Vaikuttava talousviestintä johtamisen tukena

Talousjohtamiselta odotetaan yhä voimakkaampaa tukea johtamiseen. Tarkoituksena on tasapainottaa riskinotto ja luovuus sekä ohjeiden ja sääntöjen noudattaminen. Talousviestintä voi olla osa yrityksen kilpailuetua synnyttävää kokonaisjärjestelmää, kun tietoa tuotetaan oikeaan aikaan ja kustannustehokkaasti kohdennettuihin tarkoituksiin. Erityisesti näin on, kun taloushallinnon asiantuntijoiden työajasta yhä suurempi osuus käytetään informaation analysointiin, tulevaisuuden ennakointiin ja päätöksenteon tukeen.

Kehittämiskonsultin roolin tulisi vahventua controllerin tehtävänkuvassa raporttigeneraattorin sijasta. Talousasiantuntijan työajasta suurin osa kohdentuu nykyisin tiedon tuottamiseen, erilaisten raporttien laadintaan ja valvontatehtäviin. Yleisesti koetaan, että tiedon analysointiin, päätöksenteon tukemiseen ja lisäarvopalvelujen tuottamiseen jää liian vähän aikaa. Monissa organisaatioissa taloushallinnon työajan ja tehtävien rakenteiden muuttamiseen on panostettu voimakkaasti viime vuosina (katso kuvio 1).

Taloushallinnon liiketoimintaan orientoituminen

Taloushallinnon roolin muutos edellyttää taloudellisen asiantuntemuksen välittämistä koko organisaatioon, talousprosessien kokonaisvaltaista johtamista, toiminnan kehittämishankkeiden koordinointia sekä strategiseen suunnitteluun osallistumista. Johtamista ja strategista suunnittelua avustavan taloushallinnollisen informaation välittäminen edellyttää talousorganisaatiolta liiketoimintaorientaation vahvistamista ja syventämistä. Taloushallinnon liiketoimintaan orientoitumista tutkimusten mukaan ovat vahventaneet erityisesti seuraavat asiat:

1. Organisointitavat
– päätöksentekotuen hajauttaminen liiketoimintoihin (controllerorganisaatio)
– taloushallinnollisten peruspalvelujen keskittäminen palvelukeskuksiin
– controllerien johtoryhmätyöskentelyyn osallistuminen
2. Relevanttien innovaatioiden käyttöönotto
– johtamisen tuki strategisen johdon laskentatoimen työvälineiden avulla
– innovaatioiden ainutlaatuinen soveltaminen, integroidun johtamisjärjestelmän luominen
3. Tietohallinnon tuki
– toiminnanohjausjärjestelmien mahdollisuuksien monipuolinen hyödyntäminen
4. Henkilöstön osaamisen kehittäminen
– osaamisen johtamis- ja kehittämismallien käyttö taloushallinnossa
– taloushallinto-organisaation kokonaisosaamisen ylläpito yksilöiden osaamispotentiaalia hyödyntämällä
5. Johdon tietotarpeiden huomioon ottaminen ja roolien mallintaminen
– strategisen ja operatiivisen taloushallinnollisen informaation tuottaminen
– aktiivinen osallistuminen liiketoiminnallisiin päätöstilanteisiin
6. Vaikuttava viestintä
– tietojohtamisen edistäminen taloushallinnossa
– organisatorisen oppimisen tukeminen talousviestinnän avulla.

Vaikuttava talousviestintä haastaa johtoa ja avainhenkilöitä ajattelemaan uudella tavalla. Koska periaatteessa kaikki viestit kilpailevat huomioarvosta keskenään, taloushallinnon henkilöstön on saatava viestinsä läpi usean muun viestin muodostamassa kokonaistilanteessa. Tämä edellyttää sitä, että viestin esittämismuotoon panostetaan. Tarvittavan huomion saavuttamiseksi viesti on välillä ilmaistava hätkähdyttävällä, pysähdyttävällä, osuvalla ja ytimekkäällä tavalla. Mieliin painuva esimerkki tästä on onnettomuustutkintakeskuksen seinällä oleva aforismi: ”Jos ajattelet, että turvallisuus on liian kallista, kokeile onnettomuutta.”

