Millaista tietoa toimitusjohtajat käyttävät työssään?

Yritysjohtajien työstä ja siinä tarvittavasta informaatiosta on tehty paljon tutkimuksia. Tutkimukset osoittavat, että johtajien työ on kaukana siitä systemaattisuudesta, johon laskentatoimen kirjat ovat opettaneet (Hall, 2010). Se ei jakaudu systemaattisesti suunnitteluun, päätöksentekoon ja seurantaan, vaan koostuu suunnattomasta määrästä muitakin tehtäviä kuten neuvottelu, työhönotto, kouluttaminen, innovointi sekä verkostojen luonti ja ylläpitäminen. Se ei ole vain työhuoneessa istumista, vaan suureksi osaksi kokouksia, neuvotteluja ja tapaamisia (Tengblad, 2002). Yritysjohtajien työssä käyttämä informaatio on hajanaista ja tulee monista lähteistä. Se ei koostu vain rahamittaisesta määrällisestä tiedosta, vaan suuri osa on laadullista ja ei-rahamittaista.Vaasan yliopiston tuoreeseen kyselytutkimukseen on vastannut 220 satunnaisesti valittua suomalaista toimitusjohtajaa. Toimitusjohtajista noin 70 % on iältään 40–60 vuotta ja ainoastaan 10 % heistä on naisia. Useimmat toimitusjohtajat ovat pienistä yrityksistä, sillä noin 60 prosentilla vastaajista on alle 20 alaista. Yritykset edustavat eri toimialoja siten, että palveluyrityksiä on 31 %, teollisuusyrityksiä 25 % ja kaupan yrityksiä 16 %.Toimitusjohtajat ovat kokeneita ja kahdella kolmasosalla on yli 10 vuoden kokemus vastaavista tehtävistä. Heidän koulutustasonsa on keskimäärin korkea, sillä noin 40 % vastaajista on suorittanut vähintään ylemmän yliopistotutkinnon­ ja 30 % amk-tutkinnon. Suuri osa toimitusjohtajista on suorittanut tekniikkaan (42 %) tai markkinointiin (18 %) liittyvän tutkinnon kun taas laskentatoimen tutkinto on vain harvoilla (9 %).Tietokone ja markkinointi vievät työaikaaToimitusjohtajan työ vie paljon aikaa, ja suurin osa heistä työskentelee yli 40 tuntia viikossa. Kolmasosalla vastaajista työviikko sisältää 51–60 työtuntia. Toimitusjohtajan työajasta kuluu yllättävän paljon omassa työhuoneessa, sillä lähes puolet vastaajista viettää siellä aikaa suhteellisen tai erittäin paljon. Liikematkat ja kotona työskentely vievät selvästi vähemmän aikaa. Tietojen välittäminen (kommunikaatio) tapahtuu ennen kaikkea tietokoneen välityksellä kun taas puhelimessa tai kokouksissa istutaan vähemmän. Noin puolet johtajista käyttää puhelimessa tai henkilökohtaisissa tapaamisissa aikaa suhteellisen paljon tai sitä enemmän, kun vastaava osuus tietokoneeseen perustuvasta kommunikaatiosta on lähes 70 %. Kokouksissa aikaa käyttää näin paljon vain 23 % toimitusjohtajista.Toimitusjohtajan työstä erittäin suuren osan vievät markkinointiin ja PR-toimintaan liittyvät tehtävät, joita ovat esimerkiksi tiedottaminen ja asiakas- ja sijoittajasuhteiden­ hoitaminen. Yli 50 % toimitusjohtajista käyttää niihin suhteellisen paljon tai enemmän työaikaa. Toimitusjohtaja panostaa työaikaansa paljon myös tutkimus- ja kehitys­toimintaan (tuotekehitys, organisaation kehittäminen), henkilöstöhallintoon (henkilöstön erottaminen, palkkaus, kannustaminen) ja sisäiseen laskentatoimeen (budjetointi, hinnoittelu, investointilaskelmat). Ulkoiseen laskentatoimeen (verotukseen liittyvät laskelmat, tilinpäätös), rahoitukseen (suunnittelu, neuvottelu, hankinta) ja lakiasioiden (sopimukset, vero-oikeus) hoitamiseen johtaja käyttää työaikaa suhteellisen vähän.Polttopisteessä asiakasinformaatioLaskentatoimi on viime vuosina laajentunut olennaisesti. Laskentatoimen tehtävänä on ollut perinteisesti kerätä, tallentaa ja muokata yritystä koskevaa määrällistä informaatiota yritysjohdon käyttöön.Näkemys yrityksestä on vuosien mittaan muuttunut yhä laajemmaksi ja yritys nähdään nykyisin osana arvoketjua. Samalla yrityksen asiakkaat ja hankkijat ovat tulleet osaksi laajennettua yritystä (expanded enterprise). Kilpailu markkinoilla on myös kiristynyt, mikä korostaa kilpailijoiden merkitystä sekä sisäisen tehokkuuden, innovoinnin ja oppimisen roolia kilpailukyvyn saavuttamisessa ja säilyttämisessä. Sen vuoksi laajennetun laskentatoimen informaatiota jäsennetään usein tuloskortin eli tasapainotetun mittariston (balanced scorecard) neljän näkökulman (taloudellisen, asiakkaan, sisäisen tehokkuuden ja innovoivuuden ja oppimisen näkökulman) perusteella (Kaplan & Norton, 1992). Yritysjohto tarvitsee informaatiota kaikista näistä näkökulmista tehokasta johtamista varten.Taulukossa 1 on esitetty eri näkökulmia koskevien tietojen merkitys ja saatavuus yritysjohtajien työssä. Näkökulmiin on lisätty alkuperäisen tuloskortin neljän näkökulman lisäksi myös hankkijan, kilpailijan ja henkilökunnan näkökulmat, jotka esiintyvät monissa käytännön sovellutuksissa.Tärkein informaatio toimitusjohtajan työssä liittyy asiakkaaseen (asiakastyytyväisyys ja -uskollisuus, asiakassuhteet, tuotteen hinta ja laatu, markkinat) ja henkilökuntaan (motivaatio, työtyytyväisyys, joustavuus, pätevyys). Perinteisen­ laskentatoimen tuottama taloudellinen informaatio (yrityksen taloudellinen tehokkuus, kannattavuus, kasvu, maksuvalmius) nousee vasta kolmanneksi tärkeimmäksi tiedoksi. Määrällisten ja kovien tietojen valta-asema toimitusjohtajan työn tukemisessa on siten kääntynyt laadullisten ja pehmeiden tietojen eduksi. Tuotetun informaation avulla pitää hallita koko laajennetun yrityksen toiminta, eikä siihen riitä perinteinen kova tieto oman yrityksen taloudellisesta tilanteesta.  Samassa taulukossa on esitetty myös näkökulmia koskevien tietojen saatavuus johtamistyössä. Yrityksen kilpailijoita (hyökkäävyys, tehokkuus, strategia, kilpailevat tuotteet) koskeva informaatio on kaikkein huonoimmin saatavissa. Sen merkitys johtamistyölle ei onneksi ole keskeinen.Lähes yhtä huonosti on saatavissa innovoimisen ja oppimisen näkökulmaa koskeva informaatio (kyky innovoida, kehittyä, oppia, parantaa toimintaa), vaikka se on suhteellisen tärkeää johtamis­työlle. Toimitusjohtajista vain noin 35 % arvioi sitä koskevan informaation saatavuuden kohtuullisen hyväksi tai sitä paremmaksi.Paras tilanne tietojen saatavuudessa on taloudellista näkökulmaa koskevassa informaatiossa, jota 90 % toimitusjohtajista pitää suhteellisen hyvin tai sitä paremmin saatavana johtamistyötä varten. Kuviossa 1 on havainnollistettu näkökulmia koskevien vastausten keskiarvoja.Informaation laajuus korostuuInformaation laajuutta (scope) mitataan tavallisesti kolmella eri ulottuvuudella (Tillema, 2005). Kapeassa