Polkupyöräetu viiden vuoden jälkeen
Miten määritellään palkassa käsiteltävä verotusarvo, kun yrityksen omistuksessa oleva työntekijän työsuhdepolkupyörä on käsitelty palkoissa verottajan ohjeen mukaiset viisi vuotta? Vaikuttaako asiaan, jos työntekijä on huoltanut itse polkupyörän eikä huoltokustannuksia ole käsitelty palkoissa kiinteällä kuukausiarvolla? Millä hinnalla työntekijä voi käytössään olevan pyörän ostaa?
Kun polkupyöräedun hankintameno on käsitelty palkanlaskennassa viiden vuoden aikana, niin verotusarvo määräytyy sen jälkeen pyörän huolto-, korjaus- ja mahdollisten muiden käyttökustannusten perusteella.
Polkupyörän huolto- ja käyttökustannukset voi käsitellä palkanlaskennassa todellisten toteutuneiden kustannusten mukaan sen sijaan, että käyttäisi kiinteitä verotusarvoja (20 euroa tai 30 euroa kuukaudessa). Tällöin palkanlaskennassa käsiteltävässä verotusarvossa on huomioitava myös viiden vuoden jälkeen käyttökustannuksina kulut, joita aiheutuu, kun pyörän osia tai pyörään kiinteästi kuuluvia varusteita joudutaan kulumisen tai rikkoutumisen vuoksi uusimaan.
Myös pyörälle mahdollisesti otetut vakuutukset ja muut vastaavat erilliset kulut on huomioitava. Jotain kuluja todennäköisesti aina syntyy vanhemman polkupyörän ylläpidosta. Mutta välttämättä palkoissa käsiteltäviä huolto- ja käyttökustannuksia ei tule edes vuosittain, kun työntekijä huoltaa itse pyörää.
Jos pyörään vaihdetaan alkuperäisten osien tilalle muunlaisia osia, niin vaihdetuista osista syntyy erillinen etu, joka arvostetaan käypään arvoon silloinkin, kun huolto- ja käyttökustannukset on käsitelty kiinteällä kuukausihinnalla.
Myös palkattoman poissaolon ajalta on polkupyöräetu ja siihen liittyvät kulut käsiteltävä palkoissa, koska siitä on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin, myös huolto- ja käyttökustannusten osalta.
Mikäli työntekijä lunastaa työnantajalta tämän omistuksessa olevan polkupyörän, on pyörän lunastus tehtävä käypään arvoon, eli sen mukaan, mitä kyseinen pyörä maksaisi ostettuna kyseisellä hetkellä. Muutoin tästä voi muodostua työntekijälle veronalaista etua. Käypä arvo tulee selvittää esimerkiksi pyöriä myyvästä liikkeestä, tai jos netissä myydään vastaavaa samanikäistä ja kuntoista pyörää. Lunastushinnasta on syytä dokumentoida käyvän arvon peruste tapahtumalle. Kirjanpidossa tehdyillä poistoilla ei ole merkitystä polkupyörän verotusarvon käsittelyssä.
Erityisesti viiden vuoden jälkeen työsuhdepolkupyörä, joka on ollut käytössä ilman minkäänlaisten käyttö- ja huoltokustannusten käsittelyä palkanlaskennassa, voi ”unohtua” työntekijän omistukseen ilman asianmukaisesti suoritettua lunastusta, mikäli työnantaja ei enää suo pyörän arvolle tai alkuperälle ajatusta. Mutta kun omistusoikeus siirtyy, niin kyseessä ei ole enää luontoisetu vaan pyörä on käsiteltävä veronalaisena etuna palkoissa omistusoikeuden siirtymishetkellä, jonka määrittämisessä voi tulla haasteita, jos asiasta ei ole selkeästi sovittu.
