Henkilöstö­rahasto työn­tekijöiden palkit­semisessa

Henkilöstörahasto ja sen jäsenet

Henkilöstörahasto on henkilöstörahastolaissa säännelty henkilöstön omistama ja hallitsema rahasto, joka hallinnoi työnantajan sille suorittamia tulos- tai voittopalkkioeriä sekä muita rahaston varoja. Henkilöstörahasto on yhtäältä henkilöstön suoriutumiseen ja yrityksen taloudelliseen menestykseen perustuvan palkitsemisen muoto. Rahasto on toisaalta henkilöstön välillisen sijoittamisen väline.

Henkilöstörahaston perustamisesta päättävät työnantaja ja henkilöstö yhteistoiminnassa. Rahasto voidaan perustaa muun ohessa suomalaisen osake- tai henkilöyhtiön taikka säätiön yhteyteen. Rahasto voidaan perustaa myös valtion viraston tai kunnan yhteyteen. Rahasto voi olla konserni- tai tulosyksikkökohtainen.

Henkilöstörahaston perustamisen edellytyksenä on 1.4.2023 alkaen se, että yrityksen työsuhteessa olevien henkilöiden määrä on säännöllisesti vähintään viisi ja yrityksen liikevaihto tai sitä vastaava tuotto on vähintään 100 000 euroa. Edellytyksenä on lisäksi se, että yrityksellä on henkilöstörahastoeriä kerryttävä tulos- tai voittopalkkiojärjestelmä. Rahaston perustamisessa on noudatettava laissa säädettyä menettelyä.

Henkilöstörahaston jäseniä (ja omistajia) ovat kaikki yrityksen työntekijät. Kysymys on siis koko henkilöstön palkitsemisjärjestelmästä. Jäsenyys rahastossa syntyy automaattisesti työsuhteen myötä eikä jäsenyydestä voi kieltäytyä. Rahaston jäsenellä on osuus rahaston varoihin eli rahasto-osuus.

Henkilöstörahasto on erillinen oikeushenkilö. Rahasto omistaa rahastoon maksetut varat. Rahaston jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti rahaston velvoitteista eikä jäsenyyteen saa liittää henkilökohtaisia velvoitteita. Rahaston toiminnasta on laadittava tilinpäätös ja toimintakertomus. Henkilöstörahastossa on aina toimitettava tilintarkastus.

Henkilöstörahasto tai rahaston jäsenten työnantaja voi hoitaa rahaston varojen sijoittamisen, kirjanpidon laatimisen ja rahastosta nostettujen varojen maksatuksen. Käytännössä työnantajat kuitenkin usein ulkoistavat nämä tehtävät ulkopuolisen palveluntarjoajan hoidettavaksi.

Henkilöstörahastoerät

Henkilöstörahaston varat muodostuvat pääasiassa työnantajan rahastolle maksamista henkilöstörahastoeristä eli laissa säädetyt edellytykset täyttävistä tulos- ja voittopalkkioista. Työnantaja voi lisäksi maksaa rahastoon henkilöstörahastonerän lisäosia. Henkilöstörahastoerät ja lisäosat liitetään jäsenten henkilökohtaisiin rahasto-osuuksiin, jolloin ne kasvattavat jäsenen rahasto-osuuden arvoa.

Henkilöstörahastolaissa on säädetty edellytykset, joiden on täytyttävä, jotta työnantajan rahastolle maksamaa tulos- tai voittopalkkiota voidaan pitää henkilöstörahastoeränä. Palkkion on perustuttava kaikkia rahaston jäseniä koskevaan tulos- tai voittopalkkiojärjestelmään. Palkkion määräytymisperusteiden on oltava ennalta määritellyt. Palkkion enimmäismäärän on lisäksi määräydyttävä yhdenmukaisten periaatteiden mukaan. Palkkion määrä voi kuitenkin vaihdella työntekijäkohtaisesti.

