Osakeyhtiön tilinpäätöksen laatiminen, allekirjoittaminen ja julkaiseminen digitaalisesti

Osakeyhtiö joutuu toimittamaan tilikausittain tilinpäätöksensä julkiseksi dokumentiksi Patentti- ja Rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin. Julkisen tilinpäätöksen myötä turvataan esimerkiksi sopimusosapuolten asemaa kertoen kauppakumppaneille näyttääkö toinen yritys olevan luotettava asiakkaana tai toimittajana. Ilman kauppakumppanin taustatietojen tutkimista voi huonon asiakkaan tapauksessa menettää rahansa tai huonon toimittajan tapauksessa maksaa tavarasta/palvelusta, jota ei koskaan tulla toimittamaan.

Tilinpäätöksen sisältämät tiedot perustuvat lakiin ja ne muodostuvat pääosin yrityksen kirjanpidosta, joka tilikaudelta on tehty tilitoimiston toimesta. Lisäksi tilinpäätös sisältää liitetietokappaleita, jotka ovat tekstiosioita, joissa kerrotaan tekstimuodossa huomattavat tilikauden aikaiset yhtiön taloudelliseen asemaan vaikuttavat asiat.

Tilinpäätöksen perinteinen toteuttaminen

Tilinpäätösdokumentti on viime vuosien voimakkaasta taloushallinnon sähköistymisestä huolimatta ollut yleensä Excelillä tai Wordilla käsityönä tehtävä asiakirja. Asiakirjaan on haettu kirjanpito-ohjelmasta luvut, muotoiltu niiden tietoja siistin näköiseksi ja lisätty mahdollisesti lisätaulukoita, sekä kirjoitettu liitetietojen tekstiosioita.

Jokainen tilinpäätös on ollut hieman tekijänsä näköinen, koska jokainen kirjanpitäjä tai tilitoimisto on luonut nämä Excel/Word-pohjansa itsenäisesti muiden vastaavista tietämättä.

Tilinpäätösdokumentti on viime vuosien voimakkaasta taloushallinnon sähköistymisestä huolimatta ollut yleensä Excelillä tai Wordilla käsityönä tehtävä asiakirja.

Lopputulos on valmistumisensa jälkeen ajettu PDF-tiedostoksi, joka on toimitettu sähköpostilla tai paperilla postitse hallitukselle allekirjoitettavaksi ja heidän jälkeensä vielä tilintarkastajalle. Allekirjoitettua versiota on toimitettu postitse monta kertaa, jotta useassa eri maantieteellisessä sijainnissa olleen hallituksen jäsenen nimet on saatu kerättyä.

Lisäksi mikäli tilintarkastaja on huomauttanut tilinpäätöksen sisältövirheestä, on jouduttu oikomaan ja vaihdettu korjattuja sivuja jo allekirjoitettuun tilinpäätökseen, koska kokonaan uusi asiakirja ja sen allekirjoituskierros olisi ollut käytännössä liian työlästä toteuttaa.

Tilintarkastajan allekirjoituksen jälkeen PDF-tilinpäätös on veroilmoituksen liitteenä toimitettu PRH:lle kaupparekisteriin julkistettavaksi.

PRH:n mukaan osa PDF-muotoisista tilinpäätöksistä on ollut sisällöllisesti täysin rikki ja pahimmassa tapauksessa tilinpäätös on sisältänyt pelkän kansilehden. Toisessa äärilaidassa tilinpäätöksessä on saattanut olla mukana täydelliset tase-erittelyt tai pitkät tase/tuloslaskelmaluvut, jotka ovat vahingoittaneet yritystä paljastamalla yrityksestä aivan liikaa tietoa julkisesti.

Digitaalinen tilinpäätös iXBRL

Kevään 2019 aikana PRH julkaisi ohjelmistotaloille uuden digitaalisen rajapinnan, jolla tilinpäätöksen voi toimittaa virheettömänä ja koneellisesti luettavana Inline XBRL -dokumenttina.

iXBRL-kielen (Inline eXtensible Business Reporting Language) avulla talousraportteja voidaan muodostaa, käsitellä, jalostaa ja visualisoida koneellisesti.

iXBRL-muotoisissa tilinpäätöksissä tiedot esitetään standardien ja luokitusten mukaisesti yhtenäisellä tavalla. Tämä muun muassa vähentää riskiä siitä, että tilinpäätöksestä puuttuisi oleellisia tietoja.

