Uusi hanke vauhdittamaan verkkolaskun käyttöönottoa

Aikaisemmista verkkolaskukampanjoista poiketen hankkeessa keskitytään tuottamaan ruohonjuuritason tietoa sitä tarvitseville. Materiaalin syntyyn ovat vaikuttaneet todelliset ongelmatilanteet, joihin yritykset ovat törmänneet sähköisen laskutuksen parissa. Taloushallintoliiton IT-asiantuntijaryhmän vetäjä ja Hawcon Oy:n toimitusjohtaja Vuokko Mäkinen pitää konkreettisesti vastaan tulleita ongelmia hyvänä lähtökohtana toiminnan kehittämiselle sekä tarvittavalle ohjeistukselle.

– Osa verkkolaskun parantamistarpeista kohdistuu operaattoreiden toimintaan. Toisaalta myös verkkolaskuohjelmia valmistavilla IT-yrityksillä on paljon skarpattavaa. Omalta osaltamme haluamme tarjota pk-yrityksille yksinkertaisia ohjeita verkkolaskun käyttöönottoon.

Ohessa on listattuna hankkeen valmisteluvaiheessa esille tulleita, verkkolaskun käyttämiseen liittyviä ongelmia.

1 Laskun minimitiedot

Verkkolaskun ideana on hyödyntää sen sisältöä käsittelyn eri vaiheissa. Tämä edellyttää verkkolaskulta standardin mukaista sisällöllistä rakennetta, jota ei tällä hetkellä täysin noudateta. Pahimmassa tapauksessa kaikki laskun tiedot eivät välity vastaanottajalle. Laskulle on saatava yhtenäinen rakenne, jossa on määritelty minimitiedot sekä yhtenäiset nimitykset tiedoille ja sisällöille.

2 Sähköiset ja tulostettavat laskukuvat

Verkkolaskuista tietokoneen näytöille tai printtiversioihin päätyvät näkymät ovat erilaisia. Tiedot voivat määrittyä eri paikkoihin, mikä hankaloittaa laskun tietojen käsittelyä. Sekavista ulkoasuista päästään siirtymällä käyttämään yhtenäisiä tyyliohjeita.

3 Verkkolaskuterminologia

Verkkolaskumaailmassa puhutaan omaa slangiaan, joka pitää avata käyttäjille. Termien kirjava käyttö on johtanut siihen, ettei laskuttaja voi tietää, mikä tieto viittaa mihinkin verkkolaskun kenttään. Standardiohjeiston puuttuminen vaikeuttaa verkkolaskujen sähköistä käsittelyä. Siksi termien sisällöt ja niiden sijainnit on vakioitava.

4 Välitystoiminta

Verkkolaskujen välitystoimintaa harjoittavat sekä operaattorit että pankit. Laskujen kulkeminen edellyttää laskuttajalta verkkolaskuosoitteiden käyttöä. Niihin liittyvä käytäntö on kuitenkin kirjavaa. Yhden yrityksen verkkolaskut kulkevat helposti perille yhdellä osoitteella, toinen taas saattaa tarvita useampia tietoja ja kolmannen kohdalla verkkolaskut eivät välity perille ollenkaan. Tilanteen selkiyttämiseksi tarvitaan yhteinen suositus siitä, miten verkkolaskuosoitteet pitää ilmoittaa.

5 Verkkolaskuosoitteisto

Verkkolaskuosoitteita joudutaan tällä hetkellä hankkimaan ja tiedottamaan puhelimitse ja kirjeitse. Paras verkkolaskuosoitteiden rekisteri löytyy osoitteesta tieke.fi, mutta sen tiedot ovat puutteellisia ja vanhentuneita. Ajantasainen verkkolaskuosoitteiden rekisteri vähentäisi turhaa yhteydenpitoa verkkolaskua käyttävien yritysten välillä. Ongelmana on, että uuden rekisterin rakentaminen on kallis hanke. Myös osoitteiston sijaintipaikasta ja vastuutahosta pitäisi päättää.

