Verkko­kaupan kirjan­pidon erityis­piirteet

Verkkokauppa asiakkaana

Usein asiakas laittaa verkkokaupan pystyyn nopealla aikataululla mutta ei muista keskustella tästä etukäteen tilitoimiston kanssa. Tilitoimistossa huomataan verkkokaupan toiminta, kun tilille alkaa tulla suorituksia esimerkiksi Stripen, PayPalin tai Paytrailin tilitysten kautta. Kun asia huomataan, on syytä järjestää palaveri asiakkaan kanssa ja käydä verkkokaupan ja maksuliikenteen prosessit läpi.

Jos tilitoimisto pääsee mukaan jo verkkokaupan suunnitteluvaiheessa, voidaan nostaa esiin huomioitavia asioita, joiden avulla tehostetaan liiketoimintaa ja tekemistä sen eri osa-alueilla. Taloushallinnon asiantuntija voi olla apuna verkkokauppajärjestelmän valinnassa ja arvioitaessa eri ominaisuuksien tärkeyttä liiketoiminnassa. Esimerkiksi erilaiset järjestelmärajapinnat myynnin, kassan ja kirjanpidon välillä luovat mahdollisuuksia automaatioon niin myynnin, varastoinnin kuin taloushallinnonkin kannalta.

Taloushallinnon prosessit ja niiden automaatio on hyvä huomioida ja mallintaa jo suunnitteluvaiheessa. Verkkokaupan tavara- ja palveluliikenne on erillinen osio maksuliikenteestä. Verkkokauppa on oma alustansa ja kokonaisuutensa esimerkiksi yrityksen nettisivujen yhteydessä ja maksupalvelu toisen toimijan kokonaisuus, joka on integroitu verkkokauppaan.

Liiketoimintaprosessi on hyvä kuvata yhdessä asiakkaan kanssa, sillä sen avulla taloushallintoon saadaan tärkeää tietoa esimerkiksi siitä, mistä yrityksen tuotto- ja kuluvirrat koostuvat ja millaisia raportteja kirjanpitoon tulee saada.

On hyvä myös pohtia asiakkaan kanssa sitä mahdollisuutta, että verkkokauppa kasvaa kansainväliseksi toimijaksi. Silloin ohjelmiston on pystyttävä käsittelemään eri maiden arvonlisäverokantoja ja maksutapoja. Jos markkinat löytyvät kansainvälisesti, myynti voi kasvaa nopeasti. Tämä tuo haasteita kirjanpitoon ja lisää vaatimuksia siinä käytettyihin järjestelmiin. Kun jo suunnitteluvaiheessa huomioidaan tämä seikka, voidaan yhtenä valintakriteerinä ohjelmistolle pitää kansainvälisten tilanteiden käsittelyä.

Verkkokauppa-alustat

Myynti tapahtuu yhden tai usean yrityksellä käytössä olevan verkkokauppa-alustan kautta. On tyypillistä, että yrityksellä on nettisivut, jonne verkkokauppa on integroitu, mutta tuotteita ja palveluita myydään myös erilaisissa sovelluskaupoissa kuten iStoressa ja GooglePlayssa sekä Amazonissa. Näistä kaikista on saatava prosessit kuvattua erikseen maittain ja saatava raportit tai integraatiot taloushallinnon järjestelmään. Verkkokauppa on tyypillisesti rakennettu WooCommercen, ePages/Vilkkaan, Shopifyn, MyCashflown tai Clover Shopin tarjoaman alustan päälle ja on suoraan käytettävissä yrityksen nettisivuilta. Osa yrityksistä on voinut koodata oman verkkokauppansa itse.

Verkkokaupassa myyntitapahtumia on yleensä paljon, sillä usein myydään kohtuuhintaisia tai halpoja tuotteita kuluttajille. Myytävien tuotteiden määrä voi olla valtava, jolloin myös varaston seurannan merkitys kasvaa. Tuotteiden varastointi voi tapahtua eri maissa, mikä puolestaan tuo haasteita arvonlisäveron käsittelyyn. Verkkokauppaan liittyvät myös palautukset, joita voi olla paljon. Palausprosessin käsittely taloushallinnossa tulee suunnitella yhdessä asiakkaan kanssa.

