Älykästä rekrytointia

Vaikka tekoäly muuttaa henkilöstöhallinnossa omaksuttuja toimintamalleja, se ei poista työnantajan vastuuta lainsäädännön velvoitteista. Päinvastoin.

Työnantajan täytyy ottaa rekrytoinnissa huomioon koko joukko työnhakijan – ja jo työllistettyjen – oikeuksia turvaavaa sääntelyä muun muassa tietosuojaan, ilmoittajansuojeluun, syrjimättömyyteen, tasa-arvoon, yhteistoimintaan ja työsopimussuhteeseen liittyen. Uuden kerroksensa vaatimuksiin tuo tekoäly, jonka käyttö edellyttää paitsi nimenomaisen tekoälysääntelyn vaatimusten tuntemista, myös edellä mainitun sääntelyn vaatimusten täyttymisen tarkastelua uudesta kulmasta.

Tekoälyn käyttö rekrytoinnissa on määritelty EU-lainsäädännössä korkeariskiseksi. Samalla tekoäly tarjoaa rekrytointiprosessiin hyötyjä.

Iso osa organisaatioista hyödyntää tekoälyä rekrytoinnissa jo nyt, joko aivan omatoimisesti tai käytössä olevien ohjelmistojen sekä yhteistyökumppanien avustamana. Uuden äärellä rekrytointiin osallistuvien asiantuntemuksen tarve korostuu entisestään, kun tekoälyteknologiaa hyödyntävän yrityksen on varmistettava, että myös uudet työkalut ja automatisoidut prosessit noudattavat kaiken asiassa olennaisen ja voimassa olevan lainsäädännön vaatimuksia, edistävät eettisesti kestävää ja syrjimätöntä henkilöstöpolitiikkaa eivätkä vaaranna ihmisten turvallisuutta tai perusoikeuksia.

Tekoälysääntely ja muuta rekrytointia koskeva sääntely kietoutuvat yhteen

Tekoälyä koskevan sääntelyn vaatimuksia ei voida henkilöstöhallinnossa erottaa muusta työsuhteita – ja laajemmin jokaisen ihmisen perusoikeuksia – koskettavasta sääntelystä. Näin on myös rekrytoinnin kohdalla. Sääntely muodostaa vaatimusten kokonaisuuden, joka vaikuttaa osin koko rekrytointiprosessin taustalla ja osin joissakin tietyissä rekrytoinnin vaiheissa.

Rekrytoinnissa käsitellään esimerkiksi laajasti hakijoiden henkilötietoja. Tällöin raamit tekoälyn käytölle tulevat tietosuojalainsäädännöstä ja tietoturvasta. Potentiaalisen työntekijän tietojen käsittely rekrytoinnissa – tekoälyn keinoin tai ilman – edellyttää siten laajaa tietosuojalainsäädännön tuntemusta ja ymmärrystä henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä eri tilanteissa.

Jos rekrytointiprosessissa käytetään tekoälyä,, se on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU/2024/1689) mukaan sallittua vain, jos käsittelyn riskit on arvioitu ja työnhakija on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa esimerkiksi allekirjoituksella tai sähköisesti kaksivaiheisella varmistuksella. Työnhakijalla on myös oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen.

Tietosuojalainsäädännön ohella sovellettavaksi tulee myös muu sääntely, joka ohjaa rekrytointiprosessia. Esimerkiksi syrjintäolettama voi syntyä myös ilman työnantajan myötävaikutusta, jos tekoäly käyttää valintakriteereinä syrjiviä perusteita, esittää haastattelussa kiellettyjä kysymyksiä tai perustaa valintansa muille kuin hakuilmoituksessa ilmoitetuille ja sallituille perusteille.

