Paperilaskulla ei mitään tulevaisuutta

Verkkopankkijärjestelmän isänäkin tunnettu johtaja Bo Harald on tämän vuoden alkupuolelta lähtien johtanut EU-komission asettamaa asiantuntijaryhmää, jonka pyrkimyksenä on edistää ja vauhdittaa e-laskujärjestelmän käyttöönottoa koko Euroopan alueella. Työryhmän tavoitteena on, että vuoteen 2012 mennessä valtaosa yrityksistä ja hyvin suuri osa yksityishenkilöistä käyttää maksuliikenteessään ainoastaan sähköistä laskutusjärjestelmää.

– Paperilaskulla ei ole mitään tulevaisuutta, Harald tiivistääkin asiantuntijaryhmän näkemyksen.

Hän kertoo, että Euroopassa on kova tahto ja tarve toteuttaa elektroninen laskutus mahdollisimman nopeasti osana tänä vuonna käynnistynyttä SEPA (yhtenäinen euromaksu alue – Single Euro Payment Area) -kehitystä.

– SEPAsta ei saada kannattavaa investointia ilman elektronisen laskutuksen käyttöönottoa, Harald mainitsee.

Tämän ja niin sanotun Lissabonin agendan tuottavuustavoitteiden saavuttamiseksi komissio perusti Haraldin johtaman asiantuntijaryhmän, johon kuuluu 30 jäsentä. Ryhmälle on annettu korkea asema, ja sillä on suuret valtuudet antaa suosituksia sekä saada muutosesityksiään läpi. Konkreettisesti työryhmä pyrkii poistamaan rajoja ylittävän verkkolaskutuksen kehityksen esteitä muun muassa lainsäädännön ja verotuksen alueelta sekä luomaan mahdollisimman käyttökelpoista standardia ja verkostoa koko Eurooppaan. Kokonaisuus huomioiden ryhmän suurimpana haasteena on teknisten ongelmien sijaan ihmisten asenteiden muuttaminen, mind setting, joka Haraldin mukaan tosin on jo saatu hyvään alkuun Euroopassa.

Suomessa kehitys on hyvästä alusta huolimatta hidasta.

– Meillä on syytä katsoa itseämme peiliin. Ei kovin helposti innostuvan asenteemme takia olemme menettäneet johtoasemamme tietoyhteiskunnassa.

Esimerkiksi internetin alkuvuosina, 1990-luvun keskivaiheilla Suomi oli vielä selkeästi ykkönen maailman tieto-yhteiskuntakehityksessä. Tuolloin Suomessa oli asukaslukuun nähden eniten internet-yhteyksiä. Kiitos tästä kuului 1982 alkaneille verkkopankkipalveluille. Sen jälkeen asema on menetetty, mikä Haraldin mielestä on häpeällistä.

– Se on saatavissa takaisin, jos vain haluamme. Kyse on tahtoasiasta, Harald heittää pallon suomalaisille yrityksille ja yksityishenkilöille ja jatkaa:

– Elektroninen laskutus on tietoyhteiskunnassa keskeisin seuraava askel, koska se koskettaa jokaikistä kansalaista ja usein sen avulla voi oppia ottamaan seuraavia askeleita portaissa kohti reaaliaikaista taloutta. Lähes 85 prosenttia kuluttajista käyttää jo verkkopankkia ja yrityksistä 100. Lisäksi e-laskupalvelua voi saada Itellan tarjoamana.

Kustannuksia ja työvoimapulaa

Euroopan unionissa yleiseen asennemuutokseen pyritään vaikuttamaan tuomalla esiin näkökulmia, joita Bo Harald nimittää viideksi megaluokan syyksi. Ykkösenä nousee esiin raha. EU on laskenut, että pelkästään käsittelykustannuksissa säästettäisiin 238 miljardia euroa vuodessa, jos kaikki siirtyisivät verkkolaskutuksen käyttöön. EACT (European Association for Corporate Treasures) päätyi omissa laskelmissaan jopa 243 miljardiin, ja EK arvioi Suomen yritysten välisen laskutuksen maksavan 2,8 miljardia euroa vuodessa.

Toinen ja Haraldin mukaan Euroopan tuottavuuden kannalta vielä tärkeämpikin syy on väestökehitys. 2020-luvun alussa Euroopassa on 35 miljoonaa työntekijää vähemmän kuin tällä hetkellä ja vuonna 2050 määrä on laskenut jo 130 miljoonalla.

– Miten jäljellä olevat työntekijät pystyvät tekemään näiden 35 miljoonan ihmisen työt? Harald kysyy ja vastaa heti:

– Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki ylimääräinen syöttö- ja paperinpyöritystyö on automatisoitava ja siten pitkälti eliminoitava.

