Palveluiden ulkoistamissopimukset

Ulkoistettavia toimintoja ovat perinteisesti olleet yritysten tietyt tukipalvelut, kuten toimitilat, siivous, ravintolatoiminta sekä vartiointi. Toisena ulkoistettavien toimintojen ryhmänä ovat olleet yrityksen ydintoimintoihin kiinteästi liittyvät toiminnot. Näihin voidaan lukea taloushallinto, jossa ulkoistaminen on perinteisesti koskenut kirjanpitoa ja perintää. Henkilöstöhallinnon puolella on ulkoistaminen kohdistunut palkanlaskentaan, työhönottoon ja koulutukseen. Myös vuokratyövoiman käyttö yrityksissä lisääntyy jatkuvasti. Logistiikan osalta ollaan puolestaan ulkoistettu mm. varastointia ja kuljetuksia. Viime aikoina on ulkoistaminen yhä laajemmassa määrin kohdistunut yritysten ydintoimintoihin, kuten myyntiin, markkinointiin, asiakashallintaan ja tuotantoon. Esimerkiksi tuotannon osalta on alihankintaa esiintynyt jo pitkään, mutta nykyään saatetaan ulkoistaa koko tuotanto.

Ulkoistamisen avulla yritys pyrkii tuloksensa maksimointiin. Tarkoituksena on saada joustoa liiketoimintaan ja kilpailuttamalla esimerkiksi palvelujen tuottajia saatetaan tuotantokustannuksissa päästä huomattavaan säästöön. Toisaalta ulkoistaminen mahdollistaa yrityksen keskittymisen ydinliiketoimintaansa. Kehittymällä siinä markkinajohtajaksi yritys voi usein suurtuotannon eduilla ja erityisosaamisellaan maksimoida tuloksensa.

Ulkoistaminen voidaan toteuttaa usealla eri tavalla. Perinteinen tapa on ollut ostaa ulkoistettavat palvelut joltain ulkopuoliselta yritykseltä. Mahdollista on myös yhtiöittää jokin liiketoiminnan osa-alue ja ostaa palvelut uudelta yhtiöltä. Tarvittaessa tämä uusi yhtiö voidaan myös myydä jollekin kyseisen toimialan yritykselle. Kolmantena vaihtoehtona on myydä jokin yrityksen liiketoiminnan osa-alue suoraan ulkopuoliselle yritykselle ja ostaa palvelut tältä.

Toteutettiinpa ulkoistaminen millä tavalla tahansa, aina on mahdollista, että tavoitettuja hyötyjä ei saavutetakaan. Joissain tilanteissa syy tähän on siinä, että valittu ulkoistamisstrategia on yksinkertaisesti ollut väärä. Toisaalta tilanne saattaa olla sellainen, että valittu strategia sinänsä on oikea, mutta ulkoistaminen on toteutettu väärällä tavalla. Ulkoistaessaan laajempia toimintoja yrityksen tulee aina tehdä riittävät riskianalyysit sekä varautua organisaation sisäiseen muutosvastarintaan. Lisäksi keskeiseksi seikaksi muodostuu riskienhallinta, jossa tärkeässä roolissa ovat ulkoistamiseen liittyvät sopimukset.

Kun yritys itse huolehtii toiminnoistaan, voidaan yritysjohdon päätöksellä nopeasti muuttaa toimintaa yrityksen sisällä. Jos toiminto sen sijaan on ulkoistettu, ei yritysjohdolla ole yksipuolista käskyvaltaa palvelun tuottajaa kohtaan, vaan oikeussuhdetta arvioidaan sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla yritysten välisen sopimuksen perusteella. Näin ollen ulkoistamista toteutettaessa on ensiarvoisen tärkeää tehdä sopimukset yrityksen kannalta tarkoituksenmukaisesti. Väärin tehdyt sopimukset saattavat tavoitellun jouston ja kustannussäästöjen sijaan tuoda entistä jäykempiä rakenteita ja suurempia kustannuksia yritykselle.

