Tietotyö tehokkaasti haltuun

Tieto on ihmisten ohella organisaation tärkein resurssi. Näin vakuuttaa territory channel manager Mika Hämäläinen Microsoftilta. Hän nostaa avainasiaksi sen, miten tieto otetaan käyttöön yrityksissä.

Mika Hämäläinen

– Keskiössä ovat tiedon käyttäminen, hyödyntäminen ja jakaminen. Ihmiset ratkaisevat, sillä erikokoiset yritykset, erilaiset sidosryhmät ja päivittäiset rutiinit luovat pohjan tiedon soveltamiselle.

Työkaluja on tarjolla valtava määrä, ja tekniikkaa ei pidä hankkia vain tekniikan vuoksi.

– Teknologia on mahdollistaja, ihmisten tulee laatia yhteiset pelisäännöt ja työtavat porukalla sekä miettiä niihin sopivat työvälineet. Ihmisillä on myös erilaisia rooleja ja käyttötarpeita. Asiakasrajapinnassa ja sisäisessä työssä on erilaiset lähestymistavat.

Hämäläinen korostaa, että teknologia tarjoaa työkalut erilaisiin toimintamalleihin ja uudenlaiseen tapaan tehdä työtä. Eri sukupolvien työtavat ja toimintamallit on mahdollista soveltaa valittaviin ratkaisuihin, joiden yhteinen nimittäjä on tehokkuus ja nykyaikaisuus.

– Vahvana teemana on tiimityö ja työn tehostuminen. Sidonnaisuus eri rajapintoihin on ratkaistavissa työpistekohtaisilla tai etätyöhön istuvilla sovelluksilla. Microsoftin työkaluista tästä hyvänä esimerkkinä Teams, joka on jo lukuisissa yrityksissä tiimityön keskus.

Palaveriin paikasta riippumatta

Pilvikonsultti Jari Kotola Elisa Oyj:stä vakuuttaa, että tietotyössä on kyse maanläheisistä, päivittäistä työtä helpottavista nyky­aikaisista ratkaisuista.

Jari Kotola

– Joustavaa työskentelyä eri tilanteissa, reaaliaikaista tietojen saatavuutta, turvallista käytettävyyttä, kevyitä ja toimivia tietoverkkoja, tehokkaita ja taloudellisia käytäntöjä.

Iso osa taloushallinnon tietojärjestelmistä toimii jo pilvessä eri teknologioiden päällä, joten pilvipalvelut ovat taloushallintoalalla tuttu käsite. Office 365 laajentaa pilvipalveluiden käytön myös toimistojärjestelmiin, mikä tarkoittaa tietojen laajaa saatavuutta ja turvallista käyttöä, vaikka tiedot eivät olekaan ”nähtävissä” omalla palvelimella.

Sähköposti ei viestintävälineenä enää riitä, ja sen käyttöön saakin lisää selkeyttä ja järkevyyttä, kiitos Teams-työryhmäratkaisun.

– Teams mahdollistaa verkkokeskustelut, pikaviestit ja verkkokokoukset asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Kun kaikilla osallistujilla on nähtävissä ja käytettävissä yhtä aikaa samat tiedostot, voi kirjanpito-, verotus-, palkkalaskenta-asioita ja muita asioita käsitellä fiksusti ja tehokkaasti.

Kotolan mukaan käytäntö vähentää sähköpostiviestittelyä merkittävästi. Tilitoimiston tiimi voi kutsua asiakkaan edustajan vieraaksi verkkokokoukseen, tai päinvastoin. ­Jokainen voi osallistua kokoukseen siltä paikalta, missä sillä hetkellä työskentelee.

Etätyö tarjoaa samat mahdollisuudet osallistua verkkotapaamisiin kuin toimistolta käsin.

Säästöjä sähköisestä työskentelystä

Mappien kuskaaminen kotiin ei kuulu etätyöhön, asiakirjojen sähköinen käsittely kyllä.

– Asiat ovat valmiina verkossa, kun tulet kotiin. Asiakastapaaminen onnistuu kotitoimistolta käsin, näytön jakamalla asioiden käsittely on helppoa ja sujuvaa, eikä tarvitse matkustaa.

Säästöt matkoissa ja ajankäytössä ovat yksi etätyötä puoltava tekijä. Työn joustava tekeminen on vähintään yhtä tärkeä seikka, mitä nykyaikainen tietotyö monipuolisesti tukee.

– Etätyössä voi sovittaa tekemisen omaan ja perheen päivärytmiin. Hommat tulevat hoidettua ja lopputulos on kaikkien kannalta toimiva.

Pilvipalvelussa kaikilla toimijoilla on yhdenvertainen pääsy tarvittaviin tietoihin paikasta riippumatta. Tästä on etua etätyön lisäksi usean toimipisteen yrityksissä, missä ei tarvita erillisiä teknisiä verkkoratkaisuja. Tämä yksinkertaistaa tietoverkkojen rakentamista ja ylläpitämistä.

– Investointitarve tietoverkkoihin vähenee, mikä tuo laskettavissa olevia kustannussäästöjä. Hyvä ja laadukas nettiyhteys on oleellinen, siihen käy kiinteä ADSL-, mobiili- tai hybridiyhteys.

Sujuvan yhteistyön hengessä

Peggy Jansson

■ Carpentum Oy:ssä kirjanpitäjänä työskentelevä Peggy Jansson kertoo, että tämän päivän tietotekniikkaa on helppo käyttää. Kaikkien on pysyttävä kehityksessä mukana.

– Me käyttäjät olemme eri tasolla asioiden kanssa, käytännöt saa olla liian vaativia. Yhtenäiset pelisäännöt ja työtavat ovat siksi tarpeen, jo tuuraustilanteita silmällä pitäen.

Niko Haapa

■ Kehityspäällikkö Niko Haapa Administer Oy:stä on löytänyt monesti edestään tilanteen, missä konserniin on yhdistynyt uusi yritys. Erikokoisilla ja -tyyppisillä yrityksillä tietovälinevalinnat ovat usein erilaisia. Monia erilaisia järjestelmiä ja käytäntöjä on mahdoton hallita.

– Tietovälineiden ja -järjestelmien tulee mahdollistaa sujuva yhteistyö ilman fyysistä sidonnaisuutta. Tavoitteena on joustava ja tehokas käyttö paikasta ja ajasta riippumatta.

Tietotyö haltuun askel askeleelta

1. Miettikää ja määritelkää yhdessä yrityksen toimintatavat ja pelisäännöt.
2. Valitkaa näihin toimintoihin sopivat sekä toimivat työkalut ja sovellukset.
3. Järjestäkää koulutus sekä varmistakaa osaaminen ja hyvä ensikokemus.
4. Muistakaa tietoturva kaikilla tasoilla.