Tähän työhön on Haraldin mukaan ryhdyttävä heti, eikä vasta sitten, kun odotettavissa oleva työvoimapula todella iskee.

– Jos haluamme, että Eurooppa on jatkossa vahvempi, on talousprosessien rationointi erittäin tärkeää.

Ympäristön suojelua

Verkkolaskutuksella pystytään vaikuttamaan myös ympäristön kuormituksen pienenemiseen. Vuosittain paperisten laskujen käsittelyyn kuluu esimerkiksi 400 000 tonnia paperia, 2 700 tonnia mustetta, 160 miljoonaa litraa öljyä ja 15 miljoonaa puuta. Lisäksi Euroopan kaikki 28 miljardia laskua kuormittavat ilmaa 2 800 000 hiilidioksiditonnilla vuodessa. Tämä kaikki vähenisi, jos mahdollisimman moni vaihtaisi laskunmaksukäytäntöjään.

Neljättä syytä luetellessaan Harald muistuttaa, että verkkolaskutus ei ole mikään itsetarkoitus tai pääteasema vaan se on askelma kohti jatkoinnovaatioita ja reaaliaikaista taloutta.

– Viimeisessä megaluokan syyssä on kyse oppimisesta, Harald sanoo ja lisää, ettei enää ole varaa opetella asioita just in case, jos niitä joskus sattuisi tarvitsemaan. On siirryttävä just in time -malliin, jossa opitaan tekemällä.

Läpinäkyvä hinnoittelu kuluttajan etuna

Lueteltuaan kaikki viisi megaluokan syytä Harald siirtyy miettimään, mitä olisi tehtävä asioiden parantamiseksi. Hän muistuttaa, että jokaisella meistä on kaksi roolia, yksityisminä ja työminä. Molemmissa rooleissa toimiessamme kyse on silti aina samasta henkilöstä.

– Mitä ihmisasiakas yhdessä roolissa oppii, sen osaa myös työroolissa, esimerkiksi elektronisia laskuja voi vastaanottaa ja hyväksyä kodin lisäksi myös töissä.

– EU:ssa ja myös Suomessa olemme sitä mieltä, että jokaisen pitäisi henkilökohtaisesti vaatia kaikilta laskuttajilta elektronista laskua.

Harald muistuttaa, että pelkästään Suomessa kuluttajille menevät paperilaskut aiheuttavat käsittely- ja materiaalikuluja vuosittain arviolta noin 400 miljoonaa euroa. Tämän summan maksavat viime kädessä kuluttajat.

– Mutta tiedämmekö me, että maksamme 400 miljoonaa turhasta, kun sama asia voisi olla tuon summan halvempi? Harald kysyy.

Hän uskookin, että jos jokaisen paperisen laskun yhteydessä ilmoitettaisiin konkreettisesti se summa, joka kuluttajalta tuon laskun maksamisesta veloitetaan, voisi verkkolaskun käyttöönotto nopeutua huomattavasti. Esimerkiksi pankkien kuluja pystyttiin aikanaan pudottamaan 1,7 miljardia, kun tiskin yli maksamiselle asetettiin sen todellisuudessa aiheuttama hinta. Samalla tavalla muovipussien käyttäminen väheni, kun niille laitettiin hinta ja shekkien käyttö loppui yössä niiden tultua maksulliseksi.

– Isokaan porkkana ei – niin valitettavaa kuin se onkin – käytännössä toimi. Pienikin lisämaksu kalliimmasta käytännöstä toimii ällistyttävän hyvin ja on siksi yleisessä käytössä muissa Pohjoismaissa ja muuallakin.

Julkisen sektorin mallilla

Euroopan Unionin alueella monet valtiot ovat lähteneet edistämään elektronisen laskun asiaa. Tanskan valtio ei ole vastaanottanut muita kuin verkkolaskuja vuodesta 2005 lähtien ja Suomessa sama käytäntö alkaa vuoden 2009 lopussa. Jos yritys siis aikoo käydä kauppaa Suomen valtiosektorin kanssa, sillä on tuon ajankohdan jälkeen kaksi vaihtoehtoa: e-lasku tai ei-lasku.

Myös jotkut suomalaiset yritykset ovat siirtyneet samaan järjestelmään. Nordeassa päätös tehtiin kolme vuotta sitten, TietoEnatorilla viime vuonna ja Lindströmillä tänä vuonna. Kaupunkisektorilta esimerkiksi Tampereen kaupunki on jo jonkin aikaa ollut suunnannäyttäjänä.