Sopimuksen syntymiseen asti on osapuolilla mahdollisuus neuvotteluissa pyrkiä vaikuttamaan sopimusehtojen sisällön muovaamiseksi omalta kannaltaan mahdollisimman edullisiksi. Mikäli neuvotteluissa ei päästä riittävään yhteisymmärrykseen, voidaan sopimus jättää kokonaan tekemättä. Sen sijaan sopimuksen tekemisen jälkeen on voimassa oikeudessamme vallitseva sopimussidonnaisuuden periaate. Tällä tarkoitetaan sitä, että toinen osapuoli ei ilman sopimukseen otettua ehtoa voi yksipuolisesti muuttaa sopimuksen sisältöä eikä myöskään yksipuolisesti irtaantua sopimussuhteesta. Näin ollen yrityksen kannalta ratkaisevaa on, kuinka se toimii ennen sopimuksen tekemistä. Siinä vaiheessa voidaan turvata omat edut sopimussuhteen ajalle. Kun sopimus on tehty, ei taitavinkaan asianajaja pysty välttämättä auttamaan yritystä irti raskaista sopimusvelvoitteista.

Sopimuksen syntyminen

Lähtökohta Suomen sopimusoikeudessa on, että sopimus syntyy tarjouksesta ja siihen annetusta hyväksyvästä vastauksesta. Kun toinen osapuoli tekee toiselle tarjouksen, aiheutuu hänelle tarjoussidonnaisuus. Toisin sanoen tarjouksen tekijä on jo sidottu mahdolliseen sopimukseen ja tarjouksen saajalla on ikään kuin optio hyväksyä tarjous ja saada aikaan sopimussuhde niin halutessaan. Tämä sopimuksen syntymekanismi on lähtökohta myös tehtäessä ulkoistamissopimuksia.

Maassamme vallitsee sopimusten osalta muotovapaus. Tämä tarkoittaa sitä, että sopimukset voidaan tehdä osapuolten valitsemassa muodossa, jollei laissa ole erikseen asetettu sopimukselle muotomääräystä. Tällainen muotomääräys on mm. kiinteistönkaupan osalta, se pitää tehdä kirjallisesti ja hankkia kauppakirjaan julkisen kaupanvahvistajan vahvistus. Yleensä liikejuridisille sopimuksille ei ole säädetty erityistä muotoa. Tämä tarkoittaa sitä, että suullisesti tehty sopimus on juridisesti yhtä sitova kuin kirjallinen sopimus. Sopimus saattaa syntyä myös konkludenttisesti eli hiljaisesti siten, että osapuolet ilman sen selkeämpiä tahdonilmaisuja rupeavat yhdessä toimimaan tietyllä tavalla.

Vaikka suullisten ja konkludenttisten sopimusten sitovuus on samanlainen kuin kirjallisesti tehtyjen sopimusten, muodostuu edellisten osalta usein ongelmaksi sopimuksen sisällön määrittely sekä tarvittaessa sen todistaminen riitatilanteessa. Tämän vuoksi on suositeltavaa, että ulkoistamissopimukset, jotka ovat yleensä melko laajoja ja pitkäaikaisia, pyrittäisiin saattamaan kirjalliseen muotoon. Tämä voidaan toteuttaa joko niin, että suullisen sopimuksen tekemisen jälkeen joko vahvistuskirjeessä tai sopimusasiakirjassa todetaan syntyneen sopimuksen sisältö. Toisaalta jo sopimusneuvottelujen alussa voidaan yhdessä sopia, että sopimus syntyy vasta silloin, kun kirjallinen sopimusasiakirja allekirjoitetaan. Tällöin siis poiketaan lain pääsäännöstä sopimuksen syntymisen osalta. Menettely on suositeltava erityisesti tilanteissa, joissa sopimuksen tekeminen vaatii paljon neuvotteluja ja kirjeenvaihtoa osapuolten välillä. Muussa tapauksessa on vaarana, että neuvottelukumppani vastoin toisen osapuolen käsitystä tulkitsee jonkin kirjeen tarjoukseksi, joka sitoo vastapuolta. Ääritapauksissa tällaisen erimielisyyden selvittely saattaa jättää oikeussuhteen avoimeksi pitkäksi aikaa.

Toimintojen ulkoistamisprosessi vaatii usein laajoja neuvotteluja ja kartoituksia sopijaosapuolilta. Sopimusneuvottelujen käyminen ei kuitenkaan sinällään velvoita osapuolia mihinkään. Kumpi tahansa osapuoli voi pääsääntöisesti syytä ilmoittamatta katkaista sopimusneuvottelut huomatessaan, ettei niiden jatkaminen ole tarkoituksenmukaista. Tällöin saattaa osapuolten välillä nousta riidan aiheeksi neuvotteluprosessin aikana syntyneet kulut. Lähtökohtaisesti kumpikin osapuoli saa vastata itse neuvottelujen aiheuttamista kuluista. Tämän vuoksi on tarkoituksenmukaista, että osapuolet ennen merkittävien kulujen uhraamista neuvotteluprosessin aikana, sopivat kuinka kuluvastuu jaetaan siinä tapauksessa, että neuvottelut eivät johda sopimukseen.

