Pyörtääkö sähköinen taloushallinto?

Pystytkö syömään kokonaisen hirven? Et varmaankaan yhdeltä istumalta, mutta pieninä paloina voit onnistua. Samanlaisella pitkäjänteisellä asenteella kannattaa tilitoimiston suhtautua taloushallinnon sähköistämiseen. Sähköinen taloushallinto on laaja kokonaisuus, jonka sulattelu normaalin päivittäisen toiminnan ohella vaatii aikaa ja intoa.

Tässä artikkelissa esitellään käytännössä jo toimivaa tilitoimiston toimintamallia sellaisesta taloushallinnosta, jossa asiakkaan työ minimoidaan, uudelleentallennukset minimoidaan ja vuosiaineisto arkistoidaan CD:lle. Painopiste on ostolaskujen sähköisessä käsittelyssä. Jokainen tilitoimisto joutuu tietysti itse kehittelemään oman ”hirvisoppareseptinsä” omista lähtökohdistaan.

Monissa tilitoimistoissa ajatellaan yhä ottaa taloushallinnon uudet sähköiset toimintamallit toteutuslistalle vasta sitten, kun verkkolaskut ovat riittävästi yleistyneet. Puhelimen vuonna 1849 keksineellä italialaisella Antonio Meuccilla lienee ollut samantyyppinen motivaatio-ongelma, kun puheluiden vastaanottajia ei ollut. Onneksi vuonna 1876 amerikkalainen Alexander Graham Bell keksi saman laitteen uudelleen ja markkinat ymmärsivät lähteä käyntiin. Kun tilitoimistot hoitavat suurta osaa Suomen pk-yritysten taloushallinnosta, olisi luontevaa, että tilitoimistot olisivat innokkaasti luomassa verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen liittyvää uutta toimintaa.

Selvitysten mukaan verkkolaskujen osuus Suomessa on kehittynyt seuraavasti: vuonna 2002 0,5 %, 2003 3 %, 2004 5 %. Loppuvuonna 2006 erilaiset pk-yritykset saivat kuitenkin jo keskimäärin 17 % osto- ja kululaskuistaan verkkolaskuina (Tietokauha Oy, Kauhajoki). Ne olivat pääosin suurten yritysten lähettämiä laskuja.

Tilitoimistot tienhaarassa

Tilitoimisto voi nykytekniikalla sähköistää toimintaansa mm. pankkitiliotteiden ja -tapahtumien noudon, valvontailmoitusten, veroilmoitusten ja raporttien lähettämisen sekä palkanmaksujen ja palkkojen vuosi-ilmoitusten lähettämisen osalta. Nämä sähköistykset eivät kuitenkaan isommin kajoa asiakkaan ja tilitoimiston yhteistyön perinteiseen toimintamalliin, joka perustuu paperimuodossa olevan kuukausiaineiston käsittelemiseen jälkikäteen. Asiakasyrityksen ja tilitoimiston yhteistyön ytimenä on yhä kuukausimappi, jonka mekanismin kirskunan toivotaan inspiroivan taloushallinnon ammattilaiset päivä päivältä uljaampiin saavutuksiin.

Ohjelmistomyyjät käyttävät usein reskontraohjelmistojen myyntiargumenttina tilitoimistokulujen putoamista murto-osaan. Yllätys ei olisi, jos myyntitykit nyt alkaisivat ”miinoittaa” tilitoimistojen asiakaskenttää sähköisillä kokonaisratkaisuilla sähköisine arkistoineen. Mikä on tilitoimistojen tulevaisuuden rooli tällaisen järjestelmän hankkineiden asiakkaiden osalta?

Tilitoimistoväestä voisi tulla esitilintarkastajien ammattikunta, jolla on käyttäjätunnukset asiakasyritystensä kymmeniin erilaisiin sähköisiin järjestelmiin. Heidän tehtävänään olisi paikkailla yritysten osaamisvajeita ja ratkoa erilaisten järjestelmien ongelmatilanteita.

