Yhtiökokouspöytäkirjan liittäminen kaupparekisteriin tehtävään tilinpäätösilmoitukseen
Markku Ojalan erikoisalana on erityisesti yritysverotuksen substanssi- ja menettelykysymykset.
Onko osakeyhtiön annettavan kaupparekisteriin tehtävän tilinpäätösilmoituksen yhteydessä myös tiedot yhtiön osingonjakopäätöksestä? Ja onko tilinpäätösilmoitukseen liitettävä koko yhtiökokouspöytäkirja, josta saattaa käydä ilmi myös päätöksiä yhtiön liiketoiminnasta?
Osakeyhtiön on viimeistään kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta ilmoitettava tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus rekisteröitäväksi Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteriin.
Ilmoitukseen on liitettävä tilintarkastuskertomus sekä hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan kirjallinen ilmoitus tilinpäätöksen vahvistamisen päivämäärästä ja myös tieto yhtiökokouksen tekemästä voitonjakopäätöksestä. Kaupparekisteriin ilmoitetaan yhtiökokouksen päättämän osingon kokonaismäärä ei sitä, mikä on kunkin yksittäisen osakkeenomistajan osuus osingosta.
Tilinpäätöksen ja muut tarvittavat tiedot voi antaa joko suoraan kaupparekisteriin tai veroilmoittamisen yhteydessä Verohallinnolle, joka välittää tiedot kaupparekisteriin. Tiedon antamisen tapoja on useita. Kaupparekisteriin tilipäätösilmoituksen voi antaa postitse paperilomakkeella (Tilinpäätösilmoitus kaupparekisteriin), jonka yhteyteen liitetään tarvittavat asiakirjat, sähköisesti YTJ-palvelussa (liitteet esim. pdf-muodossa) tai konekielisesti luettavassa IXBRL-muodossa suoraan taloushallinnon järjestelmästä teknisen rajapinnan avulla.
Pääsääntö on, että osakeyhtiö antaa veroilmoituksen sähköisesti esim. suoraan taloushallinnon järjestelmästä rajapinnan avulla tai OmaVero-palvelussa. Sen yhteydessä annettava tilinpäätös ja muut tarvittavat tiedot välittyvät myös kaupparekisteriin, kun liitetiedostot on nimetty Verohallinnon edellyttämällä tavalla (esim. Yhtiokokouksen_ptkote).
Osakeyhtiölaki ei vaadi yhtiötä antamaan kaupparekisteriin varsinaisen yhtiökokouksen tai sen jatkokokouksen pöytäkirjaa. Pöytäkirjaa ei luonnollisesti kannata antaa myöskään vapaaehtoisesti, jos yhtiökokouspöytäkirja sisältää yrityksen liiketoiminnan kannalta arkaluonteista tietoa. Jos pöytäkirjan antaa kokonaisuudessaan, se myös julkaistaan kaupparekisterissä kokonaisuudessaan. Veroilmoituksen antamisen yhteydessä päätökset tilinpäätöksen vahvistamisesta ja osingonjaosta kannattaa antaa joko yhtiökokouksen pöytäkirjaotteella tai PRH:n tilinpäätösilmoituksen lomakkeella antamalla liitetiedoston nimeksi Yhtiokokouksen_ptkote.
Tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen ylimääräisen yhtiökokouksen tekemistä osingonjakopäätöksistä ei tarvitse tehdä ilmoitusta kaupparekisteriin. Verohallinnolle lisäosingonjaosta pitää kylläkin ilmoittaa verotuksen toimittamista varten.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.