Laissa säädetyt henkilöstörahastoerän edellytykset jättävät yritykselle harkinnanvaraa tulos- tai voittopalkkion määräytymisperusteiden suhteen. Henkilöstörahastoerään voi sisältyä yrityksen koko henkilöstöä koskevia osuuksia, tulosyksikkökohtaisia osuuksia, tiimi- tai ryhmätason osuuksia taikka työntekijän omaan suoriutumiseen perustuvia osuuksia. Eri osuuksien mittarit ja painoarvot voivat olla erilaisia ja vuosittain vaihtuvia. Henkilöstörahastoerän määrä voi olla kytketty esimerkiksi tuloslaskelman tunnuslukuihin taikka tuotanto- tai asiakastyytyväisyystavoitteisiin.

Työnantaja saa omassa tuloverotuksessaan vähentää henkilöstörahastoon maksamansa henkilöstörahastoerät. Työntekijää ei veroteta työnantajan rahastoon maksamista eristä. Työnantajan rahastoon maksamista henkilöstörahastoeristä ei suoriteta työnantajan tai työntekijän sosiaalivakuutusmaksuja. Työnantajan rahastolle maksamia eriä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Työntekijällä on oikeus saada osuutensa henkilöstörahastoerästä tai sen lisäosasta käteisenä, jos tästä on nimenomainen määräys tulos- tai voittopalkkiojärjestelmän ehdoissa. Työntekijän käteisenä saama henkilöstörahastoerä on työntekijän veronalaista ansiotuloa koko määrältään. Käteisenä saadusta henkilöstörahastoerästä on suoritettava kaikki palkan sosiaalivakuutusmaksut. Poikkeus viimeksi mainitusta ovat laissa säädetyt edellytykset täyttävät voitto- ja tulospalkkiot. Käteisenä maksettu henkilöstörahastoerä on ilmoitettava tulorekisteriin.

Henkilöstörahaston varojen tuotto

Henkilöstörahaston on sijoitettava rahaston varat varmalla ja tuottavalla tavalla. Varojen sijoituskohteita voivat olla esimerkiksi osakkeet tai korkosijoitukset. Rahaston varoille kertyy tuottoa osinkojen, korkojen tai luovutusvoittojen muodossa. Rahaston varojen arvoon vaikuttavat lisäksi sijoituskohteiden arvonmuutokset. Rahasto voi sijoittaa varoja myös jäsentensä työnantajayritykseen, jolloin rahasto toimii vastaavalla periaatteella kuin työsuhdeoptiot ja muut työnantajan osakkeen arvoon kytketyt kannustimet.

Henkilöstörahaston varoille tilikauden aikana kertyneiden tuottojen ja rahaston kulujen erotus eli yli- tai alijäämä sekä sijoituskohteiden arvonmuutokset on liitettävä jäsenten osuuksiin. Rahaston varoille kertyvä tuotto ja arvonnousu kasvattavat siten jäsenen rahasto-osuuden arvoa. Rahaston säännöissä voidaan toisaalta määrätä, että ylijäämä jaetaan kokonaan tai osittain jäsenille.

Henkilöstörahasto on tuloverotuksessa verovapaa yhteisö. Rahastoa ei siten veroteta työnantajalta saaduista henkilöstörahastoeristä. Sijoituskohteiden tuotto ja arvonnousu ovat niin ikään rahastolle verovapaata tuloa. Myöskään rahaston jäsentä ei veroteta rahasto-osuuteen liitetystä ylijäämästä tai arvonnoususta. Rahastoon verovapaasti maksetuille palkkioille kertyy siten verovapaasti tuottoa.

Rahastosta nostetut varat

Henkilöstörahaston jäsenen rahasto-osuus jakautuu sidottuun ja nostettavissa olevaan osaan. Sidotusta osasta siirretään vuosittain pääomaa nostettavissa olevaan osaan. Siirrettävän pääoman osuus voi olla enintään 15 prosenttia sidotusta osasta. Rahaston jäsen voi nostaa nostettavissa olevan osan rahaston sääntöjen mukaisena ajankohtana tai jättää sen rahastoon tuottoa kerryttämään. Työsuhteen päättyessä jäsenellä on oikeus nostaa koko osuutensa laissa säädetyssä määräajassa.

