Velallisen ja konkurssipesän kirjanpito ja konkurssipesän tilintarkastus

Suomessa asetetaan konkurssiin hieman alle 2 000 velallista vuosittain. Konkurssipäätöksen yhteydessä konkurssipesään määrätään pesänhoitaja, jonka tulee muun muassa ottaa haltuun velallisen kirjanpitoaineisto ja selvittää, miten velallisen kirjanpito on hoidettu. Myös konkurssivelallisen kirjanpidon loppuunsaattamisesta ja pesän kirjanpidon laatimisesta huolehtiminen ovat konkurssipesän pesänhoitajalle konkurssilain mukaan kuuluvia tehtäviä.

Konkurssivelkojien toimivallassa on päättää velallisen tai toisaalta konkurssipesän kirjanpidon ja hallinnon erityistarkastuksesta. Konkurssipesien hallinnon valvontaa varten myös konkurssiasiamies voi päättää, että konkurssipesän toimintaa selvitetään erityistarkastuksella. Velallisen kirjanpidon loppuun saattamisesta tai erityistarkastusten suorittamisesta aiheutuvat kustannukset voidaan konkurssiasiamiehen päätöksellä suorittaa valtion varoista. Tarkastustoiminta kuuluu konkurssiasiamiehen toimiston ydintehtäviin.

Suositus numero 10 koskee kirjanpitoa ja pesään kohdistuvia tarkastuksia

Konkurssiasiamiehen apuna toimiva konkurssiasiain neuvottelukunta on antanut yhteensä 16 konkurssimenettelyä käsittelevää suositusta. Suositusten on tarkoitus kuvata konkurssimenettelyn eri osapuolille, millainen menettely vastaa neuvottelukunnan näkemyksen mukaan konkurssilaissa tarkoitettua hyvää pesänhoitotapaa. Konkurssilain mukaan pesänhoitajan on toimittava tehtävässään hyvän pesänhoitotavan mukaisesti.

Neuvottelukunnan suositus numero 10 koskee velallisen ja konkurssipesän kirjanpitoa ja pesään kohdistuvia tarkastuksia. Se on luettavissa konkurssiasiamiehen toimiston verkkosivuilla kohdassa konkurssipesän kirjanpito ja konkurssipesän tilintarkastus. Suosituksessa kuvataan velallisen ja konkurssipesän kirjanpidon laatimisen ja konkurssipesän hallinnon tarkastamisen lähtökohtia sekä sovellettavaa menettelyä kirjanpito- ja konkurssilainsäädännön perusteella. Konkurssivelallisen toiminnan erityistarkastuksesta on erillinen suosituksensa (numero 8).

Velallisen ja pesän kirjanpitoa sekä pesään kohdistuvia tarkastuksia käsittelevä suositus on alun perin vuodelta 2004 ja sitä on päivitetty viimeksi marraskuussa 2017. Suomen Taloushallintoliitto ry laati suosituksen päivityksen yhteydessä lausunnon, jossa suosituksen ohella selvennetään velallisen kirjanpitoon konkurssitilanteissa liittyviä seikkoja. Taloushallintoliiton 10.11.2017 päivätty lausunto on myös tallennettu konkurssiasiamiehen toimiston verkkosivuille kohtaan Lausunnot ja lainsäädäntöaloitteet. Taloushallinnon lausunnossa on käyty läpi muun muassa kirjanpitopalvelujen tuottamisen eri vaihtoehtoja ja niiden toteuttamista konkurssitilanteissa. Nämä koskevat sekä kirjanpitoaineiston luovuttamista konkurssipesälle että velallisen kirjanpidon laatimista konkurssiin asettamiseen saakka.

