Yrittäjiä innostetaan verkkolaskun käyttöön

Yli puolet alle 250 henkilöä työllistävistä suomalaisyrityksistä lähettää laskunsa vielä perinteisin menetelmin, tulostettuina ja postitse, Finanssialan Keskusliiton (FK) ja Elinkeinoelämän keskusliiton (EK) syyskuinen selvitys kertoo.

Paine verkkolaskun käyttöönottamiseksi on kasvussa, sillä paperilaskujen vastaanoton kieltäneiden yritysten lista pitenee koko ajan ja paperilaskutus aiheuttaa turhia lisäkuluja yrityksille. Tutkimusten mukaan paperilaskun lähettämis- ja vastaanottamiskustannukset ovat moninkertaiset verkkolaskuun verrattuna.

Veijo Turunen

Syitä pienten ja keskisuurten yritysten hidasteluun verkkolaskun käyttöönotossa on useita: osa yrityksistä ei ole kuullut halaistua sanaa verkkolaskusta, toiset ovat arvioineet pienellä laskumäärällä kustannukset hyötyjä suuremmiksi ja loppujen pään on sekoittanut formaattien, laskunvälittäjien ja viestinnän sekamelska. Verkkolaskusta on tullut monelle laskujen käsittelijälle painajaismainen hyppy tietoteknisen projektin projektipäälliköksi.

– Tarjolla ei vielä ole ollut riittävästi hinta-laatusuhteeltaan hyviä ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin, EK:n asiantuntija Veijo Turunen summaa.

Vinkkejä yhteen osoitteeseen

Yritysten hätähuuto on kuultu. Asian korjaamiseksi Elinkeinoelämän keskusliitto kutsui keväällä kokoon vaikutusvaltaisen joukon asiantuntijoita. Heidän yhteistyönään syntyi Päästä irti paperista – vaihda verkkolaskuun -kampanja, jonka tavoitteena on tutustuttaa yrityksiä verkkolaskutuksen saloihin viestinnän keinoin.

Asiantuntijoiden avulla verkkoon on laadittu kattava paketti verkkolaskun käyttöönottoon liittyvää tietoa. Joulukuussa osoitteessa www.päästäirtipaperista.fi avattavalla sivustolla yrityksiä autetaan myös löytämään oikeat asiantuntijat avukseen erilaisissa verkkolaskuun siirtymisen vaiheissa.

– Haluamme myös lisätä verkkolaskun tunnettuutta ja tuoda esiin syitä, miksi verkkolasku kannattaa ottaa käyttöön. Lisäksi neuvomme yrityksiä niin sanotuissa pakkotilanteissa, jolloin asiakkaat pyytävät tai kehottavat siirtymään verkkolaskuun, hanketta koordinoiva Turunen kertoo.

– Laskutuksen kustannusten läpinäkyvyys lisääntyy, kun yritykset ottavat enenevässä määrin käyttöön paperilaskulisän.

Monenlaista hyötyä

Turunen ei näe, että verkkolasku olisi vain suurten yritysten tapa tehostaa liiketoimintaansa pk-yritysten kustannuksella. Verkkolaskutuksen hyödyt ovat kaikkien saatavilla.

– Eniten säästöjä syntyy siitä, että työaikaa ei haaskaannu turhaan päällekkäiseen työhön, kun laskujen tiedot ovat siirrettävissä eri taloushallinnon toimintoihin automaattisesti.

Rahankierron nopeutumisen lisäksi suurimmat hyödyt saadaan saapuvien laskujen käsittelyssä, kun laskut saadaan tuotua suoraan järjestelmiin hyväksyttäväksi ilman manuaalista työtä. Yksittäisissä laskuissa ero ei ole valtava, mutta laskumäärän kasvaessa työajan säästö voi olla vuositasolla helposti jo kymmeniä päiviä.

– Verkkolasku antaa pk-yrityksestä myös edistyneen kuvan. Samalla materiaalikulut vähenevät ja hiilijalanjälki pienenee, lisää Turunen.

Eroon teknisistä termeistä

Ehkäpä suurimpia verkkolaskun lopullisen läpilyönnin esteitä ovat olleet laskutusprosessin teknistyminen sekä sekasotku, joka syntyy muun muassa verkkolaskuformaateista, laskunvälittäjistä ja välitystietojen puutteesta.

– Kaikilla aloilla helmasyntinä on oman alan terminologian viljely. Me pyrimmekin kertomaan asioista yksinkertaisin, kansanomaisin termein. Monille pk-yrityksille taloushallinnon kiemurat ovat pakkopullaa, joihin liittyvä päätöksenteko on muutenkin jo vaikeaa.

Turusen mukaan verkkosivuston tavoite ei ole tehdä yrittäjistä verkkolaskutuksen ammattilaisia, vaan kertoa erilaisista mahdollisuuksista.

– Tavoite on nimenomaan ohjata oikeiden asiantuntijoiden luo, jotka tarjoavat ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin.

Millaiselle tuelle on tarvetta?

Päästä irti paperista -verkkosivujen sisältöä testattiin yrittäjillä lokakuussa. Samalla heiltä kysyttiin, miten yrittäjiä tulisi tukea verkkolaskun käyttöönotossa.

– Tarjolla saisi olla enemmän hinta-laatusuhteeltaan tehokkaampia palveluja, jottei verkkolasku olisi niin iso kustannus pk-yrityksille. Suuremmilla yrityksillä on tällä hetkellä luonnollisesti huomattavasti paremmat mahdollisuudet kattaa esimerkiksi operaattorien käyttämisestä syntyvät kustannukset, Anna Voutilainen sisustus- ja tekstiilialan Vallila Interior Oy:stä sanoo.

– Verkkolaskutuksen edut tulisi tuoda paremmin esille myös pienyrittäjille, liikelahjoja tarjoavan Tendens Oy:n Jorma Puisto sanoo.

– Verkkolaskun käyttöönoton pitäisi olla todella suoraviivaista ja selkeää. Nyt tuntuu, että vaihtoehtoja on liikaa ja niihin liittyvät käsitteet ovat sekavia. Kyseessä ei ole niin mielenkiintoinen asia, että siihen haluaisi paneutua enemmän kuin on tarpeen, yritysjärjestelyjen työkaluja tarjoavan Midaxo Oy:n Kalle Kilpi toteaa.