Taloushallinnon automaatiot – pitävätkö lupaukset, helpottuuko arki?

Taloushallinnon automaatiot herättävät keskustelua niin tilitoimistoissa kuin yrityksissäkin, eikä ihme. Monet journalistit, luennoitsijat – ja myös ohjelmistotalot maalaavat eteemme digitaalista työelämää, jossa tilitoimiston tylsät ja toisteiset rutiinityöt on annettu ohjelmistorobottien ja oppivan koneälyn tehtäväksi, ja yritysjohto tekee päteviä päätöksiä talouden dashboardeja seuraamalla.

Mutta onko tulevaisuudenkuva realistinen? Tarjoavatko automaatiot luvattua, helpompaa arkea, ja jos eivät, niin millaisia haasteita niiden tiimoilta tulisi pystyä ratkomaan? Kysymyksiin automaatioiden käytöstä, niihin liittyvistä odotuksista ja haasteista sekä tulevaisuudennäkymistä vastasi kolme taloushallinnon rautaista ammattilaista: KMV-Tilitaito Oy:n toimitusjohtaja Päivi Kallio, Alhola Consultingin Kari Alhola ja kassavirtakonsultti Janne K. Jääskeläinen.

PK-yritysten tilanne: taloushallinnon digitalisaatio laahaa edelleen jäljessä

Kari Alhola konsultoi sekä yritysjohtajia että tilitoimistoja, ja tuntee taloushallinnon kentän eri osa-alueet. Hänen mukaansa ohjelmistojen kehitys on silminnähtävää, ja etenkin sähköinen laskutus on vienyt myös yritysten digitalisaatiota eteenpäin.

– Kuitenkin moni yritys toimii vielä perinteisessä mappikirjanpidossa, eikä saa kehityksestä hyötyä. Tässä olisi koko kentällä vielä paljon tehtävää.

PK-yrityskentän talousosaamista kehittävä Janne Jääskeläinen on samoilla linjoilla.

– Taloushallinto on digitalisoitunut vauhdilla ja siitä on isossa kuvassa kosolti hyötyä: pelkästään paperiton kirjanpito on ollut iso muutos oikeaan suuntaan. Sanoisin kuitenkin, että etenkin yrittäjillä on muutoksessa vielä paljon hyötyjä pumpattavanaan.

Automaatioiden hyödyntäminen edellyttäisi yrityksiltä parempia taloushallinnon prosesseja ja laadukasta dataa

Missä sitten piilee syy siihen, että yritykset eivät ota tai saa täysimääräistä hyötyä taloushallinnon digitalisoinnista ja automaatioista?

Jääskeläinen näkee suurimmaksi haasteeksi taloushallinnon roolin. Se on yrityksissä välttämätöntä ja lakisääteistä, mutta koska sitä ei nähdä liiketoiminnan kasvun ajurina, ei sen kehittämiseen paneuduta riittävän vahvasti.

– Valtaosa yrittäjistä keskittyy yrityksen operatiiviseen toimintaan, eikä ole kiinnostunut taloushallinnon uusimmista tuulista. Raportointi on usein enemmänkin peräpeiliin katsomista.

Muutokseen ryhtyminen edellyttääkin usein sitä, että lopputuloksesta olisi olemassa konkreettinen esimerkki.

– Silloin, kun yrittäjä tai toimitusjohtaja näkee ensimmäistä kertaa hyvän taloushallinnon dashboardin, syttyy lamppu. Näitä ahaa-elämyksiä pitäisi ohjelmistojen tarjota enemmän. Yrityksissä kaivataan myös yksinkertaista käytettävyyttä, jonka kärkenä olisi nimenomaan liiketoiminnan johtaminen talousdatan avulla.

Taloushallinnon ohjelmistot ja yritykset: kehitetäänkö automaatioita ensisijaisesti tilitoimistoille vai yrityksille?

Jääskeläinen kokee, että taloushallinnon ohjelmistot ja automaatiot voisivat tarjota PK-yrityksille konkreettisempia hyötyjä, jos kehitystä kohdennettaisi juuri niille tärkeisiin asioihin: esimerkiksi talouden benchmark- ja vertailutietoon.

– Moni yrittäjä hyötyisi siitä, että pystyisi peilaamaan oman liiketoimintansa lukuja ohjelmistoista saatavaan, tekoälyn tarjoilemaan anonymisoituun dataan. Se auttaisi huomaamaan anomalioita ja kiinnittämään huomiota oikeisiin asioihin.

