Palkkahallinto on tärkeä tilitoimistojen palvelu

Suomen Taloushallintoliitto ry:n jäsentoimistoja on Suomessa noin 700 ja ne hoitavat yli 120 000 suomalaisen yrityksen taloushallintoa ja sen konsultointia. Eri arvioiden mukaan yli 90 % pienyrityksistä käyttää tilitoimistojen palveluja. Yksi tilitoimisto hoitaa keskimäärin 32 yritysasiakkaan palkkahallinnon, (Suomen Taloushallintoliitto ry:n jäsentutkimus 2005). Luku on keskiarvoluku, ja tilitoimisto- ja asiakaskohtaiset vaihtelut saattavat olla suuria.

Tyypillinen tilitoimiston palkkahallinnon asiakas on yritys, jolla on 6 työntekijää. Yksittäisellä yrityksellä ei useinkaan ole organisaatiossa valmiuksia ja resursseja hoitaa palkkahallinto ammattitaitoisesti työsuhteiden alusta loppuun. Silloin kun palkanlaskenta ostetaan tilitoimistolta, määritellään palvelun laajuus aina tapauskohtaisesti kirjallisen toimeksiantosopimuksen avulla.

Palkkahallinnon toimeksiantoon kuuluu seuraavia tehtäviä: palkkojen laskenta ja tarvittaessa maksatus, lakisääteisen palkkakirjanpidon tuottaminen, kuukausi-ilmoitusten ja työnantajan vuosi-ilmoitusten toimittaminen verohallinnolle ja vakuutusyhtiöille sekä palkkatodistuksien ja muiden mahdollisten selvitysten laatiminen. Palkanlaskijan tehtäviin kuuluu myös asiakasyrityksen avustaminen työoikeudellisissa selvityksissä ja ratkaisuissa, palkanlaskenta aloitetaankin usein työntekijän työsopimuksen laatimisella. Voidaan sanoa, että toimeksiantoon saattaa kuulua hyvin laajasti tehtäviä palkanlaskennan perustamisesta aina työsuhteiden päättämiseen saakka. Palkanlaskentaratkaisut ovat aina yrityskohtaisia ja yritysten olosuhteet saattavat poiketa hyvinkin paljon toisistaan.

Yrityksillä on ollut tämän vuoden alusta alkaen mahdollista hoitaa osaa palkkahallinnon toiminnoista valtion ja vakuutusyhtiöiden yhdessä tuottaman ja ylläpitämän palvelun www.palkka.fi –avulla. Palkkoja voidaan sen avulla laskea yrityksille, joilla on keskimäärin 1-5 työntekijää kerrallaan. Kyseessä on tekninen apuväline, joka auttaa mekaanisessa laskemisessa ja viranomaismaksujen hoitamisessa. Lakien ja säädösten soveltaminen ja tulkinta jää edelleenkin ammattitaitoisen palkanlaskijan ja asiakasyrityksen yhdessä tehtäväksi.

Työministeriö on julkaissut maaliskuussa 2006 tutkimuksen Pieni yritys työnantajana (Työhallinnon julkaisu 364/2006). Tutkimuksessa työryhmä selvitti pientyönantajien työoikeudellisen osaamisen ongelma-alueita ja nykyisten neuvontaorganisaatioiden toimivuutta pientyönantajien (alle 10 työntekijää) näkökulmasta Joensuun yliopiston tutkimuksen ja työryhmän omaa puhelinneuvontaa koskevan selvityksen avulla. Työryhmä selvitti myös, miten pientyönantajat hankkivat tietoa ja ratkaisevat käytännössä esille tulleita kysymyksiä ja mahdollisia ongelmia. Tutkimuksen mukaan pienten työnantajien useimmin esittämät kysymykset koskevat palkkaa, vuosilomia, työaikaa sekä työsuhteen solmimista että päättämistä. Tutkimuksen mukaan tärkein tiedonhankintakanava pientyönantajalle työoikeudellisissa asioissa on oma tilitoimisto.

Taloushallintoliiton ensimmäiseen syksyllä 2005 käynnistyneeseen Palkkahallinto tilitoimistossa (PHT) -koulutukseen osallistuu noin 50 palkanlaskijaa. Koulutusohjelma sisältää opiskelijoiden tekemiä etätehtäviä, lähipäiviä ja case -harjoituksen. Koulutusohjelmassa käydään seikkaperäisesti läpi työoikeuteen ja palkkahallintoon liittyvää lainsäädäntöä ja käytäntöjä.

Koulutusohjelma on suunnattu kokemusta omaaville palkanlaskijoille. Lähtökohtana on silloin ollut se, että etätehtävissä ja lähipäivillä keskitytään erityisasioihin ja haasteellisiin kysymyksiin. Koulutusohjelmaa ei voi suorittaa, ellei omaa lähtötietoja ja työkokemusta palkkahallinnosta. Alan säädökset muuttuvat jatkuvasti ja koulutuksessa on voitu päivittää viimeiset tiedot ja säädökset. Koulutusohjelma edellyttää 13 lähiopintopäivää. Koulutusohjelma on jaettu seitsemään eri osioon seuraavasti: johdanto, työsopimuslainsäädäntö, työaikalaki ja vuosilomalaki, työmarkkinat, ennakkoperintä, sosiaalivakuutukset ja raportointi sekä case ja tentti. Koulutusohjelma kestää vuoden ja edellyttää opiskelijoilta omaehtoista työskentelyä lähipäivien välissä sekä itsenäistä valmistautumista tenttiin.