Sähköistä kirjanpitoaineistoa koskevat lisäykset suosituksessa

Konkurssilain mukaan velallisen kirjanpitoaineisto kuuluu konkurssipesään ja se on luovutettava konkurssipesän haltuun. Lain esitöissä todetaan, että aineiston toimittamisesta voidaan suorittaa siitä aiheutuvat välittömät kustannukset. Konkurssilakia säädettäessä tai neuvottelukunnan alkuperäistä suositusta laadittaessa ei vielä tehty erityisiä huomioita sähköisen kirjanpidon varalta. Sähköisten palvelujen yleistymisen myötä neuvottelukunnassa katsottiin, että suositusta olisi selvyyden vuoksi tarvetta täydentää.

Konkurssiasiamiehen toimiston ja neuvottelukunnan tietoon oli tullut, että kirjanpitoaineiston toimittamisesta konkurssipesälle aiheutuvien kustannusten suorittamisesta esiintyi konkurssikäytännössä enenevästi erilaisia käsityksiä, mikä koski etenkin sähköistä aineistoa.  Asian selkeyttämiseksi neuvottelukunnan suositukseen on nyt kirjattu, että kirjanpitopalveluiden tuottajat ovat velvollisia luovuttamaan konkurssipesälle myös sähköisessä muodossa olevan velallisen kirjanpitoaineiston. Kirjanpidon laatimisen tai aineiston säilyttämisen tapa ei vaikuta velvollisuuteen. Velvollisuus kirjanpitoaineiston luovuttamiseen on kaikissa tapauksissa olemassa, vaikka olisi epävarmaa, pystyykö konkurssipesä vastaamaan aiheutuvista kustannuksista. Kirjanpitäjän on luovutettava laatimansa kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa tarkoitetussa selväkielisessä muodossa.

Päivitetyssä suosituksessa on mainittu, että konkurssipesän halutessa jatkaa sähköisen kirjanpidon säilytys- ja käsittelypalvelun käyttöä konkurssipesä maksaa siitä sitoumuksensa mukaisen korvauksen (käyttönsä ajalta). Ennen konkurssin alkamista suljetun palvelun avaamisesta voidaan veloittaa konkurssipesää normaalin velvoitusperusteen mukaisesti. Suositukseen on lisätty myös maininta siitä, että kuten muidenkin yhteisöjen, myös konkurssipesän antamien veroilmoitusten tulisi olla sähköisiä. Verohallinto voi kuitenkin erityisestä syystä hyväksyä paperisen ilmoituksen antamisen.

Muut  suosituksen täsmennykset

Suositukseen tehtiin samassa yhteydessä muitakin aiheelliseksi katsottuja täsmennyksiä, joista ensimmäinen liittyy liiketoimintaa jatkavaan konkurssipesään. Tällainen konkurssipesä on kirjanpitovelvollinen kirjanpitolain nojalla siltä ajalta kuin se harjoittaa liiketoimintaa. Suositukseen tehdyn lisäyksen mukaan liiketoiminnan päättymisen jälkeen pesän kirjanpito laaditaan konkurssilain mukaisesti pesän laajuuden ja laadun edellyttämällä tavalla.

Lähtökohta kirjanpidon järjestämiselle liiketoiminnan päättymisen jälkeen on siis sama kuin niissä konkurssipesissä, jotka eivät ole jatkaneet liiketoimintaa. Suositukseen on vastaavalla tavalla selvyyden vuoksi lisätty maininta siitä, että jos konkurssi raukeaa varojen vähyyden johdosta, konkurssipesän on luovutettava kirjanpito takaisin velalliselle.

Suosituksessa on eritelty, mitä pesän hallinnon perustarkastus käsittää ja millaisia erityisiä tarkastuskohteita voidaan valita. Myös konkurssiasiamiehen toimeksiannosta suoritettavissa tarkastuksissa noudatetaan vastaavaa jakoa. Pesän toiminta tarkastetaan niin, että tarkastusraportin pohjalta voidaan arvioida, onko pesänhoitajan toiminta ollut lain ja hyvän pesänhoitotavan mukaista.