Ulkomailla toimiva kuljetusliike – lisää mutkia matkaan

Ulkomailla toimivan kuljetusliikkeen täytyy ottaa huomioon monia asioita taloushallinnossaan verrattuna pelkästään kotimaassa toimivaan. Iso osa näistä liittyy arvonlisäverotukseen, etenkin kuljetusvälineistön korjauksiin ja tankkauksiin. Näiden suhteen haasteena on eri maissa toimivien yrityksien erilaiset käytännöt vaikka samojen säännösten pitäisi olla voimassa koko Euroopan Unionin alueella. Kotimaassa tapahtuvaa kuljetusliikennettä käsitellään artikkeissa Kuljetusalan mutkainen taloushallinto.

Polttoainekulut ja arvonlisävero

Lähdettäessä Eurooppaan viemään suomalaisia tuotteita rekka-autolla ensimmäinen kirjanpidon tapahtuma on auton tankkaaminen. EU:n alueella tapahtuneista tankkauksista kuljetusliike saa kyseisen maan arvonlisäveron sisältävän laskun tai kuitin. Yhtiö ei pysty vähentämään laskussa olevaa arvonlisäveroa kotimaan käytäntöjen tapaan. Toisen EU-maan arvonlisäveron voi hakea palautuksena kyseisen maan viranomaisille lähetettävällä hakemuksella.

Eri EU-maihin lähetettäviä ALV-hakemuksia varten on keskitetty sivusto jonne tunnistaudutaan KATSO-tunnisteella. Hakemukset tehdään neljännesvuosittain tai vuosittain ja arvonlisäverohakemuksen mukana tulee mm. lähettää hakemuksiin liittyvät laskut pdf-muodossa. Lisäksi eri mailla on erilaiset käytännöt muun muassa arvonlisäveron palautuksen alarajaan liittyen ja siihen, miten mahdolliset virheelliset ilmoitukset korjataan. Eduksi on, että kuljetusliikkeen organisaatiossa on kyseisen maan kieltä osaavia, sillä monesti esimerkiksi viranomaisten lähettämät selvityspyynnöt ovat vain paikallisella kielellä.

Kirjaamiseen on kaksi eri tapaa: laskun sisältämä vero kirjataan suoraan saamisiin tai vaihtoehtoisesti saatu vero tuloutetaan haku-tai palautusvaiheessa. Jälkimmäinen tapa lienee järkevä summien ollessa pieniä. Veron kirjaaminen laskun maksuvaiheessa saamisiin antaa kirjanpidon raportteihin oikeammat tiedot.

Kirjanpitoon voi olla järkevää perustaa oma kirjanpidon tili jonne ulkomaan arvonlisäverosaamiset kirjataan. Arvonlisäverosaamisia kirjattaessa kannattaa noudattaa erityistä varovaisuutta siten, että kaikkea ulkomaan laskuihin sisältyvää arvonlisäveroa ei kirjata saamisiin. Voi olla, että kaikkea ei saada takaisin palautuksina. Arvonlisäveropalautuksiin liittyvä haaste on myös se, että hakemukset tehdään neljännesvuosittain ja lisäksi hakemuksen jättämisen ja arvonlisäveron palautuksen välillä voi olla viikkoja riippuen kyseisen maan viranomaisten tehokkuudesta. Esimerkiksi paljon ulkomailla tankkaavalla kuljetusliikkeellä voi olla taseessaan merkittävä määrä ulkomaan arvonlisäverosaamisia joka voi aiheuttaa ongelmia kuljetusliikkeen maksuvalmiuteen.

Auton huolto ulkomailla

Matka jatkuu ja kuljettaja huomaa moottorissa vian, joka vaatii huoltoa. Mikäli kuljettaja kykenee tekemään huollon itse ja selviää pelkän varaosan ostamisella, tulisi kuljetusliikkeen saada arvonlisäverollinen tosite varaosasta. Kyseessä ei ole varaosan myyjän kannalta ns. yhteisömyynti, jolloin varaosa kuljetettaisiin toiseen EU-maahan ennen sen käyttöönottoa.

