CTA Paikka

Työaika­kirjanpito – mistä on kyse ja ketä se velvoittaa?

Vaikka ehdoton velvoite työaikakirjanpidolle ja raamit sen sisällölle tulevat laista, on hyvin hoidettu työajan seuranta myös osa kannattavaa liiketoimintaa ja hyvää työnantajuutta. Miten työaikaa sitten pitää kirjata?
9.3.2021 Tarja Anunti

Työaikalaki (872/2019) velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään kirjaa tehdyistä työtunneista, näyttämään kirjanpidon pyydettäessä työntekijälle, työsuojelu­viranomaiselle tai työntekijöiden edustajalle sekä säilyttämään aineiston vähintään kahden vuoden ajan.

Velvoite koskee lähtökohtaisesti kaikkea työ- ja virkasuhteessa tehtävää työtä ja on olemassa riippumatta noudatettavasta työaikamallista, työsuhteen kestosta tai palkkauksesta.

Työaikalaki velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään kirjaa tehdyistä työtunneista.

Kaksi toteuttamistapaa

Työaikalain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Käytännössä työaikakirjanpito sisältää työvuoroluettelot sekä tiedot toteutuneista työtunneista ja maksetuista korvauksista.

Laki tarjoaa kaksi vaihtoehtoista toteuttamistapaa työaikakirjanpidolle. Siihen voi merkitä joko

  1. säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai
  2. kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.

Yleistettynä vaihtoehdon 1 mukainen tapa on hyvä vaihtoehto kuukausipalkkaisten ja vaihtoehdon 2 mukainen tapa tuntipalkkaisten työntekijöiden kohdalla.

Jos työsuhteessa on käytössä joko työehtosopimuksen tai työaikalain mukainen työaikapankki, työnantajan on pidettävä kirjaa myös työntekijän työaikapankkiin säästämistä eristä sekä työaikapankkiin siirrettyjen erien pitämisestä vapaana.

Huomio lisä- ja ylityötunteihin

Jos työaika kirjataan 1 vaihtoehdon mukaisesti, lisätyötunnit kirjataan erikseen. Vaihtoehdossa 2 lisätyötunnit sen sijaan sisältyvät kaikkiin tehtyihin työtunteihin eikä niitä kirjata erikseen.

Lisätyötä on säännöllisen työajan lisäksi työnantajan määräyksestä tehty työ, joka ei ole ylityötä. Työehtosopimuksessa tai työsopimuksessa on voitu sopia laissa säädettyä säännöllisen työajan enimmäismäärää lyhyemmästä säännöllisestä työajasta. Tällöin työnantajaa ja työntekijää sitovan säännöllisen työajan ja laissa säädetyn ylityön väliin jää työaikaa, jota kutsutaan lisätyöksi.

On huomattava, että lisätyötä ei saa kirjata työaikakirjan­pitoon ylityönä siitäkään huolimatta, vaikka lisätyötunneista olisi maksettu korotettua palkkaa tai vaikka työsuhteessa sovellettavassa työehtosopimuksessa lisätyötunneista käytettäisiin ylityön nimitystä.

Jos työnantaja ja työntekijä ovat sopineet työaikalain 38 §:n mukaisesti lisä-, ylityö- ja sunnuntaityökorvausten maksamisesta erillisenä kuukausikorvauksena, merkitään työaikakirjanpitoon arvioitu määrä näistä työtunneista kuukausitasolla.

Pidettiinpä työtunneista kirjaa vaihtoehdon 1 tai 2 mukaisesti, ylityötunnit tulee kirjata tosiasiallisesti tehtyjen ylityötuntien mukaisesti. Se, miten ylityöt on korvattu, ei vaikuta kirjaukseen.

Kokonaistyöaikaa seurataan tasoittumisjaksolla

Uuden, vuoden 2020 alusta voimaantulleen, työaikalain mukainen työajan enimmäismäärä – vuositasolla noin 2 300 tuntia – muutti ylityötuntien laskentatapaa. Enimmäismäärä koskee kokonaistyöaikaa, eli kaikkia tehtyjä työtunteja riippumatta siitä, ovatko ne säännöllistä työaikaa, lisätyötä, ylityötä tai vaikkapa työajaksi laskettavaa varallaoloa.

