Yritysten byrokratian vähentäminen
Sekä EU-tasolla että kansallisesti byrokratian vähentämisessä on keskitytty lainsäädännön vaatimiin tiedonantovelvoitteisiin. Kyseessä voi olla yrityksen velvollisuus raportoida viranomaiselle tai toimittaa tälle tietoja lupa- tai tukihakemuksen liitteeksi. Tiedonantovelvoite voi toisaalta liittyä velvollisuuteen informoida kolmansia tahoja, esimerkiksi työntekijöitä tai kuluttajia. Tyypillisiä velvoitteita ovat erilaiset ilmoitus- ja raportointivelvoitteet sekä esimerkiksi tuotemerkinnät.
Kyse on yritykselle aiheutuvista hallinnollisista kustannuksista, jotka johtuvat velvollisuudesta määrättyjen tietojen kokoamiseen, muokkaamiseen, saatavilla pitämiseen ja ilmoittamiseen.
Tavoitteena on vähentää sääntelyä ja keventää käytäntöjä silloin, kun pyydetyillä tiedoilla ei ole merkitystä sääntelyn yhteiskunnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi tai, kun tietoja ei pyydetä tarpeeksi yksiselitteisesti, tietoja pyydetään tarpeeseen nähden liian usein, samaa tietoa pyydetään erikseen useisiin käyttötarkoituksiin tai tiedon toimittamismuoto aiheuttaa tarpeetonta byrokratiaa.
EU-komissio on vahvasti sitoutunut asiaan. EU-tasolla on asetettu tavoitteeksi vähentää EU-lainsäädännöstä ja sen täytäntöönpanosta yrityksille aiheutuvaa hallinnollista taakkaa 25 prosenttia vuoteen 2012 mennessä. Väistyvä komissio antoi lokakuussa 2009 tiedonannon, joka koostuu eri säädösalueiden mittausten tuloksista, byrokratian vähentämismahdollisuuksista ja toteutetuista toimenpiteistä EU-lainsäädännön osalta.
Suomessa hallitus teki maaliskuussa 2009 periaatepäätöksen kansallisesta toimintaohjelmasta, jonka tarkoituksena on keventää yritysten hallinnollista taakkaa. Tavoitteena on vähentää kansallisesta lainsäädännöstä johtuvaa hallinnollista taakkaa 25 prosenttia vuoteen 2012 mennessä. Kansallisesta lainsäädännöstä aiheutuu arviolta puolet yritysten hallinnollisesta työstä ja toinen puoli aiheutuu ylikansallisesta, lähinnä EU:n sääntelystä. Kevennys on tarkoitus toteuttaa yksinkertaistamalla voimassa olevan lainsäädännön tiedonantovelvoitteita sekä kehittämällä viranomaisasiointia, erityisesti sähköistä asiointia. Lisäksi ohjelman tavoitteena on, ettei valmisteltava uusi lainsäädäntö luo tarpeettomia ja raskaita uusia hallinnollisia velvoitteita yrityksille.
Toimintaohjelmassa keskitytään raskaimmiksi arvioituihin säädöksiin ja viranomaiskäytäntöihin. Ohjelmassa on seitsemän prioriteettialuetta: verotus, tilastointi, maataloustukiin liittyvät menettelyt, elintarviketurvallisuus ja laatu, työnantajana toimimisen tiedonantovelvoitteet, taloushallinnon raportointia koskeva lainsäädäntö ja ympäristölupamenettelyt. Yritysten sähköisen asioinnin kehittäminen valittiin toimintaohjelman horisontaaliseksi prioriteettialueeksi. Tämä tarkoittaa sitä, että sähköisen asioinnin asiakaslähtöistä kehittämistä jatketaan kaikilla hallinnonaloilla ja että kehittämistä koordinoidaan aiempaa paremmin.
Vähentämisellä saavutettavat hyödyt
Yritysten hallinnollisen taakan vähentämisen tarkoituksena on parantaa suomalaisten yritysten toimintaympäristöä ja niiden kilpailukykyä. Tarpeettoman raportoinnin vähentyessä yritykset voisivat käyttää enemmän aikaa liiketoimintaansa. Maan keventäessä yritystensä hallinnollista taakkaa muihin nähden sen yritysten tuottavuus ja kilpailukyky kansainvälisillä markkinoilla paranevat. Yritysten hallinnollisen taakan vähentämisellä on yhtymäkohtia myös julkisen sektorin tuottavuuden parantamiseen.
