Pk-yrittäjän ja tilitoimiston yhteistyö – minkälaisia ongelmia saattaa esiintyä?

Yrittäjä joutuu tilitoimiston valinnan eteen perustaessaan yritystä tai vaihtaessaan tilitoimistoa. Toimiston vaihtaminen johtuu usein siitä, että yrityksessä on tavalla tai toisella oltu tyytymättömiä entisen tili­toimiston toimintaan ja yrittäjä haluaa löytää toimiston, jonka palvelun laatu olisi edellistä toimistoa parempi. 

Jokainen yrittäjä luonnollisesti haluaa löytää pätevän ja asiantuntevan tilitoimiston. Osa yrittäjistä haluaa varmistua laadusta valitsemalla auktorisoidun toimiston, osa taas valitsee toimiston muilla kriteereillä. Tavanomaista on, että yrittäjä kyselee suosituksia eri toimistoista sellaisilta tahoilta, joihin hän itse luottaa. Tilitoimiston valinta on siten monesta seikasta kiinni ja usein melko sattumanvaraistakin.

Kun tilitoimisto on valittu, eräs tärkeimmistä asioista on laatia toimeksiantosopimus asiakkaan ja tilitoimiston välillä. Toimeksiantosopimuksen tärkeimpiä asioita on sopia ­selkeästi osapuolten keskinäisestä vastuunjaosta. Nyt kun sähköinen taloushallinto on tullut laajasti osaksi yrittäjän ja tilitoimiston välistä toimintaa, vastuunjako korostuu, koska myös asiakasyritys saattaa tehdä virheitä. Toimeksianto­sopimuksessa täytyy sopia monista muistakin asiakkaan ja toimiston välisistä asioista, jolloin turhat kiistat saadaan karsittua. Näistä mainittakoon erityisesti aikataulukysymykset, jotka saattavat aiheuttaa monenlaista kitkaa asiakasyrityksen ja tilitoimiston välillä.

Sähköinen taloushallinto

Tämän päivän sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen, että asiakasyritys voi itse hoitaa osto- ja myyntireskontra­kirjanpidon ja tiliöidä laskut. Tavoitteena on toiminnan tehostaminen niin, että paperisia tositteita tai tulosteita ei enää lähetetä tilitoimistoon, vaan tieto siirtyy asiakasyrityksestä sähköisesti eteenpäin yhtiön varsinaiseen tilitoimistossa pidettävään kirjanpitoon ja aina tilinpäätöksiin ja viranomaisilmoituksiin saakka.

Asiakasyrityksessä tehtävissä tiliöinnissä tai reskontran ylläpidossa voi tapahtua kuitenkin monenlaisia virheitä, joita tilitoimisto joutuu korjailemaan, jos virheet siellä havaitaan. Tehdessään kirjanpitoa ja viranomaisilmoituksia asiakasyrityksessä laaditun tiedon perusteella tilitoimiston tulee olla huolellinen ja tarkkaavainen.

Esimerkiksi ostolaskuja on saatettu tiliöidä väärille alv-tileille ja tilitoimisto tällä perusteella laatii arvonlisävero­ilmoitukset ja myöhemmin virheellisyyksistä rangaistaan maksuilla.  Juuri tällaisissa tapauksissa toimeksiannon vastuujakosopimukset ovat tärkeitä. Tilitoimiston ja asiakkaan näkemykset vastuusta kun saattavat olla kovastikin erilaisia tällaisissa tapauksissa. 

Oikeat tiedot oikeaan aikaan

Edellä esitetyn esimerkin lisäksi on monia muitakin tietoja, joiden oikea välittyminen tilitoimistoon on välttämätöntä. Voidakseen laatia ilmoitukset tilitoimiston tulee saada asiakkaaltaan oikeat ja riittävät tiedot esimerkiksi EU-ostoista ja -myynneistä, EU-palveluostoista ja -myynneistä, rakentamispalvelun käännetyn arvonlisämenettelyn soveltamisesta jne.

