Toiminnantarkastus korvaa maallikkotilintarkastuksen yhdistyksissä ja asunto-osakeyhtiöissä

Toiminnantarkastusta koskevat uuden asunto-osakeyhtiölain ja muutetun yhdistyslain säännökset tulivat voimaan asunto-osakeyhtiöiden osalta 1.7.2010 ja yhdistysten osalta 1.9.2010. Voimassa olevan tilintarkastuslain hyväksymisen yhteydessä päätettiin, että maallikoiden suorittama tilintarkastus poistuu siirtymäajan jälkeen, ja että yhdistyksiä ja asunto-osakeyhtiöitä varten valmistellaan muuta tarkastusta kuin tilintarkastusta koskevat säännökset. Maallikkotilintarkastajat eivät enää voi suorittaa tilintarkastusta niinä tilikausina, jotka alkavat edellämainittujen määräaikojen jälkeen. Tässä artikkelissa käydään tiivistetysti läpi toiminnantarkastuksen ja toiminnantarkastuskertomuksen keskeinen sisältö. Asunto-osakeyhtiö- ja yhdistyslaki pitävät sisällään kuitenkin myös muuta toiminnantarkastusta ja toiminnantarkastajaa koskevaa sääntelyä, jota ei ole tässä käsitelty yksityiskohtaisemmin.

Käytännössä toiminnantarkastusta sovelletaan asunto-osakeyhtiöissä sellaisten tilikausien tarkastukseen, jotka alkavat uuden lain voimaantulon jälkeen, eli kyse on 1.7.2010 ja sen jälkeen alkavista tilikausista. Yhdistyksissä toiminnantarkastusta koskevia säännöksiä sovelletaan 1.9.2010 tai sen jälkeen alkavien tilikausien tarkastamiseen. Kun asunto-osakeyhtiöissä ja yhdistyksissä tilikausi on usein kalenterivuosi, uusia vaatimuksia sovelletaan pääsääntöisesti ensimmäisen kerran tilikauden 2011 talouden ja hallinnon tarkastamiseen keväällä 2012. Vastaavalla tavalla kuin aiempi maallikkojen suorittama tilintarkastus, toiminnantarkastus on lähtökohtaisesti niin sanottua vuositarkastusta.

Vaikka maallikkotilintarkastus korvautuu toiminnantarkastuksella, on yhdistyksissä ja asunto-osakeyhtiöissä mahdollista jatkaa sellaista käytäntöä, joissa sekä ammattilainen (hyväksytty tilintarkastaja) että maallikko (toiminnantarkastaja) suorittaa tarkastusta. Jatkossa tilintarkastus ja toiminnantarkastus on kuitenkin erotettu toisistaan erillisiksi tarkastuksiksi. Tällöin sekä tilin- että toiminnantarkastaja suorittaa omaa itsenäistä tarkastustehtäväänsä, ja antaa oman tilin- tai toiminnantarkastuskertomuksen.

Mitä toiminnantarkastus on?

Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen/asunto-osakeyhtiön talous ja hallinto sen toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Asunto-osakeyhtiössä tarkastus määräytyy lisäksi yhtiön toiminnan laatu huomioiden. Toiminnantarkastus on vastaavalla tavalla kuin tilintarkastuskin laillisuustarkastusta eikä toiminnan tarkoituksenmukaisuuden tarkastusta. Toiminnantarkastus eroaa tilintarkastuksesta erityisesti kolmen keskeisen seikan suhteen. Ensinnäkään toiminnantarkastajilta ei edellytetä laskentatoimen tai tilintarkastuksen opintoja. Toiseksi toiminnantarkastajalla ei tarvitse olla kokemusta ja suoritettua tilintarkastustutkintoa (KHT, HTM). Kolmanneksi toiminnantarkastukseen ei sovelleta tilintarkastusta koskevia kansainvälisiä standardeja.

Käytännössä toiminnantarkastaja arvioi yhdistyksen ja asunto-osakeyhtiön hallinnon järjestämistä sekä kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta. Lisäksi toiminnantarkastaja tarkastaa erityisesti asunto-osakeyhtiössä johdon saamia etuuksia, mahdollisten lähipiiritoimien asianmukaisuutta sekä yhdenvertaisuuden toteutumista. Toiminnantarkastus on asunto-osakeyhtiöissä niiden toiminnan laajuuden ja laadun takia usein yksityiskohtaisempaa kuin yhdistyksissä.

Toiminnantarkastus koskee kirjanpidon ja tilinpäätöksen osalta asunto-osakeyhtiössä seuraavia seikkoja:
1) kirjanpidosta ilmenevät tulot, menot ja rahoituserät kuuluvat yhtiölle ja voidaan olettaa, että ne on merkitty kattavasti kirjanpitoon,
2) tuotot, kulut, varat, oma pääoma, velat ja yhtiön mahdollisesti antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä, ja
3) jaksotuksen ja kohdentamisen osalta olennaisimmat tuotto- ja kuluerät on jaksotettu ja kohdennettu olennaisilta osin oikein tilinpäätöksessä (asunto-osakeyhtiöissä tällaisia eriä ovat esimerkiksi vastikkeet, lämmitys, kiinteistövero, huoltotoimen ja isännöinnin kustannukset sekä suurempien rakennustöiden kulut).

Toimintakertomuksen tarkastamisen osalta asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastuksen tavoitteena on selvittää, että toimintakertomuksessa on annettu ainakin asunto-osakeyhtiölain edellyttämät tiedot ja että mainitut tiedot vastaavat olennaisilta osin tarkastuksessa tehtyjä havaintoja.

