Vältä virheet – vinkkejä maatilojen vero­kirjanpidon ja vero­ilmoituksen laadintaan

Vaikka useimmiten maatiloilla seurataan tuloksen kehittymistä jo tilikauden aikana, liian usein 2-lomakkeen valmistuminen on edelleen se ainoa hetki, kun tarkastellaan laajemmin maatilan taloutta ja sitä, miten edellinen verovuosi on sujunut.

Lomake 2 kertoo paljon asioita. Muutamalla keskeisellä luvulla on saatavissa paljon informaatiota maatilan taloudesta. Keskeisin tiedostettava asia on tulojen ja menojen suhde, jonka saa laskettua katsomalla verolomakkeen kohtia tulot yhteensä ja menot yhteensä.  Tässä tuotantosuunta merkitsee paljon.

Monet maatilayrittäjät tekevät verokirjanpidon itse, ja tässä työssä maatalouden kirjanpito-ohjelmistot ovat hyvä renki. Ohjelmat myös ohjaavat 2 ja 2 C-lomakkeiden täyttämisessä. Hyvänkään ohjelman avulla ei voi välttää tekemästä virheitä – siitäkin huolimatta, että useimmat, jotka itse tekevät veroilmoitukset myös seuraavat verotuksessa vuosittain tapahtuvia muutoksia.

Suurin osa maatiloista kuitenkin haluaa teettää sekä verokirjanpidon että tilinpäätöksen ammattilaisilla. Maatiloille laskentatyötä tekevät talousasiantuntijat ”jatkojalostavat” kirjanpidon ja verolomakkeiden tuottamaa informaatiota erilaisten ennusteiden tai muiden muutoksiin tähtäävien suunnitelmien pohjaksi. Parhaimmillaan asiantuntijoiden käytössä olevat ohjelmistot löytävät aineistoista sekä erilaisia puutteita että kirjausvirheitä, ja kokenut asiantuntija havaintojensa perusteella myös löytää niitä lisää.

Tilitoimistojen kannalta maatila-asiakkaat ovatkin oma erityisryhmänsä. Tietyt tilanteet toistuvat sekä tilojen itsensä tekemien että myös tilitoimistojen tekeminä. Yhdenkertaisen kirjanpidon (muistiinpanovelvollisuus) ongelmana ovat usein virheelliset kirjaukset, koska kirjauksia ei verrata tiliotteeseen. Näennäisesti saatetaan pitää kahdenkertaista kirjanpitoa, mutta kirjanpidon ja pankkitilin saldoa ei täsmäytetä keskenään. Tämä mahdollistaa virheelliset kirjaukset liian helposti.

Tilitoimiston asiakkaan kannalta kirjanpitäjän vaihtuminen saattaa olla riski. Kun viestikapula vaihtuu, vaihtuvat usein myös kirjaustavat. Tämä voi nousta laskijan työssä esiin tuloslaskelmavertailun kautta, kun vuoden tuloslaskelmaa verrataan edelliseen kauteen. Kirjaustapojen välillä voi olla jopa epäselvyyttä siitä, mitkä maatilan kulut ovat muuttuvia ja mitkä kiinteitä kuluja. Laskijan työ taas alkaa siitä, mihin kirjanpito lopettaa. Edellisten vuosien toteumalukujen kautta koitetaan löytää ”selkärankaa” tulevien vuosien ennusteiden pohjaksi. Kirjaustapojen eroavaisuus hankaloittaa tätä työtä varsinkin, jos maatilalla mietitään isoja muutoksia tuotantoon. Joskus muuttuviin kuluihin kirjataan jopa rahoituskuluja, mikä haastaa kannattavuuden arviointia.

Tuloslaskelmavertailu olisikin hyvä ajaa aina ennen tilinpäätöstä. Vertailu saattaa tuoda esiin sekä unohtuneita kirjauksia että ristiriitoja edellisen vuoden tuloslaskelmaan.

Erilaisia toistuvia virhetilanteita

Virheellinen tai sekava tilikartta voi vaikeuttaa liiketapahtumien seurantaa ja tilinpäätöksen laatimista. Sekava tilikartta saattaa aiheuttaa sen, että kulujen kirjaaminen väärille tileille antaa lopulta virheellisen kuvan maatilan taloudellisesta tilanteesta.

