Laskun tietojen muuttamisesta ilman hyvityslaskun laatimista 2024/2075

Laskun korjaamisen perinteitä

Kuten tiedämme, laskutuksessa tapahtuu usein erilaisia virheitä. Lasku lähetetään väärälle yhtiölle, tilaus- tai sopimusnumero on väärä tai hinnoissa on virheitä. Tässä vain muutama esimerkki.

Erityisesti vakiintuneissa liikesuhteissa on joskus tapana, että asiakkaalle ei lähetetä hyvityslaskua vaan ainoastaan uusi veloituslasku. Näin on totuttu toimimaan jo vuosia. Ohjelmiston tarjoamien mahdollisuuksien ja yrityksen sisäisten kontrollien ankaruuden mukaan voidaan soveltaa erilaisia toimintamalleja. Laskuttaja saattaa esimerkiksi palauttaa laskun muokkaustilaan laskutusohjelmistossa ja tehdä uuden veloituslaskun. Toinen vaihtoehto on, että laskuttaja luo hyvityslaskun ja uuden veloituslaskun ja lähettää asiakkaalle vain veloituslaskun.

Laskun muokkaaminen verkkolaskuoperaattorin palvelussa

Verkkolaskutuksen myötä on tullut käyttöön toimintamalli, jossa myyjä voi päivittää eräitä laskun tietoja verkkolaskuoperaattorin tarjoamassa verkkopalvelussa. Päivitettyään tiedot verkkolaskuoperaattorin verkkopalvelussa myyjä lähettää verkkolaskun uudelleen ostajalle lähettämättä erillistä hyvityslaskua. Tämä on siis vaihtoehtoinen toimintamalli sille, että myyjä laatisi laskutusjärjestelmässään hyvityslaskun sekä uuden veloituslaskun ja lähettäisi nämä verkkolaskuoperaattorin kautta ostajalle.

Muokatut tiedot ovat laskun käsittelyä ostajalla palvelevia tietoja kuten tilausnumero tai tiliöintiviite. Ostaja käyttää näitä tietoja esimerkiksi laskun kytkemiseen tiettyyn yksilöityyn tilaukseen, automatisoimaan laskun tiliöintiä ja laskentakohteiden määritystä tai automatisoimaan ostajan logistiikkaa ja varastonvalvontaa. Muokattavissa tiedoissa ei verkkolaskuoperaattorin näkemyksen mukaan ole sellaisia laskun tietoja, joilla olisi vaikutusta KPL 2:5 §:n (tositteen tietosisältö) tai arvonlisäverolain 209e §:n (vähennyskelpoisen laskun pakollinen tietosisältö) vaatimusten toteutumiseen.

Esimerkiksi kuntakonsernien yhtiöt haluavat monesti tehdä laskun muokkauksen yllä kuvatulla tavalla verkkolaskuoperaattorin palvelussa. Syyt ovat hyvin käytännölliset. Hyvityslaskun ja uuden veloituslaskun tekeminen on koettu työlääksi johtuen laskutuksessa käytettyjen toiminnanohjausjärjestelmien ja organisaatioiden laskutusprosessien kankeudesta.

Myös ostajat ovat voineet muokata verkkolaskuoperaattorien palvelussa laskun välitykseen tarvittavia tietoja kuten laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite ja laskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattori. Nämä tiedot ovat tarpeen ainoastaan laskun ohjaamiseksi oikealle yksikölle ostajan organisaatiossa. Esimerkiksi eräillä yliopistoilla on oma verkkolaskuosoite jokaista yksikköä ja jopa projektia varten, joten ei ole ihme, että laskuttajan on vaikea pysyä kärryillä oikeasta verkkolaskuosoitteesta. Ostajan on helpompi itse ohjata lasku oikeaan paikkaan korjaamalla tiedot operaattorin palvelussa.

Muistutetaan kuitenkin, että verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus ovat varsinaisen laskun tietosisällöstä erillisiä tietoja. Ne voidaan rinnastaa perinteisessä kirjeitse lähetettävässä laskussa kirjekuoressa olevaan osoitteeseen. Myös verkkolaskutiedostossa ne esitetään varsinaisesta laskun tietosisällöstä erillisessä elementissä.
Kilalle lausuntopyynnön laatineen verkkolaskuoperaattorin mukaan verkkolaskupalvelun asiakkaat esittävät usein verkkolaskun muokkaustoimintoa palveluun kohdistuvana pakollisena vaatimuksena ostotilanteessa. Tämän vuoksi Kilan lausunto on tärkeä kirjanpitotavan mukaisten menettelyjen yhdenmukaiselle soveltamiselle.

