Kiinteistöihin kohdistuvien kulujen kirjaaminen
Asiakas omistaa useita kiinteistöjä, joissa sijaitsevia toimitiloja vuokrataan edelleen. Yrityksellä on jonkin verran myös muuta liiketoimintaa, mutta pääosa liikevaihdosta muodostuu näistä vuokratuotoista. Nyt pohdin, tulisiko kiinteistöihin kohdistuvat kulut, kuten sähkö, lämmitys, vesi ja kiinteistöhuolto kirjata liiketoiminnan muihin kuluihin vai ovatko ne ennemmin ostoja?
Välillä on tosiaan vaikea miettiä miten kuluja tulisi käsitellä kirjanpidossa. Osin ollaan tulkintakysymystenkin äärellä. Kila on onneksi lausunnossa 2010/1854 Hyvän kirjanpitotavan mukaisesta menettelystä ajoneuvoihin ja koneisiin liittyvien kulujen kirjaamisessa ottanut kantaa niin sanottuun ostojen (materiaalit ja palvelut tuloslaskelmakaavassa) ja liiketoiminnan muiden kulujen väliseen rajanvetoon.
Lausunnon mukaan tuloslaskelman järjestys kuvastaa ajatusta siitä, että kulu merkitään sitä ylemmäksi tuloslaskelmassa, mitä välittömämpi sen yhteys on ulkopuolisille luovutettavien hyödykkeiden aikaansaamiseen asianomaisen kirjanpitovelvollisen liiketoiminnassa.
Lausunnossa esimerkiksi autojen huolto- ja korjauspalvelut sekä tiemaksut katsottiin kuuluvan välittömästi palvelun aikaansaamiseksi tarvittaviin toimiin. Siten ne olisivat materiaalien ja palveluiden alle kirjattava erä. Muun muassa ajoneuvovakuutukset ja katsastusmaksut puolestaan eivät liity tietyn palvelun tuottamiseen, ja siksi ne katsottiin menevän liiketoiminnan muiden kulujen alle. Kirjanpitolautakunta korostaa, että muun muassa ulkopuolisiin palveluihin luettavat erät saattavat vaihdella toimialoittain. Lausunnossa kuitenkin kerrotaan, että siinä ilmeneviä periaatteita voidaan tästä huolimatta soveltaa muissakin kuin lausunnon tarkoittamissa yrityksissä ja muilla toimialoilla.
Kannattaa siis perehtyä lausunnossa esitettyihin periaatteisiin, ja sen jälkeen käydä asiakkaasi kiinteistöihin kohdistuvat kulut läpi, tarvittaessa yhdessä asiakkaan ja mahdollisen tilintarkastajan kanssa. Suosittelen oman työskentelyn helpottamiseksi laatimaan myös kuluista ja niiden käsittelytavasta taulukon, josta on näppärä jatkossa tarkistaa, mihin periaatteisiin on minkäkin kuluryhmän kohdalla päädytty.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Kysymykset voi toimittaa osoitteeseen: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.