Tilitoimistoissa rutiininomainen näpyttely on vähentynyt – automaatiot voisivat kuitenkin tarjota enemmänkin

Automaatioiden suurin lupaus tilitoimistoille on ollut rutiinityöskentelyn väheneminen. Päivi Kallion mukaan näin onkin tapahtunut – tiettyyn pisteeseen asti.

– Automaatiosta on tilitoimistossa monenlaista hyötyä. Suurin on se, että rutiineja on helpompi hoitaa: tietojen naputtamista on vähemmän. Onkin selvää, että massa-ajot ja tiliöintiautomaatiot ovat nopeuttaneet niihin liittyviä prosesseja huomattavasti.

Toinen hyöty on robotiikan mukanaan tuoma tasalaatuisuus. Esimerkiksi koneoppivien tiliöintisääntöjen myötä joka ikinen tosite tiliöidään määrämuotoisesti ja merkinnät ovat ostolaskusta toiseen säännönmukaiset.

Automaatioiden täysimääräiseen hyödyntämiseen on silti vielä matkaa. Miksi?

– Välillä näyttää siltä, että ohjelmistojen kehittäjät eivät tunne kirjanpitäjän työtä riittävän hyvin. Automaatioita saatetaan toteuttaa aivan vääriin asioihin; sellaisiin, joilla ei ole kokonaisuuden kannalta juuri roolia.

Koneäly ja robotiikka aiheuttavat myös omat haasteensa taloushallinnon ammattilaisille.

– Esimerkiksi meillä on käytössämme ostolaskujen käsittelyyn tarkoitettu oppiva tekoäly, jonka odotamme pääsevän pian niin sanotusti korkeimmalle tasolle, eli lähes täyteen automaatioon. Meillä ei kuitenkaan ole tarkkaa kuvaa siitä, milloin AI-järjestelmä on saanut riittävän määrän laskuja käsitelläkseen. On siis vaikeaa hahmottaa, mitä ja missä aikataulussa kone oppii. Ihmiselle riittää usein muutaman kerran läpikäynti, mutta tekoäly on konstikkaampi, Päivi Kallio nauraa.

Parempi vuoropuhelu tilitoimistojen kanssa saisi aikaan hyödyllisempiä automaatioita

Miten taloushallinnon automaatioita sitten tulisi kehittää, jotta niistä olisi alan toimijoille enemmän hyötyä?

Sekä Kari Alholan että Päivi Kallion mielestä vuoropuhelua kehittäjien ja etenkin tilitoimistokäyttäjien välillä tarvittaisi enemmän.

– Kehityksessä tarvitaan ohjelmisto-osaamisen lisäksi talouden hallinnan ammattilaisia, jotka tekevät työtä itse, ymmärtävät sen prosessit ja osaavat replikoida siihen liityviä tarpeita eteenpäin. Koska automaatiot tapahtuvat aina tietyllä tapaa “verhon takana”, täytyy kehittäjillä olla ymmärrys tiedoista, joita automaatioiden avulla tulkitaan ja käytetään, kuvaa Alhola.

– Ohjelmistotalot ovat kehittämisen ammattilaisia, joten ne luonnollisesti toimivat draivereina ja määräävät suunnan. Jos keskustelua tilitoimistojen, yritysten ja ohjelmistotalojen välillä olisi enemmän, olisi useampi uusi ominaisuus aidosti hyödyllinen heti alusta asti.

Tärkeimpinä haasteina ohjelmistojen rajapinnat ja datan laatu

Teknologian kehittyessä kehittyvät myös taloushallinnon työkalut, se lienee sanomattakin selvää. Millaisia haasteita taloushallinnon automaatioiden kehityksessä tulisi ratkaista, jotta suunta olisi oikea?

Päivi Kallio kaipaa alalle ennen kaikkea järjestelmien yhteensopivuutta ja rajapintojen huomioimista.

– Rajapinnat ovat automaatioiden kehitykselle tärkeitä etenkin silloin, kun asiakkaalla on olemassa jokin oma tai toimialaspesifi järjestelmä, johon taloushallinnon tietoja halutaan yhdistää. Rajapintojen hinnoittelu ei saisi myöskään karata käsistä.

Kari Alhola on samoilla linjoilla.