Arvonlisävero- ja ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksujen kausi-ilmoitukset ja työnantajan vuosi-ilmoitukset edellyttävät oikeita tietoja sekä oikea-aikaisuutta ilmoitusten jättämisessä ja maksujen suorittamisessa. Näissä tai niihin liittyvissä maksuissa olevat virheet paljastuvat yleensä nopeasti myös asiakkaalle ja ne herättävät asiakkaassa helposti tyytymättömyyttä, vaikka virheen alkulähde olisikin asiakasyrityksen antamassa informaatiossa. Tilitoimiston tarkkaavaisuus virheellisten tietojen havaitsemisessa on tärkeää asiakkaan ja tilitoimiston yhteistyön jatkuvuudelle.

Yrittäjän vaihtaessa tilitoimistosta toiseen, on välttämätöntä, että edellisestä tilitoimistosta saadaan oikein laadittu tase sekä yksityiskohtaiset tase-erittelyt. Näin ei aina tapahdu ja silloin kirjanpidon jatkuvuus on vaarassa. Erityisesti taseen siirtosaamisten ja siirtovelkojen sekä muiden saamisten ja velkojen eriin saattaa sisältyä ongelmallisia saldoja kirjanpidon jatkamisen kannalta. Esimerkkinä mainittakoon tapaus, jossa siirtosaamisissa oli suurehko selvittelytilin saldo ja ilmeisesti monelta vuodelta kertyneenä.

Asiakasyrityksen ja asiakkaan välisten suhteiden kannalta vaarallisia ovat tilitoimiston tekemät piilevät virheet, jotka tulevat ilmi pitkän ajan kuluessa, esimerkiksi vasta verotarkas­tuksen yhteydessä. Tällaisia virheitä voi syntyä juoksevassa kirjanpidossa, tilinpäätöksen laadinnassa tai veroilmoituksen täyttämisessä.  Näistä virheistä voi aiheutua suuriakin lisä­veroja ja veronkorotuksia.

Virheet ja vastuu

Seuraavassa on esitetty esimerkkejä tilinpäätökseen ja kirjan­pitoon sisältyvistä virheistä, joita yrittäjän itse on vaikea havaita. Vastuu tällaisista tilinpäätöksen laadintaan liittyvistä virheellisyyksistä on pääasiallisesti tilitoimistolla. Mahdollinen tilintarkastaja toimii usein tilitoimiston laadun varmistajana juuri tällaisissa tilinpäätöksen sisältöön ja verotus­kysymyksiin liittyvissä mahdollisissa virheellisyyksissä. Osa pakollisen tilintarkastusvelvollisuuden rajojen alle jäävistä yrityksistä käyttää edelleen tilintarkastajaa ja edellä mainittu tilintarkastajan rooli on varmasti yksi syy vapaaehtoiseen tilintarkastukseen.

Veroilmoituksissa tehdyt virheet paljastuvat usein jo verovalmistelun aikana, mutta pienetkin inhimilliset virheet, esimerkiksi väärälle riville tehdyt merkinnät, saattavat joskus aiheuttaa ongelmia verottajan, yhtiön ja tilitoimiston välisessä toiminnassa. Verotarkastusten yhteydessä voi sitten paljastua vakavampia virheitä ja silloin sanktiotkin ovat suurempia.

Tilitoimiston laatimassa tilinpäätöksessä voi esiintyä kirjan­pitoasetuksen tuloslaskelma- ja tasekaavojen käyttämisessä kohdistusvirheitä. Tuloslaskelmassa esimerkiksi liike­vaihdon sisältö tai liiketoiminnan muiden tuottojen ja satunnaisten tuottojen rajanveto voivat olla väärin ymmärrettyjä. Taseessa pitkä- ja lyhytaikaisten erien ryhmittely voi olla virheellinen tai siirtovelkojen ja muiden lyhytaikaisten velkojen ryhmittelyssä voi olla horjuvuutta. Tällaiset kohdistusvirheet eivät kuitenkaan yleensä aiheuta veronkorotuksia tai muita maksuja, mutta heikentävät tilinpäätöksen antamaa kuvaa yrityksen tuloksen muodostumisesta ja talou­dellisesta asemasta.