Sopimussuhteen sisältö

Sopimuksen sisältö on koko sopimussuhteen perusta. On kuitenkin otettava huomioon, ettei edes hyvin tehty sopimus turvaa yritystä, jollei sopimuskumppanilla ole vastuunkantokykyä. Näin ollen sopimuskumppanin tutkiminen tulee aina kuulua sopimuksentekoprosessiin, kun kyseessä on yrityksen kannalta merkittävä sopimus. Lisäksi on usein syytä sopimusehdoissa edellyttää, että palvelun tarjoaja ottaa sopimuksessa määrätyn tietyn suuruisen vastuuvakuutuksen. Näin erityisesti silloin, kun palvelun tarjoaja saattaa huolimattomalla toiminnalla aiheuttaa merkittävää vahinkoa. Tämä on tilanne usein esimerkiksi silloin, kun palvelun tarjoaja toimii sopimuskumppanin tehdasalueella.

Sopimusasiakirjaan kirjatut ehdot määrittävät ensisijassa sopimussuhteen ehdot. Toisaalta myös osapuolten sopimussuhteen aikana noudattamalla käytännöllä on merkitystä, koska käytäntö menee lain tahdonvaltaisten säännösten edelle. Huomattavaa on myös, että vaikka sopimus olisi tehty kirjallisesti, voidaan sitä sopimusvapauden periaatteen mukaisesti muuttaa myös suullisesti tai jopa vain noudattamalla sopimusehdoista poikkeavaa käytäntöä. Osapuolten välille saattaakin helposti syntyä erimielisyyttä tällaisissa tilanteissa. Tämän vuoksi kirjallisesti tehtyyn sopimukseen kannattaa monesti kirjata ehto, jonka mukaan muutokset sopimukseen tulee tehdä kirjallisesti ollakseen päteviä.

Yrityksessä ei riitä, että sopimuksia tekevä henkilökunta on saanut koulutusta sopimusjuridiikasta. Hyvin tehdyt sopimukset saattavat jäädä monelta osin vaille merkitystä, jollei myös sopimusten täyttämistä valvova henkilökunta tunne lain pääperiaatteita. Sopimusjuridiikassa on säännöksiä, joiden nojalla passiivisuus johtaa oikeuden menetyksiin. Selkeimmin tämä tulee esille reklamaatiosäännösten yhteydessä. Jollei sopimusosapuoli reklamoi silloin, kun hänellä on siihen velvollisuus, menettää hän mahdollisuuden vedota oikeuksiinsa. Näin ollen sopimuksen täyttämistä valvovien henkilöiden tulee olla selvillä sopimusehdoista ja reklamaationormeista, jotta he osaavat oikeaan aikaan reagoida esimerkiksi palvelun tarjoajan virheeseen.

Sopimusehdoista

Tärkein sopimusehto ulkoistamissopimuksessa on sopimuksen kohde. Siinä määritellään ostettavat palvelut ja niiden laatu. Ostettavat palvelut kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti, jotta vältetään riidat sopimussuhteen kestäessä. Sopimusten sitovuuden periaatteesta johtuen ostaja ei sopimuksen syntymisen jälkeen voi yksipuoleisesti muuttaa ostetun palvelun laatua. Vaikka palvelun toimittaja suostuisikin muuttamaan suorituksensa laajuutta tai laatua sopimussuhteen kestäessä, saattaa muutoksesta aiheutua suuria kuluja. Mikäli palvelun suorittamisen tuloksena syntyy uutta tietoa, tulee sopimukseen ottaa määräykset siitä, missä laajuudessa kullakin sopijaosapuolella on oikeus myöhemmin käyttää hyväksi syntynyttä tietoa ja kumpi osapuoli tiedon omistaa.

Sovittaessa ostettavan palvelun laajuudesta ja laadusta, tulee huomiota kiinnittää myös hinnoitteluun. Mikäli kyseessä on laskutusjaksoittain veloitettava palvelu on tärkeää sopia, mitä kuuluu perushintaan. Lisäksi kannattaa sopia siitä, onko palvelun toimittaja velvollinen suorittamaan lisäpalveluja ostajan vaatimuksesta sekä näiden lisäpalvelujen laskutusperuste. Tässä vaiheessa sovitaan myös maksuehto, eli kantaa on otettava mm. siihen, onko ostajan suoritettava ennakkomaksuja palvelun suorittajalle. Mikäli ennakkomaksuista sovitaan tulee ostajan harkita, edellyttääkö se palvelun suorittajalta vakuutta, esimerkiksi pankkitakausta ennakkomaksujen vakuudeksi. Muussa tapauksessa ostaja saattaa menettää suorittamansa ennakkomaksut palvelun suorittajan konkurssitilanteessa.

