Verkkolaskutus etenee vauhdilla

Verkkolaskutuksen hitaaseen kehittymisvauhtiin on monia syitä. Alussa asia oli monille toimijoille outo ja vieras. Kukaan ei osannut kertoa, miten tulisi toimia tai mitä kannattaisi tehdä. Markkinoiden annettiin muovata asiaa eteenpäin ja kehittää verkkolaskutusta.

Melko alkuvaiheessa syntyi yhteenliittymä Verkkolaskufoorumin nimellä. Siellä oli tarkoitus luoda kaikille toimijoille yhteisiä pelisääntöjä ja toimintatapoja. Vuosien varrella Verkkolaskufoorumin merkitys on vain korostunut ja siihen on tullut mukaan lisää edustajia.

Yhteistyössä on sovittu pelisääntöjä, kehityksen suuntia ja monia muita verkkolaskutuksen edistämiseen liittyviä asioita. Samalla on syntynyt monia ainutlaatuisia piirteitä, joita ei löydy muualta maailmasta. Näitä ovat muun muassa Verkkolaskufoorumi, verkkolaskuosoitteisto, testauspalvelu, verkkolaskuvälittäjäkriteeristö, yhdysliikennetaulukko ja monet muut.

Verkkolaskutuksen tilanne 2009

Verkkolaskutus etenee tällä hetkellä vauhdikkaasti. Eri toimijat ovat voimakkaasti sitoutuneita viemään kehitystä nykyisenkaltaiseen tapaan eteenpäin. Yritykset ja valtiohallinto ovat hioneet verkkolaskutukseen liittyviä asioita, ja käyttövalmiudet ovat vähitellen kunnossa. Toiminnan kiihdyttäjinä ovat isot yritykset ja valtiohallinto; heille siirtyminen verkkolaskutuksen vastaanottamiseen tuo suurimmat säästöt ja antaa samalla kilpailuetua heidän verkostolleen.

Monet isot yritykset ovat jo asettaneet selkeän aikarajan, jonka jälkeen ne vastaanottavat vain verkkolaskuja. Saman on tehnyt valtiohallinto. Näiden edellä mainittujen tahojen laskuttajina on todella suuri määrä yrityksiä, ja useimmat niistä ovat jo ryhtyneet toimiin siirtyäkseen laskuttamaan verkkolaskulla.

Eri osapuolet ovat tunnistaneet verkkolaskutukseen liittyviä ongelmia, ja niiden korjaamiseksi on tehty töitä yhdessä. Samalla on huolehdittu verkkolaskutuksen tiedottamisesta, ja yritysten tiedon taso on kasvanut ajan kanssa.

Kesällä 2008 aloitettiin ensimmäinen iso yhteinen kehitysprojekti VEKE 1, joka päättyi helmikuussa 2009. Projektissa eri osapuolet olivat mukana laajasti, ja sen aikana keskityttiin ratkomaan pahimpia verkkolaskutuksen leviämisen esteitä.

Projektiin valittiin kuusi osaprojektia, joilla katsottiin olevan eniten merkitystä verkkolaskutuksen kasvamiselle.

