Valmistusasteen mukainen osatuloutus käytännössä – case Vaisala

Vaisala on sään, ympäristön ja teollisuuden mittausratkaisuihin erikoistunut yritys. Se vie 98 prosenttia tuotannostaan yli 150 maahan, ja sillä on kaksi globaalia liiketoiminta-aluetta: sää- ja ympäristö – sekä teollisten mittausten liiketoiminta-alue, jotka ovat Vaisalan raportoitavia toimintasegmenttejä. Sää- ja ympäristöliiketoiminta-alueen päämarkkina-alueita ovat meteorologia, uusiutuva energia, ulkoilman laatu sekä lento-, tie- ja laivaliikenne. Teollisten mittausten liiketoiminta-alue palvelee erilaisia teollisuusasiakkaita life sciencen ja sähkövoiman markkinoilla sekä kosteus-, hiilidioksidi- ja nestemittauksissa.

Vaisalan liikevaihto jaetaan tuotteisiin, projekteihin ja palveluihin. Tuoteliikevaihto sisältää tuotot tuote-, varaosa-  ja järjestelmätoimituksista. Järjestelmätoimitukset sisältävät rajallisesti konfiguroituja standardituotteita. Tuotemyynti tuloutetaan yhtenä ajankohtana.

Palveluliikevaihto sisältää muun muassa huoltopalvelut, kalibrointi- ja korjauspalvelut, modernisointipalvelut, laajennetun takuun sekä datapohjaisia ratkaisuja, jotka tukevat päätöksentekoa sääkriittisissä toiminnoissa. Palvelumyynti tuloutetaan ajan kuluessa tai yhtenä ajankohtana palvelun luonteen tai sopimuksen sisällön mukaan.

Projektiliikevaihto koostuu integroiduista projekteista, joissa Vaisala toimittaa asiakkaille havaintojärjestelmän sisältäen tuotteita, palveluita ja ohjelmistoja. Nämä järjestelmät kytketään asiakkaan ympäristöön asiakaskohtaisten määrittelyjen mukaisesti.

Vaisala otti vuoden 2018 alusta käyttöön IFRS 15 Myyntituotot asiakassopimuksista -standardin, jonka myötä projektin määritelmä täyttyy aiempaa harvemmissa tapauksissa ja kaikki projektit tuloutetaan valmistusasteen mukaisesti. Valmistusasteen mukaista edistymistä mitataan cost-to-cost-menetelmällä vertaamalla toteutuneita kuluja ennustettuihin kuluihin.

Ennen vuotta 2018 voimassa ollut projektien tuloutusperiaate johti kausivaihteluun liikevaihdon painottuessa toiselle vuosipuoliskolle, ja valmistusasteen mukaista tuloutusta sovellettiin vain ajallisesti hyvin pitkiin projekteihin. IFRS 15 -standardin käyttöönotto on johtanut tasaisempaan tuloutukseen vuosineljännesten välillä, koska projektit tosiasiallisesti valmistuvat tasaisesti vuoden aikana. Valmistusasteen mukaan tuloutettavat projektit ovat tällä hetkellä Sää- ja ympäristöliiketoiminta-alueella.

Sää- ja ympäristöliiketoiminta-alueen projektiliiketoiminnan liikevaihto oli 70 miljoonaa euroa tilikaudella 2018, 76 miljoonaa euroa tilikaudella 2017 ja 65 miljoonaa euroa tilikaudella 2016.

Kustannusten ennustaminen ja seuranta osana projektin toimitusprosessia

Vaisalan projektiliiketoiminnan yksikkö toimii globaalisti hallinnoiden projekteja kaikissa konserniyhtiöissä. Yksikön erityisosaamisalaa ovat asiakasräätälöidyt ja monimutkaiset asiakasprojektit, jotka vaativat tukea muun muassa yksikön projektipäälliköltä, -koordinaattorilta ja järjestelmäasiantuntijalta. Projektien toimitusprosessi on osa laajempaa ”myynnistä toimitukseen”-prosessia, ja se kuvaa projektitoimituksen eri vaiheet, henkilöiden roolit, vaadittavat katselmukset, raportointityökalut ja dokumentaation.

Laadukkaan toimitusprosessin varmistamiseksi kaikki projektit toteutetaan noudattaen samaa dokumentoitua prosessia. Projektiliiketoiminnan yksikön business controllereiden tehtävänä on tukea, seurata ja analysoida liiketoimintaa. Controllerit seuraavat muun muassa projektien tuloutuksen oikeellisuutta, kuluennusteiden päivittämistä sekä analysoivat projektien kannattavuutta.

Asiakasprojekteille nimetyt projektipäälliköt kantavat toimitusprojektien päävastuun. Heidän tehtävänään on hallinnoida ja seurata projektia kokonaisuutena sisältäen projektin taloudellisen ennustamisen ja seurannan. Koska valmistusasteen mukainen tulouttaminen perustuu cost-to-cost-menetelmään, kustannusten seuranta ja ennustaminen korostuvat tärkeänä osana projektipäällikön työtä. Monien muiden taitojen ohella projektipäällikön on ymmärrettävä eri kulujen lähteet ja kirjausperiaatteet sekä projektikatteeseen liittyvät epävarmuustekijät. Projektipäällikkö päivittää projektin kustannusennusteen aina kun hän on jonkin toimenpiteen tai muutoksen yhteydessä todennut sen vaikuttavan myös projektin ennustettuihin kustannuksiin. Lisäksi projektipäällikkö huolehtii yhdessä business controllerin kanssa siitä, että kulut kirjataan oikea-aikaisesti.