Bo Harald myöntää, että tässä tilanteessa moni pienyrittäjä saattaa joutua paniikkiin siitä, miten paljon hänen on investoitava e-laskun käyttöönottoon.

– Nolla senttiä, kuuluu vastaus.

Myöskään IT-taitojen puutetta ei Haraldin mukaan tarvitse pelätä. Riittää, kun osaa täyttää lomakkeen tietokoneella.

– Suomesta ei enää taida löytyä yhtään yritystä, jolla ei olisi internetiä käytössä, Harald lisää vielä.

Sopimusvalmius ja sormet

Suomessa on tämänhetkisten tilastojen mukaan noin 220 000 yritystä, joista 110 000–120 000 on liittynyt e-laskutuksen sopimuskantaan.

– Liikkeelle lähtöön ei tarvita muuta kuin sopimusvalmiutta ja sormet, Harald naurahtaakin ja sanoo, että sama järjestelmä toimii sekä yritysten välisessä maksuliikenteessä että yrityksen ja kuluttajan välisessä maksuliikenteessä.

Tämän järjestelmän käyttöönotto on kuitenkin tapahtunut Haraldista aivan liian hitaasti.

– Suomessa kuvitellaan, että olemme Nokian takia hirveän hyviä kaikessa ja että verkkopankkitoiminnan edistyksellisyyden vuoksi kaikki muukin on edistyksellistä. Olemme kuitenkin menettäneet etumatkaamme.

Väärin säädettyjä lakeja

– Asiantuntijaryhmämme tärkein tehtävä on siis asenteiden muuttaminen kaikissa Euroopan maissa. Siinä rinnan poistamme tietenkin teknisiä esteitä, Bo Harald toteaa.

Hän sanoo, että joissakin maissa on säädetty EU:n direktiiveistä poikkeavia lakeja. Näiden lakien vuoksi kyseisissä maissa joudutaan käyttämään teknologiaa, jota on erittäin vaikea toteuttaa.

– Nämä niin sanotut qualified signatures -allekirjoitukset eivät tuo mukaan mitään sellaista, mitä tarvittaisiin ja aiheuttavat vain todella suuria lisäkustannuksia.

Qualified signature -tekniikkaa voisi sinänsä perustella niin sanotulla drunken sailor -skenariolla, jossa laskut kulkevat humalaisen merimiehen tapaan pitkin avointa internetiä, ennen kuin löytävät ehjinä perille.

Harald muistuttaa kuitenkin, että avointa internetiä ei e-laskutuksessa juurikaan käytetä ja siksi lainsäädäntöä ei tulisi tehdä tällaisen kauhuskenaarion perusteella.

– Meillä on asiantuntijaryhmässä täysin yhteneväinen kanta: Kunnon välineillä tehty verkkolasku tulee aina hyväksyä, jos sen tekijä on kirjautunut sisään luotettavasti eikä viesti ole muuttunut matkalla. Siihen ei tarvita enää erillistä allekirjoitusta, joka sitäpaitsi aina murtuu, kun usein joudutaan muuntamaan formaatteja. Voi kyllä kysyä, toimiiko tämä kaunis teoria edes teoriana.

SEPAn tavoitteena on myös päästä tilanteeseen, jossa yksi pankkitili riittää Euroopassa.

– Eurooppa on siis yksi maa maksuliikenteen osalta. Ei ole esitetty mitään hyvää syytä, miksi se ei voisi olla samalla tavalla yksi maa laskuliikenteenkin osalta. Maksu- ja laskuliikenteen jo osittaisestakin yhdistämisestä syntyy Euroopalle tosi isoja skaalaetuja.

Verkoston luominen

EU:n asettaman asiantuntijaryhmän tavoitteena on, että verkkolaskujärjestelmästä ei tehtäisi pelkkää maksuliikebisnes -kysymystä, vaan ratkaisevan tärkeää on, että mukana ovat sekä perinteiset e-laskutoimijat että pankit. Tällaiselle verkostolle täytyy luoda oma sääntökirjansa esimerkiksi asiakkaiden tunnistamisesta ja kulujen oikeudenmukaisesta korvaamisesta.

Lisäksi tarvitaan yhteiset standardit, jotka kelpaavat sekä pienille että suurille yrityksille.

– Nyt on pakko nähdä kokonaisuus, eli jokainen ei voi vaatia erilaista formaattia tai mitä mielikuvituksellisempia tietokenttiä, jotka lähtevät omista tarpeista.

– Tarvitaan riittävän sofistikoitunut perusstandardi pohjaksi, Harald toteaa ja mainitsee muun muassa Suomessa kehitetyn Finvoice-standardin hyvänä pohjana kansainväliselle standardointityölle.