Palkkahallintoa sujuvoittavat prosessit

Palkkahallinnon toimintojen automatisointi vapauttaa osaavan henkilöstön resursseja vaikkapa asiakkaan neuvonta- ja konsultointityöhön.

Tässä on lueteltu yleisimpiä palkkaprosessin kohtia, joiden käsittelyä on hyvä miettiä omassa tilitoimistossa.

Palkansaajan tiedot

Palkansaajatiedot voidaan hakea asiakkaan hr-järjestelmästä tai esimerkiksi tilitoimiston tarjoaman palkkahallinto-ohjelman web-työpöydän kautta. Useimmat ohjelmat ottavat vastaan myös vakiomuotoista csv-tietoa, joten tilitoimistossa voidaan tehdä asiakkaalle Excel-lomake, johon asiakas voi kirjata esimerkiksi tiedot työsuhteesta sekä palkansaajan osoite- ja pankkitilitiedot.

Verokorttitiedot saadaan ohjelmaan suorasiirtopyyntönä verottajalta.

Muuttuvat palkkatiedot

Työtunnit, lisä- ja ylityö- sekä vuorolisiin oikeuttavat tunnit voidaan hakea asiakkaalla käytössä olevasta työajanseurantaohjelmasta. Osasta ohjelmista tieto saadaan valmiiksi tulkittuna. Asiakkaalle voidaan myös tarjota vakiomuotoinen Excel-taulukko tietojen ilmoittamiseen, taulukon tiedot viedään tiedostosiirtona palkkaohjelmaan.

Myös poissaolotiedot toimitetaan näin palkanlaskentaan.

Laskentatapahtumat

Tarkistetaan, ovatko ohjelman ohjaustiedot kunnossa: ovatko vähennystapahtumat oikein, jottei niitä tarvitse korjata käsin?  Huomioidaan muun muassa ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut, ay- ja ulosottovähennykset sekä palkka­tapahtumista laskettavat prosenttiperusteiset korvaukset työajalta tai työajanlyhennyskorvauksista.

Raportit palkanmaksujaksolta

Palkkalaskelmat voidaan toimittaa verkkopankkiin, sähköpostilla (lupa palkansaajalta) tai e-kirjeenä paperipostin sijaan. Palkanmaksu maksutiedostona, ei laskun maksuna. Tilitykset tehdään ohjelmasta, samoin myös maksutiedostot. Arkistoitavat palkanlaskennan raportit ajojonona tai ohjelman arkistointitoiminnolla. Maksun hyväksyntä asiakkaalta mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi ohjelman toimintona.

Kuukausi-ilmoitukset

Ilmoitukset sekä maksutiedostot, kuten oma-aloitteisten verojen ilmoitus, TyEL-kuukausi-ilmoitus ja ay-jäsenmaksut, haetaan palkkaohjelmasta.

Vuosi-ilmoitukset

Kun ohjelman ohjaustiedot ovat oikein, ilmoitukset saadaan ohjelmasta tiedostosiirtona: verottaja, eläkeyhtiöt sekä työttömyys­vakuutusrahasto.

Arkistointi

Prosessin mukainen tapa toimia, luodaan mieluiten sähköinen arkistointikäytäntö. Mahdollinen ohjelman arkistointiominaisuus on huomioitava. Arkaluonteisten tietojen arkistointi on hoidettava noudattaen erityissäännöksiä.

Kirjataan toimintatapa tietojen säilyttämistavasta ja -ajoista sekä aineiston luovuttamisesta asiakkaan säilytettäväksi. Tiesithän, että kirjanpitolaki ei enää vaadi erillistä arkistointia, jos tiedot säilyvät järjestelmässä?

Muita raportteja

Kun ohjelman ohjaukset ovat kunnossa, nämäkin raportit tulee tehtyä kustannustehokkaasti, ja asiakkaalle  voidaan tuottaa mahdollisimman oikeellinen kuukausiraportointi.

• KTA-laskenta palkkajaksoittain tai neljännesvuosittain
• Laskenta työajanlyhennyksistä (pekkaset) palkkajaksoittain tai kuukausittain
• Työaikalaskennat kuten saldotunnit, työaikapankki, liukumasaldo kuukausittain
• Vuosilomalaskenta lomanmääräytymisvuosittain sekä kuukausittain lomapalkkavaraus

Onhan palkkaprosessissa huomioitu myös

• palkkojen täsmäyttäminen
• lakisääteisten vakuutusten riittävyyslaskennat?

Tuottava palkkahallinto

• Prosessit kunnossa
• Ohjelmien hyötykäyttö
• Osaamisen ajantasaisuus
• Manuaalinen työ minimiin
• Tiedonsiirtojen ja ohjelman ominaisuuksien hyödyntäminen vähentää manuaalista työtä sekä inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
• Yhtenäinen tapa toimia varmistaa tietojen asianmukaisen käsittelyn. Myös sijaisuuksien hoitaminen helpottuu, kun kaikki toimivat saman prosessin mukaan.

Tietosuoja-asetus tilitoimiston liiketoiminnassa -artikkelissa selvennetään tietosuoja-asetuksen tuomia vaatimuksia tilitoimiston menetelmien kuvaukseen.