Tehoa ja luotettavuutta sähköisen kirjanpidon säilytykseen

Uudistettu kirjanpitolaki astui voimaan 1.1.2016. Lakia sovelletaan ensimmäisen kerran pakottavana tilikaudella, joka alkaa 1. tammikuuta 2016 tai sen jälkeen. Tässä artikkelissa käsitellään kirjanpitolain uudistuksen vaikutuksia kirjanpidon elektroniseen säilytykseen ja näiden menetelmien dokumentointiin osana tilinpäätöksen laadintaa.

Kirjanpitolain 2 luvun 7 a §:n perusteella kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat.

Kirjanpitolaissa ei ole määritetty täsmällisesti,  mitä tarkoitetaan keskinäisillä yhteyksillä. Hallituksen esityksen mukaan luettelosta tulee käydä ilmi, mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu, miten ne liittyvät toisiinsa ja missä ja miten niitä säilytetään ja pystytään lukemaan. Tämä luettelo palvelee siten tarvittaessa myös viranomaisen tiedonsaantitarpeita ja edes­auttaa myös harmaan talouden torjunnan tavoitetta. Kirjanpito­lautakunta on antanut omaehtoisen lausunnon vuoden 2016 alusta voimaan tulleista kirjanpitolainsäädännön muutoksista, jossa se toteaa, että KPL 2:10.1 §:n mukaisesti säilytettävä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista voi olla yleisluontoinen mutta tyhjentävä selostus käytettävistä kirjanpidoista sekä niiden ja aineistojen keskinäisestä yhteydestä; kyse ei ole tieto­teknisen tason kuvauksesta.

Merkittävä muutos aikaisempaan on, että uudistettu säädös edellyttää kirjanpitovelvollisen dokumentoivan eri kirjanpitoaineistojen väliset yhteydet ja sen, miten kirjanpidot liittyvät toisiinsa. Uudistettu säädös on tarpeellinen, koska yritysten järjestelmäympäristöjen monimutkaistuessa kirjanpitoaineiston eri osien väliset yhteydet edellyttävät entistä perusteellisempaa dokumentointia, jotta kirjanpito on jälkikäteen saatettavissa selväkieliseen muotoon ja ymmärrettävissä myös tilanteessa, joissa yrityksen kaikki asiantuntijat eivät ole käytettävissä. Kirjanpitolain uudistus lisäsi kirjanpito­velvollisen vapautta teknisten menetelmien valinnassa kirjanpidon arkistoinnin toteutuksessa, joten on perusteltua, että kirjanpitovelvollinen huolehtii valitun toteutustavan dokumentoinnista ja kuvaa myös yleisluontoisesti eri talousjärjestelmien väliset yhteydet.

Luetteloa ei ole pakko julkaista

Vastuu luettelon säilyttämisestä on yhdenmukainen tilinpäätöstä koskevan vastuun kanssa. Tästä säädetään KPL:n 3 luvun 7 a §:ssä. Osakeyhtiössä tämä vastuu on hallituksella sekä toimitusjohtajalla, jotka vastaavat myös kirjan­pitoja ja aineistoja koskevan luettelon säilyttämisestä. Kirjanpitolain 2 luvun 10.1 §:n perusteella luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä kymmenen vuotta. Kirjanpitolaki ei edellytä tämän luettelon julkistamista osana tilinpäätöstä ja toimintakertomusta. Aiemman käytännön mukaan luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on sidottu yhtenäiseen tasekirjaan. Tätä vakiintunutta käytäntöä voidaan pitää tarkoituksenmukaisena säilytysmenetelmänä yhtiössä edelleen, vaikka luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista ei ole tarve julkaista. Luettelon tarkoitus on kuvata, mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu, miten ne liittyvät toisiinsa ja missä ja miten niitä säilytetään ja pystytään lukemaan. Tämä tieto on tarpeellista niissä tilanteissa, joissa kirjanpitoa lukemaan oikeutettu taho haluaa käydä läpi kirjanpitoa jälkikäteen. Luettelon julkaisematta jättäminen on perusteltua sen kannalta, että nykyaikaisissa monimutkaisissa taloushallinnon ympäristöissä luettelosta voidaan tehdä tällöin riittävän yksityiskohtainen ilman pelkoa ylimääräisen operatiivisen tiedon siirtymisestä väärälle taholle, mikä palvelee luettelon alkuperäistä tarkoitusta. Myös luettelon sisältö on tilinpäätöksen tavanomaiselle lukijalle usein tarpeeton.

Miten dokumentoit luettelon kirjanpidoista ja aineistoista

1. Laadi yksityiskohtainen kuvaus siitä, miten kirjanpitosi on arkistoitu

Kirjanpitoja ja aineistoja koskevan luettelon laatiminen on suositeltavaa aloittaa dokumentoimalla yrityksen sisällä yksityiskohtaisesti, mistä tapahtumavirrat siirtyvät pää­kirjanpitoon, mitä kirjanpitoja on käytössä, miten kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto arkistoidaan ja kuka operatiivisen tekemisen prosessoinnista vastaa käytännön tasolla. Tämän dokumentin tavoitteena on varmistaa, että kirjanpidon pysyvä säilyttäminen toteutetaan tehokkaasti ja luotettavasti ja että kirjanpito on jälkikäteen saatettavissa s­elväkieliseen luettavaan muotoon. Vaikka kirjanpitolaki ei suoranaisesti edellytä tämän yksityiskohtaisen operatiivisen dokumentaation laadintaa, kokemukseni mukaan tämän dokumentaation laatiminen on hyödyllistä erityisesti yritykselle itselleen. Dokumentaatio auttaa kehittämään talous­hallinnon prosesseja ja tunnistamaan mahdollisia tehottomuuksia. Näiden tehottomuuksien karsimisella voidaan kehittää prosesseja edelleen ja säästää kustannuksia. 