Uusi laskentatapa on tullut käyttöön vaiheittain työehto­sopimusten uusiutuessa ja siirtymäajan puitteissa. Esimerkiksi taloushallintoalaa koskevassa työehtosopimuksessa vanhasta laskentatavasta, jonka mukaan vuosittainen ylityön määrä oli enintään 330 tuntia, luovuttiin vuoden 2021 alusta alkaen. Nyt työehtosopimuksen 6 §:ssä määritetään ylityön enimmäismäärän sijasta työajan enimmäismääräksi keskimäärin 48 tuntia 12 kuukauden ajanjaksolla.

Käytännössä kokonaistyöaikaa seurataan työaikalain mukaisesti neljän kuukauden tasoittumisjakson aikana, jollei tasoittumisjaksoa ole työehtosopimuksella pidennetty. Tasoittumisjaksoja tarkastellaan itsenäisinä. Yhdellä jaksolla viikoittaisen työajan keskimäärän on jäätävä korkeintaan 48 tuntiin.

Lue lisää työaikalain uudistuksesta Mika Pahlstenin artikkelista Työaikalain uudistus 2020 – Mikä muuttuu? (Tilisanomat 5/2019)

Joustotyöajassa työntekijä ilmoittaa tunnit

Jos työsuhteessa noudatetaan uuden työaikalain 13 §:n mukaista joustotyöaikaa, on velvoite tehtyjen työtuntien raportoinnista työntekijällä. Hänen on toimitettava työnantajalle palkanmaksukausittain luettelo säännöllisen työajan puitteissa tekemistään tunneista. Luettelosta on ilmettävä viikoittainen työaika ja lepoaika.

Poiketen yllä esitetystä työajan kirjaamisen pääsäännöstä, joustotyöaikaa noudatettaessa työnantaja on velvollinen kirjaamaan ainoastaan työntekijän ilmoittamat tiedot työaikakirjanpitoon.

Työaikakirjanpidon pitämisvelvollisuus on kuitenkin myös tässä työaikamallissa työnantajalla. Hän täyttää velvollisuutensa huolehtimalla, että työntekijä toimittaa vaaditut tiedot ja kirjaamalla ilmoitetut tiedot työaikakirjanpitoon.

Tyyli on vapaa, mutta selkeä

Muutoin työaikalaki ei anna määräyksiä työaikakirjanpidon teknistä toteuttamistapaa koskien. Tyyli on siis siltä osin vapaa. Työajasta voidaan pitää kirjaa paperilla, Excelissä tai sähköisessä sovelluksessa.

On kuitenkin tärkeää, että kaikki lain vaatimat tiedot on merkitty työaikakirjanpitoon selkeästi ja siten, että ne ovat haettavissa ja löydettävissä työntekijäkohtaisesti. Lisäksi työaika- ja palkkakirjanpito on pidettävä erillään tai siten, että ne ovat erotettava toisistaan.

On tärkeää, että kaikki lain vaatimat tiedot on merkitty työaikakirjanpitoon selkeästi ja siten, että ne ovat haettavissa ja löydettävissä työntekijäkohtaisesti.

Selkeällä ja osoitettavalla työaikakirjanpidolla on ratkaiseva merkitys silloin, jos työsuhteessa syntyy erimielisyyksiä tehtyjä työtunteja ja maksettuja korvauksia koskien.

Säilytettävä ainakin kaksi vuotta

Työaikakirjanpito on säilytettävä ainakin työaikalain 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen saakka eli työsuhteen kestäessä kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisestä tai työsuhteen päättyessä kaksi vuotta päättymisestä. Lisäksi, jos työvuoroluetteloissa olevat tiedot eivät käy ilmi työaikakirjan­pidosta, täytyy työnantajan säilyttää luettelot erillisinä.

Työnantajalla on myös velvollisuus antaa kirjallinen selvitys työaikakirjanpidosta sitä pyytävälle työntekijälle tai hänen valtuuttamalleen henkilölle häntä koskevien merkintöjen osalta. Jos työantaja ei pyynnöstä toimita selvitystä, voi aluehallintovirasto puuttua asiaan ja vaatia selvityksen toimittamista.