Tilikartta kannattaa suunnitella huolellisesti ja varmistaa, että se heijastaa maatilan toiminnan tarpeita. Selkeä ja johdonmukainen tilikartta helpottaa kirjanpidon hallintaa ja auttaa välttämään sekaannuksia. Jos maatalouden kirjanpitoa tehdään ohjelmistolla, joka ei ole rakennettu maataloutta varten, on tilikartta tästä huolimatta mahdollista räätälöidä tukemaan asiakkaan liiketoimintaa.

Joskus epäselvät tilanteet saattavat aiheutua puutteellisesta viranomaisraporttien tarkistamisesta. Muun muassa arvonlisäveron virheellinen käsittely on tyypillinen kirjausvirhe, joka voi johtaa ylimääräisiin maksuihin tai viivästyksiin. Virhe aiheutuu useimmiten siitä, että on valittu tilikartalta alv-kannan nimikkeeltään lähes samanlainen, mutta eri alv-kannan tili.

Palkanlaskentaan ja palkkoihin liittyvät virheet ovat yleisiä erityisesti pienissä yrityksissä ja silloin, kun palkanmaksutapahtumia on vähän ja tilanteissa, joissa kirjanpito hoidetaan ilman ulkopuolista apua. Virheellinen palkkojen kirjaaminen voi johtaa virheisiin lakisääteisissä ilmoituksissa ja aiheuttaa jopa maksuseuraamuksia. Jos palkanmaksu maatilalla on säännöllistä, suositeltavaa on, että palkanlaskenta suoritetaan taloushallinnon ohjelmistossa.

Oma lukunsa ovat erilaisia veroja koskevat kuittaukset, joita Verohallinto tekee viran puolesta. Energiaveron palautus voi olla käytetty alv-rästeihin, mutta asiaa ei ole huomioitu yhdenkertaisessa kirjanpidossa. Mahdollista on myös, että arvonlisäveron palautuksista on kuitattu kiinteistöveroja. Tällöin syntyy riski, että kiinteistövero jää kokonaan kirjaamatta, kun tapahtuma jää muiden verotilitapahtumien sisälle.

Laskenta-asiantuntijan näkökulmasta kirjausongelma voi syntyä myös maatalouden tukien kirjaamisesta erityisesti silloin, jos maataloushallinto on maksanut samana päivänä useita eri tukityyppejä samaan aikaan. Tällöin on iso riski sille, että koko maksutapahtuma kirjataan yhtenä summana yhdelle samalle tilille. Joskus kaikki maatalouden tuet kirjataan samalle tilille. Verokirjanpidon kannalta mennään siitä, mistä aita on matalin, kunhan kokonaissummat täsmäävät. Kirjaustapa ei kuitenkaan anna oikeaa kuvaa asiakkaan liiketoiminnan kehittymisestä tilikauden aikana.  Maataloushallinto ei enää postita yhteenvetoja edellisenä vuonna maksetuista viljelijätuista. Tukiyhteenveto on kuitenkin mahdollista tulostaa  viljelijöiden verkkoasiointipalvelu Vipusta. Yhteenveto sisältää tiedot maatilalle maksettujen viljelijätukien määristä sekä mahdollisista takaisinperinnöistä, ulosotoista, panttauksista ja lisäseuraamuksista. Nämä tiedot ovat tarpeen myös kirjanpidon kannalta, ja kirjanpitäjän on hyvä kysyä tukiyhteenvetoa asiakkaalta vuosittain tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä.

Joskus kaikki myyntitulot pannaan yhdelle tilille. Alv-kannat ovat oikein, mutta aineisto ei välttämättä anna oikeaa kuvaa maatilan tulovirroista. Menojen osalta aina silloin tällöin yksittäinen lasku voi koostua useista erilaista ostoista. Silloin on riski, että kirjaus menee alv:n kannalta samalle tilille, vaikka on hankittu samaan aikaan sekä rehuja että maatilatarvikkeita.

Lomakkeella 2 tulot jaetaan ansio- ja pääomatuloksi. Näiden keskinäistä jakoa ei aina huomata optimoida, tai käytetyssä ohjelmassa ei ole siihen soveltuvaa työkalua. Yhtymien osalta osakkaiden matkakulut saattavat jäädä kirjaamatta, koska niitä ei voi vähentää tilinpäätöksessä.

Maatalouden nettovarallisuuden laskenta haastaa verolomakkeen täytössä. Usein maatalouden nettovarallisuus lasketaan väärin omien osuuskuntien varallisuuden kautta, sillä useimmat kirjaavat nämä edelleen maksetun osuuspääoman kautta nettovarallisuuteen. Osuuspääoman kertymää ei muisteta kirjata tätä varten tarkoitetulle tilille, huomioidaan ainoastaan osuuspääoman lyhennys. Kun tavanomaisella maatilalla lähdetään muodostamaan tasetta, kirjaukset eivät anna oikeaa kuvaa omaisuuden ja velan suhteesta.