Verkkokaupan kirjanpidon tulee lähteä reaali- ja rahaprosessin mallintamisesta. Näissä prosessikuvauksissa avataan tarkasti se, miten tavarat ja/tai palvelut liikkuvat, miten ja missä järjestelmissä raha liikkuu sekä mitä ajallisesti tapahtuu missäkin vaiheessa. Ajallisen kohdistamisen selvittäminen on tärkeä osa prosessikuvausta, koska se usein ratkaisee liikevaihdon tuloutushetken.

Verkkokaupan myynti tapahtuu verkossa, eikä perinteistä kassaa tai pankkikorttimyyntiä välttämättä ole. Maksutapoja on valtava määrä ja eri maksutapojen ja maksun välittäjien tunteminen on tärkeää. Kirjanpidossa on syytä seurata eri maksutapoja omilla tileillään, jotta niiden täsmäyttäminen verkkokaupan raportteihin on helpompaa. Kun sekä tuotteita että myyntitapahtumia on paljon, taloushallinnon automatisointi helpottaa taloushallinnon työmäärää. Integraatiot myynnin, varastoinnin ja taloushallinnon välillä ovat tänä päivänä useimmissa ohjelmistoissa valmiina ja taloushallinnon ammattilaisen kannalta tärkeää onkin perehtyä niiden ominaisuuksiin.

Maksuliikenne

Maksuliikenne pyörii yhden tai useamman maksunvälittäjän kautta. Tyypillisimpiä käytössä olevia välittäjiä ovat Stripe, PayPal, Visa, Klarna, Paytrail, Collector, Everyday, Point, TransferWise ja verkkopankit. Pienemmät verkkokaupat saattavat toimia yhden maksunvälittäjän varassa, mutta isommilla on usein kolmesta neljään maksunvälittäjää käytössä ja näillä tyypillisesti maksuliikennetilejä useissa eri valuutoissa. Esimerkiksi Stripe USD, Stripe EUR, Stripe GBP.

Maksuliikennettä selvitettäessä on tärkeää saada maksuliikennepalvelusta kaikki kauden tapahtumat sekä tiliote. Palvelut yleensä tilittävät suorituksia kerran viikossa tai kahden viikon välein, jolloin syntyy myös saamisia verkkokauppamyynnistä.  Myös saamisten osalta prosessi on mallinnettava. Verkkokauppaostoksia pystytään usein tekemään laskuina tai osamaksuina ja tämäkin puoli on selvitettävä taloushallinnon prosesseja varten.

Kirjanpidon haasteita

Sekä tavara- että palvelukaupassa on kirjanpitoa suunniteltaessa selvitettävä ajallisen kohdistamisen tuomat haasteet. Tavarakaupassa asiakas tilaa tavaran, ja yleensä maksu saadaan ostohetkellä, mutta tilauksen toimittamisessa saattaa mennä päiviä tai joskus viikkojakin. Verkkokaupasta on nähtävä, paljonko on tilattua, mutta ei vielä toimitettua tavaraa, ja jos summa on olennainen, se täytyy jaksottaa saaduiksi ennakoiksi eikä liikevaihtoon. Samoin varaston arvostaminen ja täsmäyttäminen kuukausittain on tärkeää. Tyypillisesti varastossa tulee hävikkiä ja palautuksia, joten näidenkin kirjaukset on mietittävä etukäteen.

Palvelukaupassa tyypillistä on maksaa tilattu palvelu joko kuukausittain tilauskuukauden alussa tai kerralla 2–12 kuukautta etukäteen. Kuukausitilauksessa liikevaihto tuloutuu heti, mutta 2–12 kuukautta etukäteen laskutettaessa liikevaihto on jaksotettava kuukausittain oikeaksi summaksi liikevaihtoon ja kuukaudelle kuulumaton summa on saatua ennakkoa.

Palveluissa ja tavaroissa verkkokaupan puolella on yleensä käytössä myös lahjakortteja. Näiden kirjaantuminen verkkokaupan raporteille, kirjanpidossa saatuihin ennakoihin ja niiden tuloutusajankohta liikevaihtoon on selvitettävä etukäteen.

