Hankinnat ja ostolaskut – isojen volyymien kriittistä toimintaa

Sain haastateltavaksi rakennusliike Firasta projektipäällikkö Hannes Ilveskosken ja Lahden kaupungin hankintapäällikkö Tarinka Ringvallin.

Fira, Hannes Ilveskoski

Meille Firaan tulee vuodessa toistakymmentä tuhatta materiaaleihin liittyvää ostolaskua. Tavara on perinteisesti toimitettu suoraan työmaille, mutta logistiikkakumppanien tarjoamaa välivarastopalvelua hyödynnetään enenevissä määrin. Työmailla on vain vähän varastotilaa ja hankittava tavara on toisaalta erittäin aikasidonnaista. Sen pitää olla työmaalla oikeassa paikassa ajallaan, kun rakentajat sitä tarvitsevat. Tuotannon ja hankinnan synkronointi on siis äärimmäisen kriittistä.

Hankintaa on myös ulkoistettu aliurakoitsijoille. Fira kuitenkin vastaa kokonaisuudesta ja työmaan hallinnasta. Rakennusalalla nopea läpimenoaika on yhä kriittisempää, mikä ohjaa ottamaan materiaalivirtoja pääurakoitsijan haltuun.

Rakennusalalle tyypillistä on toimitusosoitteiden suuri määrä ja vaihtuvuus. Jokainen työmaa on toimitusosoite. Toimitusosoitteen ohella hankinnassa ja hankinnan dokumenteissa pitää hallita logistiikan ja kustannusseurannan eri ulottuvuuksia. Tilausrivi- ja toimitusrivitasolla voi olla tarpeen eritellä esimerkiksi huoneistotason tieto. Lisäksi laskurivit pitää pystyä kohdistamaan rakennusosien ja hankintakategorioiden mukaan jaotelluille litteroille ja hankintapaketeille.

Lahden kaupunki, Tarinka Ringvall

Meillä Lahdessa ei ole enää ollut omaa sotepalvelua, joten tavarahankintoja tehdään pääsääntöisesti esimerkiksi kouluihin ja päiväkoteihin. Meillä on lukuisia toimitusosoitteita ja kustannuspaikkoja, esimerkiksi jokainen koulu ja päiväkoti on oma toimitusosoitteesta ja kustannuspaikkansa. Ostolaskuja meille tulee vuodessa noin 55 000 kappaletta. Toimittajia on noin 3 000, joista noin 1 000 on kertatoimittajia… Kaikista kaupungin hankinnoista euromääräisesti suurin osa on urakoita ja palveluja, harvemmin fyysisiä tuotteita.

Miten hankintoja nyt hoidetaan? Millaisia haasteita ja kehitysmahdollisuuksia olette tunnistaneet?

 Fira, Hannes Ilveskoski

Pyrimme hakemaan lisää tehokkuutta hankinta- ja toimitusprosesseihin ottamalla tietoa paremmin haltuun. Meillä ja muissa rakennusalan yrityksissä on paljon toistuvia hankintoja ja hankittavien tuotteiden lukumäärä on suuri. Vakiotuotteita rakennuksilla ovat vaikkapa kipsilevyt ja lattiapäällysteet. Toisaalta on paljon myös projektikohtaisia ja ainutkertaisia hankintoja. Ne suunnitellaan ja valmistetaan rakennus- tai asuntokohtaisesti, kuten esimerkiksi rakennuskohtainen betonielementti tai asiakastilauksen perusteella räätälöity keittiön kiintokalustekokonaisuus.

Logistinen virta täytyy saada haltuun, oli kyse standardoidusta bulkkitavarasta tai räätälöidyistä tilauksista. Enää ei riitä, että joku tietää jotain saapuvan joskus. Nykyisin täytyy olla valmiudet varmistaa ja ajoittaa kaikki työmaalle tulevat toimitukset sekä välittää logistiikkakumppanille tiedot välivarastoon saapuvista tavaroista.

Tiedolla voidaan tehostaa muutakin kuin fyysistä logistista virtaa. Nykyisin meillä on turhan paljon dokumenttikohtaista manuaalista tarkistamista. Sähköpostilla tehtyä Excel- tai pdf-muotoista tilausta verrataan sähköpostilla tulleeseen tilausvahvistukseen. Sadan asunnon rakennuskohteen yhdellä tilauksella voi esimerkiksi olla 400 kodinkonetta. Näiden tarkastaminen käsin on työlästä ja riskialtista. Virheelliset toimitukset aiheuttavat ongelmia ja työn keskeytyksiä työmaalla. Kun virhe johtaa vaikkapa väärien astianpesukoneiden toimitukseen, ei kyse ole pelkästään toimiston porukan ongelmasta. Tilausvahvistusten tarkastus sekä laskun tarkastus ja hyväksyntä tehdään yleensä työmaalla, joten prosessin automatisointi toisi säästöjä sekä hallinnossa että työmaalla.

Isona mahdollisuutena hankintatoimen standardoinnissa ja automaatiossa meillä on tunnistettu tiedon parempi analysoitavuus. Analyysejä tarvitaan esimerkiksi kustannuslaskentaa ja tarjouslaskentaa sekä kausisopimusten arviointia varten. Nykyisin tietoa joudutaan usein kaivamaan manuaalisesti litteroilta, sopimuksista ja laskuilta tai pyytämään jopa toimittajaa välittämään tiedot, mitä olemme ostaneet.

Lahden kaupunki, Tarinka Ringvall

Kaupungilla on tietyissä hankintakategorioissa käytössä sähköinen tilausjärjestelmä. Järjestelmän käyttö on varsin tehokasta, siinä on valmiina sopimustiedot, erilaiset vakio- ja perustiedot ja hyväksyntäketju.

