Työmaarekisteri tilitoimiston avuksi raportointiin
Verotusmenettelylaki, joka koskettaa kaikkea rakentamista, tuo raportoinnin piiriin niin työntekijät, työnantajat kuin sopimussummat ja rakennustyöhön liittyvät laskut.
Velvoitteen piiriin kuuluu jatkossa kaikki rakennustyö, joka on sopimusarvoltaan yli 15 000 euroa. Verotusmenettelylain mukaan rakennustyön ostajan on raportoitava kuukausittain ja työmaittain urakkalaskut ja sopimussummat, jotka ylittävät raportointirajan. Jos urakoitsija toimii edellisen lisäksi päätoteuttajana, niin Verohallinnolle on lisäksi raportoitava raportointikuukauden aikana työmaalla työskennelleet henkilöt, työnantajat ja työsuhteen laatu. Verohallinnolle tehtävän ilmoitusmenettelyn laajuudesta johtuen tilitoimistojen asiakkaat hakevat kevään ja kesän aikana kuumeisesti lisää tietoa ja ratkaisuja Verohallinnolle tehtävän raportoinnin toteuttamiseksi. Tässä tilitoimistot joutuvat päättämään osaltaan, miten ne tukevat asiakkaitaan velvoitteiden hoitamisessa ja tarjoavatko ne asiakkaille raportoinnin palveluna.
Tilitoimistolle oikean tiedon hankkiminen ja sopivien ratkaisujen löytäminen on keskeinen osa omaa palveluntarjontaa. Ilmoitusmenettelyn osalta tilitoimiston tulee myös miettiä, miten Verohallinnolle raportoitavat laskut voidaan poimia ja kohdentaa työmaittain. Samalla raportointi edellyttää entistä tiiviimpää yhteistyötä asiakasyritysten kanssa, koska osa raportoitavista tiedoista perustuu asiakasyrityksen sopimuksissa tai tilauksissa arvioituihin työmaakohtaisiin urakkasummiin.
Veronumero.fi -palveluista löytyy apua tarvittavien tietojen keräämiseen ja raportointiin Verohallinnolle. Urakoitsijan ja tilitoimistojen avuksi Veronumero.fi tarjoaa Työmaarekisterin urakoitsija- ja työntekijätietojen keräämiseen ja raportointiin. Palvelun avulla tilitoimistot voivat hoitaa lakisääteisen raportoinnin urakkasummien ja laskujen osalta. Lisäksi palvelun kautta urakoitsija voi syöttää työmaakohtaiset toimittaja- ja urakkasummatiedot, joten tilitoimiston tehtäväksi jää työmaakohtaisten laskutietojen koostaminen ja raportointi.
Työmaarekisterin lisäksi Veronumero.fi -palveluihin kuuluu myös maksuton Ilmoita -palvelu, joilla urakoitsijat voivat toimittaa työnantaja- ja työntekijätiedot omille päätoteuttajilleen, sekä rekisteröityä työmaalle Työmaa-avaimella. Tässä yhteydessä tilitoimisto voidaan valtuuttaa hoitamaan yrityksen henkilö- ja työsuhdetiedot palveluna.
Veronumero.fi -palveluista löytyy ratkaisut sekä urakoitsijoille, että rakennustyötä ostaville tilaajille. Tilitoimistojen tehtävä on päättää missä laajuudessa omia asiakkaita palvellaan ja valita tähän sopivat ratkaisut ja toimintatavat.
Mitä Työmaarekisteripalvelussa voi tehdä?
Suomen Taloushallintoliitto ja Suomen Tilaajavastuu Oy julkistivat tammikuussa yhteistyösopimuksen, jonka puitteissa syntyy rakentamispalvelujen ilmoitusvelvollisuudet täyttävä uusi raportointityökalu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Tilaajavastuun Veronumero.fi -palveluun rakennetaan uusi Työmaarekisteripalvelu, jolla ilmoitusvelvollisuuden voi hoitaa.
Liitto on ollut mukana varmistamassa, että Työmaarekisteripalvelusta tehdään erityisesti pienille toimijoille sopiva työkalu. Näin pienilläkin rakennusalan yrityksillä on mahdollisuus, tilitoimiston avustuksella, hoitaa raportointivelvoitteet mahdollisimman pienellä vaivalla.