Verkkokaupan alustan ja maksuliikenteen kulujen kirjaaminen voi olla haasteellista. Taloushallinnossa on tärkeää olla tietoisia siitä, miten asiakkaan verkkokaupan kulujen veloitus tehdään ja mitä kyseiset veloitukset sisältävät. Verkkokauppojen kulut voidaan laskuttaa tai periä luottokorttiveloituksena. Verkkokaupan kuluja syntyy kaupan ylläpidosta ja maksuliikenteen hoitamisesta, varastoinnista, mahdollisesta markkinointimaksuista ja rahaliikenteen kuluista. Selkeiden raporttien saaminen näistä voi joskus olla haastavaa.

Jos verkkokaupassa syntyy kansainvälistä myyntiä, järjestelmän on tunnistettava nämä tilanteet. Oikean arvonlisäveron päättelemiseksi pitää tietää, missä maassa ostaja on ja onko kyseessä kuluttaja-asiakas vai yritys. Hyvässä verkkokauppajärjestelmässä on tehty räätälöinti eri maita ja niiden arvonlisäverokantoja varten. Tavaroiden ja palveluiden liikkeen vuoksi voidaan joutua rekisteröitymään arvonlisäverovelvolliseksi eri maihin. Eri maiden arvonlisäveroilmoituksia varten kannattaa hakea osaava kumppani, ellei itsellä ole osaamista tai resursseja tähän. Hyvässä verkkokauppajärjestelmässä myös maksuvaihtoehdot ja eri valuutat on huomioitu ja sieltä saadaan raportit Arvonlisäveron erityisjärjestelmän (OSS) raportointia varten suoraan järjestelmästä.

Verkkokauppaesimerkkejä:

Klikkaa kuva isommaksi.

Verkko Oy arvonlisäverotus:

• Suomen alviton liikevaihto 900 000 € ⇒ (alv. 24 % 216 000 €).
• EU-maat: rekisteröidytään Suomessa OSS-järjestelmään ja niiden osalta annetaan kvartaaleittain ilmoitus maakohtaisesta myynnistä kunkin maan arvonlisäverokannalla.
  • Ruotsiin B to C OSS-ilmoituksella 250 000 € ⇒ alv. 25 % 62 500 €/v, kvartaali-ilmoitus.
  • Ruotsin B to B normaalia EU-myyntiä. Käännetty verovelvollisuus 250 000 €, kk-ilmoitus.
  • Saksa B to C OSS-ilmoituksella 60 000 € ⇒ alv. 19 % 11 400 €/v, kvartaali-ilmoitus.
  • Espanja B to C OSS-ilmoituksella 5 000 € ⇒ alv. 21 % 1 050 €/v, kvartaali-ilmoitus.
  • Ranska B to C OSS-ilmoituksella 10 000 € ⇒ alv. 20 % 2 000 €/v, kvartaali-ilmoitus.
• EU:n ulkopuolinen myynti on vientiä ⇒ 0-verokanta, ei arvonlisäveroa kuluttajillekaan. Pätee myös Englantiin. Arvonlisäveroilmoituksen yhteydessä tieto.
• Kaikkien EU-maiden mahdollinen B to B myynti on yhteisömyyntiä alv. 0 %.

Net Oy arvonlisäverotus:

• Suomen liikevaihto 900 000 € ⇒ alv. 24 % 216 000 €.
• EU-maat, joihin kaukomyyntiä rekisteröidytään Suomessa OSS-järjestelmään ja annetaan kvartaaleittain ilmoitus maakohtaisesta myynnistä kunkin maan arvonlisäverokannalla.
  • Ruotsi B to C OSS-ilmoituksella 200 000 € ⇒ alv. 25 % 50 000 €/v, kvartaali-ilmoitus.
  • Espanja B to C OSS-ilmoituksella 50 000 € ⇒ alv. 21 % 10 500 €/v, kvartaali-ilmoitus.
  • Ranska B to C OSS-ilmoituksella 10 000 € ⇒ alv. 20 % 2 000 €/v, kvartaali-ilmoitus. Varasto Saksassa.