Lisäksi työnantajan on pyynnöstä toimitettava työsuojelu­viranomaiselle, luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle, työsuojeluvaltuutetulle tai muulle työntekijän edustajalle jäljennös työaikakirjanpidosta, tasoittumissuunnitelmasta, työvuoroluettelosta ja työaikalain 32 §:ssä luetelluista työaikaa koskevista sopimuksista.

Kaikki eivät kuulu työaikalain piiriin

Kaikki työtä tekevät eivät kuitenkaan ole työaikalain soveltamisalan piirissä. Uudessa työaikalaissa soveltamisalaa on täsmennetty ja laajennettu suhteessa aiempaan. Sikäli entistä harvempi jää työaikasääntelyn ulkopuolelle.

Työaikalain 2 §:ssä määritellään tilanteet, joissa työaika­lakia ei sovelleta työntekijään, jos hänellä on työaika-autonomia eli tosiasiallinen vapaus päättää työajoistaan. Tällöin työajan käyttöä ei ennalta määritellä eikä valvota työnantajan puolelta lainkaan. Merkitys on tosiasiallisilla mahdollisuuksilla vaikuttaa työaikaan, eikä esimerkiksi työsopimukseen sanamuodolla ole ratkaisevaa merkitystä. Poikkeuksia kuitenkin tulkitaan lain esitöiden mukaan suppeasti ja käyttäen tapauskohtaista kokonaisharkintaa. Minkään yksittäisen kriteerin täyttyminen ei siis aiheuta työtekijän jäämistä työaikalain ulkopuolelle.

Soveltamisalan ulkopuolelle voivat mahdollisesti jäädä esimerkiksi johtavassa asemassa olevat, itsenäiset asiantuntijat, kauppaedustajat, kiinteistövälittäjät sekä freelancer-suhteessa olevat silloin, kun freelancer-sopimussuhde ei tosiasiallisesti täytä työsuhteen kriteerejä. Arvio esimerkiksi johtajan kuulumisesta työaikalain soveltamisalan piiriin tehdään hänen tosiasiallisen asemansa ja tehtäviensä perusteella. Merkitystä on johtajan palkkauksella suhteessa alaisiin sekä hänen toimintaoikeuksillaan ja vastuusuhteillaan. Itsenäisessä johtavassa asemassa oleva työntekijä, jolla on täydellinen työaika-autonomia, ei kuulu työaikalain piiriin.

Etätyö ja kotona tehtävä työ on uudessa työaikalaissa poistettu kokonaan soveltamisalapoikkeusten listasta. Aiemman työaikalain sanamuodosta poiketen pelkästään se, että työtä tehdään kotona, ei rajaa työtä tuolta osin työaikalain soveltamisalan ulkopuolelle, ja työaikalain mukaisella työntekopaikalla tarkoitetaan työntekijän varsinaisen työpaikan lisäksi mitä tahansa paikkaa, jossa työntekijä suorittaa työnantajan määräämiä tehtäviä.

Lue, miten työajoista on etätyösopimuksessa sovittava Eija Männistön artikkelista Työtä etänä – suunnitellusti ja turvallisesti.

Laiminlyönti voi johtaa rangaistukseen

Joskus työaikakirjanpitoa koskevat epäselvyydet päätyvät tuomioistuinkäsittelyihin ja otsikoihin. Huonosti hoidettu työaikakirjanpito voi johtaa paitsi yksittäisiin epäselvyyksiin työsuhteissa myös oikeudellisiin sanktioihin.

Huonosti hoidettu työaikakirjanpito voi johtaa paitsi yksittäisiin epäselvyyksiin työsuhteissa myös oikeudellisiin sanktioihin.

Jos työnantaja tai sen edustaja laiminlyö työaikakirjapidon, pitää sitä väärin, muuttaa sitä, kätkee tai hävittää sen, tai tekee muutoin mahdottomaksi lukea työaikakirjanpidon aineistoja, voidaan tämä tuomita rangaistukseen.

Rikoslain 47 luvun 2 §:ssä säädetään työaikasuojelurikoksesta rangaistukseksi sakkoa tai enintään kuusi kuukautta vankeutta.

Asiantuntijana
Tarja Anunti lakiasiantuntija, HR ja talous, Linnunmaa Lex Oy
Katso kaikki