Yhtenäinen euromaksualue SEPA tehostaa maksamista

Siirtyminen yhtenäiseen euromaksualueeseen alkoi kunnolla tammikuussa 2008, kun eurotilisiirtojen välitys alkoi yhtenäisin säännöin. Siirtymäajan jälkeen yhteensä 32 EU- ja ETA-maan väliset ja sisäiset maksut kulkevat samoilla säännöillä ja yhtenäisillä järjestelmillä. Yrityksille tämä merkitsee toimialasta ja toiminnan laajuudesta riippumatta ainakin jonkinlaisia muutoksia.

Muutoksia maksamiseen

Yhtenäinen euromaksualue SEPA muuttaa tilisiirtojen, kortti­maksujen ja suoraveloitusten maksamista ja välitystä. Tärkein muutos on se, että tilinumeron kansainvälinen esittämistapa IBAN (International Bank Account Number) korvaa kotimaisen tilinumeron käytön myös kotimaisessa maksamisessa. Toinen tärkeä tieto on maksun saajan pankin yksilöinnissä käytettävä BIC-tunnus (Bank Identification Code), josta aikaisemmin on käytetty myös nimeä SWIFT-osoite. Näillä kahdella tiedolla välitetään jatkossa kaikki eurotilisiirrot SEPA-alueella.

Yritysten toiminnassa tilinumeroita käytetään monissa järjestelmissä: pankkiyhteysohjelmat, reskontrat, palkanmaksuun ja matkalaskujen maksamiseen käytettävät järjestelmät jne. Kaikkiin näihin järjestelmiin on tehtävä muutoksia, jotta nyt käytettävän kotimaisen tilinumeron sijaan järjestelmissä voidaan jatkossa käsitellä vähän pitempiä kansainvälisiä tilinumeroita IBANeja ja BIC-koodeja.

Yhtenäisellä euromaksualueella toimivilta liikekumppaneilta on saatava kansallisen tilinumeron sijasta tiedot niiden IBANeista ja BICeistä. Laskuttavan yrityksen puolestaan pitää huomioida oma IBAN ja BIC laskuilla ja tilisiirto­lomakkeilla. Viimeistään nyt on aika ottaa käyttöön sellainen tilisiirtolomake, joka sisältää kotimaisen tilinumeron lisäksi IBAN-tilinumeron ja BIC-tunnuksen. Erityisen tärkeää on käyttää siirtymäaikana lomakkeita, joilta löytyvät kummatkin tiedot.

Pankkien aikataulut eroavat toisistaan ja pankkien eri kanavilla saatetaan siirtyä ”SEPA-aikaan” eri aikaan, joten laskua maksavan pitää voida tilanteen mukaan käyttää joko ­aikaisempia kansallisia tilinumeroita tai uusia tietoja, IBANia ja BICiä. Useimpien pankkien verkkopankeissa ja pankki­yhteysohjelmistoissa IBANien käyttö maksaessa on jo mahdollista, joillain muilla kanavilla välttämättä ei vielä.

Ohjeet IBANin ja BICin sisältävän tilisiirtolomakkeen suunnittelemiseksi löytyvät Finanssialan Keskusliiton netti­sivuilta www.fkl.fi

Myös palkkojen ja vastaavien suoritusten maksaminen muuttuu. Aiemmin palkat on maksettu pankkien yhteisesti kehittämää toistuvaissuorituspalvelua käyttäen. Jatkossa palkat maksetaan SEPA-tilisiirtoina kuten muutkin maksut. Palkat tosin erotetaan muista maksuista omalla koodillaan, koska niiden käsittely poikkeaa jonkin verran muista tilisiirroista. Suurin muutos palkkojen maksamisessa on se, että palkkojen maksupäivän sijasta on maksettaessa annettava eräpäivä, joka on palkkapäivää edeltävä pankkipäivä. Erityisen suurta tarkkuutta kannattaa noudattaa kuukausien tai tilikausien vaihteessa palkkoja maksaessa, jos on tärkeää, mille jaksolle palkat kirjataan yrityksen kirjanpidossa.

Kotimainen viite välittyy, viivakoodiin muutoksia

Yritykset ovat olleet huolissaan siitä, säilyvätkö Suomessa kehitetyt, yritysten taloushallinnon prosesseja tehostavat käytännöt, kuten esimerkiksi saapuviin viitemaksuihin liittyvät palvelut yhtenäiseen euromaksualueeseen siirryttäessä. Viitteitä käyttävät laskuttajat voivat olla rauhallisin mielin, viitetiedot välitetään edelleen kuten nytkin, joten siltä osin prosessimuutoksia ei tarvita.

Kansainvälisessä standardointijärjestössä ISOssa (International Standardization Organisation) on hyväksytty keväällä 2009 kansainvälinen viitestandardi, joka tulee käyttöön lähivuosina suomalaisen viitteen rinnalle. Erityisesti useassa maassa toimivat yritykset hyötyvät sen käyttöönotosta.