– Eri ohjelmistojen välinen keskustelu on edellytys hyödyllisille automaatioille. Toinen haaste on datan laatu ja lähdetieto: päästäänkö esimerkiksi sähköisessä laskutuksessa standardeihin, jotka mahdollistavat laskujen automaattisen käsittelyn “end to end”; aina alusta loppuun saakka?

Automaatiot ja rajapinnat ovat tärkeitä myös PK-yritysten näkökulmasta.

– Talouden hallinnan ja raportoinnin automatisaatio tulee nousemaan isompaan ja kriittisempään rooliin yrityksissä, aivan taatusti. Kaikki on helpompaa, kun näkyvyys yrityksen talouteen on jatkuvasti kunnossa ja datan saa vaikkapa rahoitus- tai omistusneuvotteluja varten helposti ja nopeasti, kuvaa Jääskeläinen.

Raportoinnin ja ennusteiden tekemisen lisäksi yrityksissä kaivattaisi työkaluja ainakin kuittiliikenteen aitoon automatisointiin.

– Tarve korostuu yrityksissä, joilla on käytössään esimerkiksi lukuisia SaaS-palveluita, ja tositteita täytyy kirjanpitoa varten käydä kaivelemassa asiakastileiltä manuaalisesti.

Tulevaisuus: automaatioista tulee yhä arkisempia ja tärkeämpiä – realiteetit on kuitenkin syytä pitää mielessä

Tulevaisuuden ennustaminen on vaikeaa. Lienee kuitenkin turvallista todeta, että teknologian kehitys ei lähivuosina ainakaan hidastu.

– Monessa työssä robotit ovat jo työntekijöitä muiden joukossa. Ero on vain siinä, että ne tekevät rutiinityötä tarvittaessa yötä päivää. Onkin mielenkiintoista nähdä, milloin yrittäjä voi ostaa vaikkapa Vismalta talousassistentin ohjelmistorobotin muodossa, nauraa Janne Jääskeläinen.

– Odotan, että pääsemme aidosti siihen että ihmisen työ on enemmänkin tarkkailua ja analysointia tietojen siirtelyn ja aiemmin mainitsemani naputtelun sijaan, sanoo puolestaan Päivi Kallio.

– Edellytys on tietysti se, että automaatio pystyisi toimintavarmasti reagoimaan ja hälyttämään poikkeamista. Ja tässä tullaan jälleen siihen, että toimiva automaatio edellyttää koneen lisäksi ihmistä: kirjanpitäjän täytyy aina tietää, mitä automaatio tekee ja mihin perustuen.

Automaatioista viestiessä on kuitenkin syytä muistaa, ettei niistä kannata maalata kuvaa kaikkivoipana pelastajana.

– Markkinointiviestintä etenkin yrittäjien suuntaan huolettaa välillä, mainitsee Päivi Kallio.

– Viestinnästä ei saisi syntyä sellaista kuvaa, että jokin ohjelmisto tai automaatio voisi hoitaa yrityksen taloushallinnon kokonaan, tai edes osittain. Etenkin verotukseen liittyvissä asioissa ollaan helposti heikolla pohjalla ilman taloushallinnon ammattilaisen kokemusta ja ammattitaitoa. Keskustelussa tulisi siis huolehtia siitä, että ihmisen ammattitaidon tarve pysyy mukana.

Alhola on samoilla linjoilla: realismin rajat olisi syytä pitää mukana myös viestinnässä.

– Keskustelu asettaa automaatioille jonkin verran ylisuuria odotuksia. Automaatioista puhutaan rutiinien poistajana, mutta rutiinit haukkaavat edelleen ammattilaisten ajasta suuren osan. Etenkin tilitoimistojen valmennuksissa tämä nousee esiin, kun valmennettavat pohtivat, milloin pääsisivät käyttämään konsultoivampaa rooliaan asiakastyössä.

Janne Jääskeläinen peräänkuuluttaa myös kannustavia esimerkkejä ja enemmän konkretiaa, jotka auttaisivat myös yritysjohtoa näkemään sähköisen taloushallinnon ja automaatioiden mahdollisuudet.

– Keskusteluun olisi hyvä tuoda konkretiaa ja esimerkkejä siitä, miten automaatioita voisi sovittaa osaksi arkea. Yrityksille olisi hyvä saada enemmän case-esimerkkejä siitä, miten esimerkiksi raportointi onnistuu, kun pohjadata on laadukasta, oikeassa formaatissa ja talouden prosessit tikissä.