Varaosalaskujen osalta toimitaan arvonlisäveron palautuksen kanssa samalla tavalla kuin polttoainelaskujen kanssa. Mikäli rekka tarvitsee EU-alueella toimivan korjaamon palveluja, on arvonlisäverokäytäntö toisenlainen. Auton huoltaminen kuuluu niin sanotun käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden piiriin. Tällöin  palvelujen myyntimaasäännösten mukaan arvonlisäveron maksaa ostaja. Tämä tarkoittaa, että kuljetuskalustoa huollettaessa yhteisön alueella olevassa korjaamossa, jolla on EU:n alv-tunniste  eli VAT-tunnus, tulisi kuljetusliikkeen saada koko lasku varaosineen ilman arvonlisäveroa edellyttäen, että lasku sisältää työtä.

Lisäksi korjaamon tulee tehdä yhteisöpalvelumyynnin ilmoitus, jossa korjaamo raportoi suomalaisen kuljetusliikkeen VAT-tunnisteen ja tälle myydyn summan. Laskulla tulee olla lisäksi oikeanlaiset laskumerkinnät mm. asiakkaan, eli suomalaisen kuljetusliikkeen arvonlisäverotunniste, sekä maininta yhteisöpalvelumyynnistä. Suomalainen kuljetusliike ilmoittaa arvonlisäveron veroilmoituksella (aiemmin kausiveroilmoitus) kohdassa 306 (Vero palveluostoista) muista EU-maista laskuun sisältyvän laskennallisen arvonlisäveron ja kohdassa 314 (Palveluostot muista EU-maista arvonlisäverottoman yhteissumman EU-palveluostoista). Lisäksi koska laskennallinen arvonlisävero on oletettavasti suomalaiselle kuljetusliikkeelle arvonlisäverosta vähennyskelpoinen, otetaan se myös huomioon kohdassa 307 (Verokauden vähennettävä vero). Käytännössä tämä on hoidettu pääsääntöisesti kirjanpidon ohjelmilla siten, että oikealle tilille kirjatut yhteisöpalveluostotapahtumat ohjautuvat oikein arvonlisäveron veroilmoitukselle.

Vaikka arvonlisäverodirektiivi koskee kaikkia EU-maita, ovat kokemuksemme eri maissa toimivien yritysten laskumerkinnöistä varsin erilaiset. Varsin usein laskuilla on virheellisesti arvonlisävero, kun kyseessä olisi oikeasti yhteisöpalvelu. Toisinaan lasku on virheellisesti käsitelty palvelumyyntinä, vaikka on ostettu pelkkiä varaosia. Mikäli kauppakumppanin kanssa toimiminen on säännöllistä, voi olla järkevää yrittää saada kumppani muuttamaan käytäntöään oikeaksi, vaikka se voi olla hankalaa. Muuten kannattaa kirjanpidossa käsitellä tositteet laskumerkintöjen mukaisesti. Muutoin eri maiden viranomaisten ristiin tarkastaessa eri yritysten arvonlisäveroilmoituksia saattaa tulla turhia selvityspyyntöjä.

Tien päällä ja perillä

Kun auto on saatu huollettua matka voi jatkua. Matkan varrella Suomesta poikkeavia kustannuksia ovat ainakin toistaiseksi tiemaksut. Nämä voivat olla arvonlisäverollisia tai verottomia riippuen eri maiden säännöksistä. Lisäksi ulkomailla toimiva kuljetusliike voi joutua maksamaan erilaisia viranomaismaksuja.  Tiemaksuihin ja mahdollisiin muihin kuluihin liittyvän arvonlisäveron voi yrittää saada palautuksena jo aiemmin mainitulla hakumenettelyllä.

Nyt rekka on saatu tankattua ja huollettua ja tavara on löytänyt perille. Mahdolliset tiemaksut on myös maksettu. On aika lähettää kuljetuksesta lasku. Mikäli asiakas on suomalainen yritys tai kuluttaja, on lähetettävä lasku normaali Suomen arvonlisäveron sisältävä lasku, jonka arvonlisäveron kuljetusliike tilittää normaalisti Suomen veroviranomaisille.