Tämä skenaario syö pohjaa tilitoimistojen omien järjestelmien kehittämistyöltä, jolla pyritään luomaan kustannustehokkaita toimintatapoja taloushallintoon. Tilitoimistot ovat tienhaarassa, ryhtyäkö ammattiauttajaksi vai taloushallinnon kokonaispalvelua tarjoavaksi yritykseksi.

Muutosvalmiutta

Luonteva aloitus tilitoimiston palvelujen sähköistämiselle on polkaista käyntiin osto- ja kululaskujen internetpohjainen kierrätys-, hyväksyntä-, maksatus- ja arkistointipalvelu. Tilitoimisto voi myös ryhtyä asiakkaan verkkolaskujen tuottajaksi, tekniikoita on tarjolla useita. Jos tilitoimisto on tähän asti toiminut kuukausirytmillä vain historiatietojen kirjaajana, siirtyminen päivittäiseen työrytmiin ja ajantasaiseen toimintamalliin on radikaali muutos. Tilitoimistoväeltä edellytetään muutosvalmiutta.

Tilitoimistolla ovat taloushallinnon sähköistämisen vaihtoehtoina mm. investoinnit omiin ohjelmistoihin ja laitteisiin tai asp-palvelumalli. Mitä enemmän toimistossa on asiakkaita ja mitä enemmän on satsattu mm. asiakaskohtaisiin raportointeihin, sitä suurempi kynnys on vaihtaa perusjärjestelmää. Osaamisen, tehokkuuden ja ylläpitokustannusten kannalta ei ole mielekästä ylläpitää monta eri järjestelmää.

Sekin vaihtoehto on olemassa, että sähköisessä kierrätysjärjestelmässä alettaisiin käsitellä vain verkko-ostolaskut. Jotta sähköisestä arkistosta saadaan alusta asti maksimihyöty, myös paperilaskut kannattaa skannata tiedostoiksi samaan tietojärjestelmään. Vaihtoehtoja ovat paperilaskujen ohjaaminen jollekin skannauspalveluyritykselle tai tilitoimistoon tai se, että asiakasyritykset skannaavat itse omat laskunsa. Skannattujen ostolaskujen perustiedot on tallennettava järjestelmään manuaalisesti tai tulkkausohjelmistoja käyttäen.

Uusia toimintamalleja

Ohjelmistojen hankintakustannukset ovat vain pieni osa uusien toimintatapojen käyttöönottokustannuksista. Suuri osa kustannuksista syntyy järjestelmän käyttöönottoon ja testaukseen liittyvästä toimiston oman väen työstä. Ohjelmistokoulutuksella voidaan nopeuttaa oppimisprosessia, mutta sekin tietysti maksaa. Lopullinen oppiminen tapahtuu kantapään kautta. Tilitoimiston oman taloushallinnon siirtäminen sähköiseen järjestelmään on järkevä tapa ottaa uudet järjestelmät tuotantokäyttöön testaamisen jälkeen.

Ennen ostolaskujen sähköisen palvelun markkinointikampanjan käynnistämistä tilitoimiston on syytä pohtia uuden toimintamallin mahdollisesti vaatimia työnjakomuutoksia. Eräitä työvaiheita voi olla järkevää keskittää toimistossa tiettyjen henkilöiden työksi. Tilitoimiston varahenkilöjärjestelmä ja lomitusjärjestelmä (tai niiden puute) joutuvat myös aivan uusien haasteiden eteen, kun asiakkaiden ostolaskuja alkaa tulla joka päivä ja ne pitää hoitaa heti kierrätykseen ja maksuun eräpäivänä. Perinteisessä kuukausikirjanpitomallissa mapit voivat lojua hyllyllä viikkotolkulla, kunnes oma kirjanpitäjä palaa töihin. Ostolaskujen sähköinen järjestelmä mahdollistaa kirjanpidon raportoinnin nopeutumisen, koska ostoreskontra on joka hetki ajan tasalla.