Henkilöstörahastosta rahasto-osuutena nostetuista varoista on jäsenen veronalaista ansiotulotuloa 80 prosenttia. Loppuosa eli 20 prosenttia on verovapaata tuloa. Rahastosta nostetuista varoista ei suoriteta sosiaalivakuutusmaksuja, lukuun ottamatta vakuutetun sairaanhoitomaksua. Edellä esitetty koskee myös rahaston jäsenelle maksamaa ylijäämää.

Henkilöstörahasto vai rahapalkkio

Henkilöstörahaston kautta tapahtuvaan palkitsemiseen liittyvä säästö veroissa ja sosiaalivakuutusmaksuissa mahdollistaa sen, että työntekijä voi saada käteensä suuremman palkkion kuin rahapalkitsemisessa, vaikka palkitsemisen kustannukset työnantajalle muodostuvat yhtä suureksi. Seuraava esimerkki havainnollistaa asiaa.

X Oy käyttää työntekijä A:n tulospalkkion maksuun 1 000 euroa (kustannus työnantajalle sisältäen sosiaalivakuutusmaksut). A:n veroprosentti on 35 (ei sisällä sairausvakuutusmaksua). Työnantajan sosiaalivakuutusmaksut ovat yhteensä 22 prosenttia ja työntekijän sosiaalivakuutusmaksut yhteensä 10,5 prosenttia (sisältäen päiväraha- ja sairaanhoitomaksut).*

Vaihtoehto 1: Tulospalkkio maksetaan rahana

X Oy maksaa A:lle tulospalkkion rahana. Palkkioon käytettävästä 1 000 eurosta kuluu työnantajan sosiaalivakuutusmaksuihin (820 x 22 %) 180 euroa. Työnantajan sosiaalivakuutusmaksujen vähentämisen jälkeen A:lle maksettavan bruttopalkkion määräksi muodostuu (1 000 – 180) 820 euroa. A maksaa tästä määrästä työntekijän sosiaalivakuutusmaksut (820 x 10,50 %) 86 euroa. Työntekijän sosiaalivakuutusmaksut (pl. sairaanhoitomaksu 5 euroa) vähennetään ansiotulon verotuksessa. A maksaa siten palkkiosta ansiotulon veroa ((820 – (86 – 5)) x 35 %) 259 euroa. A:n käteen jää (820 – 86 – 259) 475 euroa.

Vaihtoehto 2: Tulospalkkio henkilöstörahaston kautta.

X Oy maksaa A:n tulospalkkion henkilöstörahastoon. Palkkiosta ei suoriteta työnantajan sosiaalivakuutusmaksuja, joten rahastoon maksettava määrä on 1 000 euroa. A maksaa rahastosta nostetuista varoista ansiotulon veroa (1 000 x 80 % x 35 %) 280 euroa ja sairaanhoitomaksua (800 x 1,5 %) 12 euroa. A:n käteen jää (1 000 – 280 – 12) 708 euroa.

* Esimerkin laskelmissa on käytetty pyöristettyjä sosiaalivakuutusmaksujen prosentteja ja desimaalit on pyöristetty. Laskelmissa on jätetty huomioon ottamatta rahastoon maksetuille varoille kertyvä tuotto ja rahaston kustannukset.

Klikkaa kuvaa isommaksi.

Esimerkin tilanteessa työnantajalla palkitsemisesta aiheutuvat kustannukset ovat yhtä suuret riippumatta siitä, maksaako työnantaja tulospalkkion suoraan työntekijälle vai saako työntekijä palkkion henkilöstörahaston kautta. Työntekijälle käteen jäävä palkkio muodostuu kuitenkin lähes 50 prosenttia suuremmaksi, kun hän saa palkkion rahaston kautta.

Lopuksi

Henkilöstörahasto tarjoaa useita etuja. Rahaston kautta saatujen tulos- ja voittopalkkioiden verotus lykkääntyy rahasto-osuuden nostohetkeen ja palkkiot ovat osittain verovapaata tuloa. Rahaston kautta saaduista palkkioista ei suoriteta sosiaalivakuutusmaksuja. Kaikella on toki myös kääntöpuolensa. Työntekijä voi joutua odottamaan useita vuosia ennen kuin hän saa nostettua rahastoon maksetut palkkiot. Rahaston kautta saadut palkkiot eivät kerrytä eläkettä eikä palkkioita lueta etuuksien perusteisiin.