Mikäli kuljetus suuntautuu EU:n ulkopuolelle, kuljetuksesta annetaan asiakkaalle arvonlisäveroton lasku huolimatta siitä, että asiakas olisi suomalainen yritys. Mikäli asiakas on EU-alueella toimiva VAT-tunnuksellinen yritys, siirrytään käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden piiriin. Menettely on sama kuin korjaamopalveluja ostettaessa. Tällöin laskussa ei ole arvonlisäveroa ja siinä tulee olla ostajan VAT-tunnus ja maininta että kyseessä on EU-palvelumyynti. Lisäksi kuljetusliikkeen tulee tehdä myynnistä Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksessa kuljetusliike ilmoittaa asiakkaan arvonlisäverotunnisteen ja edellisenä kuukautena  kyseiselle tunnukselle myytyjen palvelujen arvon. Summan on lisäksi täsmättävä saman kuukauden veroilmoitukseen arvonlisäverosta kohdassa 312 (Palveluiden myynnit muihin EU-maihin) ilmoitettavan summan kanssa. Mikäli palvelun ostajana on toisessa EU-maassa asuva kuluttaja, tulisi kuljetusliikkeen säännöksen mukaan hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi kyseiseen maahan.

Kun kuljetusliike on saanut kuorman purettua voi olla seuraavan kuljetuksen vuoro. Mikäli rekka ei palaakaan tyhjänä Suomeen vaan jatkaa kuljetuksia toisessa EU-maassa kyseeseen voi tulla sovellettavaksi ns. kabotaasisäännökset. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kuljetusliike voi tehdä kolme lisäkuljetusta seitsemän päivän sisällä kansainvälisen kuljetuksen päättymisestä ennen rajalle palaamista. Kabotaasia käsitellään asetuksessa (EY) N:o 1072/2009, mutta näihin säännöksiin on ilmeisesti tulossa muutoksia lähiaikoina. Ulkomailla toimivan kuljetusliikkeen kannattaa olla hereillä ja seurata mahdollisia tulevia muutoksia ja niiden vaikutuksia.

Logistiikka-alaa koskevat sanktiot ja niiden verovähennykset – kotimaassa ja ulkomailla

Kuljetusalalla erilaiset sakot ja sanktiot ovat hieman yleisempiä kuin muilla aloilla. Tyypillisimpiä ovat pysäköintivirhemaksut, ylinopeussakot, ylikuormamaksut, piirturirikkomukset, ajoaikasäännösten rikkomisesta tulevat sanktiot jne. Sanktiot ovat seuraamuksia säännösten rikkomisesta, joten niihin liittyy tuloverotuksessa vähennyskelvottomuuksia.  Verotuksen säännöksiä pohdittaessa on ensin ratkaistava kenelle kustannus kuuluu.

Ensinnä on syytä varmistaa, kuka on saanut tämän ”rangaistuksen” eli kenen maksettavaksi maksu kuuluu. Kuljettajalle voidaan määrätä tieliikennesäännösten rikkomuksista johtuvia sakkoja ja maksuja. Jos yritys päättää maksaa kuljettajalle määrätyt sakot, tulee ne käsitellä kuljettajan veronalaisena etuutena, samalla tavoin kuin luontoisedut. Maksuja voidaan määrätä myös yritykselle.  Mikäli ”syylliseksi” todetaan yhtiö, on maksu kirjanpidollisesti yhtiön kulua, toki verotuksessa tällaiset maksut ovat elinkeinoverolain 16§:n 5 kohdan mukaan vähennyskelvottomia. Lain perusteluissa todetaan, että lainvastaisen teon johdosta määrättyjen taloudellisten seuraamusten vähentämistä tuloverotuksessa ei voida pitää asianmukaisena. Kirjanpitäjän on hyvä huomata tällaiset vähennyskelvottomat erät ja ohjata yritysjohtoa niiden oikeanlaiseen käsittelyyn.

Lue lisää aiheesta artikkelista Kuljetusalan mutkainen taloushallinto