Nivala ulkoisti koko taloushallintonsa

Jos minulta olisi viime keväänä kysytty, lähtisinkö tähän, jos tietäisin mitä on luvassa, olisin vastannut: en ikinä. Mutta nyt vastaan, että en antaisi tätä kokemusta pois, toimitusjohtaja Päivi Nummi Tilitoimisto Arto Marttila Oy:stä sanoo.

Toimitusjohtajan mukaan projektin suurimmat haasteet ovat olleet tiedonkulussa, asenteissa, yhteistyössä ja prosesseissa. Kellään ei ollut aikaisempaa kokemusta vastaavasta eikä ollut mitään, mistä ottaa mallia. Kaikki on tehty ensimmäisen kerran.

Jotain oli tehtävä

Taloushallinnon ulkoistaminen oli kuuma aihe Nivalan kaupungissa useita vuosia. Oli pakko tehostaa ja säästää, kun runsaan 11 000 asukkaan kaupunki oli jo valtion tarkkailulistalla.

Ulkoistamispäätös syntyi vuonna 2009. Rajoitetun hankintamenettelyn kautta kaupunki valitsi lopulta kolme tilitoimistoa finaaliin, jonka voitti oulunsalolaisen Tilitoimisto Arto Marttila Oy:n nivalalainen tytäryhtiö Nivalan Rätinki Oy. Valinnassa painoivat paikallisuus ja korkea laatutaso.

– Lisäksi toivottiin, että joku kaupungin talouspuolen työntekijöistä työllistyisi meille. Kaupungin yt-neuvotteluissa irtisanottiin kymmenen ihmistä, Päivi Nummi kertoo.

Sopimus kaupungin taloushallinnon ulkoistamisesta 4 + 2 vuodeksi allekirjoitettiin heinäkuussa 2010. Kun ensimmäinen vuosi tilinpäätöksineen on saatu käytyä läpi ensi keväänä, koko vuosikierto on kertaalleen tehty.

– Nivalan talouspalvelut tuotetaan meillä nyt viidellä henkilöllä. Jatkossa on tarkoitus pärjätä neljällä tai 3,5:llä henkilöllä, toimitusjohtaja toteaa.

Paperista biteiksi

Yhteistyön käynnistyessä tilitoimisto palkkasi heti syyskuun alussa 2010 yhden julkishallintoon erikoistuneen työntekijän Nivalan Rätingin palvelukseen.

Seuraavaksi tilitoimistoon oli hankittava kuntapuolelle soveltuva talousohjelmisto. Ohjelmistotoimittajaksi valittiin kahdesta mahdollisesta kuntapuolen ohjelmistosta Aditron julkishallinnon ohjelmistot.

– Koska vastaavaa projektia, jossa on mukana ohjelmistotalo, palveluntuottaja ja kunta osittaiskäyttäjänä, ei ollut tehty vielä missään, piti myös ohjelmiston rajapinnat ja käytänteet yksilöidä tarkoitukseen sopiviksi, Päivi Nummi kertoo.

Tilitoimisto ajoi kaupungin järjestelmiä ylös koko syksyn 2010. Urakkana oli siirtyminen kertaheitolla perinteisistä papereista sähköiseen järjestelmään. Tämä merkitsi muun muassa kaupungin atk-järjestelmään kuuluvan noin 600 työntekijän henkilötietojen näppäilemistä manuaalisesti uudelleen.

– Onneksi meillä on ollut hyvät ammattilaiset tekemässä tätä, sillä yllätyksiäkin on sattunut, toimitusjohtaja huokaisee.

– Emme osanneet heti kysyä kaikkea, eivätkä kaupungin työntekijät tienneet kertoa kaikkea. Eivätkä ohjelmistokouluttajatkaan osanneet ottaa esille kaikkea, mitä olisi pitänyt.

Ihmiset sitoutuivat

Päivi Nummi ymmärtää nyt, miksi suurimmat haasteet kohdattiin tiedonkulussa, ihmisten muutosvastarinnassa ja varsinaisen prosessin eteenpäin viemisessä.

– Julkisyhteisössä osaaminen on yleensä sektoroitunutta syvää ja kapeaa. Yhteisö on hierarkinen ja papereita pyöritetään monen pöydän kautta. Yksityisyritysten puolella mutkat on suoristettu ja maailma ihan toinen.

– Isoin asia oli nimenomaan totuttujen prosessien muuttaminen. Jos kaupungissa olisi ollut uskallusta lähteä kehittämään prosesseja heti ja positiivisesti kyseenalaistaa kaupungin sisäistä ohjeistusta, kaikki olisi sujunut nopeammin, Nummi toteaa.

