Miten turvataan osaamisen säilyminen yrityksessä?

Osaamiskartoitus auttaa hallitsemaan henkilö- ja tietoriskejä

Yrityksen tiedon turvaamisen kannalta on tärkeää tunnistaa toimialoittain tai toiminnoittain yrityksen toiminnan kannalta kriittiset tehtävät ja niistä jo vastaavat henkilöt ja toisaalta uudet, palkattavat avainhenkilöt. Usein jää huomaamatta niiden avainosaajien merkitys, jotka eivät kuulu johtoportaaseen. Myös ulkopuolisissa sidosryhmissä, esimerkiksi alihankkijoiden palveluksessa, voi olla avainhenkilöitä, jotka liittyvät yrityksen toimintaan olennaisesti.

Avainhenkilöllä on sellaista tietoa, taitoa, kokemusta tai asiakassuhteita, jotka tekevät hänestä erityisen tärkeän ja vaikeasti korvattavan henkilön. Ilman avainhenkilöitä yrityksen toiminta ja kehittäminen vaarantuvat. Esimerkiksi eräässä yrityksessä kahden avainosaajan lähtö vaikutti merkittävästi yrityksen myyntiedustuksiin ja liikevaihtoon ja horjutti yrityksen jatkuvuutta.

Henkilöiden osaamisen ja heillä olevan tiedon tunnistaminen auttavat ennakoimaan henkilö- ja tietoriskejä sekä pitämään osaajista ja osaamisesta huolta. Samalla voidaan havaita haavoittuvuudet esimerkiksi yrityksen ikärakenteessa. Avainosaajien vääristynyt ikärakenne huomataan yrityksissä kuitenkin usein vasta silloin, kun avainosaajat ovat eläkeiässä. Yritys on aina haavoittuva, jos liian paljon riippuu yhdestä tai kahdesta henkilöstä. Kun yrityksessä työskentelee suuri joukko osaajia, yksittäisen avainhenkilön työsuhteen päättyminen ei yleensä uhkaa yrityksen jatkuvuutta. Osaavan ja motivoituneen henkilöstön rekrytointi ja pysyminen yrityksen palveluksessa vaikeutuvat kuitenkin tulevaisuudessa, kun väestön ikärakenne muuttuu ja kilpailu henkilöstöresursseista lisääntyy. Yritysten, kuntien tai valtionhallinnon henkilöstöhallinnossa ja riskienhallinnassa vääristynyt ikärakenne asettaa kahdenlaisia haasteita. Toisaalta henkilöstön pitäisi jaksaa ja olla halukas pysymään työtehtävissä mahdollisimman kauan. Toisaalta uutta henkilöstä olisi hyvä palkata ajoissa, jotta tietoa saadaan siirrettyä vanhoilta konkareilta uusille avainhenkilöille.

Yrityksen avainhenkilöiden tunnistaminen tehdään osana yrityksen osaamiskartoitusta. Yrityksen osaamisen ja osaajien kartoittaminen auttaa arvioimaan, millaista osaamista yrityksessä tarvitaan pitkällä tähtäimellä ja mikä osa nykyisestä osaamisesta on käytettävissä esimerkiksi viiden vuoden kuluttua. Tallentamalla ja levittämällä kriittistä osaamista ja tietotaitoa yritys voi varautua ennakolta henkilön ja hänen osaamisensa mahdolliseen menettämiseen. Aina, kun avainhenkilö lähtee, hänen mukanaan siirtyy osaamispääomaa, niin kutsuttua hiljaista tietoa. Etukäteen tiedossa olevaan työsuhteen päättymiseen olisi hyvä varautua ajoissa esimerkiksi tekemällä tarkat suunnitelmat tehtävien siirrosta. Myös seuraajien valintaan ja kouluttamiseen on hyvä kiinnittää huomiota varhaisessa vaiheessa. Avainhenkilön siirtyminen kilpailijan palvelukseen on yritykselle ongelmallisempaa, koska liikesalaisuudet voivat siirtyä kilpailijalle avainhenkilön mukana. Siihenkin on kuitenkin mahdollista varautua.

Työntekijältä edellytetään huolellisuutta tiedonkäsittelyssä

Yrityksen toimintaa haittaa lähes poikkeuksetta se, että asiakasrekisteri päätyy kilpailijalle tai katelaskelma asiakkaille. Siksi yrityksen tiedon luokittelu aloitetaan listaamalla seuraukset tiedon leviämisestä. Jos tieto on luokiteltu haittavaikutusten perusteella salaiseksi tai sisäiseksi tai positiivisten vaikutusten vuoksi täysin julkiseksi, se vaikuttaa sekä tiedon suojaamiseen että tiedon käsittelyyn.