Toimintaohjelman yleisenä tavoitteena on saada aikaan yritysten, erityisesti pk-yritysten, käytännön toiminnassa ja arjessa tuntuvia hyötyjä. Ilmoitusvelvollisuuksien täyttäminen on usein rutiiniluonteista työtä, josta aiheutuu yritykselle mittavia kustannuksia joko maksettuina palkkoina tai ostopalvelujen osalta hankintahintoina.
Toteutuessaan toimintaohjelmalla olisi huomattavia taloudellisia vaikutuksia kansantalouteen. Euroopan komission esittämän arvion mukaan EU-sääntelyn ja kansallisen sääntelyn aiheuttaman taakan vähentyminen neljänneksellä lisäisi Suomessa bruttokansantuotetta 0,6 prosenttia eli noin 900 miljoonaa euroa.
Työnantajana toimimiseen liittyvien tiedonantovelvoitteiden mittaus
Osana toimintaohjelmaa on jo toteutettu eräitä lainsäädäntömuutoksia, joista mainittakoon verotilin käyttöönotto sekä ympäristölupiin ja julkisiin hankintoihin liittyvät kevennykset.
Samanaikaisesti Suomessa suoritetaan nyt pohjamittausta eli selvitetään, kuinka suuria kustannuksia eri tiedonantovelvoitteet aiheuttavat. Etukäteen kaikkein raskaimmiksi arvioiduilla lohkoilla (työnantajana toimiminen, taloushallinnon raportointi, verotus) mittaukset valmistuvat niin, että niiden tuloksia voitaneen julkistaa tammi–helmikuun aikana.
Mittaukset ovat keskeisen tärkeitä, koska niiden avulla voidaan selvittää, mitä eri ilmoitusvelvoitteet yrityksille konkreettisesti tarkoittavat ja mitkä vaatimukset ovat kuormittavimpia. Esimerkkinä mittauksista voidaan tarkastella työnantajana toimimiseen liittyvien tiedonantovelvoitteiden mittausta, josta voidaan jo esittää ensimmäisiä suuntaa-antavia tuloksia.
Työnantajana toimimisessa yritystä koskee yhteensä 165 sellaista tiedonantovelvoitetta, jotka otettiin mittauksen piiriin. Pääosa velvoitteista koskee kaikkia yrityksiä, mutta mittauksen piiriin otettiin erikseen myös erityisaloja (esimerkiksi rakentamista, biologisia vaaratekijöitä sekä kamera- ja teknistä valvontaa harjoittavia yrityksiä koskevat velvoitteet).
Työnantajan yleiset tiedonantovelvoitteet ryhmiteltiin seuraavasti:
- työsopimus, työehtosopimus ja tilaajavastuu
- työaika ja vuosiloma
- työsuojelu ja työturvallisuus
- yksityisyyden suoja ja tasa-arvo
- yhteistoimintaan liittyvät velvoitteet.
Mittauksessa käytettävän menetelmän avulla pyritään saamaan myös kansainvälisesti vertailukelpoisia tuloksia. Menetelmä perustuu yrityksille tehtäviin yksilö- ja ryhmäkohtaisiin haastatteluihin. Haastatteluissa selvitetään konkreettisesti, kuinka paljon yritykset käyttävät aikaa kunkin velvoitteen suorittamiseen. Näin saadaan tunnistettua velvoitteet, jotka ovat erityisen työläitä ja aiheuttavat eniten kustannuksia joko palkkauskustannuksina tai ostopalvelujen hintana.
Osana haastatteluja yrityksillä on ollut mahdollisuus esittää laadullista palautetta lainsäädännön velvoitteista, erityisesti mahdollisuuksista keventää tai yksinkertaistaa raskaimpia velvoitteita.
