Kirjanpitoaineisto ja sen säilytys

Kirjanpitoaineisto koostuu liiketapahtuman todentavista tositteista ja niiden perusteella laadituista kirjauksista. Kirjaukset tulee voida tuottaa aika- ja asiajärjestykseen. Kirjanpitoaineistoon kuuluvat myös tilinpäätös sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto kuten viranomaisilmoitukset ja yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat.

Sisältö täsmentyy

Kirjanpitolain uudistus 30.12.2015/1620 sisälsi muutamia kirjanpitoaineiston sisältöön liittyviä muutoksia, jotka tulivat voimaan 1.1.2016 alkaneelta tilikaudelta. 2:5 b § mukaan liitetiedon tulee jatkossa perustua liitetietotositteeseen, joka säilytetään kuten muutkin tositteet. Asia on hyödyllinen ja perusteltu, eikä toteutuksen pitäisi olla ongelmallista. Laskelmat yksilöidään esimerkiksi numeroimalla omalla tositelajillaan ja säilytetään osana kirjanpitoaineistoa.

Toinen merkittävä muutos on paperisen tasekirjan vaatimuksesta luopuminen. Sen sijaan kirjanpitovelvollisen tulee kirjanpitolain 2:7 a§:n mukaan tuottaa luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: ”Kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat”. Hallituksen esityksen perusteluosiossa asiaa on kuvattu tarkemmin: luettelosta ”tulee käydä ilmi mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu ja perustuu, miten ne liittyvät toisiinsa, ja miten ja missä niitä säilytetään ja pystyy lukemaan.”

Tämä on perusteltu vaatimus, koska kirjanpidon tuottamisessa käytettävät järjestelmät muuttuvat nopeasti, kirjausten luominen automatisoituu, arkistoinnin tekniset ratkaisut muuttuvat ja ulkoistus lisääntyy. Kirjanpitovelvollisella tai tilitoimistolla tulee olla ymmärrys kirjanpitoaineiston kokonaisuudesta ja siitä, mitä sen säilyttäminen digimaailmassa edellyttää sekä teknisessä mielessä että ulkoistussopimusten kannalta. Asianmukainen dokumentaatio helpottaa myös tarkastuksen suorittamista esimerkiksi konkurssitilanteissa.
Lain vaatimusten sivutuotteena järjestelmän ja tietosisältöjen dokumentointi parantaa talousprosessin laatua, helpottaa henkilövaihdoksia ja tuottaa ideoita toiminnan kehittämiseen. Kirjanpidon rakenteen dokumentointia käsitellään käytännön esimerkein omassa artikkelissaan Tilisanomien tilinpäätösnumerossa 6/2016.

Audit trail

Kirjanpitolain muutos painottaa myös audit trailin merkitystä. 2:6 § mukaan ”kirjausketjun tulee toteutua niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteyden mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja tilinpäätökseen tulee olla vaikeuksitta todettavissa molempiin suuntiin. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.” Uutena asiana audit trail -vaatimus on siis ulotettu koskemaan myös kirjanpidon perusteella tehtäviä säännöllisiä viranomaisilmoituksia, kuten arvonlisävero- ja työnantajailmoituksia ja lakisääteisiä ilmoituksia vakuutus- ja työeläkelaitoksille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ilmoitusta tarkastellessa tulisi voida todentaa, mistä kirjauksista ilmoituksen tiedot on koostettu. Vastaavasti kirjauksesta tulisi käydä ilmi, mille ilmoitukselle se on päätynyt.

Nykyisissä kirjanpitojärjestelmissä tällaista tietojen tallennusta ei yleensä ole. Tällöin riittänee, että kirjanpitovelvollinen (järjestelmätoimittajan avustuksella) dokumentoi osaksi kirjanpitoaineistoa säännöt, joiden perusteella eri ilmoituksiin kerätään tiedot, eli asiaan liittyvät ALV- ja palkkalajikoodit, kirjanpitotilit ja vastaavat tekijät sekä ajalliset kohdistussäännöt.