Tilinpäätöksen iXBRL-sanomamuoto mahdollistaa käytännössä tilinpäätöksen muodostamisen, käsittelyn ja toimittamisen eteenpäin täysin digitaalisesti ohjelmistosta toiseen.

iXBRL on koneellinen sanomamuoto, jolla tilinpäätöksen numero- ja asiasisällön voi kuvata siten, että tilinpäätöksien tietojen hyödyntäminen on virheettömästi ja oikeellisesti mahdollista suoraan tiedostoa koneella lukemalla. Koneystävällisyydestään huolimatta iXBRL-muotoinen digitaalinen tilinpäätös näyttää ihmissilmällä katsottuna täysin samanlaiselta ja tutulta, kuin perinteiset PDF tilinpäätökset ovat näyttäneet. Digitaalisen tilinpäätöksen ulkoasu ei myöskään heikkene useidenkaan allekirjoitusten myötä.

Digitaalisen tilinpäätöksen etuja ovat esimerkiksi tilintarkastuksen ja pankkien rahoitushakemusten tehostaminen. Käytännössä mikä tahansa vastapuoli, myös ulkomainen sijoittaja analyysiohjelmistollaan, saa suomalaisen yrityksen taloudellisesta asemasta paljon aiempaa tehokkaammin oikeellisen kuvan käyttämällä iXBRL-tilinpäätöksen tietoja hyödyksi. >

Tilinpäätöksen laatiminen digitaalisesti

Moderni taloushallinto-ohjelma voi iXBRL-tilinpäätöksen sanomamuodon tukemisen lisäksi muodostaa koko tilinpäätösdokumentin vakiomuotoisena ja digitaalisesti pääkirjanpitoon täsmäävänä.

Taloushallinto-ohjelmassa on sisäinen toiminto Luo tilinpäätös, joka laatii kirjanpitäjän puolesta yrityksen päättyneestä tilikaudesta valmiin tilinpäätösdokumentin luonnoksen, jossa esimerkiksi taseen ja tuloslaskelman saldot, sekä oman pääoman muutokset ovat valmiina ja täsmäävät suoraan päättyneen tilikauden lukuihin kirjanpidossa. Jos kirjanpitoa joudutaan vielä esimerkiksi tilintarkastajan vaatimuksesta muuttamaan, on tilinpäätös myös parilla klikkauksella päivitetty vastaamaan muuttunutta kirjanpitoa.

Tilinpäätöksen tekeminen koneellisesti avustettuna modernilla taloushallinto-ohjelmalla onkin huomattavan paljon pienempi työ kuin aiemmin.

Ohjelman tilinpäätöstoiminto osaa lisätä tilinpäätökseen myös vakio-osiot, kuten viralliset PMA-kaavan mukaiset liitetietokappaleet, hallituksen kokoonpanon, sekä tilintarkastajan tiedot automaattisesti. Näitä kappaleita ja niiden tekstejä voi muokata, lisätä, poistaa ja täydentää suoraan ohjelmassa.

Tarvetta Excel- tai Word-työskentelyyn ei modernin taloushallinto-ohjelman kanssa ole. Tilinpäätöksen saa alusta loppuun laadittua siinä samassa tutussa selainkäyttöisessä ohjelmassa, jossa varsinainen kirjanpitokin on tilikauden aikana tehty.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen digitaalisesti

Kirjanpitäjän ollessa tyytyväinen tilinpäätökseen, hän hyväksyy sen lopulliseksi ja aloittaa allekirjoitusprosessin taloushallinto-ohjelmassa. Allekirjoituksiakaan varten tilinpäätöstä ei tarvitse tulostaa, sähköpostittaa tai avata mitään ylimääräisiä allekirjoituspalveluita, vaan sama tuttu taloushallinto-ohjelma kysyy, keille henkilöille hyväksytty tilinpäätös lähetetään digitaalisesti allekirjoitettavaksi.