Uuden toimintakulttuurin luominen vei paljon aikaa ja on osin yhä kesken.

– Mutta uuden luominen ei onnistuisi, jos Nivalassa ei olisi projektiin erittäin sitoutuneita henkilöitä. Ilman heidän tietojaan ja tukeaan meillä ei olisi mitään käsitystä siitä, miten kaupungin prosessit toimivat, toimitusjohtaja tunnustaa ja jatkaa:

– He tekevät myös hirvittävän paljon työtä. Osa tästä työstä aiheutuu juuri siitä, että prosessit ovat niin hankalasti ja työläästi järjestettyjä.

Organisaatiossa, jossa vallitsee hallintokunta-ajattelu, on pitänyt kiinnittää paljon huomiota tiedonkulkuun.

– Onneksi monet ovat ottaneet tämän prosessin oikeasti omakseen, Päivi Nummi iloitsee.

Voiton puolella ollaan

Tilitoimisto hoitaa nyt Nivalan kaupungin koko taloushallinnon: palkat, maksuliikenteen, sisäisen ja virallisen raportoinnin, alv-laskelmat, konsernitilinpäätöksen, viralliset tilinpäätökset, talousarvion, sähköisen kierrätyksen ja myyntilaskutuksen tietyiltä osin.

Tämän vuoden alussa kokonaisuuteen liitettiin vähän yllättäen myös seutukunnan maatalouslomitus, mikä avasi tilitoimistolle vielä kokonaan uuden maailman.

Nyt systeemi pyörii Päivi Nummen mielestä melko sujuvasti ja asiat alkavat kulkea niin kuin pitääkin. Palkat ilmoitetaan sähköisesti, ensi vuoden taloussuunnittelu on tehty uuden järjestelmän kautta ja esimiehet pääsevät lukemaan omia raporttejaan sähköisesti.

Osaaminen kasvoi

Kaupungin taloushallinnon onnistunut ulkoistaminen on hanke, johon sisältyy paljon pioneerityötä ja innovatiivista ajattelua.

– Yllättäen saimme tukea projektiin ELY-keskukselta, jonka myöntämän rahan ulkopuolelle tilitoimistot jäävät yleensä kokonaan. Tämä hanke katsottiin niin tärkeäksi, että sen ylösajoon annettiin tukea. Tällä on ollut ennen muuta henkinen merkitys, Päivi Nummi sanoo iloisena.

Toimitusjohtaja uskoo Nivalan kaupungin saavuttaneen ulkoistamisella sen, mikä oli tarkoituskin. Kymmenen ihmisen palkkakulujen ja ohjelmistokulujen poistuttua säästöjäkin kertyy.

Tilitoimisto on saanut projektin myötä paljon uutta osaamista. Talossa on nyt vahvasti julkishallinnon talouteen erikoistuneita työntekijöitä.

– Olemme laittaneet tähän niin paljon paukkuja, että tuskin Nivala jää ainoaksi julkispuolen asiakkaaksemme, Päivi Nummi arvelee.

Tarkoitus on myös hyödyttää muita, eli projektissa kertynyttä tietotaitoa ei ole tarkoitus pitää vakan alla.

– Yhdessä Nivalan kaupungin kanssa olemme ajatelleet kertoa kohdat, joista olemme oppineet jotain sekä mitä kannattaa tehdä ja mitä ei.

– Ainakin kunnille ja kaupungeille voisin sanoa sen, että kannattaa opetella kilpailuttamaan oikein, koska tätä koskeva lainsäädäntö on hankala. Meillä oli myös juristeja käytössä prosessin aikana. Se oli kaikkien osapuolten etu, toimitusjohtaja summaa.

Kiinnostava urakka

Julkisyhteisön taloushallinnon haltuunottaminen on Päivi Nummen mielestä ollut kiinnostava ja välillä todella työläs urakka. Melkoisen prässin läpi on menty, hän toteaa.

– Vaatii sitkeyttä ja tiettyä rohkeutta heittäytyä uuteen ja outoon. Asenne ”meillä on aina ennenkin tehty näin” ei sovi tälläiseen pioneerihankkeeseen.

Yksi tärkeimpiä asioita on toimitusjohtajan mukaan ollut oikeanlaisen tiimin rakentaminen.

– Ihmisillä on pitänyt olla uskallusta sanoa vaikeitakin asioita avoimesti. Eikä välillä ole voitu katsoa, mitä kello on. Asioita on tehty niin kauan, että on päästy eteenpäin. Vahvaa sitoutumista tämä projekti on vaatinut kaikilta osapuolilta.