Tekoälyjärjestelmien käyttöä rekrytoinnissa rajoittaa myös kokonaan uusi EU-sääntely. Tekoälysäädös (AI Act, (EU) 2024/1689) on ensimmäinen nimenomaisesti tekoälyn käyttöä säätelevä asetus, jossa asetetaan velvoitteita paitsi tekoälyjärjestelmien tarjoajille myös niiden käyttöönottajille. Vaatimukset liittyvät esimerkiksi tekoälymallien läpinäkyvyyteen ja sovellusten käyttöön.

Koska rekrytointiin liittyvät järjestelmät on tekoälysäädöksessä määritelty niin sanotuiksi korkean riskin sovelluksiksi, niiden käyttö on muita rajoitetumpaa. Osa tekoälypohjaisista analyysikeinoista on jopa täysin kiellettyjä.

Tekoäly voi parhaimmillaan nopeuttaa hakuprosessia, parantaa hakijakokemusta ja auttaa organisaatioita hallitsemaan suuria hakemusmääriä.

Hyvä rekrytointiapuri, kun käyttö on vaatimusten mukaista

Tekoäly voi parhaimmillaan nopeuttaa hakuprosessia, parantaa hakijakokemusta ja auttaa organisaatioita hallitsemaan suuria hakemusmääriä. Toisaalta vaikutus ja kokemus voi olla myös aivan päinvastainen. Samalla tekoälyn käyttöön liittyy merkittäviä oikeudellisia ja eettisiä kysymyksiä, erityisesti henkilötietojen käsittelyyn ja syrjimättömyyteen liittyen. Sujuva ja lainmukainen rekrytointiprosessi tekoälyn kanssa vaatii siis hyvää suunnittelua.

Rekrytointiprosessin eri vaiheissa tekoäly voi tukea työnantajaa esimerkiksi työpaikkailmoitusten laatimisessa, hakukriteerien määrittelyssä, avoimen työpaikan markkinoinnissa, hakemusten esikarsinnassa, hakijoiden pätevyyksien arvioinnissa sekä hakijaviestinnässä. Tekoälyn avulla voidaan analysoida hakijoiden ansioluetteloita ja hakemustekstejä sekä verrata niitä määriteltyihin hakukriteereihin. Lisäksi tekoäly voi sujuvoittaa monikielistä rekrytointiviestintää ja varmistaa, että hakijoille annetaan yhdenmukainen ja ajantasainen tieto prosessin etenemisestä.

Tekoäly tarjoaa keinon tehostaa prosessia ja päätöksentekoa, mutta on tärkeää tunnistaa, että automaattinen päätöksenteko ilman luonnollisen henkilön vaikutusmahdollisuutta on kielletty, ellei siihen ole annettu erillistä suostumusta (EU:n tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Käytännössä tämä tarkoittaa, että tekoäly voi kyllä tukea rekrytointipäätöksiä käsittelemällä, analysoimalla ja tarjoamalla tietoa, mutta prosessissa etenevien tai tehtävään rekrytoitavan valinta ei voi perustua pelkästään tekoälyn tekemään arvioon, ainakaan ilman työnhakijan nimenomaista suostumusta.

Suostumuksen lisäksi on varmistettava, että analysointimenetelmät ovat läpinäkyviä ja oikeudenmukaisia, eikä tekoäly aiheuta suoraa tai epäsuoraa syrjintää. Koko rekryprosessia koskettaa syrjimättömyyden vaatimus, jonka huomioiminen voi tuottaa tekoälylle haasteita. Siltä ja sen algoritmeiltä puuttuu sellainen inhimillinen ymmärrys ja laintulkintakyky, jonka avulla syrjimättömyydestä voitaisiin varmistua.

Tekoälysäädös tuo rekrytoinnissa käytettäville algoritmeille tiukempia vaatimuksia, erityisesti silloin, kun tekoäly osallistuu hakijoiden arviointiin tai soveltuvuuden analysointiin. Rekrytointia pidetään korkean riskin käyttötapauksena, mikä tarkoittaa, että käytettävän teknologian on täytettävä muun muassa syrjimättömyyden, luotettavuuden ja läpinäkyvyyden vaatimukset.