Vaikuttava talousviestintä edellyttää myös ydinviestien määrittelyä ja fokuksen valintaa. On parempi saada esimerkiksi kaksi viestiä kunnolla läpi kuin kuusi pinnallisesti tai epäselvästi. Kuukausiraportoinnin kommenttiosuudessa ja johtoryhmälle esittämisessä tulisi keskittyä yhdestä kolmeen pääviestiin, jotka hahmottavat kuukauden kokonaistilanteen ja jättävät halutun mielikuvan. Näiden selkeä ja johdonmukainen esittäminen on tärkeää. Sanomattakin on selvää, että hyvä talousinformaatio on relevanttia, ymmärrettävää, luotettavaa, ajankohtaista ja esitystavaltaan selkeää.

Talousjohtamisen ja controllerien tehtäväkentän muutossuuntia

Strategisen johtamisen tukeminen ja tulostietoisuuden konkretisointi on edellyttänyt monissa yrityksissä taloushallinnon voimakasta kehittämistä, raportointiratkaisujen uudistamista, kustannusjohtamista ja liiketoiminnallisen orientaation vahventamista. Sisäisen talousviestinnän olennaiset haasteet ja kehittämistrendit liittyvät seuraaviin toiminnan osa-alueisiin:
• tulevaisuusorientaation voimistuminen
• yrityksen ulkoympäristön analysointi
• kokonaisvaltainen talousjohtaminen
• verkostoituvan liiketoiminnan tukeminen
• taloushallinto-organisaation uudistaminen
• tietojohtaminen ja henkisen pääoman hallinta

Tulevaisuusorientaation voimistuminen on näkynyt taloushallinnon työssä erityisesti uusien työvälineiden entistä voimakkaampana käyttönä. Tavoitekustannuslaskennan avulla uuden suunniteltavan tuotteen kustannuksia saadaan alennettua kustannustehokkailla tuotedesignin ja tuotantotapojen valinnoilla jo ennen valmistuksen aloittamista. Tämä on erittäin olennaista kovassa kilpailutilanteessa, jotta tuotteen elinkaaren aikaiseen hintaeroosioon pystytään varautumaan.

Toisaalta elinkaarikustannuslaskennan sovellutuksilla yritys pystyy arvioimaan ja johtamaan ennakoivasti tuote- ja asiakasportfolion kannattavuutta, kun jatkuvasti seurataan tuotteiden ja asiakkaiden elinkaarien aikaisten tuottojen ja kustannusten kehittymistä. Rullaavan ennustamisen käyttö on myös entisestään vahvistunut, sillä se edistää organisaation reagointiherkkyyden, kustannustietoisuuden ja joustavuuden kehittämistä.

Taloushallinnon suuntautuminen yhä voimakkaammin yrityksen ulkoympäristön analysointiin on näkynyt kilpailijaseurannan ja Business Intelligence -sovellutusten voimakkaana kasvuna. Operatiivisten parannusten aikaansaamiseksi on tärkeää tuottaa informaatiota paitsi omien myös kilpailijoiden tuotteiden kilpailuasemasta, kustannusrakenteesta ja elinkaaren vaiheista. Kilpailijoiden kilpailustrategioista ja keskeisistä tunnusluvuista tehdyt analyysit ja synteesit tukevat puolestaan strategista suunnittelua tuomalla esille kilpailijoiden valitseman ja tavoitteleman aseman vahvuudet, heikkoudet, uhat ja mahdollisuudet. Kun näihin yhdistää monipuolisen toimintaympäristöä koskevan tiedon, pystyy analysoimaan toimialan kehitystrendejä ja oman yhtiön menestymisen edellytyksiä ja suurimpia haasteita.

Kokonaisvaltaisen talousjohtamisen keskeisin haaste on, kuinka integroida erilaiset taloudellisen johtamisen työvälineet yhtenäiseksi, toimivaksi kokonaisuudeksi. Eri innovaatioiden voimakkaammalla yhteiskäytöllä organisaation toimintaa voidaan parantaa merkittävästi. Esimerkiksi toimintolaskennan kustannusten kohdistamistekijätietoja pystytään hyödyntämään suoritusmittareina sekä yhdistämään molempien tietoja toiminnan suunnitteluun ja budjetointiin.

Taloushallinto-organisaation uudistamisen haasteet koskevat paitsi taloushallinnon organisointia ja controllerin roolin muuttumista myös tietojohtamista ja henkisen pääoman hallintaa. Taloushallinnon perustoimintojen keskittäminen palvelukeskuksiin ja controllerien sijoittaminen liiketoimintaorganisaatioon on taloushallinnon uudistumisen peruslähtökohta. Samalla olennaista on varmistaa, että tieto virtaa avoimesti organisaatiossa vastuualuerajat ylittäen.

