Mikä ihmeen hankintasanoma?

Verkkolaskun piti olla vain ensimmäinen askel

Minulla oli ilo ja kunnia olla mukana käynnistämässä verkkolaskutusta vuosituhannen vaihteessa Tieto-Unicin kehitysporukassa. Samalla apajalla oli muitakin verkkolaskuoperaattoreiksi ryhtyviä yrityksiä kuten Posti, Basware ja Elma sekä joukko pankkeja. Pankeillahan oli valmiiksi vuosikymmenten kokemus standardimuotoisten maksusanomien välittämisestä pankkiverkostossa ja moni yrityksistä oli puolestaan toiminut EDI-operaattorina. Tekijäporukalla työnantajasta riippumatta oli suuret tavoitteet, ellei peräti unelmat: 

• verkkolaskujen piti kulkea sujuvasti jokaiselta laskuttajalta jokaiselle ostajalle operaattorien yhteistyöllä 
• verkkolaskun piti olla vain alku – tavoitteena oli laajentaa myös muihin myynnin sanomiin kuten tarjouspyyntöihin, tarjouksiin, tilauksiin ja tilausvahvistuksiin. 

Tästä jälkimmäisestä tavoitteesta on hankintasanomissa yksinkertaistettuna kyse. Laskuhan on usein pitkän kirjeenvaihdon viimeinen etappi. Asiaa voi havainnollistaa seuraavalla ketjulla: 

    Asiakas pyytää toimittajalta tarjousta tietyistä tuotteista tai palveluista (tarjouspyyntö) 

⇒ Toimittaja tarjoaa tuotteet tietyllä hinnalla (tarjous) 

⇒ Asiakas tilaa tuotteet (tilaus) 

⇒ Toimittaja vahvistaa tilauksen (tilausvahvistus) 

⇒ Toimittaja laskuttaa tuotteet (lasku) sekä toimittaa ehkä myös listauksen tuotteista ostajan varaston vastaanottoa varten (lähete) 

Tässä prosessissa käsitellään pitkälti samaa tietoa: tuotteita, hintoja, toimituspäiviä ja niin edelleen. Prosessin aikana tieto saattaa muuttua ja täsmentyä. Hintoja hierotaan alaspäin ja vastaavasti toimituspäivää eteenpäin ja niin edelleen. Mutta periaatteessa tiedot ovat samat ja lähinnä asian status etenee, ja samalla asiakirjan nimi muuttuu. Eli mennään tarjouspyynnöstä kohti toimitusta ja laskua. Kunnianhimoisena tavoitteena oli automatisoida tätä prosessia ja parantaa samalla sen laatua ja osapuolten oikeusturvaa. 

Hankintasanomien historia – EDIFACT 

YK:n puitteissa kehitettyä EDIFACT-standardia eli tuttavallisemmin EDIä on käytetty jo 1980-luvulta lähtien lähinnä suurten yritysten kahdenvälisessä liiketoimintatiedon vaihdossa. EDIFACT:issa on oma sanomansa esimerkiksi tarjoukselle, tilaukselle, tilausvahvistukselle, laskulle, toimitussanomalle ja tuotekatalogille. 

Isot yritykset ovat tyypillisesti tehneet omia määrittelyitään EDI-standardin käytöstä. Haasteena on se, että nämä määrittelyt eivät ole olleet yhteen toimivia toisten yritysten määrittelyjen kanssa. 

Esimerkiksi Volvolla omia yrityskohtaisia määrityksiään ja Saabilla taas omiaan. Näiden yrityskohtaisten määritysten huomioiminen on kallista suuryritysten pienemmille kauppakumppaneille, koska jokaisen yrityksen kanssa luodut EDI-yhteydet on pitänyt määritellä ja testata erikseen. 

Sujuvassa EDI:n hyödyntämisessä on keskeisessä roolissa toiminnanohjausjärjestelmien käyttö ja niissä olevien perustietojen hyödyntäminen. Pienemmillä yrityksillä ei yleensä ole käytössään tällaisia toiminnanohjausjärjestelmiä, mikä on tehnyt EDI:n käytöstä vaivalloista pienemmille yrityksille. 

Näiden seikkojen johdosta pienillä ja keskikokoisilla yrityksillä ei ole ollut mahdollista ottaa laajamittaisesti käyttöön EDI-sanomanvälitystä tai ne ovat ryhtyneet siihen vastentahtoisesti päämiestensä ohjaamana. Tästä huolimatta EDI:ä hyödynnetään Suomessa kuitenkin varsin laajasti. EDI-laskuja lähetetään vuodessa kymmeniä miljoonia. Keskeisiä EDIä käyttäviä toimialoja ovat esimerkiksi päivittäistavarakauppa ja kansainvälisesti toimiva paperi- ja metalliteollisuus. 

Hankintasanomien tulevaisuus – PEPPOL ja UBL 

UBL (Universal Business Language) on uuden sukupolven sanomanvälitysstandardi, jossa on ratkaistu monia EDIFACTin käyttöä rajoittaneita asioita. Kuten EDI:ssä myös UBL:ssä on oma sanomansa esimerkiksi tarjouspyynnölle, tarjoukselle, tilaukselle, tilausvahvistukselle ja laskulle. 