Tarkkana investoinneissa

Maatiloilla tehdään vuosittain sekä pienempiä että isompia investointeja. Kirjausperiaatteet konehankintojen osalta ovat selkeät, mutta isompi rakennusprojekti teettää tilikauden aikaisiin kirjauksiin rutkasti lisätyötä sekä asiakkaalle että kirjanpitäjälle. Kirjausten osalta on keskeistä tunnistaa rajanveto, mitkä ovat investointeja ja mitkä tavanomaisia tuotantoon liittyviä kuluja. Rakennusinvestoinnin osalta taas on erikseen pohdittava, mikä osa investoinneista kuuluu koneisiin ja laitteisiin ja mikä itse rakennukselle.

Pahimmillaan miljoonan navettainvestointi saattaa olla kirjattu kokonaan rakennusten hankintamenoon. Tämän nousee asiakkaalle karulla tavalla konkretiaksi tulevilla vuosilla ison kiinteistöveron muodossa, kun kiinteistöveron perusteet lasketaan rakennuksen edellisen vuoden verotuksessa poistamattoman hankintamenon perusteella. Virheellinen kirjaustapa vaikuttaa myös verotuspoistoihin. Koneiden ja laitteiden kautta poistoihin ja niiden suunnitteluun tulee enemmän joustavuutta. Joskus 2-lomakkeen tulosta saatetaan ”kaunistella” kirjaamalla investointiavustuksia tuloksi. Mahdolliset avustukset tuloutetaan aina epäsuorasti menojäännösten kautta ja 2-lomakkeen poistoja koskevassa kohdassa on oma sarakkeensa tätä varten.

Poistot ovat keskeinen keino suunnitella maatilan tulosta. Nyrkkisääntö on, että lyhennykset vastaisivat vuosittaisia poistoja. Tekemällä systemaattisesti ja jatkuvasti täydet poistot tulos saatetaan kuitenkin ajaa liiankin alhaiseksi, joskus jopa tappiolliseksi. Valmiiksi pientä tulosta ei kannata pienentää turhilla poistoilla.  Kovin usein tehdään vielä poistoja, vaikka veroa ei menisi kuin nimeksi muutenkaan.

Ensisijaisesti täydet poistot kannattaa tehdä maatalouden tuotantorakennuksista, sillä ne samalla pienentävät tulevan kiinteistöveron määrää. Joskus pyrkimys verojen minimointiin yhden tilikauden osalta voi kostautua jatkossa.

Poistojen kautta on hyvä pysähtyä pohtimaan maatilan tuloksen ennakoitavuutta. Kirjanpitäjän on hyvä pitää keskusteluyhteyttä yllä, mitä tilan toiminnassa on tapahtumassa tulevina vuosina. Onko suunnitelmissa yhtiöittäminen, sukupolvenvaihdos, isompi investointi vai tuotannon alasajo? Näiden suunnitelmien perusteella voi miettiä keinovalikoimaa, miten varautua erilaisiin kehityspolkuihin ja huomioida tämä jo täytettäessä vuosittaista 2-lomaketta.

Pelto- ja metsäkaupan kirjauksissa on tarkistettava, että kauppasumma kirjataan oikein. Pellon kauppasumma sisältää useimmiten myös salaojat, jotka voidaan kirjata lisäyksenä salaojien menojäännökseen. Metsän osalta on huolehdittava, että kauppasumma kirjataan oikein metsävähennyspohjaan.

Lähtökohtana oikein tehty kirjanpito

Maatalouden tuotantopanoksia hankitaan usein rahoituksella. Kokonaissumma kirjataan lainan nostoksi ja tuotantopanos hankintamenoksi. Rahoituksen poismaksu tehdään myöhemmässä vaiheessa lainanlyhennyksenä. Jos laskuja maksetaan maksumuistutusten kautta, alkuperäisen laskun on oltava tallessa, perintäkulut sekä viivästyskorot kirjataan arvonlisäverottomina.

Leasing on rahoitusmuotona yleistynyt erilaisissa maatilojen konehankinnoissa. Leasing-kuluja ei aina osata kirjata oikealle tilille, vaan niitä kirjataan jopa muuttuviin kuluihin. On myös huomattava, että leasing-velan loppulunastus on itseasiassa investointi, jos asiakas lunastaa saman koneen itselle. Eli loppuvelkaa ei voi kirjata leasing-menona.

