelmisto ei toimi siten, kuin on ohjeistettu. Kelassa tämä näkyy hakemusten laadussa ja aiheuttaa tarvetta yhteydenotoille palkanlaskentaan. Kun virheellisiä hakemuksia tulee tietyltä työnantajalta tai tietystä palkkaohjelmasta paljon, olemme Kelasta yhteydessä suoraan järjestelmäntoimittajiin, palkanlaskentayrityksiin tai työnantajaan. Pyrimme yhdessä ratkaisemaan esiin nousseet ongelmat, jos havaitsemme ne merkittäviksi.

Myös Kelaan voi tarvittaessa olla yhteydessä ja pyytää neuvoa. Olemme olemassa työnantaja-asiakkaitamme varten, ja voimme yhdessä miettiä ratkaisuja pieniin ja suuriin ongelmatilanteisiin.

Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa voi pian lähettää liitteitä

Työnantajat saattavat jättää etuuksia hakematta osin tiedon puutteen ja osin sähköisen asioinnin haasteiden vuoksi. Hyvä ja selkeä hakemusprosessi on kaikkien osapuolten etu. Siksi olemme yhdessä sidosryhmiemme kanssa rakentaneet uudesta asiointipalvelustamme sellaisen, että se palvelee käyttäjiään mahdollisimman hyvin.

Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun testaamiseen osallistui työnantajia ja työnantajien edustajia kehittämisen eri vaiheissa. Olemme järjestäneet käyttäjätestausta ja saaneet käyttäjiltä arvokkaita huomioita ja kehitysehdotuksia, jotka olemme huomioineet jatkokehittämisessä.

Palveluita on Kelassa kehittämässä suuri joukko ammattilaisia, ja esimerkiksi omalla käyttöliittymäsuunnittelijallamme on ollut keskeinen rooli siinä, millaisiin ratkaisuihin päädyttiin.

Hyvä hakemus sisältää vain tarpeelliset palkanmaksu- ja poissaolotiedot. Esimerkiksi palkattomista poissaolojaksoista saamme tarvittaessa tiedon työntekijältä itseltään tai tulorekisteristä. Tässä on huomioitu myös tietosuojanäkökulma: ilmoitettavien tietojen minimointi parantaa tietosuojaa.

Suomi.fi-valtuuksien voimassaolo kannattaa tarkistaa

Muut kuin yritysten ja yhdistysten vastuuhenkilöt tarvitsevat työnantajan sähköiseen Kela-asiointiin Suomi.fi-asiointivaltuudet. Päiväraha- ja korvauspalvelun käyttöön tarvitaan useampi asiointivaltuus riippuen siitä, mitä palvelussa tekee. Työnantajien Kela-asioiden hoitamiseen tarvittaviin valtuuksiin kannattaa tutustua tarkemmin Kelan verkkosivuilla. Kela ei myönnä näitä valtuuksia, vaan käyttäjän pitää niiden osalta olla yhteydessä omaan organisaatioonsa.

Valtuuksien vanhentumisesta ei tule erillistä ilmoitusta. Niiden voimassaolon voi tarkistaa Suomi.fi:n Valtuudet-palvelusta. Uudistuneeseen Työnantajan päiväraha- ja korvauspalveluun käyvät samat valtuudet kuin vanhaan asiointipalveluun.

Entä jos palkanlaskenta on ulkoistettu?

Jos organisaation palkanlaskenta on ulkoistettu tilitoimistolle, pitää asiakasyrityksen antaa tilitoimistolle Suomi.fi-asiointivaltuudet. Tilitoimisto antaa saadun valtuuden edustamisvaltuutena tilitoimiston työntekijälle. Rajaustarkenteella tilitoimisto voi rajata valtuudet nimettyjen asiakasyritysten Kela-asioihin.

Jos työnantajan käyttämä tilitoimisto vaihtuu, on työnantajan hyvä varmistaa, että tarpeelliset tiedot siirtyvät sujuvasti vanhalta tilitoimistolta uudelle. Tilitoimiston vaihtuessa myös Suomi.fi-asiointivaltuudet pitää antaa uudelleen.

Sujuva tiedonkulku sekä organisaation sisällä että organisaation, työterveyshuollon ja tilitoimiston välillä vaikuttaa myös Kela-asioinnin sujuvuuteen. Esimerkiksi työterveyshuollon palveluntuottajaa kannattaa muistuttaa sairauspäivärahahakemuksiin tarvittavien lääkärintodistusten välittämisestä Kelaan sähköisesti Kanta-palveluiden kautta.

Tutustu verkkosivuihimme ja kysy neuvoa asiakaspalvelusta

Kelan verkkosivuilla on työnantajille omat osionsa, josta löytyy kattavasti tietoa etuuksista, palveluista ja niihin tulevista muutoksista. Kannattaa myös kokeilla erilaisia laskureita.

Asiakaspalvelu työnantajille -sivulta löytyvät neuvonnan yhteystiedot. Tilaa myös työnantajien oma Työnantajainfo-uutiskirje, jonka tilausohjeet löydät samalta sivulta.