• Tavaran siirto Suomesta Saksan varastoon ilmoitetaan yhteisömyyntinä. Saksassa myydyt tavarat ilmoitetaan Saksan verottajalle Saksan säännösten mukaisesti sekä kuluttajille että elinkeinoharjoittajille liikevaihto 500 000 €.
  • alv. 19 % 95 000 €, kuukausi-ilmoittaja Saksassa.
  • arvonlisäverotuksessa kiinteä toimipaikka Saksassa.

• Hakeuduttava arvonlisäverovelvolliseksi kaikesta toiminnasta Saksassa.
• Sekä B to B- että B to C -myynti Saksan arvonlisäverotuksen mukaisesti ilmoitettavaa, Saksan yleinen alv-kanta on 19 %.
• Vaikka tavaraa myydään Espanjaan ja Ranskaan Saksan varastosta, OSS-velvollisuus on Suomessa. Täältä ilmoitetaan Espanjan ja Ranskan myynnit.
• EU:n ulkopuoleinen myynti on vientiä.
  • 0-verokanta, ei arvonlisäveroa kuluttajillekaan.

Global Cooling Oy arvonlisäverotus:

• Myynti Suomessa 900 000 € ⇒ alv. 24 % 216 000 €.
• Myynti Saksassa.
  • Saksassa arvonlisäverovelvollisuus, ensin Saksaan arvonlisäverottomana ja tullataan Saksassa, myynti Saksan arvonlisäveron piirissä. Suositeltavaa hankkia paikallinen yhteistyökumppani, joka tekee ilmoitukset tavaran maahantulosta ja myynnistä. Kirjataan näiden raporttien perusteella yrityksen kirjanpitoon. Mahdollista on myös se, että kiinteä toimipaikka muodostuu Saksan tuloverotuksessa. Tytäryrityksen perustaminen Saksaan lienee järkevää.
• Muu myynti Saksasta: OSS-ilmoittaminen kvartaaleittain joko Saksan verottajalle tai Suomen verottajalle.
• Myynti EU:n ulkopuolelle alv. 0 % vientiä. Jos myyntisummat alkavat olla maakohtaisesti huomattavia, on selvitettävä tämän maan arvonlisäverotus ja tuloverotus. Näistä on hankala saada selvyyttä, joten kannattaa käyttää ulkopuolista asiantuntijaa.
• Raporteille kirjaantuvat verkkokauppojen kulujen arvonlisäverokohtelu esimerkiksi Amazonissa kirjataan sen mukaan, minne verkkokauppa sijoittunut. Näissä arvonlisävero joko EU-palveluosto, Suomen arvonlisävero (jos katsotaan sähköiseksi palveluksi EUssa) tai palveluiden käänteinen verovelvollisuus.

Amazon-esimerkki

Verkkokaupat vaativat usein salapoliisityötä verkkokaupan raporttimaailmassa. Esimerkiksi Amazonia penkoessani käytin päivän verran aikaa siihen, että löysin kaikki tarvittavat raportit kirjanpitoa varten. Tein näistä pivotit, joista löytyy kirjanpitoa varten tarpeelliset tiedot. Ohessa muutama esimerkki verkkokaupparaporteista.

Amazon-myyntiä, Salesreport-kohdasta, raportilla ei kuluja, palautuksia ja maksuja.

Muutaman etsinnän jälkeen löytyy raportti Payments, josta saa haettua kunnollisen raportin .csv-tiedostoksi. Näin saadaan kirjanpitoon kaikki kulut ja tuotot sekä saaminen raportointihetkellä.

Käytännön työ ilman integraatioita on yleensä monesta järjestelmästä haettujen Excelien raakadatan vieminen pivotiin ja sitä kautta vielä tilikohtaisen yhdistelmän tekeminen myyntitositteeksi. Tarpeellinen kirjanpidon tosite syntyy sekä Excel-raportista että mielellään suoraan järjestelmästä otetuista pdf-muotoisista täsmäytysraporteista.

Pitkän excelöinnin jälkeen yhteenvetona saadaan yksi myyntitosite esimerkiksi seuraavasti:

Lue lisää:

Pauli Rahikainen: Ulko­maiset arvon­lisä­vero­prosessit: hal­linnan haasteet ja kuinka varautua niihin

Petri Salomaa: Rajat ylittävän tavaroiden ja palveluiden kuluttajakaupan uudet alv-pelisäännöt