informaatiossa polttopiste on yrityksessä itsessään, se on rahamittaista ja suuntautuu menneisyyteen. Perinteisesti laskentatoimen tuottama informaatio on ollut kapeaa tietoa, ja yrityksen toimintaa on seurattu sitä itseään koskevien rahamittaisten historiatietojen avulla.Yrityksen käsitteen laajentuessa myös sitä koskeva informaatio on laajentunut. Laajassa informaatiossa mitataan myös yrityksen ympäristöä, käytetään ei-rahamittaisia (laadullisia) mittareita ja panostetaan toiminnan suunnitteluun ja tulevaisuuteen kohdistuviin tietoihin ja ennusteisiin.Taulukossa 2 on esitetty informaation laajuutta mittaavien tietojen merkitys ja saatavuus johtamistyössä. Taulukossa on esitetty kolmella ulottuvuudella kapea ja laaja informaatio. Yrityksen ympäristöä koskevat tiedot ovat nousseet lähes yhtä tärkeiksi kuin yritystä itseään koskevat tiedot. Ei-rahamittaisilla tiedoilla on jo enemmän merkitystä johtamisessa kuin rahamittaisella informaatiolla.Menneisyyttä koskevilla tiedoilla on suunnilleen saman verran merkitystä kuin niistä mekaanisesti lasketuilla muutos­trendeillä. Sen sijaan todellisiin suunnitelmiin perustuvilla ennusteilla on selvästi näitä enemmän merkitystä päätöksenteossa. Yritysjohtajat näkevät siten laajan informaation tärkeäksi kaikilla ulottuvuuksilla.Perusongelma informaation laajentamisessa liittyy tietojen saatavuuteen. Tietojen saatavuus toimitusjohtajan työssä ei ole yhtä hyvä yrityksen ympäristöä koskevalle informaatiolle, ei-rahamittaiselle tiedolle tai tulevaisuutta koskeville ennusteille kuin perinteiselle kapealle informaatiolle. Yritystä koskevien rahamittaisten historiatietojen eli perinteisen laskentatoimen informaation saatavuudessa on vain harvalla yritysjohtajalla minkäänlaisia vaikeuksia.Henkilöiden johtamistaSuomalaiset toimitusjohtajat tekevät pitkiä työpäiviä. Työ keskittyy suhteellisen paljon omaan työhuoneeseen, josta käsin yritystä ohjataan usein tietokoneen ja puhelimen avulla. Suuri osa työtehtävistä liittyy markkinointiin ja edustamiseen.Toimitusjohtajat näkevät työssään erittäin tärkeäksi asiakkaita ja henkilökuntaa koskevan informaation, joka on usein laadullista. Tarvittavan informaation laajuus on noussut tärkeäksi tekijäksi: johtajat arvostavat yhä enemmän yrityksen ympäristöä ja tulevaisuutta koskevaa ei-rahamittaista tietoa. Henkilökuntaa ja asiakkaita koskevan laajan informaation saatavuutta pitäisikin huomattavasti parantaa yritysjohdon informaatiojärjestelmiä kehittämällä. LähteetHall, M. (2010), Accounting information and managerial work, Accounting, Organizations and Society, Vol. 35, 301-315.Sharma R., Jones S. & Ratnatunga J. (2006), The relationships among broad scope MAS, managerial control, performance, and job relevant information: A concomitant analysis, Review of Accounting & Finance, Vol. 5, No. 3, 228-250.Tengblad, S. (2002), Time and space in managerial work, Scandinavian Journal of Management, Vol. 18, 543-565.Tillema S. (2005), Towards an Integrated Contingency Framework for MAS Sophistication: Case Studies on the Scope of Accounting Instruments in Dutch Power and Gas Companies, Management Accounting Research, Vol. 16, No. 1, 101-129.