Osatuloutus asiantuntijapalveluyrityksessä – ei ainoastaan kirjanpidollinen kysymys
Pääsin tutustumaan aihealueeseen suunnitellessani vuosia sitten yhdessä asiakasyritysten johdon kanssa kaksi projektinhallintajärjestelmän osatuloutustoimintoa – toisen it-yritykselle ja toisen isoja tieliikennehankkeita suunnittelevalle insinööritoimistolle. Yritysjohdon näkemys toimialansa ja yrityksensä erityispiirteistä heijastui myös näkemykseen osatuloutuksen laskentaperiaatteista.
Arvaamattomat it-projektit
It-projekteilla oli ennen nykyisiä ketteriä kehitysmalleja tapana olla suuria seikkailuja, joiden aikataulupitoa, kustannuksia tai lopputuotoksen toimivuutta oli usein viime metreille asti mahdotonta tarkkaan ennustaa. Ja usein kävi niin, että kuukautta ennen projektin suunniteltua luovutuspäivää otettiin lusikka kauniiseen käteen ja todettiin, että melkein alusta pitää aloittaa. Varovainen it-yrityksen johto lähtikin viisasti siitä, että kulujen kertyminen ei ollut luotettava tae projektin valmiusasteen etenemisestä. Päädyttiin siihen, että projektipäälliköt kyllä näkivät järjestelmästä kulujen kertymän verrattuna budjettiin, mutta heidän piti kuukausittain syöttää arvionsa projektin todellisesta valmiusasteesta. Kunkin kuun osatuloutus laskettiin kaavalla:
Valmiusasteprosentti kuun lopussa
x projektin urakkahinta
– kumulatiivinen osatuloutus edellisen kuun lopussa
(eli edellisen kuun vastaava luku)
Taloushallinnolla oli tietysti veto-oikeus tähän projektiliiketoiminnan asiantuntijakaartin arvioon, jotta tarvittava varovaisuus saatiin leivottua laskentaan. Jos projektin valmiusasteessa otettiin jossain kuussa takapakkia, seurauksena oli negatiivinen (debet) osatuloutuskirjaus.
Tieliikennehanke etenee kuin juna
Tieliikenteen suunnitteluhankkeet olivat ilmeisesti it-projekteja ennustettavampia, vaikka niissäkin on tietenkin haasteensa ja pullonkaulansa. Tiesuunnittelijat opastivat kuitenkin minut vääntämään itselleni rautalangasta, että jos suunnitellaan moottoritietä Lohjalta Turkuun, niin harvemmin Piikkiön kohdalla huomataan, että olisikin pitänyt vetää linjaus Perniön kirkonkylän eikä Salon kautta ja aloittaa hommat alusta. Ennustettavuuden ja todennettavuuden perusteella päädyttiin siihen, että osatuloutus laskettiin kaavalla:
kuun lopun kulukertymä
/kulubudjetti
x urakkahinta – kumulatiivinen osatuloutus edellisen kuun lopussa
Tässäkin viimeinen sana oli taloushallinnolla. Kumulatiivisella käsittelyllä (kumulatiivinen kauden lopussa – kumulatiivinen edellisen kauden lopussa) saatiin tässäkin mallissa huomioitua urakkahinnan ja budjetin projektinaikaiset muutokset.
Projektipäällikkö vaatimusten ristitulessa
Ylläkuvatut laskentasäännöt katselmoitiin molempien yritysten KHT-tilintarkastajien toimesta ja saatiin vihreää valoa. Laskentasäännöt oli määritetty yrityksen liiketoiminnan erityispiirteet huomioiden, ja menettelyn johdonmukaisuus sekä jatkuvuus oli otettu huomioon. Asianmukainen varovaisuuskin oli huomioitu, koska viime kädessä taloushallinnolla oli mahdollisuus puuttua katteettomaan optimismiin (tai liian hyväksi paisuvaan tulokseen).
Suurimmaksi kannoksi hankkeen kaskessa osoittautuivat kuitenkin yritysten projektipäälliköt. Kunnianhimoisena tavoitteena oli jalkauttaa tiedon keruu niille, joilla oli paras näkemys ja tieto projektien tilasta. Sen sijaan, että taloushallinto olisi kysellyt joka kuu tai kvartaali tietoja projektipäälliköiltä, nämä olisivat itse voineet syöttää luvut itselleen sopivana ajankohtana samalla, kun hallinnoivat muutoinkin projektejaan – esimerkiksi tekivät laskuja tai tarkastivat työtunteja.
Projektipäälliköt ovat kuitenkin melkoisessa vaatimusten ristipaineessa toimialasta riippumatta: raportointia ohjausryhmille, budjettien seurantaa, henkilöresurssien haalimista ja useimmiten vielä sitä oikeaa työtäkin. Tähän saumaan kirjanpitäjienkin töiden hoitaminen tuntui olevan se tikku, joka olisi katkaissut kamelin selän. Lisäksi asiaan toi kompleksisuutta se, että useimmiten suuri projekti ulottuu yrityksen eri liiketoiminta-alueille ja kustannuspaikoille ja vaikuttaa partnerivetoisessa yrityksessä vielä partnerien tulonmuodostukseenkin. Asiaan liittyy siis suuria laskennallisia intohimoja, joista viisas projektipäällikkö pysyy kaukana. Onkohan siis viisainta jättää osatuloutus kirjanpitäjien murheeksi?
