Talo­yhtiön osake­luetteloiden siirtäminen huoneisto­tieto­järjestelmään

Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tulee lain mukaan siirtyä huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Mikäli siirto tehdään määräajassa, se on maksuton. 1.1.2019 tai sen jälkeen perustettujen yhtiöiden tiedot tuodaan automaattisesti Patentti- ja rekisteri­hallitukselta Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään kauppa­rekisteriin rekisteröinnin yhteydessä.

Tietojen siirto on kaksivaiheinen prosessi. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, jonka jälkeen osakehuoneistojen omistajat hakevat osakekirjansa mitätöintiä ja sähköisen omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Osakkeenomistajilla on tähän kymmenen vuotta aikaa osakeluettelon siirrosta lukien. Jos huoneisto vaihtaa omistajaa, esimerkiksi myydään siirron jälkeen, uuden omistajan on kuitenkin haettava omistuksen rekisteröintiä kahdessa kuukaudessa luovutuskirjan allekirjoittamisesta tai omistusoikeuden siirtymisestä.

Kun taloyhtiö on siirtänyt osake­luettelonsa huoneistotietojärjestelmään ja osakkeenomistajat ovat rekisteröineet omistuksensa, Maanmittaus­laitos ylläpitää osakeluetteloa talo­yhtiön sijaan. Siirron jälkeen talo­yhtiön ei tarvitse enää esimerkiksi selvittää omistajanvaihdoksia, valvoa varain­siirtoveroa eikä ylläpitää osakkaiden yhteystietoja.