Vaikka ilmoitusvelvollisuuksia arvioidaan toimintaohjelmassa kriittisesti, valtaosa ilmoituksista on yrityksen omista lähtökohdista tarpeellisia (esimerkiksi työsuojelu, palkkojen ja vuosilomien ilmoittaminen työntekijöille). Lainsäädännön velvoitteista aiheutuvan työn yritys tekisi tällöin ilman lakisääteisyyttäkin (”business as usual”). Työnantajana toimimista koskevissa haastatteluissa monet yritykset itse asiassa katsoivat, että niiden toiminta on lainsäädännön asettamia vaatimuksia korkeammalla tasolla.
Kaikkien mittausten ydintehtävä on selvittää ja erotella toisistaan tiedonantovelvoitteista yrityksille aiheutuva hallinnollinen kustannus ja hallinnollinen taakka. Hallinnollisilla kustannuksilla tarkoitetaan tiedonantovelvoitteista yrityksille aiheutuvia kokonaiskustannuksia. Hallinnollista taakkaa yrityksille aiheutuu sellaisesta tietojen keräämiseen ja toimittamiseen liittyvästä työstä, jota yritykset eivät tekisi omasta intressistään, vaan tekevät sen pelkästään lain velvoittamina.
Mittauksen alustavina tuloksina voidaan todeta, että tutkimuksen kohteena olleessa, työnantajaa velvoittavassa lainsäädännössä eniten hallinnollisia kustannuksia aiheuttavat velvoitteet olivat:
- työturvallisuudesta tehtävän selvityksen ja arvioinnin tallentaminen,
- tarpeelliset ohjeet laitteiden käytöstä ja turvallisuudesta ja
- palkkalaskelman laatiminen ja sen toimittaminen työntekijälle.
Eniten yrityksille hallinnollista taakkaa aiheuttavat velvoitteet puolestaan olivat:
- sairauspäivärahaan oikeutetuille työntekijöille maksetusta palkasta Kansaneläkelaitokselle tehtävä ilmoitus,
- terveydentilaa koskevien tietojen säilyttäminen ja
- työntekijöiden tietojen ilmoittaminen työeläkevakuutusyhtiöön.
Alustavien tulosten perusteella työnantajana toimimiseen liittyvistä ilmoituksista aiheutuvasta kokonaiskustannuksesta hallinnollisen taakan osuus näyttäisi olevan 10–20 prosenttia. Kustannuksiltaan suurimmat velvoitteet eivät ole merkittävimpiä taakan aiheuttajia, vaan yritysten kannalta ”turhat” velvoitteet ovat sosiaaliturvaan sekä eläke- ja vakuutusasioihin liittyvää tietoa.
Muutamasta tiedonantovelvoitteesta aiheutuu valtaosa kustannuksista ja toisaalta hallinnollisesta taakasta. Tämä havainto on merkittävä, koska toimintaohjelman jatkotyössä pääpaino voidaan keskittää muutamaan lainkohtaan.
Hallinnollisen taakan keventäminen – taloushallinnon näkökulma
Sirpa Koponen
tilitoimistoyrittäjä, KLT, HTM
Eri säännösten yrityksille aiheuttamat työt ja kustannukset ovat olleet mittauksen kohteena vuoden 2009 aikana. Suurimpina asioina on katsottu olevan työnantajana toimimiseen sekä taloushallinnon raportointiin liittyvät tehtävät ja niiden aiheuttamat kustannukset. Hallinnollisen taakan mittaamisen tuloksia analysoitaessa on eniten harhaa tuottava seikka se, että vastaajat eivät kaikilta osin voi olla tietoisia siitä, mitkä tehtävät ovat lakisääteisiä ja mitkä tekemiset perustuvat tiettyihin opittuihin tapoihin hoitaa asioita.
Toisena tehtäväryhmänä, jotka olisi taakkaa mitattaessa jätettävä pois, ovat ne toimenpiteet, jotka tehdään huolimatta siitä, ovatko ne jollakin lailla säädettyjä. Esimerkkinä näistä ovat taloushallinnon raportointiin liittyvät toimenpiteet, jotka hyödyntävät esimerkiksi yrityksen kannattavuuden seurantaa yhtiön omiin tarpeisiin.