6 Virhepalautteet

Verkkolaskun perillemeno voi kärsiä esimerkiksi väärästä verkkolaskuosoitteesta tai vastaanottajan järjestelmän tunnistamattomasta sopimusnumerosta. Näissä tapauksissa lähettäjä saa tiedon epäonnistuneesta perillemenosta välittäjien virhepalauteketjun kautta. Informaatio laskutusprosessin alkupäässä tapahtuneesta virheestä tulee yleensä nopeasti. Mitä pidemmälle lasku on prosessissa ehtinyt, sitä kauemmin virhepalautteen saaminen kestää. Operaattorit lähettävät palautteet automaattisesti, mutta ne on itse haettava pankin järjestelmästä. Käytettävästä lähetysohjelmasta riippuen palaute tulee joko selkokielisenä tai vaikeasti luettavassa XML-muodossa. Kyse on verkkolaskuohjelman ominaisuudesta, jonka parantamiseksi tarvitaan ohjelmistokehittäjien toimenpiteitä.

7 Tunnistautuminen

Verkkolaskutuksessa tunnistautuminen on tärkeää, sillä sen avulla voidaan välttyä mahdollisilta huijauslaskuilta. Joidenkin operaattoreiden osalta sopimuksen tekevän yrityksen tietoja ei varmisteta virallisista rekistereistä. Isoilla yrityksillä on usein omat verkkolaskujen vastaanottojärjestelmät, jotka hyväksyvät vain järjestelmään etukäteen luotujen vastaanottajien lähettämät laskut. Tilanne on ongelmallinen pk-yritysten kannalta, sillä niillä ei ole resursseja vastaanottojärjestelmien ylläpitämiseen.

8 Operaattori- ja pankkisopimukset

Operaattorin kanssa tehty verkkolaskusopimus ei takaa laskujen ongelmatonta kulkua. Kaikilla välittäjillä ei nimittäin ole keskinäisiä välityssopimuksia. Tällöin lasku ei etene esimerkiksi pankilta toiselle operaattorille. Verkkolaskun läpimenon varmistamiseksi tarvitaan voimassaoleva taulukko, josta käy ilmi eri välittäjäyhdistelmien toimivuudet. Tällöin laskuttaja voi ennakoida tilanteen hyvissä ajoin.

9 Verkkolaskuohjelmien testaus

Verkkolaskutuksessa käytettäviä ohjelmia ei testata systemaattisesti. Tähän tulisi kuitenkin pyrkiä ohjelmia valmistavien yritysten toimesta. Näin voitaisiin varmistua ohjelmien teknisestä toimivuudesta sekä niiden tuottaman sisällön yhteneväisyydestä. Laskutusohjelmaa valitessa verkkolaskuttajien pitäisi tiedustella ohjelmien valmistajilta heidän tuotteidensa testauksista.

10 Välitysmaksut

Oman operaattorin kanssa sovittujen välitysmaksujen lisäksi yritys voi saada lisälaskun esimerkiksi toisen välittäjän verkkolaskulle tekemästä konversiosta. Operaattorin hinnastosta tulisi käydä ilmi kaikki verkkolaskutukseen liittyvät välitysmaksut. Yrityksen on saatava etukäteen tieto mahdollisista ylimääräisistä kustannuksista.

11 Liitetiedostojen välitys

Verkkolaskujen yhteydessä halutaan toisinaan välittää esimerkiksi tunti- tai lähetyslistan kaltaisia liitetiedostoja. Formaattisyistä johtuen näiden lähettäminen pankkien kautta ei toistaiseksi onnistu. Uudet tekniikat ja standardit saattavat jatkossa mahdollistaa myös laskutiedoston sisällä välitettävät liitteet. Mahdollisuuksia tutkitaan parhaillaan.