Dokumentaation laadinnan yhteydessä on usein havaittu, että osa kirjanpidon tositteista säilytetään sekä sähköisesti että paperilla. Paperidokumentaation merkitys nyky­aikaisissa taloushallinnon prosesseissa on jäänyt vähäiseksi, mutta useissa yrityksissä tuotetaan edelleen merkittävä määrä paperidokumentaatiota. Yksityiskohtainen kuvaus kirjan­pidon arkistoinnista auttaa olennaisesti tunnistamaan paperidokumentaatiot, joista voidaan päästä eroon ja säästää kustannuksia. 

2. Tee luettelo kirjanpidoista ja aineistoista

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on suoraviivaista toteuttaa sen jälkeen kun edellisessä kappaleessa kuvattu yksityiskohtainen dokumentointi on laadittu. Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on ylemmän tason yhteenveto tähän liittyvistä keskeisistä asioista. Tämän luettelon laatiminen on pakollista kirjanpitolain 2 luvun 7 a §:n perusteella. Luettelon tulee sisältää seuraavat asiat:

1. Mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu
2. Miten ne liittyvät toisiinsa
3. Missä kirjanpitoja ja aineistoja säilytetään
4. Miten niitä säilytetään 
5. Miten kirjanpitoja pystytään lukemaan, ja miten ne ovat saatettavissa selväkieliseksi

Luettelon laajuus ja laadinnan vaatima aika on liitännäinen yrityksen järjestelmäympäristön moniulotteisuuteen. Yksinkertaisessa yhden järjestelmän ympäristössä toimivalle pienyritykselle luettelon laatiminen on nopeaa ja yksinkertaista. Suuryritykselle, jolla on käytössä hajanainen joukko talousjärjestelmiä, luettelon laadinta vaatii huomattavasti enemmän aikaa. 

Ohessa on kuvattu esimerkki luettelosta, joka on laadittu keskikokoiselle yritykselle, joka harjoittaa teknistä tukkukauppaa. Esimerkissä kuvataan tilanteita, joita yleisesti yrityksillä tulee vastaan, kun he toimivat nykyaikaisessa järjestelmäympäristössä. Esimerkki on laadittu tarkoituksella moniulotteiseksi, jotta se kuvaisi parhaalla tavalla erilaisia huomioitavia tilanteita. 

Esimerkin yrityksellä on pääjärjestelmänä käytössään Mania-toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää pääkirjanpidon sekä osto- ja myyntireskontrat. Yhtiön palkkakirjanpitoa ylläpitää ulkopuolinen palveluntuottaja Pilvipalkat Oy. Järjestelmään tallennetaan myös matkalaskut. Varastokirjanpito on saatavilla yhtiön logistiikkajärjestelmästä, joka toimii pilvipalveluna ja on integroitu Maniaan. Ostolaskut kirjataan workflow-järjestelmään, jossa ne tiliöidään ja hyväksytään. Ostolaskut siirretään workflow’sta päivittäin liittymää pitkin ostoreskontraan. Ostolaskujen kuva- ja sisältötieto on saatavilla kokonaisuudessaan ainoastaan workflow-järjestelmästä. Yhtiöllä on myös projektitoimintaa, ja projektikirjanpito ja osatuloutus lasketaan projectaccount-järjestelmässä. Myyntilaskut muodostetaan Maniasta, projectaccountista sekä webkauppasovelluksesta.  Maksuliikennettä hoidetaan Maksuware-sovelluksella, jossa päivittäiset tapahtumat tiliöidään ja siirretään kirjanpitoon. Tiliöinnissä hyödynnetään tiliotetta tositteena. Maksuware pitää sisällään kassatositteet ja näiden kirjanpidon. Pysyvien vastaavien kirjanpito on laadittu erillisessä Cassu-järjestelmästä, josta ne viedään kuukausittain pääkirjanpitoon. Yhtiöllä on myös palvelupiste, jossa on mahdollisuus noutaa nettikaupan kautta tilattuja tuotteita ja maksaa suoritukset myös käteisellä. Nettikauppa toimii webkauppasovelluksessa.

Tehokkaalla dokumentinhallinnalla ja sähköisellä kirjanpidon säilytyksellä säästää kustannuksia

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista palvelee sekä kirjanpito­velvollista että tarvittaessa myös viranomaisen tiedonsaantitarpeita ja edesauttaa siten myös harmaan talouden torjunnan tavoitetta. Sähköisessä muodossa toteutettu tehokas kirjanpitoaineiston säilytys ja dokumentinhallinta säästää kirjanpitovelvollisen kustannuksia ja lisää arkistoinnin luotettavuutta. Samalla tiedon saatavuus paranee, mikä mahdollistaa paremman päätöksenteon. Kirjanpidon paperinen säilytys on edelleen käytössä useissa yrityksissä vähintään osit­tain. Menetelmät ovat jäänteitä aiemmista käytännöistä, ­ja siirtyminen sähköiseen maailmaan on ainoastaan ajan kysymys. Paluuta paperilla laadittavaan kirjanpitoon ei ole, joten on kyse ainoastaan siitä kuinka pitkään yritykset odottavat ennen kuin päivittävät prosessejaan. 

Ohessa on lyhyt ote esimerkkikuvauksesta, miten yrityksissä voidaan kuvata kirjanpitovirrat ja niihin liittyvät pysyvän säilyttämisen menettelyt.

Avaa suurempi taulukko omaan ikkunaansa klikkaamalla kuvaa.

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista

Avaa suurempi taulukko omaan ikkunaansa klikkaamalla kuvaa.