Palkkahallinnon erityispiirteet

Palkkahallinto tilitoimistossa –koulutusohjelma kiinnittää erityistä huomiota tilitoimistossa hoidettavan palkkahallinnon erikoispiirteisiin ja -vaatimuksiin. Ohessa on mainittu joitakin erityisvaatimuksia, joita tilitoimistopalkanlaskennassa esiintyy.

Työoikeus ja työmarkkinat

Työministeriön tutkimuksen mukaan palkanlaskennan vaikeimpina asioina koettiin erityisesti työsopimusten laadintaan ja työsopimuksen päättämiseen liittyvät tilanteet. Pientyönantajat saattavat jopa välttää työntekijän työsuhteen päättämistä työntekijän henkilöön liittyvistä syistä, vaikka itse kokisivat perusteet riittäviksi. Syynä tähän on se, että yrittäjät olettavat erimielisyystilanteissa ja mahdollisessa oikeuskäsittelyssä työnantajan usein häviävän kiistan. Tämän vuoksi oikeudenkäyntejä pyritään yleensä välttämään (Työhallinnon julkaisu 364/2006). Tutkimuksen mukaan myös työmarkkinakysymykset koettiin vaikeiksi. Työmarkkina-asioissa on selvitettävä, toimiiko yritys alalla, jossa on yleissitova työehtosopimus. Yleissitova työehtosopimus ja sen velvoittava vaikutus on usein pienyrittäjille epäselvä. Tähän osioon on ollut myös huomattavan vähän koulutusta saatavissa.

Palkanlaskijan rooli

Ulkoistetussa palkkahallinnossa palkanlaskija toimii asiakasyrityksen toimeksiannosta. Tämä tarkoittaa sitä, että päätökset palkanlaskennan ratkaisuista tehdään asiakasyrityksissä ja asiakasyritykset myös vastaavat lakien ja säädösten tulkinnasta. Palkanlaskijan tulee työssään katsoa asiaa aina työnantajan näkökulmasta, erityisesti tilanteissa, joissa työnantajan ja palkansaajan välillä on ristiriitaa. Palkanlaskijan tulee myös huolellisesti dokumentoida työnsä, jotta asioiden eteneminen ja ratkaisut ovat tarvittaessa jälkeenpäin helposti todennettavissa.

Asiakkaan neuvonta

Tilitoimiston palkanlaskijan tulee pystyä toimimaan asiantuntevasti asiakkaan neuvontatehtävissä. Kuten tutkimuksessa on todettu, on neuvontapalveluiden merkitys asiakkaille hyvin suuri. Asiakaspalvelua tehdään usein tilanteissa, joissa on useita asioita hoidettavana yhtä aikaa ja joissa ongelmat pitää ratkaista nopeasti. Asioita ei voida jättää roikkumaan, koska palkat on maksettava työntekijöille ajallaan. Palkanlaskijalta edellytetään kiiretilanteissa hyvää paineensietokykyä.

Palkkahallinto kirjanpidossa

Palkanlaskijan tulee tietää riittävästi kirjanpidon menetelmistä ja raportoinnista voidakseen tuottaa oikeaa ja riittävää informaatiota kirjanpidon tarpeisiin. Tämä osaaminen korostuu erityisesti tilanteissa, jossa palkanlaskenta on kokonaan eriytetty kirjanpitäjän tehtävistä. Henkilöstökulut ovat yleensä merkittävin erä yrityksen tuloslaskelman kuluista, jopa 50 % liikevaihdosta, joten kulujen oikea laskenta ja oikea-aikaisuus ovat ehdottomia luotettavan taloushallinnon raportoinnin kannalta.

Elinikäinen oppiminen

Palkkahallinto on alue, jossa säädökset muuttuvat jatkuvasti. Jatkuva ja säännöllinen ajantasakoulutus on siten erittäin tärkeää. Myös ajantasaiset tietolähteet ja neuvontapalveluiden saatavuus ovat palkkahallinnon toteuttajalle tärkeitä. Palkanlaskijalta tämä edellyttää kykyä ja halua ylläpitää ja kehittää omaa osaamistaan.

Palkkahallinnon ulkoistaminen

Viime vuosina yhä isommat yritykset ovat ulkoistaneet palkkahallinnon palvelunsa tilitoimistojen tehtäväksi. Nykypäivänä ei ole harvinaista, että jopa useamman sadan henkilön palkkahallinto hoidetaan tilitoimiston toimesta. Kyseessä on tällöin hyvin pitkälle erikoistunut ulkoistamispalvelu, jossa palvelu tuotetaan ammattilaisten toimesta. Tämä asettaa palkkahallinnon osaamiselle ja koulutukselle uusia haasteita, joihin tilitoimistot mielellään vastaavat.