Työnantajan on siis kiinnitettävä huomioita käytettävään teknologiaan, vaikka se tulisikin yhteistyökumppanin myötä käyttöön rekrytoinnissa. Arviointi on olennaista paitsi tekoälysovelluksia käyttöönotettaessa, myös niiden käytössä ollessa. Sovelluksia ja algoritmejä kehitetään jatkuvasti, joten sovelluksen toiminta ei ole samanlaista jokaisessa rekrytoinnissa. Työnantajien on myös arvioitava, millainen riski henkilötietojen käsittelystä tekoälyn avulla aiheutuu työnhakijan oikeuksille ja mitä suojatoimia on tarpeen ottaa käyttöön.

Jos tekoälyä käytetään hakemusten esikarsintaan tai ­työnhakijan soveltuvuuden arviointiin, henkilötietojen käsittelyyn liittyvät vaikutukset on arvioitava tietosuojanäkökulmasta. EU:n tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukaan vaikutusten­arviointi on pakollinen, jos automaattinen käsittely liittyy hakijan henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiin. Tämä vaatimus korostuu erityisesti silloin, kun rekrytoinnissa otetaan käyttöön uutta teknologiaa. Lisäksi, kuten todettu, työn­hakijan suostumus on aina edellytys henkilötietojen käsittelylle (6 artikla). Jotta hakija voi antaa suostumuksensa, hänen on jo hakemusvaiheessa saatava selkeä tieto siitä, miten hänen ­tietojaan käsitellään rekrytointiprosessin aikana (12 ja 13 artiklat).

Läpinäkyvyys ja hakijakokemuksen parantaminen ovat keskeisiä tekijöitä tekoälyn vastuullisessa hyödyntämisessä. Työnhakijoilla on oikeus ymmärtää, miten heidän tietojaan käsitellään ja millä perusteilla päätöksiä tehdään. Hyvä käytäntö onkin avata rekrytointiprosessin etenemistä ja tekoälyn roolia jo työpaikkailmoituksessa sekä päivittää tietosuojaseloste vastaamaan käytössä olevia teknologioita. Koska työnhakijalla on aina oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen, tekoälyä on syytä käyttää ensisijaisesti rekrytointia tukevana työkaluna, ei itsenäisenä päätöksentekijänä.

Työnhakijoilla on oikeus ymmärtää, miten heidän tietojaan käsitellään ja millä perusteilla päätöksiä tehdään.

Tietojen pseudonymisointi vähentää riskejä

Tekoälyn käytöstä aiheutuvia henkilötietojen käsittelyn riskejä voi – ja on syytä – myös pienentää. Suorat tunnistetiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, voidaan pseudonymisoida eli salata tai korvata jollain epäsuorasti tunnistettavalla tiedolla, kuten alias, järjestysnumero tai muu koodi, jonka avulla yksittäisen hakijan henkilöllisyys on mahdollista selvittää. Tunnistamisen mahdollistavat lisätiedot on säilytettävä erillään eikä niitä saa luovuttaa edelleen.

Tämän kaltaisesta prosessista, jossa hakijoiden nimet ja iät häivytetään ansioluetteloiden ja hakemusten tietokannasta, käytetään yleisesti myös termiä anonyymi rekrytointi. Anonyymiä rekrytointia on toteutettu monissa organisaatioissa jo aikana ennen tekoälyä, kun pyrkimyksenä on ollut vahvistaa prosessin syrjimättömyyttä ja tasa-arvoisuutta.

On kuitenkin tärkeä tunnistaa, että käytetystä termistä huolimatta kyse on nimenomaan pseudonymisoiduista henkilötiedoista eikä anonymisoiduista henkilötiedoista, sillä rekrytointiprosessissa tiedot on voitava aina myös palauttaa yksilötasolle, että henkilö voi tulla valituksi. Ero on merkittävä, sillä anonymisoidut tiedot jäävät tietosuojasäännösten soveltamisen ulkopuolelle.