Ostolaskujen käsittelyn toteuttaa osittain kaupungin sidosyksikkö Provincia Oy. Laskulla on voi olla väärää tietoa, esimerkiksi väärä toimitusosoite ja tällöin laskua joudutaan käsittelemään manuaalisesti. Meillä on paljon pieniä toimittajia ja paljon pieniä ostoja. Esimerkkinä pienostoista ovat vaikka eskariruusut, joita meillä eri päiväkodit tilaavat itsenäisesti. Ostolaskujen mediaanikoko on muutamia satoja euroja. Mikäli laskulla on vääriä tietoja ostolaskun käsittelyyn voi pahimmillaan mennä tunteja.

Haluaisimme meille tehokkuutta tuovan hankintajärjestelmän, jota myös pienet toimittajat voivat vaivatta käyttää. Osa hankituista palveluista ovat sellaisia, että niitä on vaikea mallintaa järjestelmään. Esimerkkinä muuttopalvelu, jossa muuttofirman pitää usein tutustua paikan päällä tilanteeseen, mutta suurimpaan osaan tavarahankinnoista hankintajärjestelmän käyttö soveltuisi. Meillä kuten muissakin suurissa organisaatioissa tapahtuu myös paljon väliaikaisia henkilömuutoksia, mikä vaikeuttaa manuaalista hankintaprosessia. Kaupungilla kuten muillakin julkisilla toimijoilla on hallintosääntö ja taloussääntö, jotka määrittelevät päätöksenteon ja tilausoikeudet, eli muutokset näissä oikeuksissa eivät välttämättä ole helppoja tai nopeita toteuttaa.

Mitä suunnitelmia teillä on hankintatoimen automatisointiin ja kehittämiseen?

Fira, Hannes Ilveskoski

Peppol-sanomat on meillä tunnistettu osaksi hankintajärjestelmien kehittämistä. Julkishallinnon vaatimukset antavat uskoa, että asia etenee käytännössä myös yrityspuolelle. Operaattoriverkosto on jo olemassa ja infrastruktuuri on mietitty.

Viemme eteenpäin tilausjärjestelmän kehittämistä. Perustana on määrittely, miten tilaustieto saadaan muodostettua. Tilaukselle tarvitaan esimerkiksi toimituspaikat, tuotenimikkeet, määrät, ja pakkausmerkintätoiveet. Pakkausmerkinnöissä pitää olla esimerkiksi tieto, mihin kerrostalon asuntoon tavara toimitetaan. Määrittelemme tilausjärjestelmämme tietoja Peppol-sanomien tietokenttiä vasten. Olemme tietoisesti edelläkävijänä selvittämässä Peppol-sanomien käsitemallin soveltuvuutta rakennusalan tilaus-toimitusketjuihin. Tilaussanomien ohella meitä kiinnostavat myös toimitukseen liittyvät sanomat. Haluamme hyödyntää tuotetiedon hallintaan ja logistiikkaan liittyviä standardeja ja viivakoodeja. Mietimme siis koko ketjua tilauksesta toimitukseen kokonaisuutena, mutta pala kerrallaan. Kyse on tilauksen ja toimituksen sanomien kokonaisuudesta sekä laskusta. Näiden tulee täsmätä ja pelata sujuvasti keskenään.

Lahden kaupunki, Tarinka Ringvall

Työn alla on sähköisen tilaamisen ottaminen kattavasti käyttöön, siellä missä se nyt on vajaakäytössä.

Tiedon analysointi on iso mahdollisuus meillekin. Laadukasta analyysiä tarvitaan esimerkiksi kilpailutuksen tueksi. Mitä tuotteita ja palveluja ostetaan, mitä määriä, keneltä ja millä hinnalla? Useimmat Toimitukset eivät taas meidän toiminnassamme ole hirveän aikakriittisiä.

Tavoitteena on, että kaupungin eri yksiköiden on mahdollisimman helppoa tilata sopimustoimittajilta. Tämä taas vaatii sitä, että meillä on helpot järjestelmät, joita myös pienet toimittajat käyttävät. Lahden kaupungin näkökulmasta ja yhteiskunnallisestikin on suotavaa, että on myös pienet toimittajat voivat toimia sujuvasti palveluntarjoajinamme. Standardoidun tilaamisen avulla on mahdollista edistää tilausten oikeellisuutta. Mikäli toimitus menee väärän osoitteeseen, sen edelleen toimittaminen lisää kuljetuksiin liittyviä päästöjä.

Hankintatoimi joutuu reagoimaan monenlaisiin toimintaympäristön muutoksiin. Esimerkiksi kouluissa on siirrytty digitaalisiin aineistoihin, asiakirjat ovat entistä enemmän digitaalisessa muodossa. Tavaroiden Toimitusmäärät ovat pienentyneet rajusti, koska tilataan yhä enemmän aineettomia hyödykkeitä. Nämä muutokset täytyy pitää mielessä hankintatoimen kehittämisessä.

Palvelujen ottamisessa sähköiseen hankintajärjestelmään ja Peppol-sanomiksi on omat haasteensa. Osa kuitenkin on standardoitavissa hyvin. Esimerkkinä helposti mallinnettavasta palvelusta on ensiapukoulutus. Se on vakioitu selkeäksi tuotteeksi, joka sisältää aina tietyt elementit. Monia muitakin koulutuspalveluja voidaan vakioida tiettyyn malliin. Näin niitä voidaan tilata helposti järjestelmän kautta. Toinen ääripää on aiemmin mainitsemani muuttopalvelu, koska muuton valmistelu vaatii aina suunnittelua ja käytännössä käyntiä paikan päällä.

Lue lisää: Mikä ihmeen hankintasanomat?