Kuljetusalan mutkainen taloushallinto
Myyntilaskutus ja tilitykset ovat alalla yleisiä. Kuljetusalalle on tyypillistä töiden hoitaminen erilaisten tilauskeskusjärjestelmien kautta. Tuolloin laskutus tapahtuu lähes poikkeuksetta niin sanottuna itselaskutuksena eli palvelun ostava osapuoli laatii tilityslaskelmat ja tilittää niiden mukaan maksut kuljetusliikkeelle.
Usein on myös niin, että kuljetusliike hankkii esim polttoainetta tilauskeskuksen kautta ja nämä kuitataan tilityksissä. Selkeyden vuoksi nämä on syytä käsitellä bruttomenetelmällä eli siten, että polttoaineosto kirjataan kuluksi kuljetusliikkeen kirjanpitoon ja myynti tilitetään bruttona. Sen sijaan tilauskeskuksen veloittama provisio on mielestämme vain laskentatapa, eli kuljetusliikkeen liikevaihtoa olisi provisiolla vähennetty summa.
Investointien vaihtoehtoja kannattaa verrata yrityksen tilanteeseen sopiviksi
Kuljetusliike hankkii liiketoimintansa käyttöön tulevat ajoneuvot usein vieraalla pääomalla. Rahoitusmuotona voivat olla pankkilaina, osamaksusopimus tai leasingsopimus. Tavallisen pankkilainan vakuutena on usein yrityksen tai yrittäjän muu omaisuus tai ajoneuvokiinnitys. Leasingsopimuksessa on kyse vuokrasopimuksesta, jolloin esine on vuokranantajan omaisuutta. Suunniteltaessa rahoitusta ovat rahoitusmuodon valintaan vaikuttavia tekijöitä vakuuden lisäksi se, miten pitkäksi aikaa ajoneuvolle on ns. varmaa ajoa.
Leasingsopimuksesta luopuminen kesken vuokrakauden voi tulla kalliiksi, joten yrityksen kannattaa varmistaa töiden jatkuvuus silloin kun investointimuodoksi valitaan leasing. Nykyään rahoittajat vaativat yritykseltä omavastuuosuutta, joten leasingsopimuksessa peritään ensimmäinen erä korotettuna. Korotetun vuokraerän kirjaamisesta ei ole suoranaisia ohjeita. Vaihtoehtoina ovat erän kirjaaminen suoraan kuluksi maksuhetkellä, erän jaksottaminen tasaisesti kaikille vuokrakuukausille tai erän käsitteleminen mahdollisessa ajoneuvon lunastusvaiheessa vuokrakauden päättyessä.
Kirjanpidon kannalta kirjausratkaisussa kannattaa ottaa huomioon varovaisuuden periaate. On syytä tarkistaa, onko esineelle käyttöä koko sopimusajaksi. Mikäli on todennäköistä, että esineestä luovutaan ennen sopimuskauden päättymistä, on ensimmäisen erän kirjaaminen harkittava varovaisuuden periaatteen mukaan. Verotuksen kannalta ensimmäisen erän kirjaaminen heti kuluksi voi olla ongelmallista. Arvonlisäverotuksessa vuokraerien sisältämä vero saadaan vähentää laskumerkintöjen mukaan suorite-tai maksuperiaatteella.
Kun vuokraesine mahdollisesti lunastetaan vuokrakauden päättyessä, on se kirjanpidossa ja myös verotuksessa taseeseen kirjattava erä. Laskujen ostoreskontrakäsittelyn tai oikeammin jaksottamisen osalta on tiedostettava, että varsinkin verkkolaskuina tulevat laskut siirtyvät ostoreskontraan niiden laskupäivän mukaan, joka on useimmiten aikaisemmin kuin miltä kaudelta lasku on. Jos summat ovat merkittäviä, on jaksotus syytä hoitaa, jotta kirjanpidon raportointi olisi oikeanlaista. Kirjanpitolaki sallii rahoitusleasingsopimuksen käsittelemisen osamaksusopimuksena, mutta koska tuloverotus tapahtuu vuokrasopimuksen mukaan, ei tuon uuden tavan käyttöönottoon kannattaa rynnätä harkitsemattomasti.
Osamaksusopimuksessa esineen omistusoikeus siirtyy kun kauppahinta on kokonaan maksettu, eli ostettu esine toimii vakuutena. Esine merkitään kirjanpitoon omaisuudeksi hankintahetkellä, ja osamaksulla maksettava määrä on velkaa yhtiön taseessa. Osamaksulla ostettaessa hankintaan sisältyvän arvonlisäveron saa vähentää kerralla.
Henkilökohtaisena käsityksenämme on, että sopiva yhdistelmä eri rahoitusmuotoja on paras. Tämä nimenomaan siitä syystä, että yritys pystyy sopeutumaan muuttuviin työtilanteisiin ja toimeksiantoihin.
Uuden pakettiauton ensikäyttäjä maksaa autoveroa hankinnan yhteydessä. Tämä autoveron osuus ei sisällä vähennettävää arvonlisäveroa. Huomattavaa on, että auton myynti, tapahtuipa se sitten miten pian hyvänsä oston jälkeen, on kokonaan arvonlisäverollinen luovutus. Myös siis autoveron osuudesta tilitetään arvonlisävero.
Kuljetusliikkeiden poistosuunnitelmana on pääsääntöisesti kirjanpidon olettamasäännösten ohjaamana elinkeinoverolain enimmäispoistot. Kuitenkin, jos kalustohankinta on tapahtunut tilikauden lopulla, on yleistä, että tältä osin poistoa tehdään ajan kulumisen perusteella.
