Kenelle tilitoimisto saa luovuttaa osakeyhtiön kirjanpitoaineiston?
Taloushallintoliiton jäsenneuvontaan tulee toistuvasti kysymyksiä siitä, kenelle tilitoimisto voi luovuttaa asiakasyrityksen kirjanpitoaineiston. Tilanteet liittyvät yleensä asiakkaan vastuuhenkilövaihdoksiin tai asiakasyrityksen sisäisiin riitatilanteisiin. Tilitoimiston tulee olla tarkkana ja toimia toimeksiantosopimuksen ja velvoittavan lainsäädännön säännösten ja periaatteiden mukaisesti. Oma toiminta ja asiakkaan yhteydenotot kannattaa dokumentoida huolella.
Hanki rajaton lukuoikeus
Kirjaudu sisään tai tilaa Tilisanomat. Saat luettavaksesi uusimmat artikkelit ja arkiston, joka ulottuu aina vuoteen 2001 saakka sekä pääsyn Tilinpäättäjän tietopakettiin.
TILAA TILISANOMAT KIRJAUDU SISÄÄNMuista myös aseman tarkastaminen ja henkilöllisyyden todentaminen
Jos luovutat kirjanpitoaineistoa muulle yrityksen edustajalle kuin normaalille yhteyshenkilölle:
- Tarkista henkilön asema/oikeus kaupparekisteriotteesta ja vaadi tarvittaessa myös yhtiökokouksen tai hallituksen pöytäkirja tai ote pöytäkirjasta, jos henkilön oikeutus saada kirjanpitoaineistoa ei näy kaupparekisteriotteelta.
- Todenna henkilöllisyys esimerkiksi passista tai vahvalla sähköisellä tunnistamisella (eli kuten rahanpesulainsäädäntö edellyttää, asiakkaan edustajan tunnistamiselta).
– Tarkista pesänhoitajalta tämän asema pesänhoitajana sekä henkilöllisyys.
– Viranomaisten osalta tarkista henkilöllisyys esimerkiksi virkakortista. Poliisi saattaa pyytää yksittäisiä tietoja myös puhelimessa. Tällöin voit varmistua oikeasta henkilöstä soittamalla takaisin poliisilaitoksen vaihteen kautta.
Asiantuntijana
Janne Fredman
johtava asiantuntija, Taloushallintoliitto
Kalle Kyläkallio
asianajaja, Asianajotoimisto Susiluoto Oy
Markku Ojala
johtava asiantuntija, Taloushallintoliitto