Pitkäaikaisia sopimuksia tehtäessä on mietittävä, miten sopimuksessa turvataan mahdollisuus korottaa tarjottavien palvelujen hintoja. Mikäli palvelujen tarjoaja ei varaa itselleen mahdollisuutta hintojen tarkistamiseen saattaa, hintojen nostaminen sopimussuhteen aikana muodostua ongelmalliseksi. Toisaalta palveluja hankkivan yrityksen edun mukaista on varata oikeus sopimuksesta irtaantumiseen, kun vastapuoli nostaa hintoja. Tämä irtisanomismahdollisuus edesauttaa sitä, että palvelun suorittaja pyrkii maltillisiin hinnantarkistuksiin sopimusehtojen rajoissa.

Pitkäaikaisen sopimuksen irtisanomismahdollisuus pitäisi aina pyrkiä turvaamaan sopimusehdoin. Vaikka sopimus tekohetkellä vaikuttaisi yrityksen kannalta hyvin edulliselta, saattaa se tosiasiassa muodostua taakaksi, jollei sopimuksesta pystytä irtaantumaan tarvittaessa. Tuotantokustannusten optimointi saattaa edellyttää, että aika ajoin kilpailutetaan mahdolliset palvelun tarjoajat, jolloin aiempi sopimus pitää olla irtisanottavissa. Mikäli sopimuksessa ei ole lainkaan irtisanomisehtoa, saattaa siitä irtaantuminen aiheuttaa pitkäaikaisen oikeusprosessin ja mahdollisesti vahingonkorvausvelvollisuuden sopimuskumppania kohtaan.

Sopimusriskiä pyritään hallitsemaan erilaisilla vastuunrajoituslausekkeilla, joita sopimuksiin sisällytetään. Niiden muotoilussa tulee olla tarkkana, sillä vastuunrajoituslausekkeita on oikeuskäytännössä perinteisesti tulkittu suppeasti. Toisin sanoen seikan, johon vedotaan vastuusta vapautumisperusteena, tulee selkeästi olla vastuunrajoituslausekkeessa mainittu. Mikäli vastuunrajoituksen soveltumisesta kyseiseen tilanteeseen on epäselvyyttä, ei siihen voi vedota. Lisäksi vastuunrajoituslausekkeet sisältyvät usein vakiosopimusehtoihin. Oikeuskäytännössä kehittyneen tulkintaperiaatteen mukaisesti niitä tulkitaan silloin epäselvissä tapauksissa vakioehtojen laatijan vahingoksi, kuten muitakin vakioehtojen määräyksiä.

Ulkoistamissopimukset ovat usein varsin monimutkaisia ja niihin liittyy huomattava määrä sopimusjuridisia näkökohtia, joita ei tässä artikkelissa pysty tuomaan esiin. Kuten kaikessa liiketoiminnassa, myös ulkoistettaessa palveluja juridiikka on vain tekninen apuväline toteuttaa oikeassa muodossa liiketaloudellisin perustein tehdyt yrityksen strategiset ratkaisut. Mikäli tätä ei tehdä oikein, saattaa siitä seurata yritykselle huomattavia kuluja, jotka ylittävät ulkoistamisesta saatavan hyödyn.

Toimialasta riippumatta kaikkien liike-elämässä toimivien henkilöiden ammattitaitoon kuuluu perustiedot sopimusjuridiikasta. Tällöin asioita ei kuitenkaan katsota lainsäätäjän näkökulmasta, vaan juridiikka kytketään osaksi liiketaloudellista päätöksentekoa yksittäisen yrityksen näkökulmasta. Tällaista sopimusjuridista koulutusta on mm. Helsingin kauppakorkeakoulussa viime vuosina lisätty ekonomintutkinnossa. Lisäksi myös yritykset ovat viimeisen kymmenen vuoden aikana selvästi lisänneet henkilökuntansa koulutusta sopimusjuridiikasta. Oman asemansa turvaaminen arvoketjussa sisällyttämällä sopimuksiin yrityksen kannalta tarpeelliset suojalausekkeet on noussut keskeiseksi strategiseksi tekijäksi liiketoiminnassa.