Osaprojektit olivat:
1. Verkkolaskuformaattien soveltamisohjeiden selkeyttäminen ja yhteensovittaminen ristiintaulukoinnilla sekä näiden sisältöjen tiukennus. Valittiin kaksi yleisintä käytössä olevaa formaattia, TEPSSXML ja Finvoice.
– Tällä parannettiin yhteentoimivuutta ja vähennetään muunnosvirheitä laskun välitysketjussa.
2. Edellä mainittujen soveltamisohjeiden pohjalta tieto­sisältöjen kategorisointi, jonka avulla luokitellaan minimilaskun tietosisältö ja kaksi laajempaa kategoriaa sekä näiden tietosisällöt.
– Määriteltiin erilaisten yritysten laskun tietosisältöjen tarpeet ja luotiin sen mukaisesti kategoriat.
– Kategorioissa siirtyvät välttämättömät ja riittävät tiedot laskuttajan ja laskutettavan välillä.
– Kategorisointi liittyy kiinteästi verkkolaskuosoitteistoon ja testauspalveluun, jotka kaikki yhdessä takaavat tietosisältöjen yhdenmukaisen välityksen ja käsittelyn ja vähentävät tarvittavaa asiakaskohtaista testausta.
3. Verkkolaskutukseen liittyvien ohjeistusten ja oppaiden päivittäminen sekä ajantasaistaminen.
– Käytiin läpi olemassa olevat ohjeet ja oppaat verkkolaskutuksesta.
– Analysoitiin ohjeiden ja oppaiden sisältö ja päätettiin, mitkä niistä kannattaa päivittää.
– Todettiin tarve Verkkolaskufoorumi-sivuston uusimiseen. Tavoitteena tehokkaampi sisällöntuotanto ja sivujen päivittämisen ja saatavuuden helpottaminen.
4. Olemassa olevan verkkolaskuosoitteiston kehittäminen. Määriteltiin tulevaisuuden tarpeet ja tarvittavat toiminnalliset muutokset.
– Käytiin läpi nykyinen verkkolaskuosoitteiston toiminta ja siihen liittyvät kehitysehdotukset.
– Todettiin kehittämissuunnat ja luotiin toiminnallinen määrittely kehitykselle.
– Tärkeimpinä kehityskohteina ovat
• lisätoiminnot, joiden kautta yritykset voivat itse päivittää ja ylläpitää omia tietojaan
• luodaan mahdollisuus rakentaa konsernirakenteita ja suora integraatio taloushallinnon ohjelmistojen kanssa
• muiden sähköisten liikesanomien hallinta, esimerkiksi tarjouspyyntö, tarjous, tilaus, tilausvahvistus, toimitusilmoitus, lähete
• käyttöliittymän kehittäminen selkeämmäksi ja käyttäjäystävälliseksi
• Web Service -rajapintojen rakentaminen päivittämiseen ja tietojen noutamiseen
• mahdollisuus tallentaa ulkomaalaisia osoitteita
• verkkolaskuosoite-käytännön selkeyttäminen.
5. Verkkolaskutukselle testauspalvelu.
– Määriteltiin tarvittavan testauspalvelun sisältö ja testauksen toiminnallisuus.
– Tavoitteena luoda ohjelmistotaloille verkkolaskutuksen testauspaikka, jossa voi testata ohjelmistoa ennen sen asennusta asiakkaalle.
– Tehostetaan laskutusprosesseja vähentämällä sano­mien käsittelyssä tapahtuvia virhetilanteita.
– Keskitetty testauspalvelu tuo sanomamääritykset kaikkien saataville samansisältöisenä yhdessä palvelussa.
6. Nykyisen sopimuskäytännön kehittäminen.
– Määriteltiin nykyinen sopimuskäytäntö eri osapuolten välillä ja tehtiin sen pohjalta kehityssuunnitelma tarvittavista muutoksista nykyiseen käytäntöön.
Hankkeen tuloksina todettiin tarpeita:
– Sopimuskäytäntöjen selkeyttämisessä ja käyttöönoton helpottamisessa. Apukeinoja tulee luoda uusille käyttäjille verkkolaskutuksen tehokkaampaan ja helpompaan hyödyntämiseen.
– Eri toimijoiden vastuita tulee selkeyttää.
– Välittäjäpalveluiden vertailua tulee helpottaa.
– Tarvitaan tarkempaa määrittelyä välittäjien ja käyttäjien välisiin kuittauksiin.

Tämän ensimmäisen ison projektin tuloksena saatiin verkkolaskun kehittämiseen tarvittavat määrittelyt ja projektin seuraavalle vaiheelle materiaalit, joilla osaprojektit viedään loppuun asti. Projektin aikana moni asia myös ”kirkastui” osapuolille, ja yhteistyön tiivistämiselle on tarvetta.