Kirjanpitoaineiston säilytys

Kirjanpitolain uudistus tuuletti yhdessä virkkeessä vakiintuneita, osin vanhentuneita käytäntöjä: kirjanpitolain 2:9 § mukaan ”tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti 7 §:n vaatimukset täyttävällä tavalla siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä”. Kirjanpitolain uudistuksessa kumottiin myös vuodelta 1998 olevat kauppa- ja teollisuusministeriön päätökset, jotka asettivat yksityiskohtaisia vaatimuksia arkistointimenetelmille ja rajoittivat oikeutta säilyttää kirjanpitoaineistoa ulkomailla. Voimassa olevassa kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista (1.2.2011) olevat yksityiskohtaiset vaatimukset perustuvat pitkälti näihin kumottuihin menetelmäpäätöksiin ja ovat siksi ristiriidassa kirjanpitolain kanssa.

Yleisohjeen uusimista odotellessa yritykset voivat halutessaan käyttää yleisohjeen kuvaamia konservatiivisempia toimintamalleja koeteltuina malliratkaisuina tai toteuttaa uudistetun lain sallimia kevyempiä toimintamalleja.

Kirjanpitoaineiston säilyttämiseksi ei siis enää edellytetä mitään erityisiä toimia. Kirjanpidon voi lain mukaan esimerkiksi jättää Intiassa sijaitsevalle palvelimelle kirjanpitojärjestelmän tietokantaan, josta päiväkirjat ja pääkirjat voi tarvittaessa avata ruudulle tai tulostaa Suomesta käsin. Kirjanpitolain 2:7 § edellyttää, että kirjanpidon sisältöä ei saa jälkikäteen muuttaa, mutta laki ei vaadi enää muuttumattomuuden varmistamista teknisesti, kuten kumottu KTM:n menetelmäpäätös edellytti. Kirjanpitovelvolliselle ei myöskään ole asetettu todistustaakkaa osoittaa muuttumattomuus.

Kirjanpitovelvollisen tai tilitoimiston on nyt itse mietittävä, mikä on työmäärältään ja kustannuksiltaan kohtuullinen ja samalla riittävän varma tapa toteuttaa arkistointi kymmenen ja kuuden vuoden säilytysajaksi. Suosittelen pohtimaan asiaa seuraavista näkökulmista.

Kirjanpitoaineiston muuttumattomuuden varmistamiseen on useita erilaisia edullisia vaihtoehtoja. Pienissä yrityksissä kirjanpitoaineistot voi tallentaa kertatallenteiselle tietovälineelle ja näin saadaan samalla kätevä varmistuskopio esimerkiksi tilitoimiston asiakkaalle. Kaikenkokoisissa yrityksissä voidaan käyttää tarkisteluvun laskentaa ja lukita vanhoja tilikausia teknisesti. Todennäköisesti yrityksen tai tilitoimiston vastuuhenkilölle on pienempi vaiva tehdä nämä toimet, kuin alkaa kinastelemaan vero- tai tilintarkastajan kanssa siitä, kummalla on todistustaakka tietojen muuttumattomuuden suhteen. Samalla saa huolettomamman olon, kun tietää että kukaan ei vahingossa muuta tietoja jälkikäteen. Jos yritys huolehtii itse kirjanpitoaineiston säilyttämisestä, on myös varmistuskopiointi edelleen perusteltua.

Kirjausketjun eli audit trailin tulee toteutua koko kirjanpitoaineiston säilytysajan. Kirjanpito tulee lisäksi voida tuottaa aika- ja asiajärjestykseen eli päivä- ja pääkirjaksi, jos sitä ei ole valmiiksi ajettu raporteiksi vaan säilötty pelkästään tietokannassa. Yhä useammat yritykset ulkoistavat kirjanpitoaineistonsa säilytyksen ja käytännössä myös sen muodostamisen tietokannasta pilvipalveluja myyville ohjelmistotaloille tai palvelinhallintaa tarjoaville yrityksille.

Mitä palveluntarjoaja tekee kirjanpitoaineistoille, jos yritys lakkaa maksamasta laskujaan esimerkiksi konkurssin vuoksi? Jos yrityksen tilanne alkaa näyttää taloudellisesti ahtaalta, kannattaa tiedot tulostaa esimerkiksi PDF-tiedostoiksi omille työasemille tai levyille tai sopia palveluntarjoajan kanssa säilytysjärjestelyistä. Kirjanpitolain 2:10 § ohjeistaa asiassa: ”Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan järjestettävä kirjanpitoaineisto tässä pykälässä säädetyllä tavalla ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu.”