Tiedon luokittelu on hyvä perusta tietoturvalle. Tiedon luokittelu ja käsittelyohjeet selventävät työntekijälle sen, mikä tieto ei saa päätyä ulkopuoliselle tai unohtua taksin penkille. Siitä huolimatta vain harva yritys suojaa tehokkaasti kaikkein kriittisintä tietoa. Vain kolmannes yrityksistä luokittelee edes kaikkein tärkeimmän tiedon. Työntekijän huolellisuus on välttämätöntä, koska yrityksen tärkeimpiä asioita on suojattava tarkoituksenmukaisesti. Yrityksen luottamuksellisia tietoja ei pitäisi käsitellä muualla kuin sovituissa paikoissa. Yrityssalaisuudet vuotavat usein tahattomasti myös liikennevälineissä, ravintoloissa ja juhlissa käydyissä keskusteluissa.

”Henkilöllä jää tietokone auki, salasanat ovat näkyvillä, niitä ei vaihdeta ja tietoja annetaan kolmannelle liian heppoisesti. Ei ymmärretä salassapitosopimusten sisältöä. Yleensä yritysturvallisuuden puutteet tai tilanteet kohdistuvat tiedon saamiseen, jakamiseen, käyttämiseen ja tallentamiseen.”

Työntekijä huolehtii henkilökohtaisen turvallisuutensa lisäksi yrityksen tiedoista ja omaisuudesta ja vaikuttaa yrityksen tietoturvan tasoon työskennellessään kotimaassa tai ulkomailla. Henkilöstön turvallisuustietoisuutta kehittämällä vaikutetaan haluun ja kykyyn toimia turvallisesti. Useimmiten yrityksen turvallisuuden pettäminen johtuu täysin inhimillisistä tekijöistä tai tietämättömyydestä. Siksi työntekijät pitäisi perehdyttää yrityksen turvallisuuskäytäntöihin ja tietoturvaperiaatteisiin heti työhöntulovaiheessa. Työtehtävien mukaan annettavat käyttöoikeudet pitäisi antaa vasta perehdytyksen ja työsopimuksen sekä mahdollisen salassapitosopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Työntekijä voi parantaa myös työnantajan turvallisuustietoisuutta antamalla palautetta kehittämisen kohteista. Työilmapiiri- tai turvallisuuskulttuurikyselyillä voidaan myös saada tärkeää tietoa yrityksen johtamisen avuksi.

Haasteena hyvien ja luotettavien osaajien löytäminen

Avainhenkilöiden rekrytoinnissa haasteena on löytää ja palkata luotettavat ja tehtävään soveltuvat henkilöt, jotka saavuttavat tuloksia ja edistävät yrityksen liiketoimintaa. Avaintehtäviä hoitavien henkilöiden luotettavuuteen pitäisi kiinnittää huomiota, koska heillä on usein hallussaan yrityksen toiminnan kannalta tärkeää tietoa. Työnhakijan ja työntekijän luotettavuutta voidaan arvioida työpaikkahaastattelun ja ammattilaisten tekemän soveltuvuusarvioinnin avulla sekä tekemällä taustaselvityksiä. Taustaselvityksillä voidaan punnita, ovatko annetut tiedot oikeita eli onko hakija luotettava ja rehellinen. Selvityksillä arvioidaan soveltuvuutta tehtävään ja pienennetään sisäisen väärinkäytön ja haitanteon riskejä. Yritys voi hakea tietoa hakijasta julkisista lähteistä, mutta valintapäätöstä ei saa tehdä epäluotettavista lähteistä saatujen tietojen perusteella.

Yrityksen työntekijää palkattaessa tai työntekijän siirtyessä toiseen työtehtävään luotettavuuden arvioinnissa voidaan käyttää turvallisuusselvitystä, jossa tarkistetaan henkilön rekisteritietoja. Turvallisuusselvityksiä tehdään kuitenkin rajoitetusti. Hyvä sääntö yrityksen riskien hallintaan onkin, että yrityksen avainhenkilöä palkattaessa otetaan yhteyttä työnhakijan antamiin suosittelijoihin. Keskuskauppakamarin ja Helsingin seudun kauppakamarin yritysten rikosturvallisuusselvitykseen vastanneista lähes viidestä sadasta yrityksestä vain puolet (49 %) oli tarkastanut avaintehtävissä työskentelevien henkilöiden taustatietoja. Suurissa yrityksissä taustojen selvittäminen oli yleisintä (67 %).