Digitaalisuuden hienous on etäisyyden merkityksen poistuminen ja tilinpäätöksen prosessin hallinta. Ohjelma lähettää kaikille valituille henkilöille kutsut jopa ulkomaille tulla allekirjoittamaan omalla tietokoneellaan (tai matkapuhelimellaan) tilinpäätös. Ohjelma myös seuraa kirjanpitäjän puolesta, että vaaditut allekirjoitukset myös tehdään. Vasta kun koko hallitus on allekirjoittanut, saa tilintarkastaja automaattisesti oman allekirjoituskutsunsa ja voi näin aloittaa tilintarkastustyön ollen varma, että koko hallitus on ensin omalta osaltaan hyväksynyt kirjanpitäjän laatiman tilinpäätöksen.

Allekirjoituksiakaan varten tilinpäätöstä ei tarvitse tulostaa, sähköpostittaa tai avata ylimääräisiä allekirjoituspalveluita.

Kun tilintarkastajakin on tarkastanut yrityksen tilikauden tapahtumat taloushallinto-ohjelmaan saamallaan käyttäjätunnuksella tai omalla analyysiohjelmistollaan, allekirjoittaa hän digitaalisesti viimeisenä tilinpäätösdokumentin. Allekirjoitusten päiväykset leimataan kunkin henkilön todellisen allekirjoitushetken mukaisesti dokumenttiin pysyvästi näkyviin, eikä niitä voi muuttaa.

Mikäli tilintarkastaja huomaa virheen tilinpäätöksessä, ei digitaalisessa maailmassa vaihdeta yksittäisiä sivuja tai käytetä korjauslakkaa, sillä digitaaliset allekirjoitukset eivät olisi muutosten jälkeen enää päteviä. Tilintarkastaja huomauttaa kirjanpitäjälle muutostarpeesta ja kirjanpitäjä kopioi taloushallinto-ohjelmassa parilla klikkauksella uuden version alkuperäisestä tilinpäätöksestä työstöön, korjaa tilintarkastajan huomautukset ja lähettää koko tilinpäätöksen uudelleen allekirjoitettavaksi hallitukselle ja sen jälkeen tilintarkastajalle. Kaiken toimiessa taloushallinto-ohjelmassa digitaalisesti, on tämä hyvin nopeaa ja jämäkkää aiempaan ”muutetaan vaan kysymättä pari sivua allekirjoitettuun tilinpäätökseen” -malliin verrattuna.

Tilinpäätöksen toimittaminen PRH:lle digitaalisesti

Lopullinen tilintarkastajan allekirjoittama iXBRL-tilinpäätös toimitetaan yhtiökokouksen pitämisen jälkeen taloushallinto-ohjelmasta PRH:lle uuteen iXBRL-rajapintaan. Lähetyskin tapahtuu samasta taloushallinto-ohjelmasta yhdellä klikkauksella, eikä vaadi kirjanpitäjältä mitään teknistä osaamista.

Tämän jälkeen yritys on täyttänyt tilinpäätöksen julkistamisvelvoitteensa. iXBRL-muotoinen digitaalinen tilinpäätös on selkeä ja täysin ihmisluettava sekä lisäksi virheettömästi koneluettava. Tilinpäätöksen lukija voi olla myös täysin varma siitä, että yksikään tilinpäätöksen arvo tai sivu ei ole muuttunut siitä, mitä ne ovat olleet tilinpäätöksen allekirjoitushetkellä.

Veroilmoituksen liitteenä tilinpäätöstä ei enää tarvitse toimittaa. Verohallinto saa haettua tilinpäätökset itselleen koneellisesti suoraan kaupparekisteristä.

Näin tilinpäätöksen elinkaari laatimisen, allekirjoittamisen ja toimittamisen osalta on valmis. Toteutettu digitaalinen tilinpäätös jää pysyvästi ja muuttumattomana allekirjoitettuna dokumenttina talteen taloushallinto-ohjelmaan ja on lisäksi julkisesti haettavissa identtisenä digitaalisena kopiona kaupparekisteristä.