Pseudonymisoitujen tietojen käsittelyyn sovelletaan edelleen tietosuojasäännöksiä, mutta käsittelystä aiheutuvat riskit ovat pienemmät kuin suorien henkilötietojen käsittely. Hakijan suostumuksella tämä avaa mahdollisuuksia esimerkiksi suurten hakemusmäärien käsittelylle. Tekoälyn analysoitavaksi voidaan siten tarjota pseudonymisoidut hakijatiedot ja pyytää sitä nostamaan jatkokäsittelyyn vaikkapa kymmenen parhaiten asetettuja kriteereitä vastaavaa hakemusta.

Tässä tapauksessa tekoälyn käyttö voi parhaimmillaan edistää hakemusten tasapuolista, osaamiseen ja pätevyyteen perustuvaa käsittelyä rekrytointiprosessin aikana. Edellytyksenä kuitenkin on, että tiedot ovat – ja ne on hakijoilta pyydetty – sellaisessa muodossa, jonka vertailu ja rinnakkain analysointi on tekoälylle mahdollista.

Henkilöstöhallinto tuottaa itsessään paljon tietoa, jota voidaan hyödyntää rekrytoinneissa ja jonka avulla voidaan analysoida, minkälaista osaamista talossa on ja minkälaista osaamista tulevaisuudessa tarvitaan. Kaikkien tietojen hyödyntäminen tällaisessa tarkoituksessa ei kuitenkaan ole automaattisesti sallittua, vaikka tiedon käsittelylle henkilöstöhallinnossa löytyisikin lainmukainen oikeusperuste.

Tekoäly voi pureskella muutakin kuin hakijoiden tietoja

Rekrytoinnissa avustavalle tekoälylle voidaan toki antaa muutakin pureskeltavaa kuin työnhakijoiden tietoja. Se voi näin tarjota hyödyllistä taustatietoa paitsi rekrytoinnin valmisteluun, myös muihin vaiheisiin.

Tekoäly voi esimerkiksi analysoida yrityksen aiempia rekrytointeja, henkilöstömääriä ja -rakennetta eri yksiköissä ja työkohteissa, resurssien tarvetta eri osastoilla tai työvuoroissa, tehtävissä vaadittua koulutustaustaa, määräaikaisten tai osa-aikaisten työntekijöiden määriä sekä ulkopuolisen työvoiman käyttöä ja peilata sitä esimerkiksi alan trendeihin tai yrityksen kasvutavoitteisiin auttaakseen määrittelemään, missä kaivataan lisäresursseja, minkälaista osaamista talossa jo on tai mitkä ovat tehtäväkohtaiset vaatimukset.

Erilaisten tietokantojen, raporttien ja muistioiden hyödyntäminen on vapaampaa, jos tiedot voidaan anonymisoida niin, että henkilöitä ei voida enää tunnistaa edes yhdistelemällä tietoja. Anonymisointi avaa mahdollisuuden myös sellaisten tietojen uudelleenkäyttöön, joka ei alun perin ole sallittua esimerkiksi tietojen henkilökohtaisuuden vuoksi.

Esimerkiksi arkaluontoisten henkilötietojen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artikla) ja työntekijöiden terveystietojen käsittely (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 5 §) on lähtökohtaisesti kiellettyä. Anonymisoimalla tiedot huolellisti organisaatiot voivat käsitellä ja käyttää tietoja myös alkuperäisestä käsittelyperusteesta poikkeaviin tarkoituksiin ilman, että henkilöiden yksityisyyteen kajotaan.

Kaikkea tekoälynkään tuottamaa ei kannata purematta niellä, vaan luottaa ennen kaikkea omaan osaamiseen ja vaistoon sopivimman hakijan valinnasta. Lain ja sen vaatimusten tulkinnassa kannattaa sen sijaan hyödyntää juristia.