Henkilön luottotietojen tarkistaminen on työnantajan kannalta tarpeellista silloin, kun työtehtävät edellyttävät taloudellista luotettavuutta. Useimmille yrityksille on yllätys, että yrityksen luottokelpoisuuteen voivat vaikuttaa sen omien tunnuslukujen ja maksutapatietojen lisäksi myös avainhenkilöiden omat luottotiedot. Yhdenkin avainhenkilön maksuhäiriöisyys nostaa yrityksen riskin saada maksuhäiriömerkintöjä jopa kahdeksankertaiseksi (Suomen Asiakastiedon tutkimus 2004). Henkilöiden maksuhäiriöiden painoarvo kasvaa varsinkin pienten yritysten luokituksissa.

Tyytyväinen työntekijä on yrityksen kehitykselle tärkeä

Perinteisessä johtajuudessa puhutaan työhön sitoutumisesta. Uuden ajan johtajuutta on myös sisäistäminen. Ihmisellä on oikeus toteuttaa omia arvojaan työssään, olla oma itsensä. Silloin hän on myös paras voimavara yritykselle.

Great Place to Work -instituutti tekee vuosittain tutkimuksen Suomen parhaista työpaikoista. Suomen parhaat työpaikat -kilpailun menestyjät valitaan pääosin yritysten omien työntekijöiden mielipiteiden perusteella. Työpaikan laatua mitataan työntekijöiden ja johdon välisillä suhteilla, työntekijöiden suhteella työhönsä ja työpaikkaansa. Hyvässä työpaikassa työntekijät arvostavat johtoa, ovat ylpeitä siitä mitä tekevät ja nauttivat työtovereidensa kanssa työskentelystä. Työntekijät arvostavat sitä, että johto pitää heidät hyvin ajan tasalla yrityksen asioista ja muutoksista. Tämä näkyy myös vahvasti yritysten tuloksentekokyvyssä.

Yrityksen henkilöstöpolitiikan tärkeimpiä tavoitteita on yrityksen osaamisen ja tietotaidon turvaaminen. Työntekijöiden sitoutuminen yritykseen parantaa yrityksen tulosta, vähentää osaavan työvoiman vaihtuvuutta ja turvaa liikesalaisuuksia. Työntekijän sitoutumiseen yritykseen vaikuttavat henkilökohtaisten ominaisuuksien lisäksi työyhteisö ja työilmapiiri sekä työn mielekkyys, haasteellisuus, tärkeys ja palkitsevuus. Keskustelu ja tiivis vuorovaikutussuhde osaajien ja henkilöstöhallinnon välillä auttavat oikeiden sitouttamis- ja palkitsemiskeinojen löytämisessä.

Hyvään henkilöstöpolitiikkaan kuuluu työntekijän asiallinen kohtelu koko työsuhteen aikana ja työtyytyväisyyden ylläpitäminen työilmapiiriä, työtehtäviä ja kannusteita kehittämällä. Inhimillisyyttä ei myöskään pidä koskaan unohtaa yritystä uudistettaessa tai henkilöitä vähennettäessä. Tyytymättömän osaajan lähtö toiseen yritykseen näkyy usein euroissa ja voi johtaa asiakasmenetyksiin ja vaarantaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Työsuhteen päättymisenkin pitäisi olla hallittua ja osaajan eroamisen syyt selvillä. Yrityksen on hyvä ottaa myös huomioon, että epätyydyttävä työsuhde ja työsuhteen päättyminen huonosti toteutettuun irtisanomiseen lisäävät turvallisuusriskejä, esimerkiksi yrityksen luottamuksellisen tiedon kopioimista tai tuhoamista. Huono julkisuus eroamis- tai erottamistilanteessa pilaa myös nopeasti yrityksen maineen ja heilauttaa pörssikursseja.

Kirjoittaja työskentelee Keskuskauppakamarissa asiamiehenä ja on osallistunut Yritysten rikosturvallisuus -selvityksen ja Avainhenkilöriskit-oppaan laadintaan. Selvitykset ja oppaat ovat osa elinkeinoelämän ja viranomaisten yhdessä laatimaa yritysten rikosturvallisuusstrategiaa. Strategian tavoitteena on edistää yritystoiminnan turvallisuutta Suomessa ja kehittää yritysten riskienhallintaa. Keskuskauppakamari on osallistunut kansallisen yritysturvallisuusstrategian laadintaan ja toimeenpanoon. Keskuskauppakamari johtaa tätä työtä sisäministeriön puheenjohtajuuden jälkeen syyskuusta 2007 alkaen.