Pankkiviivakoodiin tehdään muutoksia, kun IBAN korvaa kansallisen tilinumeron viivakoodissa. Samoin kansainvälisen viitteen käyttöönotto huomioidaan viivakoodistandardissa, jonka kuvaus julkaistaan syksyllä 2009.

Maksujen välitys nopeutuu

Maksujen välitys Suomessa on tehokasta ja nopeaa. Yhtenäisen euromaksualueen myötä myös muiden SEPA-maiden ja Suomen väliset maksut nopeutuvat. Kun aiemmin maksu esimerkiksi Espanjaan saattoi kestää kuusi pankkipäivää, maksu kulkee nyt kolmessa työpäivässä ja jatkossa samassa ajassa kuin kotimainen maksu.

Nopeutuminen on suora seuraus maksupalveludirektiivistä, jolla EU-komissio pyrkii varmistamaan yhtenäisen euromaksualueen toteutumismahdollisuudet. Maksupalvelu­direktiivi toteutuu Suomen lainsäädännössä maksulaitoslakina ja maksupalvelulakina, jotka tulevat voimaan 1.11.2009.

Sirukortit yleistyvät

Korteilla maksetaan jatkossa samoin maasta riippumatta ­SEPA-alueella. Siruun ja tunnuslukuun perustuva maksaminen yleistyy. Maksutositetta ei tarvitse allekirjoittaa, vaan korttimaksu hyväksytään näppäilemällä kortin tunnusluku maksupäätteelle.

Sirukortit lisäävät kortilla maksamisen turvallisuutta. Ne ovat huomattavasti turvallisempia kuin vanhempaa magneettijuo­vatekniikkaa käyttävät maksukortit. Suomessa sirullisia SEPA-maksukortteja ovat Visa ja MasterCard -kortit sekä Visa Electronit. Muissa SEPA-maissa käytössä on lisäksi Visa Electroneja vastaavia Maestro-kortteja, joilla ulkomaalaiset voivat maksaa myös Suomessa.

Kauppiaille ja muille korttimaksuja vastaanottaville yrityksille sirukortteihin siirtyminen merkitsee uusien maksupäätteiden hankintaa ja maksupääteohjelmistojen päivittämistä. Yrittäjät voivat itse päättää, mitä kortteja hyväksyvät maksuvälineenä. Pelkästään kotimaiseen käyttöön tarkoitettujen pankkikorttien määrä vähenee vauhdilla, ja SEPA-maksukortteja on jo noin viisi miljoonaa Suomessa.

Korvaako e-lasku suoraveloituksen?

Eurooppalainen SEPA-suoraveloitus tulee käyttöön marraskuusta 2009 alkaen. Se poikkeaa suomalaisesta suoraveloituksesta muun muassa siten, että valtakirja annetaan laskuttajalle, eikä maksajan pankilla ole siitä tietoa. Laskuttajan lähetettyä suoraveloituspyynnön maksajan pankki veloittaa suoraveloituksen summan maksajan tililtä, mutta ei voi välttämättä tarkistaa valtakirjan olemassaoloa, koska tieto valta­kirjasta saattaa olla vain laskuttajalla. SEPA-suoraveloitus sisältää myös mahdollisuuden kertaluonteiseen suoraveloitukseen sekä tietyin edellytyksin maksajan oikeuden saada suoraveloitettu maksu takaisin kahdeksan viikon aikana veloituksesta.

Suomalaiset pankit uskovat, että suoraveloituksen suosio maksutapana vähenee ja verkkopankkia pääasiallisena maksu­kanavana käyttävät suomalaiset siirtyvät suoraveloituksen sijasta ottamaan vastaan e-laskuja, joilla tehokkuuden ja helppouden lisäksi on myös huomattavia ympäristöä säästäviä vaikutuksia. Automaattisen maksamisen palvelu tekee e-laskusta vieläkin mukavamman vaihtoehdon.

Puolitiessä yhtenäiseen euromaksualueeseen

Yhtenäinen euromaksualue käynnistyi vuonna 2008. Suurien yritysten SEPA-projektit ajoittuvat pääasiassa vuodelle 2009. Pienet ja keskisuuret yritykset ovat käynnistäneet omia muutoshankkeitaan hiukan hitaammin. Viimeistään nyt on ­aika miettiä, miten yhtenäinen euromaksualue vaikuttaa juuri minun yritykseeni. Oma pankki ja yrityksen ohjelmistotoimittaja ovat avainasemassa, kun mietitään vaikutuksia yrityksen toimintaan. Ne ovat ensimmäiset yhteydenottokohteet suunnitelmia tehtäessä.

Tarvittavat muutokset eivät välttämättä ole suuria, mutta muutostarpeet kannattaa kartoittaa ajoissa ja ajoittaa muutokset sitten oman yrityksen kannalta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.

Lisätietoa: www.fkl.fi