Kirjausten oikeellisuus on lähtökohta, jotta aineisto antaa oikean ja riittävän kuvan maatilan tilanteesta sekä veroviranomaisille, tilitoimistolle että tietysti asiakkaalle itselleen.  Määräkenttien hyödyntäminen auttaa energiaveron palautushakemuksen koostamisessa. Hyvä kirjanpito auttaa myös muissa viranomaisvaatimuksissa. Tarkoilla kirjauksilla on mahdollista täyttää vaikka kotieläinten rehuilta vaadittava kirjanpito. Lomakkeen 2 tuottamaa informaatiota pankit ja muut rahoituslaitokset käyttävät keskeisenä rahoituspäätösten taustainformaationa. 2-lomakkeeseen luotetaan edelleen ilman, että asiakkaan tilanteesta on tehty tarkempia ennustelaskelmia.

Maatila-asiakkaan 2-lomakkeen tarkistuslista:

Tarkista vuosiyhteenvedot

• lihatalo, meijeri, puun ostajat
• tukiyhteenveto
• maksetut Myelit ja Myel-vuosityötulo
• pankkilainojen saldot ja korot
• maksetut palkat

Muuta tarkistettavaa

• tiedot mahdollisista pelto-ja metsäkaupoista
• mahdolliset vakuutuskorvaukset vuoden aikana
• edellisen vuoden verotuspäätös
• edellisen vuoden kiinteistöverolomake
• asiakkaalta kaikki maatalouteen liittyvät e-laskut sekä sähköpostitse tulleet laskut

Tilinpäätös

• tarkistetaan tulot ja menot sekä maatalouden tuet
• käydään läpi 2C metsätilinpäätös, tarkistetaan mahdollinen metsävähennyksen käyttö sekä hankintatyö
• tarkistetaan kirjausten oikaisuerät: vakuutukset, puhelin, kiinteistövero (maatalous, metsätalous, yksityistalous)
• tarkistetaan yksityistalouden ajoneuvolla ajettu maatalousajo, ajopäiväkirja suositeltava
• tarkistetaan ALV:n alarajahuojennus (tämä poistui vuoden 2025 alusta)
• tarkistetaan osuuspääoman korkojen laskenta
• lisätään metsätalouden osuuden korjaukset
• lisätään mahdollinen oman puutavaran käyttö
• täydennetään vähennykset
  • työhuonevähennys (yhtenäistämisohje)
  • ”kökkäväen”, timpurien, lomittajien ym. ruokavähennys (tarkistettava ja listattava vuosittain)
• tarkistetaan palkkamenot
• käydään läpi poistot
  • tarkistettava, että poistot ovat siirtyneet edelliseltä vuodelta oikein
  • pienet menojäännökset: koneiden ja kaluston osalta enintään 1200 euron menojäännöksen voi poistaa kerralla, rakennuksissa raja on 1000 euroa
• tarkistetaan varat ja velat
  • maatalousmaan arvo edelliseltä vuodelta
  • osakkeet ja osuudet, osuusmaksuvelan huomiointi oikein nettovarallisuusarvossa
  • lainojen osalta oikea jako: maatalous, metsätalous, yksityistalous
• tarkistetaan maksetut korot
• jaettavan yrittäjätulon tarkistus, jakoprosentti ansiotulo- ja pääomatulo-osuuksiin
• ennakkoverojen tarkistus, sekä maatalous, että mahdolliset puun myynnit
• pohditaan mahdollinen tasausvarauksen käyttö

Lisäksi 2C-lomakkeen osalta:

• puun myyntitulot (hankintakauppa, pystykauppa, mahdollinen muu puun myynti, esim. hake tai muu polttopuu, joulukuuset)
• mahdolliset puukauppaan kuuluvat hintalisät (bonukset)
• mahdolliset vakuutuskorvaukset (näistä ennakonpidätyksen tarkistaminen)
• eläinvahinkojen, kuten hirvivahinkojen korvaukset
• metsätalouden tuet (Metka- ja Kemera-tuet)
• puutavaran arvon erittely omasta metsästä otetun puutavaran osalta ja selvitys käytöstä, mahdolliset tulolähdesiirrot
• varausten tuloutus, uusien tekeminen (menovaraus, tuhovaraus)
• metsävähennyksen seuranta ja verovuodelta käytettävä uusi metsävähennys
• mahdollinen metsälahjavähennys, jos metsää saatu lahjana 1.1.2017 jälkeen