Tase-erien osalta ongelmia voi esiintyä esimerkiksi osakkeiden kirjaamiskäytännössä. Pörssiosakkeet voivat olla yrityksen toiminnan luonteesta riippuen pysyvien vastaavien sijoituksia, vaihto-omaisuutta tai vaihtuvien vastaavien rahoitus­omaisuusosakkeita. Osakkeiden kirjanpito- ja verotuskäsittely on riippuvainen siitä, mihin näistä tase-eristä osakkeet katsotaan kuuluvaksi. Esimerkiksi osakkeiden arvonalennusten kirjaaminen on pakollista silloin, kun osakkeet ovat joko vaihto- tai rahoitusomaisuutta. Tilitoimiston tulee informoida asiakasta valitun kirjaamisvalinnan vaikutuksesta verokohteluun.

Asiakkaan vastuut

Tilinpäätöksen jaksotuksissa saattaa esiintyä virheellisyyttä. Usein jaksotusvirheet ovat suuruudeltaan vähäisiä, jolloin ne eivät ole olennaisia tilinpäätöksen oikeellisuuden kannalta, mutta olennaiset jaksotusvirheet voivat aiheuttaa veroluonteisia kustannuksia. 

Kehittämismenoja saadaan aktivoida vain silloin, kun työ- ja elinkeinoministeriön asettamat tiukat edellytykset täyttyvät. Väärin perustein aktivoidut kehittämismenot parantavat yrityksen tulosta perusteettomasti ja antavat väärän kuvan yrityksen taloudellisesta asemasta.

Rakennusten osalta rajanveto perusparannusten ja vuosi­korjausten välillä voi olla olennainen kysymys tuloksen ja verotuksen suhteen. Verottajan myöhemmin tekemä päätös pitää tilitoimiston vuosikorjaukseksi katsomaa erää rakennuksen hankintamenona aiheuttaa jälkiverotusseuraamuksia.

Osatuloutuksessa oikealla tulojen ja menojen jaksottamisella on suuri merkitys siihen, antaako yrityksen tilinpäätös oikean kuvan sen tuloksesta. Virheelliset jaksotukset voivat johtaa liian hyvään tulokseen ja se johtaa liian suureen osingonjakoon ja verojen ennenaikaiseen maksamiseen.

Vaihto-omaisuus on erä, jonka oikeasta kirjanpitokäsittelystä yrittäjä itse on vastuullinen. Hänen on suoritettava varastojensa inventointi ja arvostus itse, kirjanpitäjä ei voi näitä toimenpiteitä yrittäjän puolesta tehdä. Myös keskeneräisen tuotannon perustana oleva kustannuslaskenta on toteutettava asiakasyrityslähtöisesti, vaikka se teknisesti tilitoimistossa toteutettaisiinkin. Aina nämä vaihto-omaisuuteen liittyvät inventoinnit ja arvostukset eivät ole erityisen luotettavia. Tilitoimiston on kuitenkin laadittava tilinpäätös, ja on selvitettävä kuka on vastuussa, jos epäluotettavan varasto­inventaarin käyttämisestä seuraa ongelmia.

Myynti- ja ostoreskontrakirjanpidossa saattaa syntyä ongelmatilanteita riippumatta siitä tehdäänkö ne asiakasyrityksessä vai tilitoimistossa.  Reskontrissa joudutaan tekemään usein erilaisia laskuihin ja suorituksiin liittyviä kor­jauksia. Jos asiakas on tehnyt reskontrat, korjaukset eivät aina välity tilitoimistolle ja näin reskontran saldot eivät täsmää kirjanpitoon. On tärkeää, että reskontrat täsmäytetään kirjanpitoon kuukausittain, jolloin erot reskontran ja kirjanpidon välillä on vielä helppo selvittää.