Kilan lausunto pähkinänkuoressa

Kila perustelee lausuntonsa keskeisillä kirjanpitolain toisen luvun säädöksillä. Lausunnon kannalta relevantteja ovat esimerkiksi:

• KPL 2:5 § – tosite
• KPL 2:6 § – kirjausketju
• KPL 2:7 § – kirjanpitoaineiston sisällön muuttumattomuus
• KPL 2:9 § – kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Lisäksi Kila käy läpi vuoden 2021 menetelmäyleisohjeen keskeisen sisällön. Suosittelen vahvasti lausuntoon ja erityisesti sen säännösosaan tutustumista. Se antaa erinomaisen johdatuksen kirjanpitolain soveltamiseen erityyppisten menetelmäkysymysten lainmukaisuuden tulkinnassa ja oikein toimintamallien suunnittelussa.
Lausunnossaan Kila ei näe hyvän kirjanpitotavan kannalta huomauttamista lausuntopyynnössä kuvatun menettelyn soveltamiselle.

KPL 2:7.2:ssa tarkoitettujen laatimis- tai julkistamistoimien jälkeen (esimerkiksi tilinpäätös- tai viranomaisilmoitus), sellaisia tietoja, joilla voi olla vaikutusta laaditun tilinpäätöksen tai laadittujen viranomaisilmoitusten sisältöön, ei kuitenkaan tule muuttaa.

Kun myyjä muokkaa laskun tietoja, sekä myyjän että ostajan tulee huolehtia, että päivitetty lasku säilytetään tositteena niiden omaa kirjanpitoa varten KPL 2 luvun mukaisesti. Alkuperäisestä laskusta tulee ilmetä tieto sen päivityksestä.

Kun ostaja päivittää operaattorin verkkopalvelussa vastaanottamansa verkkolaskun kenttiä, joita käytetään verkkolaskun ohjaamiseen oikealle laskentayksikölle tai aliorganisaatiolle ostajan organisaatiossa, tulee laskun sisällön muuttamisen peruste ja muutoksen tekijä tallentaa. Näiden tulee olla todennettavissa jälkikäteen.

Mielestäni Kila lausunnossaan tulkitsee kirjanpitolakia joustavasti ymmärtäen taloushallinnon prosessin käytännön tarpeet. Samalla lausunnossa on kuitenkin huomioitu esimerkiksi tarkastettavuuden ja sisäisten kontrollien vaatimukset.

Jos laskuttava yritys arkistoi myyntilaskut omassa järjestelmässään ja päivittää laskuja operaattorin verkkopalvelussa, sen tulee

• sisällyttää alkuperäiseen laskuun tieto, että laskusta on laadittu uusi versio,
• noutaa verkkolaskuoperaattorilta päivittämänsä myyntilasku arkistoitavaksi.

Vastaavasti ostava yritys saa verkkolaskuoperaattorilta omaan järjestelmäänsä uuden päivitetyn veloituslaskun. Sen tulee arkistoida uusi lasku ja sisällyttää alkuperäiseen laskuun tieto uudesta laskusta. Verkkolaskun päivittäminen lausuntopyynnössä kuvatulla tavalla vaatinee yrityksiltä pientä mutta aiheellista viilausta prosesseihin.

Mielestäni Kila lausunnossaan tulkitsee kirjanpitolakia joustavasti ymmärtäen taloushallinnon prosessin käytännön tarpeet. Samalla lausunnossa on kuitenkin huomioitu esimerkiksi tarkastettavuuden ja sisäisten kontrollien vaatimukset.

PS. Lausuntopyynnössä ja lausunnossa käsiteltiin nimenomaan verkkolaskupalvelussa tehtäviä muutoksia. Ulkopuolisen palveluntarjoajan kuten verkkolaskuoperaattorin tarjoamassa digitaalisessa prosessissa muutokset voidaan todentaa ja jäljittää luotettavasti. Paperilaskutuksessa on varmastikin parempi pitäytyä hyvityslaskun lähettämisessä, koska muutosten seuranta ja todentaminen jälkikäteen ei ulkopuolisen silmin ole välttämättä luotettavaa.