Toiminnantarkastajan tulee suorittaa myös hallinnon tarkastus asunto-osakeyhtiön toiminnan kannalta riittävässä laajuudessa. Jos esimerkiksi asunto-osakeyhtiössä on toteutettu tarkastettavalla tilikaudella laajoja rakennushankkeita, edellyttää se tavanomaista tarkastusta laajempaa tarkastusta. Hallinnon tarkastamisessa on keskeistä selvittää, että hallinto on yleisesti ottaen asianmukaisesti järjestetty. Tämä tarkoittaa mm. seuraavia seikkoja, ja poikkeusten ilmetessä tulee tarkastuksen olla yleensä yksityiskohtaisempaa:

• onko yhtiön hallinnon hoitaminen, kuten toiminnan/kiinteistöhuollon/kunnossapidon ohjaus ja seuranta, maksuvalmiuden seuranta, vastikkeiden ja maksujen perintä, laskujen hyväksyminen ja maksatus, kirjanpito, varainhoito ja varojen panttaus, vakuutusten ja veroasioiden ja muiden lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden hoito, yhtiön informaatiojärjestelmät sekä osakeluettelon pitäminen järjestetty hyväksyttävällä tavalla,
• ovatko yhtiön johdon palkkiot ja muut etuudet yhtiökokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisia sekä sopimukset ja yhtiön muut toimet lähipiirin kanssa tavanomaisin ehdoin tehtyjä, ja
• noudatetaanko toiminnassa yhdenvertaisuusperiaatetta (esimerkiksi autopaikkojen ja yhtiön muiden tilojen käyttöoikeuksien jakaminen).
  Erityisesti pienissä yhdistyksissä toiminnantarkastus on edelläselostettua asunto-osakeyhtiöiden tarkastusta sup-peampaa, vaikka asunto-osakeyhtiöiden toiminnantarkastus antaakin osviittaa siitä, mitä yhdistyksissä voidaan tarkastaa. Yhdistyksissä toiminnantarkastuksen tavoitteena on yleiskuvan saaminen siitä, vastaako tilinpäätös olennaisilta osin yhdistyksen toimintaa ja taloudellista asemaa. Edellä asunto-osakeyhtiöiden toiminnantarkastuksen sisällön kuvaamisen osalta on huomioitava, että yhdistysten toiminnantarkastus ei ole näin yksityiskohtaista, sillä useat esimerkit eivät edes esiinny pienimmissä yhdistyksissä ja tarkastuksessa on keskeistä lähinnä riittävän yleiskuvan saaminen.

Yhdistysten toiminnantarkastuksessa on myös huomioitava, että yhdistyksen hallintoon ja tarkastukseen ei tarvitse panostaa yhdistyksen talouteen ja toimintaan nähden suhteettoman paljon yhdistyksessä, jolla on vähän tuloja, menoja, varoja ja palkattua henkilökuntaa. Esimerkiksi kaikkein pienimmissä yhdistyksissä talouden tarkastus on lähinnä tositteiden ja asiakirjojen tarkastusta. Vastaavasti pienen yhdistyksen hallinnon osalta tarkastetaan, että kirjanpidolle, laskutukselle ja pöytäkirjoista huolehtimiselle on nimetty vastuuhenkilö. Hallinnon tarkastus on tällöin pitkälti toimielinten pöytäkirjojen ja yhdistyksen kirjeenvaihdon tarkastamista. Pienissä yhdistyksissä on myös tavallista, että taloudenhoidosta vastaa yksi henkilö, joka on yleensä taloudenhoitaja. Vastaavasti muun hallinnon hoitaminen on normaalisti yhdistyksen sihteerin vastuulla.

Toiminnantarkastuskertomus

Toiminnantarkastuskertomus annetaan asunto-osakeyhtiössä vastuuvapaudesta ja tilinpäätöksestä päättävälle yhtiökokoukselle ja yhdistyksessä sille yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle, joka päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta. Tarkastuskertomuksessa on mainittava, mitä tilinpäätöstä se koskee. Asunto-osakeyhtiössä toiminnantarkastuskertomus on luovutettava hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätöstä esitetään vahvistettavaksi.

Asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastuskertomuksessa on oltava lausunto siitä, sisältääkö tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhteisön antamat vakuudet sekä sisältääkö toimintakertomus olennaisilta osin asunto-osakeyhtiölain edellyttämän sisällön. Asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastuskertomuksessa on lisäksi huomautettava, mikäli tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai isännöitsijä on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan, tai on rikkonut asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä.

Yhdistyksessä toiminnantarkastuskertomuksen on oltava kirjallinen, mutta sille ei ole annettu asunto-osakeyhtiöitä vastaavalla tavalla yksityiskohtaisempaa sisältöä. Yhdistyksen toiminnantarkastuskertomuksen tarkempi sisältö muotoutuukin yhdistyskäytännön perusteella. Lisäksi olisi suotavaa, että järjestöt ja yhdistyksille avustuksia myöntävät tahot antaisivat yhdistysten toiminnantarkastuskertomuksia koskevia ohjeita ja suosituksia. Näissä voitaisiin huomioida asunto-osakeyhtiöissä muotoutuva hyvä toiminnantarkastuskäytäntö, jolloin toiminnantarkastuskäytännöt kehittyisivät mahdollisimman yhdenmukaisiksi. Yhdistyslaki kuitenkin edellyttää, että myös yhdistyksen toiminnantarkastuskertomuksessa on mainittava, mikäli tarkastuksessa on ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä on rikottu.