Jos erot ovat jääneet selvittämättä pidemmältä ajanjaksolta, niin silloin on aikaansaatu paljon aikaa ja vaivaa vaativia reskontran selvitysprojekteja. Tällaisessa tilanteessa saattaa syntyä vastuunjako-ongelmia asiakasyrityksen ja tilitoimiston välillä. Kuka maksaa selvitystyöstä aiheutuneet kustannukset?

Myyntisaamisten osalta täytyy muistaa, että myyntisaamiset kirjataan todennäköiseen arvoonsa ja mahdolliset luottotappiot tai arvonalennukset tulee kirjata sekä myynti­reskontraan että kirjanpitoon. Koska luottotappioiksi kirjattujen erien perintää yleensä halutaan edelleen jatkaa, se täytyy tehdä erikseen niin, että reskontrasaldot edelleen täsmäävät kirjanpitosaldojen kanssa. 

Omistajien nostot

Taseen siirtosaamiset ja siirtovelat ovat sellaisia kirjaamispaikkoja, joihin saatetaan kirjata epäselviä tai muuten ”piilotettavia” eriä. Esimerkkeinä mainittakoon lähipiirilainojen tunnusmerkit täyttäviä osakkaiden rahanostoja, saamisia omistajien lähipiiriyhtiöiltä, epävarmoja saamisia henkilökunnalta tai muilta yhtiöiltä, aktivointikelvottomia mainos- yms. kuluja, selvittelytilien saldoja jne. Tämäntyyppiset erät ovat sellaisia, jotka tilitoimiston tulisi selvittää ja kirjata ne oikeaan paikkaan sen sijaan, että ongelmat siirretään tällä kirjaamistavalla seuraavilla tilikausilla ratkaistavaksi.

Omistajien nostot yhtiön pankkitililtä ovat tunnetun, ennakkopäätöksiä tuottaneen tapauksen johdosta merkittävä ongelma tilitoimistolle. Kirjanpitäjä ei voi tehdä olettamuksia nostettujen rahojen käytöstä, vaan hänen täytyy selvittää kirjaamisperuste yrittäjän kanssa. Siltä osin, kun osakkaiden nostot katsotaan osakaslainoiksi, tulee tilitoimiston tehdä kalenterivuosittain vuosi-ilmoitus näistä lainasaamista niiden verottamista varten. Jos tämä jää tekemättä, tulee asia­kasyrityksen osakkaille ylimääräisiä veroseuraamuksia.

Tilitoimiston on tilinpäätöstä laatiessaan tunnistettava onko kyseessä kirjanpitolain mukainen pieni vai suuri kirjan­pitovelvollinen. Jos yhtiö täyttää suuren yhtiön kriteerit, sen täytyy laatia toimintakertomus, rahoituslaskelma ja laajemmat liitetiedot. Suuren yhtiön tulee laatia myös konsernitilinpäätös konsernin edellytysten täyttyessä. Konsernitilinpäätöksen laadinta voi tulla kyseeseen pienemmissäkin yhtiöissä, jos emoyhtiö jakaa osinkoja. Tämäntyyppisten erityisammatti­taitoa vaativien tehtävien osaaminen on osa tilitoimiston palvelun laatua, jota asiakasyritys voi hyvällä syyllä odottaa tilitoimistolta.

Pk-yrittäjällä on edellä esitetyllä tavalla monenlaisia mahdollisuuksia erehtyä tilintoimiston valinnassa. Keinoja tämän päätöksen onnistumisen varmistamiseksi ei ole juuri muuta kuin artikkelin alussa mainituilla tavoilla pyrkiä varmistumaan tilitoimiston laadusta. Huolellinen perehtyminen
asiaan kyllä auttaa ja hyvän toimeksiantosopimuksen tekeminen valitun toimiston kanssa on kullan arvoista.