Kirjanpitolautakunta on ohjeistanut kuljetusalan kirjanpitoa
Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan 1854/2010 ohjeistanut kuljetusliikkeen ajoneuvokulujen kirjaamista. Yleisesti lautakunta on kuvannut menojen kirjaamispaikkaa tuloslaskelmaan siten, että tuloslaskelman järjestys kuvastaa ajatusta siitä, että kulu merkitään sitä ylemmäksi tuloslaskelmassa, mitä välittömämpi on sen yhteys ulkopuolisille luovutettavien hyödykkeiden aikaansaamiseen asianomaisen kirjanpitovelvollisen liiketoiminnassa.
- Lausunnossa ohjeistetaan, että
Nimikkeeseen ”Aineet, tarvikkeet ja tavarat” tulee merkitä kulut polttoaineista ja renkaista. Tähän erään merkitään myös varaosa- ja tarvikeostot silloin kun yritys tuottaa korjauspalvelut itse. - ”Ulkopuolisiin palveluihin” merkitään huolto- ja korjauspalvelut, joita kuljetus- tai koneyritys itse ostaa ulkopuolisilta toimintakapasiteettinsa ylläpitämiseen.
- Mikäli yritys tuottaa korjaus-ja huoltopalvelut itse, jolloin tarvittava oma henkilötyö merkittäisiin tuloslaskelmassa erään ”Henkilöstökulut”.
- Nimikkeeseen ”Liiketoiminnan muut kulut” merkitään muut kuluerät, jotka liittyvät kirjanpitovelvolliseen itseensä kokonaisuutena, ja joita ei voi erikseen määrittää jonkun tietyn palvelun tai tuotteen osaksi. Tällaisia ovat kuljetusliikkeellä pakolliset viranomaismaksut, kuten vakuutukset ja ajoneuvojen katsastusmaksut.
Palkkaus ja työehtosopimus
Kuljetusalalla on yleissitova työehtosopimus. Alalla käytetään usein 2 viikon tasausjaksoja työn luonteen vuoksi. Työaikakirjanpidon vaatimukset koskevat kaikkia työnantajia ja kuljetusalan ajoaikasäännökset hoidetaan ajopiirturijärjestelmien avulla. Vastuu työaikakirjanpidon järjestämisestä on aina työnantajalla. Valvontaa suorittavat kissalan poikien lisäksi työsuojeluviranomaiset. Ajoaikasäännösten valvonta on kaiken aikaa kiristynyt ja tullee edelleen kiristymään. Uutisoinnissa tulee usein esille onnettomuuksia, joissa osapuolena on raskas ajoneuvo. Nämä uutiset aiheuttavat paineita valvonnalle, vaikka onnettomuuksien syyt löytyvät usein muista osapuolista.
Ajoaikasäännösten valvonta on kaiken aikaa kiristynyt ja tullee edelleen kiristymään.
Ikävän usein yritykset sopivat työntekijöiden kanssa palkkauksen ”kilometrijuoksuna” tai siten, että sovittu palkka sisältää lisät ja muut korvaukset. Tästä sopimistavasta on syytä kuitenkin varoittaa, koska näistä lisiä peritään usein oikeusteitse ja ne tulevat usein maksettaviksi jälkikäteen. Vuorolisiä maksetaan mm. ilta-, yö- ja sunnuntaityöstä. Lisäksi alalla on työajan lyhentämisjärjestelmä, jossa kokoaikatyöntekijöille maksetaan lyhennyskorvausta tehtyjen tuntien mukaisessa suhteessa. Järjestelmällä kautta tulevat korvatuksi myös arkipyhät.
Työehtosopimuksen päivärahat ovat aikarajoiltaan korkeammat ja euromääriltään pienemmät kuin verohallinnon kustannuskorvauspäätöksen säätämät enimmäispäivärahat. Käytännössä työehtosopimuksen säätämiä päivärahoja suurempien maksujen maksaminen ei ole kompensoinut lisien maksamatta jättämistä riitatilanteissa. Kuljetusalan henkilöstöhallintoa hoitavien kannattaa perehtyä ajoaikalain ja työehtosopimuksen määräyksiin ja noudattaa niitä, jotta kalliilta jälkimaksuilta ja muilta sanktioilta vältytään.
Tilaajavastuulain määräykset ulottuvat kuljetusalan alihankintaketjuihin
Logistiikka-alalla on tavallista, että kuljetuksia ketjutetaan ja hoidetaan alihankintaverkoston avulla. Näillä toimilla tasataan kapasiteettia ja vältetään tyhjiä paluukyytejä. Tilaajavastuulaki koskee kuljetusalan alihankintaa, joten päämies on velvollinen tarkastamaan alihankkijansa talousasiat säännöllisesti.
Logistiikka-alalla on tavallista, että kuljetuksia ketjutetaan ja hoidetaan alihankintaverkoston avulla.
Kuljetusliiketoiminta on tänä päivänä erittäin hektistä ja vaatii sopeutumista kaikilta osapuolilta. Oikeiden investointiratkaisujen löytäminen sekä ajokalustosta ja henkilöstöstä huolehtiminen ovat keinoja joilla kuljetusliike menestyy tiukassa kilpailussa. Taloushallinnon lainalaisuuksien tunteminen ja oikea raportointi on sekin seikka, joka auttaa yritysjohtoa arvioimaan ja suunnittelemaan toimintaansa.