Alla esimerkkinä ote yhdestä UBL-standardin muotoisesta tilauksesta. Huomaatte, että UBL ei ole hepreaa niille, jotka ovat joskus avanneet vaikkapa verkkolaskun XML-muotoisena. Esitetyllä tilauksen rivillä tilataan viisi koulutuskertaa matkalaskujärjestelmän koulutuksia yksikköhinnalla 2 000 euroa. Tilausrivi sisältää myös esimerkiksi arvonlisäverokoodin, alv-prosentin sekä tuotekoodin. 

Peppol puolestaan on EU:n puitteissa toimiva sanomanvälityksen verkosto, jonka kautta kulkee jo huomattava määrä verkkolaskuja. Peppol toimii myös kehyksenä, joka sääntelee UBL:n käyttöä. Yhteisellä kehyksellä taataan, että sanomat ovat yleiskäyttöisiä ja ne ymmärretään samalla tavoin kaikkien osapuolten kesken. Näin estetään EDIFACTin käyttöä haitannut yrityskohtaisten määritysten pirstaleisuus. 

Yhdessä Peppol ja UBL ovat siis vakiomuotoisempia kuin EDIFACT. Niiden avulla voidaan sopia sekä sanoman sisällöstä että prosessista. Standardeilla voidaan määrittää esimerkiksi tilauksen pakolliset tiedot sekä se, kuuluuko prosessiin sekä tilaus että tilausvahvistus vai riittääkö pelkkä tilaus. Näin kaupan osapuolten on mahdollista hyödyntää sanomien automaattisia oikeellisuustarkastuksia eli validointeja ja tehostaa prosessin kulkua. Peppol-korvannee EDI:n käyttöä pikkuhiljaa, mutta esimerkiksi päivittäistavarakaupassa EDI:llä jatketaan vielä vuosia. 

Lue lisää: Hankinnat ja ostolaskut – isojen volyymien kriittista toimintaa

Kansallisista standardeista kohti kansainvälisiä 

Kun Suomessa lähdettiin kehittämään verkkolaskutusta yli 20 vuotta sitten, piti lähteä puhtaalta pöydältä. Ei ollut kansainvälisiä verkkolaskustandardeja EDIFACTia lukuun ottamatta. Ei ollut myöskään operaattoriverkostoja. Niinpä loimme kansalliset verkkolaskustandardit Finvoicen ja TEAPPSXML:n sekä suomalaisen verkkolaskuoperaattoriverkoston. 

Kansainvälistyvässä kaupan ja logistiikan maailmassa kansallisiin standardeihin hirttäytyminen on lyhytnäköistä. Suomalaisissa verkkolaskustandardeissa ei ole sanomia esimerkiksi tarjouksen ja tilauksen käsittelyyn, joten senkin puolesta UBL:n ja PEPPOLin hyödyntäminen on luonteva ratkaisu. Peppol ja UBL ovat laajasti käytössä kansainvälisesti myös EU:n ulkopuolelle ja standardit ovat sisällöltään laadukkaita. Niille on myös luotu kestävä hallintorakenne ja EU tukee niitä voimakkaasti, joten ne tarjoavat vahvan pohjan myynnin, logistiikan ja taloushallinnon tehostamiseen tuleville vuosille.  

Ratkaistavaksi ongelmaksi tulee se, milloin verkkolaskutuksessa luovutaan Finvoicesta ja TEAPPSXML:stä ja siirrytään UBL-verkkolaskuun. Hyvältä ei tunnu sekään, että tarjouspyynnöstä tilausvahvistukseen mennään UBL-sanomin ja sitten verkkolasku lähetetäänkin Finvoice-muodossa. Loogista olisi käyttää samaa formaattia kaupittelun alkuvaiheesta laskuun. 

Julkishallinto siirtyy hankintasanomien käyttöön – seuraa tilannetta! 

Mitä tämä kaikki sitten tarkoittaa tavalliselle suomalaiselle pk-yritykselle? Julkishallinto on selkeästi ilmaissut aikovansa kehittää hankintatoimea siirtymällä rakenteisiin tilaussanomiin kaikissa tilauksissaan. Jos siis asiakaskunnassasi on valtionhallinnon yksiköitä tai kuntia, seuraa tilannetta tarkasti. Olen vakuuttunut, että siinä vaiheessa, kun Suomen valtio edellyttää toimittajiltaan UBL-standardin mukaisia tarjouksia ja tilausvahvistuksia, löytyy tähän myös pk-yrityksen kukkarolle sopivia ohjelmistoratkaisuja. Myös yritysasiakkaiden odotetaan siirtyvän jossakin vaiheissa hyödyntämään hankintasanomia, joten joidenkin vuosien päästä hankintasanomien käyttö voi olla yhtä itsestään selvää kuin verkkolaskutus nyt.