Sähköisen ostolaskujen käsittelypalvelun hinnoitteluun ei ole, eikä varmaankaan tule, yleistä mallia. Työn pilkkoutuminen asiakaskohtaisesti päivittäisiin, hyvin lyhyisiin osatehtäviin, vähentänee tuntilaskutuksen käyttökelpoisuutta. Kiinteä kuukausihinta, kappalehinta tai näiden yhdistelmä ovat eräitä vaihtoehtoja. Uuden palvelun hinnoittelu on vaikeaa alkuvaiheessa, kun toiminnan vaatimasta kokonaisajankäytöstä ei ole vielä paljon kokemusta. Ei pidä unohtaa myöskään investointien ja kehitystyöpanosten osuutta hinnoittelussa. Jos koet riittämättömyyden tunnetta palvelujen hinnoitteluasiassa, voit hankkia iltalukemistoksi vaikkapa Christian Grönroosin tai Jorma Sipilän kirjoja.

Osto- ja kululaskujen sähköisen käsittelyjärjestelmän käyttöönotto syventää entisestään tilitoimiston ja asiakkaan välistä yhteistyötä. Tilitoimistoasiakkuuden taustalla oleva luottamussuhde on hyvä perusta uuden palvelun markkinoinnille. Nähtäväksi jää, onko tilitoimistoväestä uusien sähköisten palvelujen aktiiviseksi markkinoijaksi, vai täytyykö asiakkaiden vaatimalla vaatia näitä uusia palveluita.

Viime vuosina on alettu pitää itsestäänselvyytenä, että automaatio syö tilitoimistotyötä. Ostolaskujen sähköinen käsittelyjärjestelmä on tässä suhteessa poikkeus. Internetiä ja nopeita yhteyksiä hyödyntäen se mahdollistaa asiakasyritysten konttorityön siirtämistä tilitoimistotyöksi. Automatisointi- ja sarjatyömahdollisuuksien sekä investointien keskittämisen ansiosta toimistotyötä pystytään tekemään tilitoimistossa kustannustehokkaammin kuin yksittäisissä yrityksissä.

Palvelut kehittyvät

Se, että yritykset yhtenäisten standardien puuttuessa tarvitsevat väliinsä operaattoreita verkkolaskujen välittämisessä toisilleen, aiheuttaa jonkin verran kustannuksia. Eri operaattoreiden palveluissa on suuria eroja, mistä johtuen tilitoimistoilla on suuri työ selvittää, mikä palvelu täyttää omat tarpeet. Palvelujen tekniset yksityiskohdat kehittyvät jatkuvasti, joten ajan tasalla olevat palveluselosteet ovat harvinaisia. Tilitoimistoväki ja muut sähköisen taloushallinnon käyttöönottajat voivat olla ostajina muutenkin haasteellisia, koska he eivät välttämättä vielä tiedä, haluavatko he ostaa moottoripyörän vai Karibian risteilyn.

Nykyinen operaattorijärjestelmä on kuitenkin käytännössä se tämän päivän järjestelmä, joka näyttää mahdollistavan verkkolaskutuksen ja ostolaskujen sähköisen käsittelyn yleistymisen nopeasti myös pk-yrityksissä. Markkinatalous pitänee huolta kustannustehokkaiden järjestelmien kehittymisestä.

Sähköinen taloushallinto ei siis ole tulossa – se on jo tullut. Tuskin se pyörtää. Sähköistämisen huumassa on silti syytä aina muistaa, että taloushallinnon sähköiset toimintatavat ovat vain osa hyvää tilitoimistopalvelua. Automaatiolla ei koskaan pystytä korvaamaan taloushallinnon ammattilaisen asiantuntevaa henkilökohtaista palvelua.