Ilmoitusvelvollisuuden voi hoitaa monella eri tavalla. Mikäli yrityksen käytössä ei ole sellaista järjestelmää, josta ilmoitukset voitaisiin lähettää automaattisena tiedonsiirtona, liitto suosittelee Työmaarekisteripalvelun käyttöä. Tässä tapauksessa tilitoimisto voi tarjota ilmoitus- ja raportointipalvelua yritykselle.
Jos yritys toimii urakoitsijana:
Mikäli rakennustyön tilaaja edellyttää urakoitsijalta tietojen ilmoittamista Työmaarekisteripalveluun, tilitoimisto voi hoitaa yritys- ja henkilötietojen ilmoittamisen urakoitsijan puolesta. Lisäksi tilaaja voi edellyttää verkkolaskutuksen käyttöä, jolloin tilitoimisto voi tarjota verkkolaskupalvelua. Verkkolaskutuksen käyttö helpottaa urakkalaskujen raportointia oleellisesti, koska tiedot siirtyvät lähetetyltä laskulta työmaa-avaimen avulla automaattisesti Työmaarekisteriin työmaakohtaisesti.
Jos yritys toimii rakentamispalvelun tai jatkuvaluonteisen kunnossapitopalvelun tilaajana:
Tilaaja on ilmoitusvelvollinen lähetetyistä urakkalaskuista. Tilitoimisto voi ilmoittaa yrittäjän puolesta aliurakoitsijan tiedot, urakkasopimustietoja sekä tarkastaa ja lähettää verkkolaskuilta Työmaarekisteripalveluun tulleet vaadittavat urakkalaskutiedot. Mikäli laskutietoja on tullut paperilla, tilitoimisto voi täydentää nämä laskutiedot Työmaarekisteripalveluun. Urakkalaskuraportin lähettämisessä Verohallintoon tarvitaan Katso-tunnisteita. Ilmoittaminen onnistuu kausiveroilmoittaja ja uudella kiinteistöilmoittaja valtuutuksilla.
Jos yritys on päätoteuttaja:
Päätoteuttaja on työturvallisuuslain perusteella velvollinen pitämään ajantasaista henkilölistaa työmaan työntekijöistä. Yritys kerää työmaalla kuukauden aikana työskennelleiden henkilöiden tiedot ja ilmoittaa nämä tiedot Verohallintoon. Tai yritys voi toimittaa tiedot tilitoimistoon, joka ilmoittaa henkilöluettelon Verohallintoon yrityksen puolesta. Henkilötietojen kerääminen on mahdollista hoitaa myös sähköisiä kulkukortteja hyödyntäen, jolloin rekisteri päivittyy automaattisesti Työmaarekisteripalveluun. Tässäkin tapauksessa tilitoimisto voi hoitaa ilmoitusvelvollisuuden asiakkaan tarkistamilla tiedoilla. Tilitoimisto voi myös auttaa päätoteuttajaa työmaatietojen perustamisessa ja ylläpidossa.
Mitä voi tehdä jo nyt?
Jotta uudet Työmaarekisteripalvelut voi ottaa käyttöön, yrityksen on ensin tehtävä Luotettava kumppani -sopimus Tilaajavastuun kanssa. Tilaajavastuulain edellyttämien vaatimusten vuoksi suuri osa rakennusalan yrityksistä on jo mukana Luotettava kumppani -ohjelmassa, jolloin esimerkiksi Veronumero.fi:n Ilmoita-palvelu on heti käytettävissä.
Luotettava kumppani -sopimuksen avulla on jatkossa mahdollisuus avata myös Työmaarekisteripalvelut. Mikäli tilitoimisto haluaa tarjota yritykselle Työmaarekisteripalveluja, tulee myös tilitoimiston rekisteröityä Luotettava kumppani -palveluun ja Työmaarekisteripalvelujen käyttäjäksi.
Raportointivelvollisuus astuu voimaan 1.7.2014. Samana päivänä alkaa tietojen keruu myös keskeneräisistä työmaista. Ensimmäiset raportit pitää antaa Verohallinnolle viimeistään 5.9.2014. Tiedot ilmoitetaan Verohallinnolle sähköisesti. Tietoja ei voi ilmoittaa paperilla, koska kyseessä on reaaliaikainen, kuukausittainen valvonta.
Lue myös: Tilisanomat 5/2013 Rakentamiseen liittyvät uudet velvoitteet ja Tilisanomat 1/2014 Veronumero.fi -palveluista apua lain valvoitteiden hoitamiseen.
Teksti:
Vuokko Mäkinen
toimitusjohtaja, KLT
Hawcon Oy