Controllerien roolimuutos edellyttää vahvaa liiketoimintaosaamista, analyyttisia ongelmanratkaisutaitoja, kom-munikointi- ja ihmissuhdetaitoja sekä johdon tietotarpeiden ymmärtämistä. Controllerien tehtävissä merkitystään voimakkaimmin ovat kasvattaneet asiakas- ja tuotekannattavuuden laskenta, prosessien kehittäminen, pitkän tähtäyksen strateginen suunnittelu ja suorituksen mittaaminen (ks. kuvio 2).

Taloushallinnon lisäarvoa tuottava toiminta

Controllereilta odotetaan taloudelliseen näkökulmaan pohjautuvia kannanottoja ja näkemystä liiketoiminnallisten ongelmien ratkaisemisessa. Taloushallinnon ammattilaiselta tämä vaatii liiketoimintaosaamista ja näkemyksellistä viestintää. Controllerin tehtäväkenttä on laaja ja vaativa, kuten seuraava luettelo osoittaa:
• Päätöksenteon tukeminen ja päätöksiin osallistuminen
– tulosyksikön johdon tuki taloudellisissa päätöksissä
• reaaliaikaisen informaation tuottaminen ja analysointi
• tulevaisuusorientaatio ja riskianalyysit (ennusteet)
– aktiivinen liiketoiminnan ongelmien esiintuoja
• liiketoiminnan analysointi (keskeisten asioiden esiin nostaminen)
• parhaiden käytäntöjen välittäminen omaan yksikköön (benchmarking)
– operaatioiden suunnittelu ja ratkaisuehdotusten muotoilu
• Taloudellisen asiantuntemuksen välittäminen
– kustannus- ja tulostietoisuuden levittäminen
– rajojen asettaminen, valvonta
– ohjausjärjestelmien kehittäminen
– koulutustehtävät, neuvontapalvelut
– kehittämisideoiden välittäminen päivittäiseen työhön
• Tulosyksikön talousprosessin johtaminen ja sen toimivuuden valvonta
• Toiminnan kehittämishankkeiden koordinointi ja johtaminen (minimissään osallistuminen)
– tietojärjestelmähankinnat (esim. ERP-järjestelmät)
– toimintoanalyysi ja prosessiajattelun levittäminen
– suorituksen mittaamisen kehittäminen (tuloskortti)
– erilaiset projektit (esim. palkitsemisjärjestelmien kehittäminen)
– tuotekehitysprojektien taloudellinen mielekkyys
• Strategiseen suunnitteluun osallistuminen
– skenaariot taloushallinto-organisaation ja yrityksen kehittämisessä
– yksikköjen kustannustehokkaan toiminnan edellytykset
– heikkojen signaalien tunnistaminen.

Talousviestinnän päätehtävänä on tukea arvon tuottamista. Parhaiten tämä toteutuu silloin, kun talousjohtamisen arvonluomistehtävät keskittyvät erityisesti strategioiden ja pitkän tähtäyksen suunnittelun tukemiseen, kilpailijatiedon tuottamiseen, resurssien kohdentamiseen, operatiivisen päätöksenteon ohjaukseen, kustannusjohtamiseen ja -hallintaan sekä toiminnan ohjaamiseen ja suoritusmittaukseen. Taloudellisen ohjauksen tehtävänä on haastaa organisaatiota jatkuvaan parantamiseen ja innovatiiviseen toiminnan kehittämiseen. Näin tasapainotetaan riskinotto ja luovuus sekä yrityksen toimintapolitiikan noudattaminen kannattavan ja kestävän toiminnan aikaansaamiseksi.

Lähteet:

Innes, John (2004) Handbook of management accounting, CIMA.
Järvenpää M. (2002) Johdon laskentatoimen liiketoimintaan suuntautuminen laskentakulttuurisena muutoksena – vertaileva case-tutkimus, Turun kauppakorkeakoulun julkaisuja, sarja A-5: 2002.
Partanen V. (2001) Muuttuva johdon laskentatoimi ja organisatorinen oppiminen, Field-tutkimus laskentahenkilöstön roolin muutoksen ja uusien laskentainnovaatioiden käyttöönoton seurauksista, Turun kauppakorkeakoulun julkaisuja, sarja A-6:2001.
Partanen V. (2007) Talousviestintä johtamisen tukena, Talentum.
Siegel G., Sorensen J. & Richtermeyer S. (2003) Becoming a business partner, Strategic Finance, October, p. 37–41.