Turhat työt ja kustannukset eivät ole myöskään tilitoimistojen näkökulmasta järkeviä, koska pyrimme käyttämään laskutusaikamme niihin tehtäviin, jotka parhaiten hyödyntävät asiakasyrityksiämme.
Päällekkäisraportointi rasittaa
Molempien aihealueiden osalta yksi ehkä merkittävin taakka on tietojen raportointi eri viranomaisille. Tilinpäätöstiedot lähetetään verohallintoon, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, eri etujärjestöille, rahoittajille ja muille tahoille erikseen.
Erikseen lähettäminen ei itsessään ole ongelma vaan se, että eri tahoille lähetettävien tietojen sisältö poikkeaa erittelyiltään toisistaan ja nämä tiedot ovat suureksi osaksi poimittava erikseen. Palkkoihin liittyvät viranomais- ja vakuutusyhtiöiden ynnä muiden ilmoitukset voidaan lukea samaan ongelmalliseen päällekkäisilmoittamisen piiriin.
Työnantajana toimimiseen liittyy paljon työturvallisuuteen ja työskentelymenetelmiin sekä työajan seurantaan liittyviä säännöksiä. Silloin kun säännökset ovat tarpeen työskentelyn sujuvuuden ja työturvallisuuden kannalta, ei näiden voi katsoa olevan rasitteina yrityksille. Palkkatietoihin liittyvät ilmoitukset, koskivatpa ne sitten työttömyysturvalakia, tapaturma- ja sairausvakuutuskorvauksia tai sosiaalitukia ovat työnantajille erittäin suuri taloudellinen rasite. Vaikka palkkojen ilmoittamisen osalta on luotu palkkatodistusmalli, soveltuu tämä malli vain hyvin harvoin. Sen lisäksi, että eri alojen työehtosopimusten määräykset vaikkapa työajanlyhennysten maksamiseen ovat erilaisia, käsittelevät eri liitot ja kassat eri tavalla näiden vapaiden pitämistä työttömyys- ja lomautustilanteissa. Tukien saajat ovat siten keskenään eriarvoisia ja valituksia tukien määrästä ja sitä kautta vaatimuksia uusien palkkatodistusten ja työskentelyaikatodistusten laatimisesta esitetään työnantajille.
Hyödyttämätön työ vähemmäksi
Taloushallinnon raportointi yrityksen tarpeisiin on merkittävästi suurempi työ kuin pelkästään lainsäädäntöön perustuva. Pienyritysten tilinpäätösinformaatiota käytetään yritysten omien tarpeiden lisäksi rahoitusneuvotteluissa, yrityskaupoissa ja velkojien päätöksenteossa. Säännöksiä siitä, että tilinpäätöksen on annettava oikeat ja riittävät tiedot yrityksen toiminnasta ja taloudellisesta asemasta, ei millään kriteerillä voitane väittää turhaksi. Tilinpäätössäännöksiin liittyviä huojennuksia pienille ja keskisuurille yrityksille sen sijaan voitaisiin lisätä.
Tilinpäätöksen liitetietojen tärkein osa, vastuut ja vakuudet, kertoo sitä tietoa, joka ei ilmene suoraan tilinpäätöksestä, mutta joka on tilinpäätösinformaation käyttäjän kannalta erityisen tärkeää. Huolimatta mittaukseen osallistuneiden yksittäisistä mielipiteistä, ei tätä vaatimusta voida mitenkään pitää turhana informaationa. Sen sijaan esimerkiksi arvostamis- ja jaksottamismenetelmien luettelointi liitetiedoissa on turhaa, koska nämä pääsääntöisesti pakottavat säännökset tulevat suoraan laista. Liitetiedot tulevat suoraan järjestelmistä, mutta ne on joka tapauksessa tarkistettava etenkin silloin, kun olosuhteet ovat muuttuneet.
Yrityksen kilpailukyvyn ja toimintojen järkevyyden kannalta on välttämätöntä, että se yrityksessä tehtävä työ, joka ei hyödytä yritystä itseään, saataisiin vähenemään huomattavasti. Eri hallinnonaloilla suoritettavat hallinnollista taakkaa koskevat mittaukset ja selvitykset vaikuttanevat lainsäädäntöön ja säännöksiin siten, että tuloksia syntyy lähivuosina.