Arjen tietoyhteiskunta

Toinen iso merkittävä hanke oli Arjen tietoyhteiskunnan neuvottelukunnan asettama sähköisen laskutuksen työryhmän selvitystyö, joka löytyy osoitteesta www.arjentietoyhteiskunta.fi.

Työryhmässä oli mukana laaja joukko toimijoita, joilla ei ollut omaa taloudellista intressiä verkkolaskutuksessa, vaan he kykenivät käsittelemään asioita puolueettomasti.

Ryhmä kuunteli työn aikana useita eri tahoja ja muodosti kokonaiskuvaa verkkolaskutuksen tilasta Suomessa sekä siihen liittyviä ongelmia ja kehitystarpeita.

Kipukohdista nousi seitsemän selkeätä kehittämiskohdetta:
1. palveluntarjoajien yhteentoimivuuden parantaminen
2. kuluttajien tarpeet
3. käytön tukeminen
4. pk-yritysten tarpeet
5. viestintä
6. kokonaisuuden koordinointi
7. kansainvälinen kehitys.

Työryhmän yksimielisenä kantana oli, että Suomessa pitää olla yksi tekijä, joka koordinoi kehitystä. Tähän tehtävään työryhmä ehdotti TIEKEn Verkkolaskufoorumia, joka ottikin ohjausryhmänsä päätöksellä vastuulleen tehtäviä. Lisätietoa on saatavissa osoitteesta www.tieke.fi/liiketoimintapalvelut/verkkolaskufoorumi/.

Myös kansainvälinen toiminta on vilkastunut, ja varsinkin EU-komissio on aktiivinen verkkolaskutuksen edistämisessä. Suomi on hyvin mukana kansainvälisessä kehityksessä ja niiden erilaisissa ryhmissä; tämä on tuonut myös vauhtia kansallisen verkkolaskutuksemme kehitykseen sekä vauhdittanut käyttöönottoja.

Erilaisia uusia työkaluja on kehitetty ja niistä merkittävin, verkkolaskufoorumin uusi portaali, avataan vielä syksyn 2009 aikana kokonaisuudessaan. Se tuo tullessaan monia helpottavia asioita ja oikeita työkaluja yritykselle, joka on pohtimassa siirtymistä verkkolaskutukseen. Portaali tarjoaa yrityksille muun muassa mahdollisuuksia jättää tarjouspyyntöjä verkkolaskuvälittäjille, taloushallinnon ohjelmistotaloille tai tilitoimistoille. Tämä selkeyttää yrityksen saamia tarjouksia ja auttaa paremmin ymmärtämään niiden sisältöjä ja vertailemaan eri toimijoiden tarjouksia keskenään.

Portaali auttaa askel askeleelta siirtymistä verkkolaskutukseen. Tietämätönkin yritys voi mennä vähitellen eteenpäin ja saada kaikki tarvittavat tiedot siirtymisestä verkkolaskutukseen.

Lisäksi portaalissa tuodaan selkeästi esille, että verkkolasku on vasta yksi askel kohti pidemmälle automatisoitua tiedonsiirtoa. Muutkin hankintasanomat – kuten tarjouspyyntö, tarjous, tilaus, tilausvahvistus – tulee sähköistää.

Vuosi 2009 on monelta osin ollut verkkolaskutuksen vuosi. Edistys ja kasvu on ollut voimakasta niin kansallisella kuin kansainväliselläkin puolella. Tämä kasvu jatkuu ja kiihtyy mentäessä vuoteen 2010.

Usealla eri osapuolella on niin sanotusti tekemisen meininkiä, ja asioita halutaan viedä vauhdikkaasti eteenpäin. Ongelmia on tunnistettu, ja niiden korjaamiseksi tehdään yhteisesti töitä. Kehitystä on jatkettava ja saatava suomalaiset yritykset sähköiseen tiedonsiirtoon kokonaisvaltaisesti, jotta voidaan varmistaa yritysten verkostojen kautta niiden globaali kilpailukyky.