Projekteissa myytävien havaintojärjestelmien ja palveluiden kustannukset koostuvat useista eri kategorioista kuten työvoima-, materiaali-, alihankinta-, rahti-, komissio- ja matkakustannuksista. Lisäksi kustannukset luokitellaan esimerkiksi sen mukaan, syntyykö kustannus Vaisalan tehtaalla tuotannon eri vaiheissa vai asiakkaan tiloissa. Myös projektin kustannusennuste tehdään vastaavien kategorioiden mukaisesti, jolloin poikkeamat ennusteen ja toteuman välillä on helppo havaita. Työtuntien, valmistus- ja alihankintakustannusten määrän ja ajoituksen arviointi sekä valuuttakurssien muutokset aiheuttavat kustannusennusteeseen epävarmuutta. Lisäksi projektien erilaisuus ja asiakkaiden erityistarpeet ovat haaste kustannusennusteiden laatimisessa. Yhteiset prosessit, projektipäällikön ammattitaito ja yrityksessä jaettu aiempi kokemus ovat keskeisessä roolissa kustannusennusteeseen liittyvien riskien minimoinnissa.

Toimivan kulujen seurannan ja ennustamisen lähtökohtana ovat nykyaikaiset tietojärjestelmät. IFRS 15 -standardin käyttöönottoprojektin yhteydessä Vaisalan toiminnanohjausjärjestelmää muokattiin mahdollistamaan valmistusasteen mukainen tuloutus. Toiminnanohjausjärjestelmän projektimoduulin tehtävänä on tukea toimitusprojektien johtamista koko niiden elinkaaren ajan sisältäen muun muassa resurssisuunnittelun, myyntituoton kirjaamisen, laskutuksen sekä kustannusraportoinnin ja -ennusteen.

Järjestelmän laskentalogiikka on rakennettu niin, että projektin valmistusasteen mukainen tuotto kirjataan automaattisesti toteutuneiden kustannusten ja kustannusennusteen perusteella. Esimerkiksi jos projektin kustannusennustetta nostetaan suhteessa toteutuneisiin kustannuksiin, järjestelmä laskee automaattisesti projektin valmistusastetta ja luo negatiivisen tuloutustapahtuman. Business intelligence -järjestelmä mahdollistaa projektien kustannusten seurannan aina kokonaistasolta transaktiotasolle asti. Järjestelmän tuottaman tiedon avulla havainnoidaan poikkeamat ennusteen ja toteuman välillä ja tarvittaessa reagoidaan päivittämällä kustannusennuste vastaamaan päivitettyä tilannetta.

Toimivan kulujen seurannan ja ennustamisen lähtökohtana ovat nykyaikaiset tietojärjestelmät.

Projektiliiketoiminnan seuranta ja raportointi

Projektien edistymisen ja kannattavuuden seuranta on määritelty osana Vaisalan konsernitasoisia prosesseja. Liiketoiminta-alueen johdon, projektiliiketoiminnan yksikön sekä talouden yhteisissä kuukausittaisissa katselmuksissa käsitellään meneillään olevien projektien vaihe sekä mahdolliset riskit liittyen olemassa oleviin kustannusennusteisiin ja aikatauluihin. Lisäksi arvoltaan suurimmilla ja vaikeusasteeltaan haastavimmilla projekteilla on omat ohjausryhmät, joiden tavoitteena on seurata projektien edistymistä ja antaa mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus projektien johtamisen tueksi. Projektiliiketoiminnan yksikölle asetetun suorituskykymittariston avulla seurataan muun muassa projektiportfolion kannattavuuden kehitystä aina myyntivaiheesta projektin päättymiseen asti.

Business controllerit toteuttavat kuukausittain erilaisia kontrolleja projektien tuloutuksen, kulukirjausten sekä kustannusennusteiden oikeellisuudesta. Projektien kannattavuutta analysoidaan osana kuukausittaista johdon raportointia. Kannattavuusanalyysin yhteydessä läpikäydään muutokset projektien kustannusennusteissa, poikkeamat ennusteen ja toteuman välillä sekä raportoidaan niiden taustalla olevat syyt.

Päätöksentekoa tukevat tietojärjestelmät ovat olennaisessa asemassa myös projektiportfolion seurannassa ja johdon raportoinnissa. Business intelligence -järjestelmän tuottaman tiedon avulla voidaan tarkastella esimerkiksi projekteista kirjattuja tuottoja ja kuluja sekä kannattavuuden kehitystä eri ulottuvuuksissa kuten konsernitasolla, maantieteellisten alueiden mukaan tai tuotekategorioittain. Toteumatietojen lisäksi järjestelmän avulla voidaan seurata projektien liikevaihto- ja kannattavuusennusteita, jotka pohjautuvat projektipäälliköiden luomiin projektitasoisiin ennusteisiin.

Vaisalassa onnistuneen projektiliiketoiminnan kannattavuuden seurannan ja ennustamisen kannalta keskeisessä asemassa ovat ammattitaitoinen henkilöstö, yhtenäiset läpinäkyvät prosessit ja kontrollit, toimiva kommunikaatio ja raportointi sekä nykyaikaiset päätöksentekoa tukevat järjestelmät. Nämä tekijät auttavat projektien kannattavuuteen liittyvien epävarmuustekijöiden tunnistamisessa ja niihin varautumisessa.

• Lue myös Janne Fredmanin kirjoitus Osatuloutus asiantuntijapalveluyrityksessä – ei ainoastaan kirjanpidollinen kysymys